Definition
Was ist ein Lieferschein?
Der Lieferschein, auch Warenbegleitschein genannt, ist ein für die Warenwirtschaft essenzielles Dokument. Er wird vom Versender einer Warenlieferung ausgestellt und liegt Sendungen und Paketen zumeist in Papierform bei. Für Unternehmen erfüllt der Lieferschein im Grunde drei wichtige Zwecke:
- Zum Abgleich von Bestellung und tatsächlich gelieferter Ware. Lieferungen können so leichter auf Vollständigkeit überprüft werden.
- Zum Überblick über den Inhalt von Paketen sowie Menge und Art der erhaltenen Ware.
- Zum Beleg dafür, dass die bestellte Ware tatsächlich beim Kunden eingegangen ist.
Bedeutung: Warum ist ein Lieferschein wichtig?
Lieferscheine erfüllen dabei hauptsächlich eine Kontroll- und Informationsfunktion für den Empfänger und bieten einen schnellen Überblick über die Inhalte einer Bestellung und den tatsächlichen Wareneingang.
Außerdem ist der Lieferschein ein wichtiger Geschäftsbrief, der dokumentiert, welche Ware das Lager des Absenders genau verlassen hat. Damit dient er als Nachweis für die Zustellung der Ware, ist also auch für den Absender mindestens bis zum Zahlungseingang ein wichtiger Beleg. Damit der Warenbegleitschein als Urkunde für den Erhalt der Ware gilt, müssen Empfänger ihn unterschreiben. Nur dann können Gerichte diesen im Falle einer Unstimmigkeit als Lieferbeweis anerkennen. Dabei ist es egal, ob es sich um eine handschriftliche oder eine digitale Unterschrift handelt.
Mit Unterschreiben des Lieferscheins treten außerdem folgende Sachverhalte in Kraft:
- Das Wareneigentum geht (sofern nicht anders vereinbart) auf den Empfänger über. Der Absender ist damit nicht länger für den eventuellen Verlust, Diebstahl oder Beschädigungen der Ware verantwortlich.
- Der Empfänger verpflichtet sich dazu, die Ware entsprechend dem Kaufvertrag zu bezahlen.
Lieferschein ausfüllen: Diese Angaben dürfen nicht fehlen
Auch wenn es für die Erstellung von Lieferscheinen keine gesetzliche Verpflichtung gibt, so gibt es doch Pflichtangaben, die auf dem Dokument nicht fehlen dürfen. Wenn Sie sich also für die Nutzung von Lieferscheinen entscheiden, stellen Sie sicher, dass der Beleg folgende Angaben beinhaltet:
- Lieferschein- bzw. Auftragsnummer
- Namen und Anschrift des Absenders und des Empfängers
- Datum der Bestellung und des Warenversands
- Menge, Art und Bezeichnung der gelieferten Ware (ggf. aufgeschlüsselt nach Teillieferungen)
- Einzelpreise der Waren
- Nachlieferungen bzw. ausstehende Posten
- ggf. die Unterschrift des Kunden, der damit die Lieferung bestätigt
Info
Was ist die Auftragsnummer?
Eine Auftragsnummer ist eine einzigartige ID, die einem speziellen Auftrag oder einer Transaktion zugewiesen wird, um diesen klar im System eines Unternehmens zu identifizieren und zu verfolgen. Sie erleichtert die Organisation, die Nachverfolgung und die Kommunikation.
Auftragsnummer gleich Bestellnummer? Oft werden die Begriffe Auftragsnummer und Bestellnummer synonym verwendet, da beide die Identifikation und Verfolgung eines Kaufs oder einer Dienstleistung ermöglichen. Der Unterschied zwischen beiden hängt meist von der internen Terminologie eines Unternehmens ab.
Lieferschein als Rechnung – geht das?
Grundsätzlich sind der Lieferschein und die gesetzlich geforderte Rechnung zwei unterschiedliche Dokumente. Unternehmen können jedoch freiwillig einen Lieferschein ausstellen und um notwendige Informationen ergänzen, damit der Schein gleichzeitig auch als Rechnung gilt.
Ein Lieferschein allein kann weder steuerlich noch buchhalterisch die Rechnungsstellung ersetzen – dafür fehlen die Pflichtangaben, die für die Rechnungslegung unabdingbar sind. Sollten Sie sich aber dafür entscheiden, den Warenbegleitschein gleichzeitig auch als Rechnung geltend machen zu wollen, fügen Sie Ihrem Warenbegleitschein folgende Angaben bei:
- eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
- aufgeschlüsseltes Entgelt (Preise)
- der hierauf anfallende Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Befreiung von der Umsatzsteuer
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ggf. im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
- Ggf. bei Abrechnung per Gutschrift den Begriff „Gutschrift“
- Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
Das Dokument muss außerdem als Rechnung gekennzeichnet werden. Im Grunde ersetzt in diesem Fall die Rechnung den Lieferschein und wird lediglich um Details zur Warensendung erweitert.
Eine weitere Alternative ist es, den Lieferschein als Bestandteil der Rechnung zu nutzen. So können Sie zum Beispiel bei der Erstellung der Rechnung auf detaillierte Angaben zur Ware verzichten und hierfür auf den beigefügten Lieferschein verweisen.
Analoger vs. digitaler Lieferschein
Ursprünglich lag der Lieferschein ausschließlich der gesendeten Ware als Papierdokument bei. In den vergangenen Jahren haben jedoch viele Unternehmen digitale Lieferscheine in ihre Arbeitsabläufe integriert. Hierbei wird nach Versand der Ware ein Lieferschein auf vereinbartem Weg digital an den Empfänger übermittelt. Das hat den Vorteil, dass zum einen die digitale Aufbewahrung von Warenbegleitscheinen vereinfacht und zum anderen der Kunde in Echtzeit über den Versand der Ware informiert wird.
