Kostenvoranschlag: Darauf müssen Sie achten

Oft werden Kostenvoranschläge mit einem Angebot gleichgesetzt. Sie unterscheiden sich jedoch in zwei wichtigen Punkten:

• Der Kostenvoranschlag ist in der Regel nicht rechtlich bindend
• und der angegebene Preis kann überschritten werden.

Es handelt sich lediglich um eine Schätzung der voraussichtlichen Aufwände (auch bezüglich der Preiskalkulation), die der besseren Planung dient. In seltenen Fällen gibt es ebenso verbindliche oder garantierte Kostenvoranschläge mit Festpreisen, an die der Unternehmer gebunden ist.

Wenn Sie ein Angebot schreiben, ist dieses wiederum immer verbindlich, wenn es angenommen wird. Es wird kostenlos erstellt. Für die Erstellung eines Kostenvoranschlags dürfen Sie eine Gebühr verlangen.

Ist der potenzielle Auftraggeber mit dem Kostenvoranschlag zufrieden und er entspricht seinen Vorstellungen, so kann ein verbindliches Angebot folgen.

In Paragraph 632 Absatz 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) steht: „Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten.“ Dies bedeutet also, dass im Normalfall ein Kostenvoranschlag nicht berechnet wird. Es bedeutet aber auch, dass er in Rechnung gestellt werden kann.

Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass eine Vergütung im Vorfeld, am besten schriftlich per Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, vereinbart wird. Auch mündliche Absprachen und Vereinbarungen sind theoretisch ausreichend.

Geht es um hohe Summen, so ist es ratsam, sich hier gesondert in schriftlicher Form abzusichern.

Wenn Sie als Handwerker oder Freiberufler für Privat- oder Geschäftskunden einen Kostenvoranschlag erstellen sollen, so müssen Sie einige detaillierte und klar strukturierte Angaben machen.

Der Inhalt eines Kostenanschlags umfasst in der Regel:

• Beschreibung der Art und des Umfangs der anvisierten Arbeiten
• Angabe des Arbeitsaufwands bzw. der Arbeitszeit
• Angabe der zu verwendenden Materialien wie Kosten, Qualität und Menge
• Wegkosten
• ggf. weitere Informationen, wie etwa über erwartbare Preisschwankungen
• Erfüllungszeitraum/Dauer
• voraussichtlicher Gesamtpreis des Auftrags
• ggf. Gültigkeitsfrist des Kostenvoranschlags

Zudem ist der Zusatz „Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich“ wichtig, wenn es sich tatsächlich um eine nicht bindende Schätzung bzw. Kalkulation handelt.

Da den potenziellen Kunden – und hier vor allem Privatkunden – der tatsächlich (geschätzte) Endpreis interessiert, muss dieser inklusive der jeweiligen Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer angegeben werden.

Sie sichern sich zusätzlich ab, wenn Sie im Kostenvoranschlag schreiben, dass es sich bei dem Steuersatz um den zum Zeitpunkt der Abgabe des Kostenvorschlags geltenden Mehrwertsteuersatz handelt. Denn es kann immer passieren, dass sich das Mehrwertsteuergesetz ändert.

Außerdem ist es empfehlenswert, im Kostenvoranschlag darauf hinzuweisen, dass es sich hier nicht um eine Rechnung handelt. So kann vermieden werden, dass das Dokument aus Versehen den Weg zum Finanzamt findet und es auf die Zahlung der entsprechenden Umsatzsteuer besteht.

Es ist nicht eindeutig gesetzlich geregelt, wie lange ein Kostenvoranschlag gültig ist. Am besten ist es, den Kostenanschlag mit einer Frist auszuweisen. Bewährt haben sich 14 Tage, in denen man als potenzieller Auftragnehmer sicherstellen kann, ausreichend Kapazitäten zu haben, falls der Auftrag zustande kommt.

Auch Preisschwankungen sind in diesem Zeitraum noch überschaubar und besser vorhersehbar. Nach Ablauf dieser Frist kann die Kalkulation angepasst werden bzw. der Kostenvoranschlag verliert seine Gültigkeit.

Grundsätzlich gibt es zwei Arten eines Kostenvoranschlags. Neben dem weit verbreiteteren unverbindlichen Kostenvoranschlag existiert auch eine verbindliche Variante.

Der unverbindliche oder auch einfache Kostenvoranschlag gibt eine Schätzung der zu erwartenden Kosten für den Kunden an. Er dient in den meisten Fällen lediglich als Kalkulations- und Geschäftsgrundlage, um besser planen zu können. Der angegebene Preis für eine Leistung kann variieren – er ist nicht garantiert.

Im Gegensatz hierzu steht der verbindliche oder auch garantierte Kostenvoranschlag.  Er ist eine Festpreisvereinbarung und wird zum Vertragsbestandteil, was so viel bedeutet, dass Sie als Handwerker oder Dienstleister an den angebotenen Preis gebunden sind.

Sie garantieren dem Kunden eine Obergrenze der Kosten. Sollte es also zu unvorhergesehenen Mehrkosten Ihrerseits kommen, so ist das inkludiert und Sie können nicht mehr Geld verlangen. Umso wichtiger ist es für Sie als Auftragnehmer, einen realistischen Festpreis anzugeben.

Eine Ausnahme gilt, wenn der Besteller selbst die Mehrkosten verursacht. Etwa, weil er zuvor nicht einkalkulierte Änderungswünsche hat oder andere Materialien verlangt. Dann können Sie die Zusatzkosten berechnen.

Auch wenn Sie bei einem Kostenvoranschlag so präzise wie möglich versuchen, alle voraussichtlichen Kosten aufzuführen, kann es sein, dass Sie den Preis nicht halten können und es zu Mehrkosten kommt. Haben Sie also den Auftrag angenommen und stellen bei der Umsetzung fest, dass sich der Preis erhöhen wird, so gibt es zwei Unterscheidungen:

Man spricht von wesentlicher und unwesentlicher Überschreitung.

Von einer unwesentlichen Überschreitung ist die Rede, wenn der ursprünglich kalkulierte Preis um weniger als 10 bis 20 Prozent überschritten wird. Bis dahin sind Kostenüberschreitungen für den Kunden zumutbar. Er muss sie akzeptieren. Der Auftragnehmer kann die Leistungen wie kalkuliert abrechnen.

Erreichen die Mehrkosten eine Abweichung von mehr als 20 Prozent, handelt es sich in der Regel um eine wesentliche Kostenüberschreitung.

Der explizite Prozentsatz ist allerdings im § 649 BGB nicht rechtlich geregelt und hängt vom Einzelfall ab. Es kam bereits vor, dass Gerichte auch eine Überschreitung von 25 Prozent zugelassen haben oder bereits bei 10 Prozent von einer wesentlichen Überschreitung ausgegangen sind.

Das hängt meist von der Höhe des geschätzten Preises ab. 15 Prozent von 1.000 Euro sind für einen Auftragnehmer ggf. eher als unwesentlich einzuschätzen als von 100.000 Euro.

Fest steht, dass bei einer wesentlichen Überschreitung der geplanten Kosten gilt:

„Ist eine solche Überschreitung des Anschlags zu erwarten, so hat der Unternehmer dem Besteller unverzüglich Anzeige zu machen.“ (§ 649 Absatz 2 BGB)