Zusammenfassung
Das Wichtigste zu Faktura in Kürze
- In Deutschland wird Faktura als Oberbegriff für Dokumente verwendet, die Kunden über das für ein Produkt oder eine Dienstleistung fällige Entgelt informieren.
- Dazu zählen Rechnungen, Quittungen sowie Eigenbelege.
- Für die drei Formen gibt es individuelle gesetzliche Vorschriften, die Sie bei der Erstellung beachten müssen.
- Bei der Faktura wird unterschieden zwischen Vor- und Nachfakturierung. Ausschlaggebend dafür ist der Zeitpunkt, zu dem die Faktura erstellt wird.
- Fakturierung hingegen meint den gesamten Rechnungsstellungsprozess.
Was ist eine Faktura?
Im wörtlichen Sinne handelt es sich bei der Faktura um eine Rechnung. Doch was ist eine Fakturierung? Als Fakturierung bezeichnet man den gesamten Rechnungserstellungsprozess (Fakturierung von Rechnungen). Das beinhaltet sowohl die gesetzlich vorgeschriebene, korrekte Ausstellung und Verbuchung jeglicher Rechnungen und Gutschriften, als auch die Ausstellung von Mahnungen und Zahlungserinnerungen oder Abschlags- und Schlussrechnungen.
Um sicherzustellen, dass das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung alle Zahlungsein- und -ausgänge lückenlos nachvollziehen kann, ist eine korrekte Dokumentation und sorgfältige Aufbewahrung Ihrer Faktura unerlässlich. Die gesetzlichen Regelungen zur Rechnungsstellung sind sowohl im Handelsrecht als auch im Steuerrecht verankert. Demnach müssen Sie alle Fakturierungen in unveränderbarer Form 10 Jahre lang aufbewahren –egal, ob schriftlich oder elektronisch.
Verwechseln Sie den Begriff der Rechnungsstellung jedoch nicht mit dem der Rechnungslegung. Die Bezeichnung der Rechnungslegung wird in einigen Gesetzestexten verwendet, um das gesamte externe Rechnungswesen (samt Jahresabschluss) zu beschreiben.
Info
Fakturierung als Voraussetzung für Zahlungen
Die Fakturierung ist ein Teil des Forderungsmanagements, zu dem auch das Mahnverfahren oder das Inkasso gehören. Die Fakturierung ist also notwendig, damit Sie für Ihre Produkte oder Dienstleistungen bezahlt werden.
Wer ist zur Fakturierung verpflichtet?
Nach §14 UStG ist jeder Unternehmer, der einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausführt, dazu verpflichtet, eine Rechnung zu fakturieren (also eine Rechnung auszustellen). Eine Ausnahme bilden Leistungen an Privatpersonen. In diesem Fall ist eine Fakturierung nicht zwingend notwendig. Die Fakturierung selbst muss innerhalb von maximal sechs Monaten nach Leistungserbringung stattfinden.
Formen einer Faktura
Die Begriffe Faktura und Rechnung werden oft synonym verwendet. Tatsächlich handelt es sich bei der Faktura jedoch um einen Oberbegriff für mehrere Dokumentarten. Weitere Formen der Faktura sind Quittungen und Eigenbelege. Jede Rechnung ist also eine Faktura, aber nicht jede Faktura ist eine Rechnung.
Anforderungen an eine Rechnung
Für die Erstellung von Rechnungen gelten gesetzliche Vorschriften. Es genügt nicht, einfach einen Betrag auf ein Blatt Papier zu schreiben. Für eine gesetzlich korrekt erstellte Rechnung sind folgende Pflichtangaben festgelegt:
- Name und Anschrift des Empfängers
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens oder Ihrer Person (wenn Sie beispielsweise als Freiberufler tätig sind)
- die Steuernummer Ihres Unternehmens
- falls vorhanden: Ihre Umsatzsteuer ID. Falls Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, müssen Sie stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf die Rechnung schreiben.
- die Rechnungsnummer: Diese darf nur einmal vergeben werden und muss fortlaufend sein. Am besten orientieren Sie sich an einem System, das Sie sich leicht merken können. Zum Beispiel das Datum und am Ende eine fortlaufende Zahl.
- Datum der Rechnungsausstellung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
- Die Menge und Bezeichnung des Produktes bzw. der erbrachten Leistung. Die Bezeichnung sollte erkenntlich machen, um was für eine Art von Leistung oder Produkt es sich handelt. Zudem sollte sie so genau wie möglich sein, um Nachfragen bei der Steuerprüfung zu vermeiden.
