Inkasso-Unternehmen beauftragen: 6 Tipps für Ihre Auswahl

Was bedeutet Inkasso und was genau ist ein Inkasso-Verfahren?

Die Bedeutung von Inkasso ist einfach erklärt: Inkasso bezeichnet das Einziehen von offenen Rechnungen und Forderungen eines Unternehmens. Der betriebswirtschaftliche Begriff hat seinen Ursprung im Italienischen und steht für „Geldeinzug“. Es ist Teil des Debitorenmanagements und eng mit dem Mahnwesen verbunden. Unternehmen können das Verfahren selbst durchführen oder spezialisierte Inkasso-Unternehmen damit beauftragen, die rechtssicher und systematisch vorgehen. Im Bankwesen ist Inkasso die Einziehung von Geldforderungen im eigenen oder fremden Auftrag.

In Bezug auf Inkasso gibt es zwei entscheidende Rollen:

• Der Schuldner: Hierbei handelt es sich um eine Person oder Organisation, die eine Verpflichtung hat, etwas zu leisten. Die Leistung kann Geld, eine Sachleistung oder ein Vermögenswert sein.
• Der Gläubiger: Auf der Gegenseite fordert der Gläubiger die Erfüllung dieser Verpflichtung. Diese steht oft als Gegenleistung für etwas, was bereits erbracht wurde (z.B. eine Dienstleitung oder Investition).

Begeben Sie sich gedanklich in die Rolle eines säumigen Schuldners. Sie haben gerade das erste Schreiben eines Inkassobüros erhalten. Der Tonfall des Briefs ist drohend und unverschämt. Schließlich geht es um einen geringen Betrag und das Schreiben ist die erste Mahnung.

Wollen Sie Ihren Kunden eine solche Erfahrung zumuten?

Das sollten Sie nur tun, wenn Sie keinen Wert auf eine langfristige Geschäftsbeziehung legen. Die meisten Leser werden jetzt aber schon innerlich gezuckt haben. Vielleicht hat der eine oder andere auch schon einmal eine Rechnung übersehen und ein derart übertriebenes Drohschreiben bekommen.

Um also bei Ihren Kunden kein schlechtes Gefühl zu erzeugen, sollten Sie ein seriöses Inkasso-Unternehmen auswählen, das entsprechend Ihrer Wünsche und der Kundenstruktur vorgeht und die passende Ansprache sowie Vorgehensweise wählt. Natürlich spielt die jeweilige Mahnstufe (ist es das erste oder das dritte Schreiben?) eine entscheidende Rolle. Während das erste Schreiben einer freundlichen Erinnerung gleichkommen kann, darf die wiederholte Zahlungsaufforderung auch drängende Formulierungen enthalten. Stimmen Sie den „Härtegrad“ der Formulierungen aber auf jeden Fall mit dem zukünftigen Inkasso-Unternehmen ab.

Nicht nur die Ansprache an den Kunden ist ausschlaggebend für ein imageschonendes Inkasso. Recherchieren Sie vor der Wahl einer Firma im Internet und suchen Sie einfach nach „Erfahrungen mit Anbieter X“. Was lesen Sie hier? Wenige Einzelfälle oder seitenlange Diskussionen, die alle von ähnlichen Negativerfahrungen mit dem potenziellen Anbieter berichten?

Damit wir uns nicht falsch verstehen: Ein Loblied auf eine Inkasso-Firma werden Schuldner niemals singen. Die Chance besteht, dass Sie bei ausnahmslos allen Kandidaten schlechte Erfahrungsberichte lesen. Dennoch handelt es sich hiermit um einen Schritt mit großer Bedeutung für Ihren Inkassoauftrag und hilft Ihnen, sich ein genaueres Bild zu machen.

In der Branche tummeln sich, entgegen der öffentlichen Meinung, nur wenige schwarze Schafe. Branchenverbände wie beispielsweise der BDIU (Branchenverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V.) arbeiten daran, den Ruf der Inkasso-Dienstleister zu verbessern und unseriöse Anbieter zu eliminieren. Hier können sich Verbraucher auch beschweren, wenn ein Konflikt mit einer Inkasso-Firma besteht. Eine Garantie für ethisch einwandfreies und serviceorientiertes Verhalten ist die Mitgliedschaft im BDIU alleine natürlich noch nicht. Aber ein Unternehmen, dass sich die Mitgliedschaft leistet und sich den strengen Kodizes des BDIU unterwirft, wird mit großer Wahrscheinlichkeit seriös agieren.

