Elektronische Rechnungen sind in Deutschland bereits Pflicht, wenn Unternehmen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. In diesem Fall müssen Rechnungen die Anforderungen der so genannten E-Rechnungsverordnung erfüllen.
Ansonsten hatten Unternehmen bisher die Wahl, in welcher Form ihre Rechnungen gestellt werden, beispielsweise als:
- Rechnung in Papierform
- Rechnung als PDF
- XRechnung
- ZuGFeRD-Rechnung
Info
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Neue Regeln zur E-Rechnungspflicht ab 2025
Ab dem 1.1.2025 wird es hier eine wesentliche Änderung geben: Unternehmen sind dann grundsätzlich verpflichtet, im B2B-Bereich (Business-to-Business) elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Was bedeutet das genau?
Wenn ein Unternehmen Lieferungen oder Leistungen an ein anderes Unternehmen erbringt und dafür eine Rechnung ausstellt, kann es nicht mehr frei entscheiden, in welcher Form die Rechnung ausgestellt wird. Es muss sich zwingend um eine sogenannte elektronische Rechnung (E-Rechnung) handeln.
Diese Ausnahmen gelten für die E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht hat einige wichtige Ausnahmen. Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG sind von dieser Pflicht ausgenommen. Ebenso müssen Kleinbetragsrechnungen, die einen Betrag von 250 Euro nicht überschreiten, und Fahrausweise nicht als E-Rechnung übermittelt werden. Diese können weiterhin in sonstigen Formaten vorliegen. Wichtig ist, dass der Gesamtbetrag der Rechnung maßgeblich für die Vereinfachung ist. Übersteigt er 250 Euro, ist eine E-Rechnung erforderlich, selbst wenn einzelne Leistungen darunter liegen.
Diese Ausnahmen gelten für Kleinunternehmer
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 hat der Bundesrat den Weg für eine wichtige Ausnahme frei gemacht: Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, die E-Rechnung zu versenden. Das bedeutet, dass Kleinunternehmer die E-Rechnung zwar empfangen, aber nicht versenden können müssen.
Was genau ist eine E-Rechnung?
An eine elektronische Rechnung werden künftig hohe Anforderungen gestellt. Eine E-Rechnung muss demnach in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, welches eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Außerdem muss sie den Vorgaben der EU-Richtlinie (2014/55/EU) entsprechen.
In einem umfangreichen Einführungsschreiben hat die Finanzverwaltung Stellung bezogen. Hier wird u.a. klargestellt welche Rechnungsformate bei der E-Rechnung zulässig sind. Demnach können diese sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden.
Zulässig sind beispielsweise insbesondere die Formate ZuGFeRD und XRechnung. Doch auch andere europäische Formate, wie z.B. Factur-X (Frankreich), kommen in Betracht.
Wichtig: Eine Rechnung, die als PDF per E-Mail versandt wird, gilt nicht als E-Rechnung gemäß den Vorgaben der EU-Richtlinie! PDF-Rechnungen und Rechnungen in Papierform zählen ab 2025 als „sonstige Rechnung“.
Eine entsprechende gesetzliche Neuregelung zur E-Rechnungspflicht in Deutschland ist nun durch das sog. Wachstumschancengesetz im Umsatzsteuergesetz erfolgt.
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Für elektronische Rechnungen gelten die gängigen Pflichtangaben
Auch eine elektronische Rechnung muss die Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz enthalten. Nur ordnungsgemäße Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug.
Wann erfolgt die Umstellung auf die Pflicht zur elektronischen Rechnung?
Die E-Rechnungspflicht ist Bestandteil des Wachstumschancengesetzes. Dieses wurde am 22. März 2024 vom Bundesrat angenommen. Die neuen Regelungen im Hinblick auf die Pflicht zur elektronischen Rechnung gelten bereits ab dem 1.1.2025. Allerdings gibt es auch Übergangsfristen, um die Umstellung zu erleichtern:
- Bis zum 31.12.2026 können für Umsätze im Bereich B2B, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, noch Papierrechnungen versandt (ohne erforderliche Zustimmung des Empfängers) oder Rechnungen als PDF übermittelt werden, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt. Die Zustimmung des Empfängers zu der Rechnungserteilung in einem anderen elektronischen Format (z.B. PDF) erfordert keine besondere Form.