- Wenn Sie Umsatzsteuer ausweisen, der Steuersatz und der Steuerbetrag, ggf. Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
- In den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift“.
Neben den Pflichtangaben gibt es noch weitere Punkte, die Sie beim Fakturieren der Rechnung beachten sollten:
- Geben Sie Ihre Kontaktdaten für mögliche Rückfragen an.
- Damit die Kunden ihre Rechnung auch bezahlen können, dürfen Sie natürlich auch die Kontodaten Ihres Unternehmens oder Ihres Geschäftskontos nicht vergessen.
- Ein Zahlungsziel zum Beispiel „innerhalb von 14 Tagen“ sowie ein Hinweis auf mögliche Folgekosten bei Überschreitung dieser Zahlungsfrist sollten auch nicht fehlen.
- Um Probleme bei der Fakturierung zu vermeiden, sollten Sie auch Änderungen und Abweichungen wie Retouren, Reklamationen, Stornierungen, Rabattaktionen und Zahlungstoleranzen durch Irrtümer auf der Rechnung vermerken.
- Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnung übersichtlich gestaltet ist, damit Ihre Kunden nicht verwirrt werden und alle Informationen im Blick haben.
Fehlen Pflichtangaben, kann das Finanzamt diese ablehnen, was wiederum zu Nachzahlungen oder Bußgeldern führen kann. Eine Rechnungskorrektur ist zwar oft aufwändig, aber möglich. Einfacher ist es hingegen, mit einer Vorlage zu arbeiten, die alle wichtigen Angaben enthält, oder eine Software zu nutzen.
Hier können Sie sich eine Rechnungsvorlage herunterladen.
Info
Sonderfall Kleinbetragsrechnungen
Sogenannte Kleinbetragsrechnungen (z.B. Bewirtungsbelege, Kassenbons oder Quittungen) stellen einen Sonderfall dar. Darunter versteht man Rechnungen, die einen Betrag von 250 Euro inklusive Umsatzsteuer nicht übersteigen. In diesem Fall müssen Sie nicht alle oben genannten Angaben machen. So können Sie beispielsweise die Kundenanschrift weglassen und auch eine Rechnungsnummer ist in diesem Fall nicht erforderlich.
Anforderungen an eine Quittung
Eine Quittung ist eine Empfangsbestätigung für eine Lieferung oder Dienstleistung. In den meisten Fällen dokumentieren Sie damit den Erhalt einer Geldleistung. Quittungen werden in der Praxis vor allem bei Barzahlungen verwendet. Denn Barzahlungen können Sie im Gegensatz zu Überweisungen nicht einfach durch einen Kontoauszug nachweisen.
Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Quittung gibt es nur dann, wenn Sie danach fragen bzw. gefragt werden.
Die Pflichtangaben auf einer Quittung sind deutlich geringer als bei einer Rechnung. Sie müssen folgende Angaben auf der Quittung machen:
- Der Nachname des Quittungsempfängers
- Das Ausstellungsdatum und der Ausstellungsort
- Bezeichnung und Menge des Produkts oder der Leistung
- Der Steuerbetrag
- Der Umsatzsteuersatz von entweder 7 oder 19 Prozent
- Der Bruttopreis in Zahlen
- Der Bruttopreis in Worten
Eine Quittungsnummer ist nicht verpflichtend, aber natürlich trotzdem sinnvoll für die Übersicht.
Sie können hier eine Quittung mit der Quittungs-Vorlage online erstellen.
Info
Sind Kassenbons Quittungen?
Häufig werden Kassenbons als Quittung bezeichnet, allerdings enthalten sie im Vergleich zum Quittungsbeleg nicht alle erforderlichen Angaben. In der Regel werden Kassenbons nicht als Quittung anerkannt.
Anforderungen an einen Eigenbeleg
Der Eigenbeleg ist ein Ersatz für verloren gegangene oder nicht ausgestellte Rechnungen und Quittungen. Das Finanzamt erkennt Eigenbelege an, sofern Sie für jede Buchung von Einnahmen und Ausgaben einen separaten Beleg erstellen.
Auch für den Eigenbeleg gibt es einige Pflichtangaben:
- Höhe der bezahlten Summe
- Produkt oder die Leistung, die bezahlt wurde
- Datum der Bezahlung
- Empfänger der Bezahlung
Am sichersten ist es natürlich, wenn Sie in einem Eigenbeleg alle Angaben machen, die auch auf einer Rechnung stehen. Außerdem sollten Sie begründen, warum keine Originalrechnung vorliegt.
