Inventur: So gelingt Ihnen die Bestandsaufnahme mit minimalem Aufwand

Um Aufschluss über Ihre aktuelle Vermögenslage zu geben, spielen drei Faktoren eine wesentliche Rolle: Inventur, Inventar und Bilanz.

Zusammengefasst bedeutet das: Sie beginnen mit der Inventur und enden mit der Bilanz. Mit einer Inventur zählen Sie alle eingehenden, ausgehenden und vorhandenen Mittel. Das detaillierte Ergebnis wird Inventar genannt. Anschließend erfolgt eine Gegenüberstellung aller Werte aus dem Inventar in der Bilanz.

Zur Aufstellung eines Inventars ist grundsätzlich jeder Kaufmann gemäß § 240 HGB verpflichtet – zusätzlich zur Bilanz und der Gewinn– - und Verlustrechnung. In der Inventur werden diese Mittel erfasst:

• Grundstücke
• Forderungen
• Schulden
• Bargeld
• Vermögensgegenstände

Nicht verpflichtet sind gemäß § 241a HGB

• Kaufleute, die innerhalb von 2 Wirtschaftsjahren an den Stichtagen einen Umsatz von unter 600.000 € sowie einen Jahresüberschuss von unter 60.000 € erzielt haben
• Kaufleute, welche diese Größenkriterien bereits mit dem ersten Stichtag einhalten, wenn Sie ein Unternehmen neu gegründet haben

Wer eine Inventur durchführen will, stellt sich gerade am Anfang oft die Frage, was eigentlich gezählt werden muss. Im Grunde lautet die Antwort: alles. Bei der Inventur unterscheidet man zwischen drei Arten. Eingeteilt werden die zu inventarisierenden Gegenstände, Vermögenswerte und Schulden anhand verschiedener Inventurverfahren:

Bei der körperlichen Inventur werden die Vermögensgegenstände aufgenommen, die durch Wiegen, Messen oder Zählen erfasst werden können. Wenn eine genaue Erfassung nicht möglich oder wirtschaftlich nicht vertretbar ist (z.B. bei Sandvorräten), ist eine Schätzung mit anschließender Bewertung zulässig. Wenn Sie über eine detaillierte Anlagekartei verfügen, die alle wichtigen Informationen enthält, können Sie auf eine körperliche Inventur verzichten. Diese Kartei ersetzt praktisch die manuelle Zählung und ermöglicht eine effiziente Bestandsaufnahme.

Im Rahmen der Buchinventur werden immaterielle Vermögensgegenstände und Schulden erfasst. Dazu gehören zum Beispiel:

• Bankguthaben
• Forderungen
• Bestandslisten
• Außenstände
• Verbindlichkeiten
• Kontostände

Die Basis dafür bilden die Buchhaltungsunterlagen.

Die Anlageninventur ist Teil der Anlagenbuchhaltung und dient als Ersatz für die körperliche Inventur des beweglichen Anlagevermögens. Dazu gehören Vermögensgegenstände wie Maschinen, Firmenwagen und Büroausstattung sowie Sach- und Finanzlagen.

Bei der Anlageninventur wird ein Anlagenverzeichnis erstellt, das für jedes Anlagegut eine Anlagenkarteikarte mit Informationen wie dem Bilanzwert zum Bilanzstichtag, dem Herstellungs- oder Anschaffungsdatum, der genauen Bezeichnung des Gutes, den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, der jährlichen Abschreibung, der Nutzungsdauer und dem Abgangsdatum enthält.

Damit Ihre Inventur als rechtmäßig anerkannt wird, sind verschiedene Grundsätze zu beachten:

• Grundsatz der Vollständigkeit: Es müssen alle Vermögensgegenstände und Schulden lückenlos und fehlerfrei erfasst werden. Alle angegebenen Werte müssen vollständig sein.
• Keine Doppelzählungen: Alle Güter sind einzeln zu erfassen.
• Richtigkeitsgebot: Die angewandten Methoden zur Inventur müssen korrekt durchgeführt werden. Alle Güter sind nach ihrer Art, Menge sowie ihrem Wert korrekt anzugeben.
• Nachprüfbarkeit der angegebenen Daten: Schließlich muss das Inventar so aufgestellt werden, dass es von einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollzogen werden kann. Deshalb müssen Mengenangaben vorhanden sein, die gewählten Bezeichnungen nachvollziehbar sein, das Inventar unterschrieben und nebst Inventurunterlagen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
• Rechtzeitigkeit: Die Inventur muss bis zum Ende eines Geschäftsjahres durchgeführt werden.
• Wesentlichkeit des Anlagevermögens
• Wirtschaftlichkeit / Einzelbewertung (bezogen auf die Zumutbarkeit)

Bei der Stichtagsinventur handelt es sich um eine körperliche Bestandsaufnahme, die i. d. R. binnen 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt wird. Charakteristisch ist ein festgelegter Tag, an dem die Inventur stattfindet.

