Wie stelle ich Rechnungen ins Ausland richtig?

Neben den üblichen Pflichtangaben in nationalen Rechnungen (z. B. fortlaufende Rechnungsnummer, Angabe des Lieferzeitpunktes, Datum der Rechnung) müssen Sie bei der Rechnungsstellung innerhalb der Europäischen Union weitere Punkte berücksichtigen. 

Nicht nur Inlandsrechnungen, sondern auch Rechnungen ins EU-Ausland oder an Unternehmen in sog. Drittländern müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie vom Finanzamt anerkannt werden. Da innerhalb und außerhalb der EU unterschiedliche Vorschriften gelten, sollten Sie vor einer Rechnungsstellung immer erst prüfen, in welchem Land der Abnehmer Ihrer Ware oder Dienstleistung ansässig ist. Die folgenden Punkte sind dabei von besonderer Bedeutung:

Liefern Sie einen Gegenstand zu Ihrer eigenen Verfügung „an sich selbst“, weil Sie zum Beispiel in einem anderen Mitgliedstaat ein Tochterunternehmen führen, gelten dieselben Regelungen. Das Finanzamt verlangt in solchen Fällen, dass Sie eine „Proforma Rechnung“ ausstellen und den Erwerb in dem anderen Land selbst versteuern.

Wenn Sie ein Kleinunternehmen betreiben, d. h. bestimmte Umsatzgrenzen in Deutschland nicht überschreiten, sind Sie von der Umsatzsteuer befreit und können von den genannten umsatzsteuerlichen Vereinfachungsregelungen somit auch keinen Gebrauch machen. Außerdem müssen Sie als deutscher Unternehmer die länderspezifisch unterschiedlichen Lieferschwellen des jeweils anderen EU-Staates prüfen und berücksichtigen. Fällt der Rechnungsempfänger oder die Rechnungsempfängerin unter die dort geltende Kleinunternehmerregelung, ist die Lieferung wie gegenüber einem Verbraucher in Deutschland steuerpflichtig (ausgenommen der Versandhandel).

Handelt es sich nicht um eine klassische Lieferung von Waren, sondern um eine sogenannte Sonstige Leistung, kommt es in speziellen Fällen zu einer anderen umsatzsteuerlichen Behandlung, welche einzelfallbezogen geprüft werden muss. Solche Ausnahmeregelungen greifen z. B. bei Veranstaltungsleistungen von Künstlern und Sportlern, einer Montageleistung sowie Personenbeförderungs- oder Restaurationsleistungen.

Manche Drittländer, wie etwa die Schweiz, können vergleichbare Umsatzsteuersysteme haben. So können beispielsweise eine umsatzsteuerliche Registrierung oder die Einschaltung eines Fiskalvertreters im betroffenen Land nötig sein. Sie sollten deshalb unbedingt prüfen, ob die Lieferung oder Sonstige Leistung nach dem ausländischen Recht umsatzsteuerpflichtig ist und Sie eine Umsatzsteuer abführen müssen. Das ist außerhalb der EU-Mitgliedstaaten von Land zu Land unterschiedlich.

Bekommen Sie die ausländische Steuer nicht erstattet oder machen Sie von Ihrem Erstattungsrecht keinen Gebrauch, müssen Sie die ausländische Umsatzsteuer zusammen mit den anderen Aufwendungen als Betriebsausgabe buchen.

Auch bei Rechnungen für Dienstleistungen gilt: Grundsätzlich unterliegen Leistungen dort der Umsatzsteuer, wo der Leistungsempfänger ansässig ist.

Sitzt der Leistungsempfänger in einem Drittland außerhalb der EU ist die Beurteilung der Situation erheblich schwieriger. Denn hier gilt keine einheitliche Rechtsgrundlage, die Umsatzsteuersysteme der Drittlandstaaten unterscheiden sich zum Teil deutlich. In einigen Fällen gibt es eine dem Reverse-Charge-Verfahren ähnliche Regelung, etwa in der Schweiz. Hier ist der Dienstleistungsempfänger Steuerschuldner für die meisten der an ihn von ausländischen Unternehmern erbrachten sonstigen Leistungen. Grundsätzlich ist es aufgrund der verschiedenartigen Regelungen in den Drittstaaten notwendig, die Regeln des betreffenden Drittstaates zu analysieren oder den Leistungsempfänger nach den gültigen Regelungen zu fragen.

Eine Gutschrift ist im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die von dem Leistungsempfänger ausgestellt wird. Sie wird gern eingesetzt, wenn es für den Leistungsempfänger einfacher ist, die zur Abrechnung erforderlichen Informationen zu beschaffen.

Beispiel: Vereinbaren Sie, dass Ihre französischen Kunden die von Ihnen gelieferte Ware per Gutschrift abrechnen, sind Sie von Ihrer Pflicht zur Rechnungstellung entbunden. Die französischen Unternehmen rechnen unterdessen per Gutschrift ab.

Die (im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete) Stornierung oder Korrektur einer ursprünglichen Rechnung ist keine kaufmännische Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinn. Verwenden Sie in diesem Zusammenhang trotzdem den Begriff „Gutschrift“, hat dies umsatzsteuerlich keine Folgen.

Die Lösung:

1. D muss die Rechnung nach den in Deutschland geltenden Vorgaben ausstellen. F hat keinen Anspruch auf eine Rechnungsstellung in seiner Landessprache. Bestimmte anderssprachige Formulierungen und Begriffe sind zwar zulässig, hier aber ohne Belang.
2. D hat in der Rechnung fälschlicherweise die deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen. Innergemeinschaftliche Lieferungen sind jedoch im Herkunftsland umsatzsteuerbefreit. D muss deshalb den unrichtigen Steuerbetrag gegenüber F berichtigen. Andernfalls ist er verpflichtet, den unrichtigen Steuerbetrag gegenüber dem Finanzamt zu begleichen.
3. D hätte die USt-IdNr. des Franzosen auf der Homepage des Bundeszentralamtes für Steuern auf ihre Richtigkeit hin prüfen müssen. Da er dies nicht getan hat, trägt er die Verantwortung und schlimmstenfalls auch die Steuerschuld, d. h. er muss möglicherweise für die Umsatzsteuer aufkommen. Die Rechnung muss folglich auch in diesem Punkt berichtigt werden.
4. Um F nicht noch weiter zu verärgern und womöglich als Kunden zu verlieren, könnte D dem Franzosen F vorschlagen, per Gutschrift abzurechnen. Das hätte zur Folge, dass D von der Rechnungsstellung entbunden wäre und F per Gutschrift in seiner Landessprache und nach französischen Vorgaben abrechnen könnte. Das Problem mit der Rechnungsberichtigung wäre damit auch gelöst.