- Bis zum 31.12.2027 ist dies auch für Umsätze im Jahr 2027 möglich, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht übersteigt.
- Doch ab 2028 wird die elektronische Rechnung dann tatsächlich zwingend in allen Bereichen zur Anwendung kommen.
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Wichtig: Anwendung der Übergangsfristen
Für die Übergangsfristen ist zu beachten, dass entscheidend ist, wann die Umsätze ausgeführt wurden. Danach bestimmt sich, ob ggf. noch „sonstige Rechnungen“ zulässig sind.
Achtung
Achtung: Keine Übergangsfristen für den Empfang
Die oben genannten Übergangsfristen gelten ausschließlich für den Versand von E-Rechnungen. Für den Empfang der E-Rechnung gibt es keine Übergangsfrist: Im B2B-Bereich müssen alle Unternehmen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Warum kommt gerade jetzt die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich?
Die Digitalisierung in der EU soll vorangetrieben werden – auch im Bereich der Umsatzsteuer. Denn gerade in diesem Bereich kommt es immer wieder zu Betrugsfällen, die ohne digitale Prozesse nur schwer aufzudecken sind. Eine Initiative der EU-Kommission (VAT in the Digital Age - kurz: ViDA) hat daher ein Maßnahmenpaket erarbeitet. Dieses sieht unter anderem die Verpflichtung zur Einführung elektronischer Rechnungen und ein zentrales Meldesystem vor.
Das Wachstumschancengesetz und die E-Rechnungspflicht ab 2025 leiten erste Schritte in die Wege, damit die ViDA-Maßnahmen zeitnah in nationales Recht umgesetzt werden können.
Elektronische Rechnungen als Vorteil für Unternehmen
Elektronische Rechnungen können Unternehmen viele Vorteile bieten:
- Durch entsprechende Softwarelösungen können viele Arbeitsprozesse vereinfacht werden
- Bezahlprozesse funktionieren dank rascherer Durchlaufzeiten schneller
- Die Fehleranfälligkeit sinkt
- Es fallen weder Papierkosten noch Porto an
Auf Dauer sind elektronische Rechnungen also auch kostengünstiger als die Ausstellung von Papierrechnungen.
Die E-Rechnungspflicht: So sollten Unternehmen jetzt handeln
Unternehmen, die noch keine elektronischen Rechnungen versenden, müssen jetzt ihre Rechnungsprozesse durchleuchten. Sie sollten prüfen, ob ihr Rechnungsprogramm dazu in der Lage ist, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Ist dies nicht der Fall, sollten sie sich bereits Gedanken über die nötige Umstellung machen.
Die Übergangsfristen sollten nicht dazu verleiten, das Thema auf die lange Bank zu schieben: Eine korrekte Rechnungsstellung ist für Unternehmen eine wichtige Grundlage, um Umsätze zu realisieren und zeitnah Liquidität zu sichern. Dieser Prozess muss reibungslos funktionieren. Und zudem gelten die Übergangsfristen ausschließlich für den Versand von Rechnungen. Die Möglichkeit zum Empfang vom E-Rechnungen muss bereits ab 1.1.2025 gewährleistet sein.
Die aktuellen Neuregelungen erhöhen die Anforderungen an den Rechnungsprozess. Unternehmen müssen zudem sicherstellen, dass elektronische Rechnungen ordnungsgemäß archiviert werden. Sie sollten sich daher bereits jetzt auf die Einführung vorbereiten, ihre Prozesse frühzeitig anpassen und die aktuellen Entwicklungen im Blick behalten.