Bei einer Stichtagsinventur werden die Wirtschaftsgüter durch Zählen, Messen und Wiegen entweder lückenlos oder in Form von Stichproben erfasst. Dabei sollten mit Blick auf die bilanzielle Bewertung Feststellungen zur jeweiligen Marktgängigkeit von Waren bzw. Fertigerzeugnissen und zum Fertigungsgrad von unfertigen Erzeugnissen getroffen werden.

Damit gehen sowohl Vor- als auch Nachteile einher. Die Stichtagsinventur bietet zum einen hohe Genauigkeit, da alle Bestände innerhalb kurzer Zeit vollständig erfasst werden, ohne dass nachträgliche Fortschreibungen oder Rückrechnungen erforderlich sind. Allerdings erfordert diese Art der Inventur auch einen erheblichen zeitlichen und organisatorischen Aufwand und ist mit einem strikten Termindruck verbunden.

Eine zeitlich verlegte oder zeitnahe Stichtagsinventur kann bis zu 10 Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Dieser flexible Zeitraum erleichtert Unternehmen die Planung und Organisation der Inventur.

Die permanente Inventur ermöglicht die laufende Erfassung und Aktualisierung der Lagerbestände in der Lagerbuchhaltung. Die Bestände werden regelmäßig überprüft und gegebenenfalls korrigiert. Damit entfällt die Notwendigkeit einer körperlichen Bestandsaufnahme zum Bilanzstichtag für alle Positionen des Vorratsvermögens.

Die Bewertung der Vorräte kann entweder sofort im Rahmen der permanenten Inventur oder zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Es gibt somit kein festgelegtes Datum, an dem eine Inventur stattfindet. Stattdessen wird der Aufwand über das Wirtschaftsjahr verteilt.

Damit die Ergebnisse der permanenten Inventur auch steuerlich anerkannt werden, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu gehören die lückenlose Dokumentation der Bestände und Geschäftsvorfälle in den Lagerbüchern, mindestens eine körperliche Bestandsaufnahme pro Geschäftsjahr sowie die ordnungsgemäße Dokumentation und Unterzeichnung der Inventurergebnisse.

Nach § 241 Abs. 1 HGB darf der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden aufgrund von Stichproben ermittelt werden. Das bedeutet, dass nicht der gesamte Bestand körperlich erfasst wird, sondern nur ein Teil davon, und von diesem Teil auf den Gesamtbestand geschlossen wird.

Die Stichprobeninventur spart viel Zeit, da nur ausgewählte Bestände geprüft werden. Das ist besonders bei großen Lagern praktisch. Unternehmen können auch verschiedene Inventurarten kombinieren, indem sie wertvolle Waren vollständig erfassen und den Rest per Stichprobeninventur prüfen. Allerdings erfordert die korrekte Anwendung eine gewisse Sorgfalt, da sie anfällig für Fehler ist.

Zu den wichtigsten Tipps für eine erfolgreiche Inventur zählt die genaue Vorbereitung. Denn eine Inventur erfordert organisatorische Maßnahmen, die mit der Größe des Unternehmens zunehmen. Zu den Maßnahmen im Vorfeld gehören die Benennung eines Inventurleiters, die Motivation der Mitarbeiter, die Festlegung des Termins und der Dauer, die Zuweisung von Lagerorten und Aufnahmebereichen sowie die Festlegung der Inventurverfahren. Externe Begleitpersonen können ebenfalls benannt werden. Wichtig ist dabei, dass klare Inventurvorgaben für alle Beteiligten erstellt werden.