Allerdings kann ein elektronischer Lieferschein nicht alle Funktionen abdecken, die ein analoger Warenbegleitschein erfüllt. Entsprechend dienen digitale Lieferscheine lediglich als zusätzliche Dienstleistung für den Empfänger und ersetzen den papierbasierten Lieferschein nicht.
Lieferschein vs. Proforma-Rechnung
Ein weiteres, häufig auftauchendes Warenbegleitdokument ist die Proforma-Rechnung. Diese sollten Sie nicht mit dem Lieferschein verwechseln, denn sie hat eine andere Funktion.
Während ein Lieferschein den Empfänger, ggf. Lagermitarbeiter und Spediteure über den tatsächlichen Inhalt einer Sendung bzw. eines Pakets informiert, erfüllt eine Proforma-Rechnung vor allem steuerliche Zwecke. Auf ihr werden die Preise der gesendeten Waren aufgeführt, sie gilt jedoch nicht als Zahlungsaufforderung. Sie dient lediglich dazu, den Wert einer Warensendung darzulegen und kommt unter anderem bei Geschenksendungen, internationalem Warenversand oder Ersatzteillieferungen innerhalb der Garantiezeit zum Einsatz.
Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine: Wie lange muss man Lieferscheine aufheben?
Unternehmer wissen, dass es eine Frist gibt, in der sie Dokumente und andere Rechnungen aufbewahren müssen. Die Fristen betragen in der Regel 6 – 10 Jahre, je nach Dokumentenart.
Doch wie steht es um den Warenbegleitschein? Die Pflicht für die Aufbewahrung von Lieferscheinen ist im Handelsgesetzbuch (HGB), und in der AO (Abgabenordnung) des Steuerrechts geregelt:
So schreibt das Handelsrecht vor, welche Belege zur Dokumentation von Geschäftsvorgängen zwischen zwei Geschäftspartnern notwendig sind.
Das Steuerrecht bezieht sich darauf, dass Unternehmen ihre Geschäftsvorgänge entsprechend den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (kurz: GoBD) gegenüber dem Finanzamt belegen müssen.
Demzufolge gelten folgende Regeln für die Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen gewerblicher Vorgänge:
- Ist der Lieferschein zugleich eine Rechnung (also ein Buchungsbeleg) galt bisher eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV, welches zum 1.1.2025 in Kraft getreten ist, beträgt die Aufbewahrungsfrist nun 8 Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 3 Satz 1 AO).
- Ist der Lieferschein ein von der Rechnung unabhängiges Dokument und kein Buchungsbeleg, endet die Aufbewahrungspflicht für den Versender mit Versand der Rechnung, für den Empfänger mit dem Empfang der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3+4 AO). Trotzdem ist es sowohl für den Lieferanten als auch für den Empfänger empfehlenswert, den Lieferschein aufzubewahren, bis die Rechnung vollständig beglichen wurde. Im Fall eines Zahlungsverzugs ist der Lieferschein ein wichtiger Beleg, der gerade bei rechtlichen Auseinandersetzungen eine entscheidende Rolle in der Beweisführung spielt.
Denken Sie daran, dass die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden, beginnen. Erstellen Sie etwa einen Jahresabschluss für das laufende Jahr erst im kommenden Jahr, beginnt die Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf dieses Jahres.
Ist der Lieferschein ein von der Rechnung unabhängiges Dokument, endet die Aufbewahrungspflicht in beiden Fällen mit Versand der Rechnung. Trotzdem ist es sowohl für den Lieferanten als auch für den Empfänger empfehlenswert, den Lieferschein aufzubewahren, bis die Rechnung vollständig beglichen wurde. Im Fall eines Zahlungsverzugs ist der Lieferschein ein wichtiger Beleg, der gerade bei rechtlichen Auseinandersetzungen eine wichtige Rolle in der Beweisführung spielt.
Info
Anwendung der Fristen in der Praxis
Die verkürzte Aufbewahrungsfrist gilt nur für neu ausgestellte Lieferscheine. Bedenken Sie daher, dass für Lieferscheine aus den vergangenen Jahren noch eine Frist von 10 Jahren gelten kann. Außerdem kann sich die Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen verlängern, wenn steuerliche Vorgänge beim Finanzamt noch nicht abgeschlossen sind.
Lieferschein erleichtert Dokumentation im Unternehmen
Auch, wenn der Lieferschein ein freiwillig zu erstellendes Dokument ist, hat er so viele Vorteile, dass Sie nicht auf ihn verzichten sollten. Er erleichtert die Dokumentation und die Lagerung aller versendeten und erhaltenen Waren. Zudem dient er als Beleg für den Wareneingang und kann Ihnen dabei helfen, Rechnungen und ggf. Mahnungen auszustellen sowie geltend zu machen.
Erstellen Sie einen Lieferschein immer dann, wenn Sie Waren versenden – unabhängig davon, ob es sich um Zwischen- oder Endprodukte handelt und ob Sie an Kunden oder Geschäftspartner versenden. Sie werden die Vorteile eines aussagekräftigen Warenbegleitscheins schnell zu schätzen wissen.
Info
Lieferschein in dreifacher Ausführung
Empfehlenswert ist es deshalb auch, den Lieferschein in dreifacher Ausführung bereitzustellen: für den Absender, den Spediteur und den Empfänger. Das macht es Ihnen im Zweifel leichter, nachzuverfolgen, was mit der Ware auf dem Transportweg geschehen ist.
