Die E-Rechungspflicht greift ab dem 01.01.2025. Wie nehmen Sie die Stimmung in der Wirtschaft wahr?
Nachdem das Wachstumschancengesetz am 22.3 final verabschiedet wurde, haben Unternehmen jetzt Investitionssicherheit und können die Anforderungen ohne Risiko umsetzen. Das spüren wir deutlich in den Anfragen. Sowohl beim Rechnungseingang als auch beim Rechnungsversand. Es scheint also so zu sein, dass Unternehmen sich rechtzeitig auf den Weg machen und die verbleibenden Monate sinnvoll nutzen. Dabei ist die Stimmung sehr gemischt. Es gibt Stimmen, die sich negativ zu den zusätzlichen Anforderungen äußern. Größtenteils nehmen wir aber wahr, dass Unternehmen die Vorteile von strukturierten Daten und den damit verbundenen Chancen auf Optimierung Ihrer Prozesse durchaus erkennen.
Was ist denn genau eine E-Rechnung?
Nach dem Gesetzesenentwurf ist eine E-Rechnung ein strukturierter Datensatz. Das hört sich komplex an, aber man kann sich das Prinzip bildlich so vorstellen wie bei einer Excel-Tabelle, bei der die jeweiligen Informationen immer in einer vorgegebenen Reihenfolge eingetragen werden. Der Aufbau des strukturierten Datensatzes bei der künftigen E-Rechnung ist in der Europäischen Norm EN16931 geregelt. Dadurch lässt sie sich ganz einfach maschinell auslesen. Das bedeutet umgekehrt, dass ein PDF z. B. keine E-Rechnung ist. Ein PDF ist zwar digital, beinhaltet aber eben keine strukturierten Daten.
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Über Tim Roßky
Nach Stationen in der Belegdigitalisierungsbranche und als Vorstandsmitglied des Verbands elektronische Rechnung (VeR) kennt Tim Roßky die Hürden und Herausforderungen der Digitalisierung im Umfeld der E-Rechnung. Der Digitalisierungsexperte ist Geschäftsführer der Cegedim e-Business GmbH, die sich um die nahtlose Integration digitalisierter Belegaustauschprozesse in bestehende Warenwirtschafts- & ERP-Systeme kümmert.
Warum kommt die Pflicht gerade jetzt?
Das eigentliche Ziel ist, dass ab 2028 die Umsatzsteuer direkt von der Rechnung gelesen werden soll. Das macht die Steuermeldung für Unternehmen und Behörden dann viel schneller und einfacher. Das erfordert aber natürlich, dass wir Rechnungen elektronisch austauschen. Daher möchte Deutschland die E-Rechnung bereits früher einführen, damit wir noch ein paar Jahre Zeit haben, bevor dann in 2028 das elektronische Steuermeldesystem folgt.
Welche Vorteile bieten E-Rechnungen für Unternehmen?
Die Vorteile sind ganz vielfältig. E-Rechnungen sind günstig. Sie kosten kein Papier, es braucht keinen Drucker und Porto muss man auch nicht bezahlen. Zudem sind sie sehr schnell und einfach zu verarbeiten. Man muss die Daten gar nicht erst vom Papier oder PDF ablesen und in eine Maske eintippen. So entfällt auch viel Mühe durch lästiges Fehlersuchen. Jeder weiß, wie schnell sich beispielsweise ein Zahlendreher einschleichen kann, vor allem bei absoluten Routinearbeiten. Aber hier ist ja alles schon als Datensatz vorhanden. Das spart Zeit, Geld und beschleunigt im Idealfall sogar die Zahlung.
Die Pflicht gilt ab 2025 - Übergangsfristen verschaffen gerade KMU bis 2028 noch etwas mehr Zeit. Ein realistischer Zeitplan?
Ja, das halte ich für absolut realistisch. Andere Länder setzen das Projekt viel breiter um. Zum Beispiel Frankreich in einer Kombination aus E-Rechnung und Steuermeldung. Alles in einem großen Wurf. Und das sogar später als wir in Deutschland. Ich glaube, dass wir hier sehr gut aufgestellt sind. Das Bundesfinanzministerium hat hier mit der getrennten Einführung sicherlich eine kluge und richtige Entscheidung getroffen.
Nun geht es darum, in den verbleibenden Monaten den Handlungsbedarf zu ermitteln und die richtige Strategie zur Umsetzung zu definieren. Ist die Wirtschaft dafür bereit?
Ich persönlich sehe kein Risiko, dass die Wirtschaft das nicht bis zum 1.1.25 schafft. Aber es gibt Unternehmen, die einen Provider brauchen, weil ihr System nicht in der Lage ist, E-Rechnungen zu verarbeiten. Zumindest nicht in einer älteren Version, die vielleicht noch im Einsatz ist. Ein Upgrade ist nicht immer die schnellste und billigste Lösung.
Wohingegen eine Implementierung mit einem Provider nur wenige Tage dauert. Man kann das Thema also sehr schnell abhaken und sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren. Für die Umsetzung ist noch genügend Zeit.
Wie können Softwarelösungen bei der Umsetzung helfen?
Im Idealfall bieten Softwarelösungen heute schon eine Schnittstelle zu einem E-Rechnungs-Provider. Also so jemand wie die Telekom und Vodafone fürs Telefonieren. Nur eben für E-Rechnungen. Lexware z. B. ist bereits seit vielen Jahren an unseren e-Beleg Service von Cegedim angebunden. Darüber lassen sich postalische Rechnungen schnell und günstig versenden. Aber auch heute schon E-Rechnungen im EN-16931-konformen Format. Kunden von Softwareanbietern wie Lexware, die dafür heute schon gut aufgestellt sind, können sich also entspannt zurücklehnen.
Tipp
Lexware eRechnung
In folgenden Lexware Produkten (ab Version 2020) stehen Ihnen die Formate XRechnung, ZUGFeRD (basic/comfort) und die signierte eRechnung zur Verfügung:
- Lexware faktura+auftrag / plus
- Lexware warenwirtschaft pro / premium
- Lexware financial office / plus
- Lexware financial office pro / premium
- Lexware financial office plus handwerk
- Lexware financial office premium handwerk
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- Lexware business plus / pro
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