Eine Erleichterung der Inventur ist möglich, wenn die Bestände vorher übersichtlich geordnet, gekennzeichnet und ggf. sortiert werden. Nicht mehr benötigte Bestände können vorher gekennzeichnet oder vernichtet werden. Bestände von Fremdfirmen oder zur Reparatur vorgehaltene Gegenstände sollten gesondert geführt werden. Gleiches gilt für bereits fakturierte und zur Abholung bereitgestellte Gegenstände, bei denen das wirtschaftliche Eigentum bereits übergegangen ist.

Auch sollten Sie die Fragen klären, wie viel Zeit Sie für die Inventur einplanen müssen und ob diese bei laufender oder reduzierter Produktion durchgeführt werden kann. Ist dies nicht der Fall, muss die Produktion für die Inventur eingestellt werden.

Eine wichtige Vorbereitung betrifft die Bereiche der Inventur, wie zum Beispiel das Lager. Dazu gehört:

• Ordnung schaffen: Lager- und Verkaufsflächen aufräumen, Bestände übersichtlich stapeln und gleichartige Artikel zusammenstellen.
• Separierung: Defekte, beschädigte, verdorbene oder abgelaufene Waren sowie fremde oder überzählige Vorräte separat stellen und kennzeichnen.
• Kennzeichnung: Artikel korrekt beschriften und Aufnahmebereiche mit Nummern markieren.
• Zählverfahren: Für jeden Artikel festlegen, ob dieser gezählt, gewogen, gemessen oder geschätzt wird.
• Hilfsmittel bereitstellen: Materialien für Abgrenzungen (z.B. Regaltrennungen) bereitlegen.

Auch die Hilfsmittel für die Inventur müssen vorbereitet werden:

• Formulare und Listen: Aufnahmeformulare und Anleitungen für die Inventur erstellen, Bestandslisten vorbereiten und auf Zu-/Abgänge prüfen, Formulare für Protokolle, Zugangs- und Verkaufslisten während der Inventur anfertigen
• Geräte und Werkzeuge: Scanner, Taschenrechner, Waagen, Kisten, Steighilfen und Stifte bereitlegen

Es gilt: Je besser die Inventurvorbereitung, desto weniger Aufwand und Schwierigkeiten erwarten Sie am Inventurtag.

Bei der Übergabe der Inventurlisten sind den Mitarbeitern klare Anweisungen zu geben. Diese umfassen die Zuständigkeit für bestimmte Lagerorte gemäß den nummerierten Inventurlisten, die korrekte Erfassung der Bestände, das Ausfüllen der Inventurlisten, die Erfassung der Maßeinheiten, die Kennzeichnung von Fremdmaterial, die Korrektur fehlerhafter Eintragungen, das Vorgehen bei nicht erfassten Beständen, die Kennzeichnung der erfassten Lagerorte und die Abgabe der ausgefüllten Listen. Eine Inventuranweisung enthält die wichtigsten Punkte für den Ablauf. Nutzen Sie für die Inventuranweisung eine Vorlage, die Sie mit allen Mitarbeitern Schritt für Schritt durchsprechen.

Um eine korrekte Bestandsaufnahme zu gewährleisten, sind bei der körperlichen Bestandsaufnahme bestimmte Kriterien zu beachten.

Dazu gehören:

• die Aufnahme der Bestände in örtlicher Reihenfolge
• die Kennzeichnung der aufgenommenen Bestände
• die Vermeidung von Materialbewegungen während der Aufnahme
• die besondere Kennzeichnung nicht gängiger und unvollständiger Bestände
• die Erfassung des Fertigstellungsgrades bei unfertigen Erzeugnissen
• die getrennte Erfassung von Fremdmaterial
• die Ergänzung der Bestandsaufnahme durch Versandnachweise bei unterwegs befindlicher Ware
• die gesonderte Notierung von verdorbenen Waren

Die Periodenabgrenzung erfolgt durch den Ausweis von Beständen, die dem Unternehmen am Bilanzstichtag wirtschaftlich nicht zuzurechnen sind.

Die Inventarlisten sollten fortlaufend nummeriert werden, um Verlust oder Manipulation zu vermeiden. Es ist wichtig, die Gesamtzahl der ausgegebenen und nicht verwendeten Inventurlisten zu dokumentieren und festzuhalten, welche Aufnahmeteams welche Listen erhalten haben.

Artikel, die an verschiedenen Orten gelagert sind, werden jeweils dort erfasst. Es ist nicht erlaubt, sie bereichsübergreifend aufzunehmen. Wenn Mengen durch Messen oder Wiegen ermittelt und gerundet werden müssen, gilt folgende Regel: Zahlen von 1 bis 4 werden abgerundet, Zahlen von 5 bis 9 werden aufgerundet.