Inkasso-Unternehmen benötigen eine Zulassung, da sie besonders geschützte Rechtsdienstleistungen erbringen. Diese Zulassung erteilt in der Regel das zuständige Landgericht. Beauftragen Sie ausschließlich Unternehmen, die im Rechtsdienstleistungsregister zu finden sind oder Ihnen die Zulassung zweifelsfrei belegen können.

Um die Servicequalität eines seriösen Inkasso-Unternehmens zu testen, können Sie folgende Punkte prüfen:

• Erreichbarkeit der Hotline
• Kosten für Telefonate mit dem Anbieter (unüblich: 0180er-Rufnummern)
• Möglichkeit, individuelle Rückzahlungspläne zu vereinbaren
• Freundlichkeit und Kompetenz der Mitarbeiter (auch mal selber anrufen)
• Reaktionszeiten auf Anfragen
• Transparenz hinsichtlich Vorgehensweise und Kosten für den Gläubiger
• Sachstände können online eingesehen werden

Je nach Ihren Anforderungen und Ihrer Kundenstruktur kann entweder der eine oder andere Punkt besonders wichtig für Sie sein.

Die Sachlage ist klar: Die Kosten für das Inkasso trägt der Schuldner. Behalten Sie das immer im Hinterkopf, wenn Sie sich für ein Inkasso-Verfahren entscheiden. Die Kosten, die der Einsatz eines solchen verursacht, sind allerdings nicht frei bestimmbar, denn sie orientieren sich an den Gebühren, die ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit verlangen dürfte. Je nach Gegenstandswert (Höhe Ihrer offenen Rechnung) sind die zulässigen Rechtsanwaltsgebühren verbindlich vorgeschrieben.

Denken Sie immer daran: Wir sprechen von Ihren Kunden!

Dies ist der wichtigste Tipp mit der größten Bedeutung im Inkasso-Verfahren, den wir Ihnen überhaupt geben können. Vergessen Sie nie, dass wir die ganze Zeit von einem Dienstleister sprechen, der Ihre Kundenforderungen eintreiben will. Die Zeit, die Sie in die sorgfältige Auswahl des Inkasso-Unternehmens investieren, zahlt sich aus. Denn eine eingetriebene Forderung auf Kosten einer intakten Kundenbeziehung ist nicht nachhaltig und gefährdet auf lange Sicht den Erfolg Ihres Unternehmens. Gestehen Sie dem Inkasso-Unternehmen jedoch eine seriöse Härte zu.

Wenn Sie alle genannten Punkte beachten, sollte es ein Leichtes sein, ein seriöses Inkasso-Unternehmen zu finden, das Ihr Forderungsmanagement übernimmt.

Behalten Sie dabei aber immer im Hinterkopf, dass es sich dabei um einen Schritt handelt, der möglicherweise Ihre Geschäftsbeziehungen belastet. Auf der anderen Seite können ausbleibende Zahlungen die Liquidität Ihres Unternehmens gefährden.

Wägen Sie entsprechend sorgfältig ab, was für Ihre Firma das Beste ist.

Ein Inkassofall wird erst nach mehreren erfolglosen Mahnungen eingeleitet. Das Mahnverfahren umfasst in der Regel drei Mahnungen, die in einem Abstand von 8 bis 14 Tagen versendet werden. Bleibt eine Reaktion aus, wird ein Inkasso-Verfahren gestartet, bei dem der Schuldner erneut zur Zahlung aufgefordert wird. Ein Einspruch kann nur sinnvoll sein, wenn die Forderung unbegründet ist. Wird weiterhin nicht bezahlt, können Sie gerichtliche Mahn- und Vollstreckungsbescheide erlassen. Dies führt zu einer Zwangsvollstreckung, bei der auch Eigentum gepfändet werden kann. Die Bearbeitung startet meist innerhalb von wenigen Tagen.