Öffentliche Ausschreibungen für Kleinunternehmer: So können Sie profitieren

Grundsätzlich können alle privaten Unternehmen an öffentlichen Ausschreibungen für Groß- und Kleinunternehmer teilnehmen, unabhängig von Branche oder Größe. Allerdings sollten Sie sich genau überlegen, ob Sie sich auf eine Ausschreibung bewerben, bei der Sie mit großen Unternehmen konkurrieren oder bei denen erhebliche Risiken bestehen (z. B. große Bauvorhaben). Zwar werden die meisten Großaufträge in Lose (Abschnitte) aufgeteilt, damit auch kleinere Unternehmen zum Zuge kommen können. Hier müssen Sie aber im Einzelfall genau prüfen, ob überhaupt die Möglichkeit einer Chance besteht, an einen solchen Teilauftrag zu gelangen.

Für die meisten Kleinunternehmen sind kommunale Ausschreibungen oder Ausschreibungen anderer lokaler Träger häufig interessanter; auch deshalb, weil Städte, Gemeinden oder Schulen häufig Firmen aus der Region bevorzugen und diese Vorhaben häufig auch vollständig von kleinen Betrieben „zu stemmen“ sind. Außerdem gibt es für kleinere Aufträge oft weniger Wettbewerber. Achten Sie darauf, dass Sie sich bei einem Großprojekt finanziell nicht übernehmen. Mit einem Liquiditätsplaner  stellen Sie sicher, dass ihr Geldfluss nicht versandet. 

Öffentliche Auftraggeber sind gehalten, Aufträge grundsätzlich auszuschreiben, also öffentlich bekannt zu machen; eine direkte Vergabe einer öffentlichen Ausschreibung für einzelne Kleinunternehmer, z. B. durch eine Schule, ist bei diesem Verfahren nicht möglich. Ziel des Verfahrens ist es, sicherzustellen, dass alle Interessenten gleiche Chancen haben, einen Auftrag zu erhalten.

Von dieser Regel gibt es 2 wichtige Ausnahmen: 

• die beschränkte Ausschreibung
• die freihändige Vergabe

Diese Formen der Auftragsvergabe können vom Auftraggeber gewählt werden, wenn bestimmte Wertgrenzen unterschritten werden: Die Wertgrenzen sind auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene unterschiedlich und müssen von Ihnen erfragt bzw. gesucht werden. Geben Sie in eine Suchmaschine z. B. die Begriffe „öffentliche Ausschreibung“ und „Wertgrenze“ ein, oder nehmen Sie Kontakt zum potenziellen Auftraggeber auf. Die beiden Verfahren im Detail:

• Bei der beschränkten Ausschreibung werden mindestens 3 geeigneten Firmen Ausschreibungsunterlagen zugesandt, mit der Aufforderung, ein Angebot abzugeben. Beschränkte Ausschreibungen werden auch vorgenommen, wenn z. B. eine vorherige „normale“ öffentliche Ausschreibung erfolglos war oder wenn es sich um besonders dringende Arbeiten handelt.
• Bei der freihändigen Vergabe müssen Sie keine besonderen Vorschriften beachten, sondern können über die Angebotsinhalte verhandeln. Eine freihändige Vergabe kann aus den gleichen Gründen vorgenommen werden wie die beschränkte Ausschreibung, oder auch dann, wenn nur eine bestimmte Firma in der Lage ist, eine Aufgabe zu erfüllen.

Ab einem bestimmten Auftragsvolumen (sog. Schwellenwert) müssen öffentliche Ausschreibungen europaweit erfolgen; das bedeutet in der Regel, dass Sie es mit noch mehr Wettbewerbern zu tun bekommen. Bei klassischen öffentlichen Auftraggebern liegen die Schwellenwerte bei normalen Dienstleistungen bei 215.000 EUR, bei Bauleistungen bei 5,38 Mio. EUR.

Um an öffentliche Ausschreibungen zu gelangen, sollten Sie als Kleinunternehmer daher schrittweise vorgehen. Suchen Sie auf deutschen Ausschreibungsportalen, etwa der Hessischen Ausschreibungsdatenbank (HAD), nach der Vergabe öffentlicher Aufträge. Auch beim Bund (bund.de) können Sie öffentlichen Ausschreibungen entdecken.

