Inventur: So gelingt Ihnen die Bestandsaufnahme mit minimalem Aufwand

Sie sind dazu verpflichtet, die Inventur bis zum Ende eines Geschäftsjahres zu machen. Diese muss gemäß den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Inventurerfolgen, welche wiederum Bestandteil der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind. Dazu zählen:

• Vollständigkeit aller vorhandenen Bestände
• Vollständigkeit aller angegebenen Werte
• Richtigkeit der aufgelisteten Posten
• Wirtschaftlichkeit / Einzelbewertung (in Bezug auf die Zumutbarkeit)
• Wesentlichkeit des Anlagevermögens
• Klarheit der einzelnen Bestände
• Nachprüfbarkeit aller Angaben
• Rechtzeitigkeit

Um Aufschluss über Ihre aktuelle Vermögenslage zu geben, spielen drei Faktoren eine wesentliche Rolle: Inventur, Inventar und Bilanz.

Zusammengefasst bedeutet das: Sie beginnen mit der Inventur und enden mit der Bilanz. Mit einer Inventur zählen Sie alle eingehenden, ausgehenden und vorhandenen Mittel. Das detaillierte Ergebnis wird Inventar genannt. Anschließend erfolgt eine Gegenüberstellung aller Werte aus dem Inventar in der Bilanz.

Gemäß § 240 HGB (Handelsgesetzbuch) und § 140/141 AO (Abgabenordnung) ist jeder Kaufmann jährlich zu einer Inventur verpflichtet, in welcher er folgende Mittel erfasst:

• Grundstücke
• Forderungen
• Schulden
• Bargeld
• Vermögensgegenstände

Diese werden im sogenannten Inventar aufgenommen. Die Inventur dient laut HGB neben der Feststellung des richtigen Jahresergebnisses auch der Überprüfung und eventuell notwendigen Richtigstellung der buchhalterischen Bestände. Was vielleicht als eine beiläufige Bestätigung der Zahlen aus der Buchhaltung erscheint, ist tatsächlich eine gesetzliche Verpflichtung, bei der Sie Formvorschriften peinlich genau einhalten sollten.

Wer eine Inventur durchführen will, stellt sich gerade am Anfang oft die Frage, was eigentlich gezählt werden muss. Im Grunde lautet die Antwort: alles. Eingeteilt werden die zu inventarisierenden Gegenstände, Vermögenswerte und Schulden anhand verschiedener Inventurverfahren.

Im Rahmen der körperlichen Bestandsaufnahme zählen, wiegen und messen Sie Ihre betrieblichen Vermögensgegenstände – genauer gesagt das körperliche Vermögen bzw. Ihren Lagerbestand. Sie können bei der Inventur auch schätzen. Dies ist jedoch nur zulässig, wenn der zu zählende Gegenstand unverhältnismäßig, unzumutbar oder unmöglich ist — beispielsweise bei einer großen Anzahl an Kleinteilen. Selbstverständlich können Sie diese einzeln zählen und in Ihrem Inventar aufnehmen. Da dieser Vorgang aber sehr viel Mühe macht, haben Sie das Recht zu schätzen. Sie können ebenfalls auf eine körperliche Annahme verzichten, wenn eine sogenannte Anlagekartei vorliegt. Diese sollte stets detailliert sein und alle Informationen beinhalten, die Sie für eine erfolgreiche körperliche Inventur benötigen.

Alle nicht körperlichen Gegenstände und Schulden zählen in den Bereich der Buchinventur. Es handelt sich dabei um immaterielle Gegenstände, wie:

• Bestandslisten
• Kontostände
• Forderungen
• Verbindlichkeiten
• Außenstände
• Bankguthaben

Als Basis fungieren die Buchhaltungsunterlagen.