Die Vorräte können auch mit mobiler Datenerfassung (MDE) erfasst werden. Die erfassten Daten müssen anschließend als gedruckte Version überprüft und von den Verantwortlichen unterschrieben werden. Handschriftliche Ergänzungen sind auf nummerierten und quittierten Inventuranweisungen vorzunehmen. Fehlerhafte Einträge müssen so korrigiert werden, dass sie weiterhin lesbar bleiben. Auf den Zähllisten werden das Aufnahmedatum sowie Namen von Ansager, Schreiber und Prüfer vermerkt.

Wertminderungen werden vom Abteilungsleiter in einer vorgesehenen Spalte eingetragen, basierend auf Faktoren wie:

• Modetrends
• Technischer Stand
• Alter und Zustand
• Nachfrage und Lagerhüter
• Dies erfolgt nach professioneller Einschätzung.

Der ordnungsgemäße Abschluss der Inventur umfasst:

• einen Rundgang durch die Aufnahmebereiche und eine Prüfung anhand der Kennzeichnungen der Lagerorte, um sicherzustellen, dass alle Vorräte erfasst wurden
• die Prüfung der lückenlosen Rückgabe aller Aufnahmelisten an den Inventurleiter
• eine Prüfung von Abweichungen zwischen den per Inventur ermittelten Beständen und den Beständen laut Lagerbuchhaltung oder Warenwirtschaftssystem
• die Übernahme der erfassten Bestände in ein Inventar unter Trennung zumindest in Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige Erzeugnisse, fertige Erzeugnisse

Wird die Inventur nicht zum Geschäftsjahresende durchgeführt, ist es erforderlich, Bestandsveränderungen zwischen dem Inventurstichtag und dem Geschäftsjahresende durch gesonderte Aufzeichnungen zu erfassen.

Nach dem Grundsatz der Einzelbewertung werden die Vermögensgegenstände mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten und die Schulden mit dem Nennwert angesetzt. Dabei sind bereits die Ergebnisse der Inventur hinsichtlich Fertigstellungsgrad, Gängigkeit, Minderqualität oder Verschrottung zu berücksichtigen.

Gleichartige Gegenstände des Vorratsvermögens sowie andere gleichartige oder annähernd gleichwertige Gegenstände des Umlauf- bzw. beweglichen Anlagevermögens und Verbindlichkeiten dürfen zu einer Gruppe zusammengefasst und mit dem gewogenen arithmetischen Mittel aus dem Wert des Anfangsbestands und aller Zugänge angesetzt werden.

Gegenstände des Sachvermögens sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, die regelmäßig ersetzt werden und deren Wert für das Unternehmen von untergeordneter Bedeutung ist, können in der Inventur mit gleichbleibender Menge und gleichbleibendem Wert angesetzt werden, wenn ihr Bestand nur geringfügigen Veränderungen unterliegt. Das Handelsrecht verlangt jedoch in der Regel alle 3 Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme, während das Steuerrecht für das bewegliche Sachanlagevermögen einen Zeitraum von 3 bis 5 Jahren akzeptiert. Diesem vereinfachten Bewertungsverfahren liegt die Annahme zugrunde, dass sich die Zugänge und Abgänge bzw. der Verbrauch der betreffenden Wirtschaftsgüter ausgleichen.

Aus diesen Bestimmungen ergibt sich, dass die Festwertbewertung für Waren, unfertige und fertige Erzeugnisse, immaterielle Vermögensgegenstände und Schulden nicht zulässig ist. Gleiches gilt für Wirtschaftsgüter, insbesondere Rohstoffe, die erheblichen Preisschwankungen, z.B. Weltmarktpreisen, unterliegen.

Das Festwertverfahren wird in der Praxis u.a. für Bestecke, Geschirr und Wäsche im Hotel- und Gaststättengewerbe angewendet.

Für die Bewertung gleichartiger Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens gibt es zwei Verfahren: das Lifo-Verfahren (last in – first out) und das Fifo-Verfahren (first in – first out). Das Lifo-Verfahren geht davon aus, dass die zuletzt angeschafften Gegenstände zuerst verbraucht werden, während das Fifo-Verfahren davon ausgeht, dass die zuerst angeschafften Gegenstände zuerst verbraucht werden.