Schritt 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick

Leider gibt es keine zentrale Stelle, in der alle öffentlichen Ausschreibungen gelistet werden. Daher müssen Sie sich selbst darum kümmern, die für Sie interessanten Ausschreibungen zu finden. Eine gute Recherche-Quelle ist das Internet. Die elektronische Suche und Vergabe ist inzwischen bei nahezu allen Auftraggebern obligatorisch. Die wichtigsten Datenbanken sind:

• https://www.evergabe-portal.de
• www.evergabe-online.de
• www.deutsches-ausschreibungsblatt.de
• www.vergabereport.de
• www.subreport.de

Hier finden Sie auch genaue Anweisungen oder Demos, aus denen Sie sehen können, wie Sie bei der Ausschreibung im Einzelfall vorgehen müssen. Finden Sie auf diesen Vergabeplattformen keine geeigneten Ausschreibungen, wenden Sie sich am besten an die Beratungsstellen Ihrer Kammer und lassen Sie sich weitere Alternativen nennen.

Schritt 2: Lassen Sie sich registrieren

Wenn Sie potenzielle öffentliche Auftraggeber gefunden haben, sollten Sie möglichst telefonisch Kontakt mit den Vergabestellen aufnehmen und erfragen, was Sie genau tun müssen, um sich als neuer Auftragnehmer registrieren zu lassen, und welche Daten hierfür notwendig sind. Meist müssen Sie sich persönlich oder schriftlich vorstellen oder Sie müssen einen Fragebogen ausfüllen. In jedem Fall werden Ihre persönlichen Daten und Ihr Produktions- oder Dienstleistungsangebot sowie ggf. Tätigkeitsschwerpunkte abgefragt. Einige Stellen verlangen schon für die Registrierung weitere Unterlagen, etwa

• Unbedenklichkeitserklärungen vom Finanzamt oder von der Berufsgenossenschaft
• einen Nachweis zur Betriebshaftpflicht oder Ihre Umsätze der vergangenen 2 bis 3 Geschäftsjahre

Schritt 3: Beachten Sie mögliche Ausschlusskriterien

Wenn Sie sich um öffentliche Aufträge bewerben, müssen Sie sich strikt an die Vergaberichtlinien halten. Das bedeutet auch, dass Sie als Kleinunternehmer wissen müssen, wann Sie von der Vergabe für eine öffentlichen Ausschreibung ausgeschlossen werden. Die wichtigsten Kriterien, die zu einem Ausschluss führen, sind:

• Verspätete Angebotsabgabe
• Fehlende Rechtsverbindlichkeit (keine persönliche Unterschrift)
• Abgabe des Angebots in einem nicht verschlossenen Umschlag
• Fehlerhaftes oder unvollständiges Angebot, z. B. ohne Preise oder genaue Leistungsbezeichnung
• Unerlaubte Änderungen an den Verdingungsanlagen
• Nicht eindeutige Änderungen an Ihren Eintragungen
• Nachweis unzulässiger Preisabsprachen mit anderen Bietern
• Einreichung unzulässiger Änderungen oder Nebenangebote
• Unzulässige oder falsche Angaben zu Ihrer Tätigkeit und/oder Leistungsfähigkeit
• Einreichung eines zugelassenen Nebenangebots zusammen mit den anderen Unterlagen sowie fehlender Kennzeichnung des Nebenangebots (vgl. Schritt 4)

Darüber hinaus können Sie ausgeschlossen werden, wenn Sie nicht bei der Berufsgenossenschaft gemeldet sind, wenn Sie Steuern oder Abgaben nicht bezahlt haben, wenn Sie Insolvenz anmelden müssen bzw. sich Ihr Betrieb in Liquidation befindet.

Schritt 4: Wählen Sie nur geeignete Ausschreibungen aus

Nehmen Sie besser nur an öffentlichen Ausschreibungen für Kleinunternehmer teil, die Sie auch umsetzen können. Das gilt sowohl für die fachliche Qualifikation als auch wirtschaftlich. Als Faustregel gilt: Bewerben Sie sich nur um Aufträge, die 20-30 ProzentIhres aktuellen Jahresumsatzes nicht überschreiten. Mit der Begrenzung vermeiden Sie, dass Sie zu sehr von einem einzelnen Auftraggeber abhängen. Nimmt Sie der öffentliche Auftrag auch zeitlich zu sehr in Anspruch, können Sie sich nicht mehr in ausreichendem Maß um andere Aufträge und/oder die Kundenakquise neuer Klienten kümmern. Bekommen Sie dann keine öffentlichen Anschlussaufträge mehr, drohen Umsatz- und Gewinneinbrüche und meist auch Probleme mit der Liquidität.