Hierbei erfassen Sie Ihr Anlagevermögen. Dazu gehören unter anderem:

• immaterielle Wirtschaftsgüter
• handelsrechtliche Vermögensgegenstände
• Sachlagen
• Finanzlagen

Die Anlageninventur kann die körperliche Inventur ersetzen. Gemäß HGB jedoch nur bei beweglichem Anlagevermögen, sofern ein entsprechendes Anlageverzeichnis mit dazugehörigen Anlagekarten vorliegt. Diese beinhalten alle relevanten Informationen zum Vermögensgegenstand, wie:

• Bezeichnung
• Bilanzwert
• Anschaffungstag bzw. Herstellungstag
• Kosten
• Nutzungsdauer
• Abschreibung
• Abgangstag

Wenn Sie zu einer Inventur verpflichtet sind, ist es wichtig, dass Sie einen Überblick über die einzelnen Inventurarten haben. Warum? Nur so ist es Ihnen möglich, eine lückenlose Ermittlung Ihres Inventars zu gewährleisten und somit eine fundierte Grundlage für Ihre Bilanz vorzuweisen. Außerdem hat jede der Inventurarten Vorteile und Nachteile. Doch welche Inventurarten gibt es? Wir zeigen es Ihnen:

Auch die Stichprobeninventur ist - vereinfacht gesagt - eine Möglichkeit, die Bestände in Ihrem Unternehmen zu überprüfen. Voraussetzung für eine Stichprobeninventur ist eine Genehmigung durch das Finanzamt. Mittels einer mathematisch-statistischen Methode werden Stichproben durchgeführt, die repräsentativ wirken. Das bedeutet: Wenn Sie als Unternehmer eine umfangreiche Produktpalette haben, erfassen Sie die sogenannten A-Produkte komplett. In der Regel sind dies die Waren mit dem höchsten bzw. teuersten Bestand. Die restlichen (geringwertigeren) Güter erfassen Sie lediglich stichprobenartig. Auch hier dient als Voraussetzung eine Lagerbuchhaltung – im Idealfall digital, da so Fehler oder nachträgliche Anpassungen zugunsten des Unternehmens verhindert werden.

Der große Vorteil einer Stichprobeninventur ist die Zeitersparnis. Durch Stichproben ist die Inventur deutlich weniger aufwändig, was sich vor allem bei großen Lagerbeständen anbietet.

Auch können die Inventurarten vermischt werden, indem Sie die hochwertigen Waren mit einer Vollinventur erfassen und die restlichen Bestände zum Beispiel nur einer Stichprobeninventur unterziehen.
Allerdings ist es nicht ganz einfach, die mathematisch-statistische Methode korrekt anzuwenden. Entsprechend ist die Fehleranfälligkeit deutlich höher als bei einer Vollinventur.

1. Legen Sie den Termin fest
In vielen Unternehmen wird die Inventur pünktlich zum Jahresende durchgeführt. Es ist aber zulässig, die verschiedenen gesetzlichen Vorgaben für die Inventur so miteinander zu kombinieren, dass die Arbeitsbelastung und der organisatorische Aufwand für jedes Unternehmen so gering wie möglich sind. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

• die Stichtagsinventur
• die verlegte Inventur
• die permanente Inventur

2. Erstellen Sie einen klaren Zeitplan
Vor der Inventur müssen Sie Folgendes klären:

• Kann die Bestandsaufnahme bei laufender oder reduzierter Produktion durchgeführt werden? Oder muss der Betrieb während der Inventur geschlossen werden?
• Wie viel Zeit nimmt die Inventur voraussichtlich in Anspruch und wann soll sie stattfinden?

Termine und Verantwortlichkeiten für alle Einzeltätigkeiten legen Sie als Unternehmer im Inventurkalender fest. Wenn Sie die Inventur nicht selbst leiten, bestimmen Sie einen Inventurleiter. Dieser legt die Inventurbereiche fest und erstellt einen Personal- und Zeitplan.

3. Diese Vorbereitungen müssen Sie treffen
Je besser Sie die Inventur vorbereiten, desto weniger Arbeit haben Sie am Inventurtag selbst. Und desto weniger Ärger riskieren Sie mit dem Finanzamt. Bereiten Sie die Inventurbereiche vor und gewährleisten Sie so einen reibungslosen Ablauf. An folgende Punkte sollten Sie denken:

Vergessen Sie nicht, Ihren Mitarbeitern die Inventuranweisung bereitzustellen. Gehen Sie mit diesen alle Punkte einzeln durch. So verhindern Sie, dass Ungereimtheiten entstehen, die letztendlich zu einer Verzögerung führen könnten. Wichtig ist ebenfalls, dass Sie rechtzeitig kommunizieren, wann die Inventur durchgeführt wird und welchen Zeitraum sie umfasst. Anschließend sollten Sie sich die Inventuranweisung quittieren lassen.