Da es sich beim Eigenbeleg um keine ordnungsgemäße Rechnung handelt, können Sie darauf keine Vorsteuer geltend machen.
Hier geht es zur Eigenbeleg Vorlage.
Tipp
Eigenbelege sollten nur Ausnahmen sein
Der Eigenbeleg ist eine Notlösung. Zu viele Eigenbelege schaden der Glaubwürdigkeit Ihrer Buchführung. Reichen Sie ihn also nur ein, wenn Sie keine andere Möglichkeit haben. Zuvor sollten Sie beispielsweise versuchen, ein Duplikat der Originalrechnung zu bekommen.
Der Unterschied zwischen Vor- und Nachfakturierung
Bei der Erstellung einer Faktura wird zwischen Vor- und Nachfakturierung unterschieden:
- Vorfakturierung: Die Vorfakturierung ist auch als Vorkasse bekannt. Das heißt, dass das Geld bereits vor der Lieferung oder der Leistungserbringung eingefordert wird. Ein bekanntes Beispiel sind Prepaid-Systeme.
- Nachfakturierung: Die Nachfakturierung kommt deutlich häufiger vor. Dabei wird zuerst die Leistung erbracht, dann die Faktura erstellt und bezahlt.
Achtung
Fehlerhafte Fakturierung
Eine fehlerhafte Fakturierung, beispielsweise in Form fehlender Pflichtangaben, kann Nachzahlungen und Bußgelder nach sich ziehen. Allerdings können Sie Rechnungen im Nachhinein anpassen. Vor allem, wenn die Rechnung bereits beglichen wurde, resultiert daraus oft ein hoher organisatorischer Aufwand. Mit einer Rechnungssoftware wie Lexware Office können Sie sicher gehen, dass Sie Ihre Fakturierung immer korrekt anfertigen.
Faktura-Software
Die Fakturierung ist für jedes Unternehmen unumgänglich. Müssen Sie viele Rechnungen erstellen oder arbeiten Sie mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen, bietet sich dafür eine Faktura-Software an.
Eine gute Faktura-Software nimmt Ihnen Arbeit ab, indem sie:
- rechtssichere Vorlagen beinhaltet
- Kundendaten speichert
- Ihre Zahlungseingänge kontrolliert
- Überblick über fakturierten Umsatz gibt
- Rechnungskorrekturen vereinfacht
Faktura-Softwares gibt es in unterschiedlichen Ausführungen. Eine Hilfe sind sie aber immerzu. Und sei es nur, damit all Ihre Rechnungen einheitlich erstellt werden und den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Lexware Office bietet Ihnen nicht nur alle Funktionen der Fakturierung, sondern ein vollumfängliches Buchhaltungsprogramm.
Achtung
E-Rechnungspflicht seit dem 01.01.2025
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht seit dem 01.01.2025 kommt einer Faktura-Software eine noch größere Bedeutung zu. Denn nun müssen Unternehmen E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und versenden können (es gelten Übergangsfristen). Das bedeutet: Spätestens 2028 sind im B2B-Bereich Rechnungen per PDF sowie schriftliche Rechnungen nicht mehr zugelassen (für einige Unternehmen schon früher).
FAQ zur Faktura
Was versteht man unter Faktura?
Faktura ist ein Oberbegriff für mehrere Dokumentarten, die Kunden über das für ein Produkt oder eine Dienstleistung fällige Entgelt informieren.
Sind Faktura und Rechnung das gleiche?
Bei der Rechnung handelt es sich lediglich um eine Form der Faktura. Weitere Formen sind Quittungen und Eigenbelege.
Fakturierung – was ist das?
Fakturierung hat folgende Bedeutung: Der Begriff umfasst den gesamten Prozess von der Rechnungsstellung bis hin zur Zahlungserinnerung, also sämtliche Schritte von der Erstellung bis hin zur Verwaltung einer Rechnung.
Wie unterscheiden sich Vorfakturierung und Nachfakturierung?
Vor- und Nachfakturierung unterscheiden sich durch den Zeitpunkt, zu dem die Faktura erstellt wird. Bei der Vorfakturierung wird die Faktura vor der Erbringung der Dienstleistung oder Lieferung des Produkts ausgestellt. Die Nachfakturierung hingegen erfolgt nach Abschluss der Dienstleistung oder Lieferung des Produkts.
Was ist fakturierter Umsatz?
Fakturierter Umsatz ist gemäß Definition eine Übersicht über alle nicht stornierten Umsätze, die in Rechnung gestellt wurden.
