Fakturierung: Das sollten Unternehmer wissen

Der Begriff Fakturierung stammt aus dem Lateinischen. Faktura bedeutet so viel wie Rechnung. Die Fakturierung bezeichnet also alle Vorgänge, die im Zusammenhang mit dem Ausstellen einer Rechnung durchgeführt werden. Neben dem eigentlichen Verfassen und der Verwahrung der Rechnung gehört dazu auch, den entsprechenden Geschäftsfall auf die jeweiligen Konten zu buchen. Die Fakturierung ist damit Teil des Rechnungswesens. Ein Mitarbeiter, der in der Buchhaltung für die Ausstellung der Rechnungen zuständig ist, gilt laut Definition als Fakturist.

Gesetzliche Regelungen zur Fakturierung von Rechnungen finden Sie sowohl im Handelsrecht als auch im Steuerrecht verankert. Denn auf einer Rechnung müssen Sie stets Auskunft über die Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer geben. Aus rechtlicher Sicht stellt eine Rechnung einen Beleg für einen Zahlungsverkehr dar. Damit das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung alle Zahlungsein- und -ausgänge nachvollziehen kann, ist die korrekte Dokumentation und Aufbewahrung Ihrer Fakturierung essenziell.

Mithilfe von Rechnungen machen Sie Ihren Anspruch auf Bezahlung gegenüber Kunden geltend. Die Fakturierung erfüllt dabei mehrere Zwecke:

• Jede Rechnung kann einem bestimmten Geschäftsfall zugeordnet werden.
• Wird die Zahlungsfrist nicht eingehalten, dient die Rechnung als Grundlage für eine Mahnung.
• Die Fakturierung ist für das Finanzamt eine wichtige Grundlage, um die Umsatzsteuer zu berechnen.

Als Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet, jede umsatzsteuerpflichtige Leistung zu fakturieren. Die gesetzliche Grundlage dafür ist §14 UstG. Dies gilt für B2B-Fakturierungen, eine Ausnahme macht der Gesetzgeber hingegen, wenn Leistungen gegenüber Privatpersonen erbracht werden. Dann ist eine Fakturierung nicht zwingend notwendig. In der Praxis können Sie Ihrem Kunden trotzdem eine Rechnung ausstellen, wenn dieser es wünscht.

Damit die Rechnungsstellung gesetzmäßig und ordentlich gelingt, sollten Sie einige Dinge beachten.

Prinzipiell muss jede Leistung, die an eine juristische Person oder ein Unternehmen erbracht wird, fakturiert werden. Dafür hat der Gesetzgeber eine Frist von maximal sechs Monaten festgelegt.

Die Begriffe Vor- und Nachfakturierung beziehen sich auf den Zeitpunkt, an dem eine Rechnung ausgestellt wird:

• Vorfakturierung: Sie schreiben die Rechnung, bevor der Kunde seine Lieferung erhält. Er bekommt diese dann meist zusammen mit der Lieferung der bestellten Waren. Voraussetzung ist ein ausreichend großer Lagerbestand, denn nur so können Sie garantieren, dass die Lieferung den Kunden auch fristgemäß erreicht. Ein typisches Beispiel für die Vorfakturierung ist die Online-Bestellung von Kleidung. Der Kunde erhält die Rechnung gemeinsam mit der Warenlieferung. Er kann sich dann entscheiden, welche Waren er behält und muss entsprechend auch nur diese bezahlen.
• Nachfakturierung: Sie stellen die Rechnung aus, nachdem Sie die Leistung erbracht haben. Der Nachteil besteht darin, dass zusätzliche Portokosten für Sie anfallen, wenn Sie die Rechnung per Post versenden. Die Nachfakturierung wird vor allem bei Dienstleistungen oder großen Projekten, z. B. beim Hausbau, angewandt.

Um den Vorgang der Rechnungsstellung transparent zu gestalten, macht der Gesetzgeber einige Vorgaben zu Form und Inhalten einer Rechnung.

Eine ordnungsgemäße Rechnung können Sie schriftlich, z. B. mit der Post, oder elektronisch, z. B. per E-Mail, verschicken. In beiden Fällen sollten Sie auf eine saubere Formulierung und die gängigen Gepflogenheiten bei formellen Dokumenten achten.

Ist das bei Ihnen der Fall, entfällt für Sie die Umsatzsteuer. Sie werden steuerlich wie ein gewöhnlicher Verbraucher behandelt. Bei der Fakturierung sollten Sie dann unbedingt folgende Punkte beachten:

• Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen
• Verweis auf die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)
• Keine Angabe einer Steuer-ID

Wenn Sie diese Punkte nicht berücksichtigen, kann das Finanzamt eine Umsatzsteuererklärung von Ihnen verlangen.

Eine Fakturierung kann in vielerlei Hinsicht fehlerhaft sein. Das häufigste Missgeschick: Pflichtangaben fehlen. Das kann dazu führen, dass Rechnungen vom Finanzamt nicht akzeptiert werden. Hohe Nachzahlungen und Bußgelder können die Folge sein. Berechnen Sie zum Beispiel den Rechnungsbetrag zu hoch, kann das auch zu Unmut bei Ihrem Kunden führen. Setzen Sie diesen zu niedrig an und niemand bemerkt es, büßen Sie Einnahmen ein.

Halten Sie sich unbedingt auch an die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Fällt im Rahmen einer Betriebsprüfung auf, dass bei einer Fakturierung Belege fehlen, muss deren Höhe geschätzt werden. Das Finanzamt setzt diese dann in der Regel verhältnismäßig hoch an, sodass hohe Nachzahlungen fällig werden. Besteht der Verdacht, dass Sie Rechnungen oder andere relevante Dokumente absichtlich vernichtet haben, müssen Sie mit einer Strafanzeige wegen Steuerhinterziehung rechnen.

Korrekte Rechnungen erstellen, Aufträge abwickeln, Daten verwalten – eine Rechnungssoftware kann Sie in vielerlei Hinsicht unterstützen. Mit einer rechtssicheren Rechnungsvorlage für Ihre Fakturierung profitieren Fakturisten und Unternehmen von vielen Vorteilen:

• Sie vergessen keine Pflichtangaben.
• Aufträge werden immer nach dem gleichen Schema fakturiert.
• Rechnungen werden direkt gespeichert.
• Die Fakturierung wird fortlaufend nummeriert.
• Die E-Rechnungspflicht wird erfüllt und eingehalten.
• Geldeingänge sind gut vorauszusehen und planbar.
• Sie können Mahnungen oft automatisch versenden.

Auf diese Weise sparen Sie sich viel Zeit sowie Verwaltungsaufwand und können sicher sein, dass Sie Ihre Fakturierung immer nach der aktuellen Gesetzeslage organisieren.