Aufnahme und Kontrolle müssen Sie spätestens vier Stunden vor Beginn der Hauptinventur durchführen. Sobald diese Aufgabe erledigt ist, müssen Sie die Aufnahmebereiche verschließen bzw. Waren gegen Entnahme sichern. Unmittelbar vor der Inventurdurchführung müssen Sie außerdem dafür sorgen, dass die Aufnahmebereiche sauber und übersichtlich geordnet sind. Es darf sich keine Ware außerhalb der Bereiche befinden, die durch das Raum- und Lagerverzeichnis gekennzeichneten sind.

Aufgenommen wird der gesamte Endbestand:

• Verdorbene Ware (Ware mit abgelaufenem Verfallsdatum) wird auf gesonderten Aufnahmeblättern notiert.
• Die Zählung erfolgt zunächst von links nach rechts auf einer Ebene, danach eine Ebene tiefer und wieder von links nach rechts.
• Artikel, die sich in mehreren Aufnahmebereichen befinden, werden im jeweiligen Aufnahmebereich aufgenommen. Eine bereichsübergreifende Aufnahme der Artikel ist nicht zulässig.
• Ist eine Aufnahme durch Messen oder Wiegen notwendig und muss dabei gerundet werden, gilt: von 1 bis 4 abrunden, von 5 bis 9 aufrunden.
• Der Zähler gibt Folgendes an: Artikelbezeichnung, Warengruppen-Nummer, Alter, Menge, Preis

Der Schreiber übernimmt die Aufzeichnung der Angaben:

• Aufgenommene Ware wird durch den Zähler gekennzeichnet.
• Ist der Aufnahmebereich abgearbeitet, wird die Kennzeichnung des Bereichs durch den Schreiber durchgestrichen.
• Der nächste Aufnahmebereich wird aufgenommen.
• In Gegenwart des Zählers und Schreibers erfolgt eine Kontrolle bzgl. Vollständigkeit und Lesbarkeit.

Die Mengenerfassung der Vorräte können Sie auch mithilfe mobiler Datenerfassung (kurz: MDE) durchführen. Die erfassten Daten müssen als ausgedruckte Inventurlisten ausgewertet und von den Aufnehmenden abgezeichnet werden. Handschriftliche Einträge mit Kugelschreiber oder Ähnlichem sind auf nummerierten und von der Aufnahmeperson quittierten Inventuranweisungen zu machen. Nicht korrekte Einträge müssen so gestrichen werden, dass sie noch lesbar sind. Auf der Inventurzählliste wird das Datum der Aufnahme vermerkt sowie ggf. der Ansager, Schreiber und Prüfer. Wertmindernde Faktoren nimmt der Abteilungsleiter in der dafür vorgesehenen Spalte vor – unter Berücksichtigung von

• Mode
• technischem Stand
• Alter und Beschaffenheit
• Gängigkeit und Ladenhüter
• je nach fachmännischer Einschätzung

Nach Beendigung der Inventuraufnahme gibt der Empfänger der Inventurunterlagen die empfangenen Belege vollständig und unterschrieben zurück. Der Inventurleiter prüft dann:

• Vollständigkeit der zurückgegebenen Belege
• Richtige und vollständige Eintragungen
• Vorhandensein der notwendigen Unterschriften
• Anzahl der beschriebenen und unbeschriebenen Belege
• Vollständigkeit der Aufnahme aller Aufnahmeorte anhand der aufgenommenen Aufnahmebereichsnummern und des Aufnahmeplans

Der Inventurleiter kontrolliert, ob alle Aufnahmeorte erfasst sind, und zwar durch einen Rundgang und eine Nachprüfung, ob alle Aufnahmebereichsnummern durchgestrichen sind.

Nach vollständigem Rücklauf aller Inventurbelege und dem Abheften im Ordner werden die Blätter mit einer fortlaufenden Nummer gestempelt. Die Belege müssen zusammengefasst, addiert oder ggf. in eine Software eingegeben werden. Wenn Sie spezielle Inventurprogramme nutzen, können Sie nach Eingabe der Inventurdaten eine aktualisierte Bestandsliste erstellen.