Was ist eine XRechnung: Erklärung
Wer zum ersten Mal eine Aufforderung bekommt, eine XRechnung zu erstellen, fragt sich unweigerlich: Was bedeutet XRechnung? Eine Antwort gibt diese einfache Definition:
Die XRechnung ist der deutsche Standard für den Austausch von Daten mit elektronischen Rechnungen.
XRechnungen basieren auf dem Format XML und wurden von der „Koordinierungsstelle für IT Standards“ (KoSIT) entwickelt – daher werden die Ausdrücke „XML Rechnung“ und „XRechnung“ häufig synonymisch gebraucht.
Deutschland setzt damit die vorgegebene europäische Norm für die Rechnungslegung EN-16931 als eigene XRechnungs-Spezifikation um.
Info
Die EN-16931 definiert den Standard für E-Rechnungen
Bund und Länder haben in Deutschland für die Umsetzung des E-Rechnungsgesetzes das Rechnungsformat XRechnung entwickelt. Die XRechnung ist seit dem 22. Juni 2017 der Standard zur Umsetzung der E-Rechnungsrichtlinie in der öffentlichen Verwaltung. Damit bildet die XRechnung eine Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen mit deutschen Verwaltungen.
Der Standard XRechnung formalisiert ausschließlich diese Aspekte der Rechnung:
- Format
- Datenstruktur
- Semantik
Ist die XRechnung eine E-Rechnung?
Ja, eine XRechnung ist immer eine E-Rechnung. Denn sie ist – wie oben beschrieben – der deutsche Daten-Standard bzw. das deutsche Format für elektronische Rechnungen.
Doch Achtung: Nicht jede elektronische Rechnung ist eine XRechnung.
E-Rechnungen bieten den entscheidenden Vorteil, dass Programme diese automatisch auslesen und die Daten ins System übertragen können. Das vereinfacht die Buchhaltung enorm. E-Rechnung ist also ein allgemeiner Begriff für alle digitalen Rechnungsformate, die standardisierte elektronische Daten verwenden, um Papierrechnungen zu ersetzen.
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Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD Rechnung?
Grundsätzlich ist das Profil dieser beiden Standards identisch. ZUGFeRD wird jedoch auch als XRechnung 2.0 bezeichnet. Im Unterschied zur XRechnung enthält sie auch einen für Menschen einfach zu lesenden Bildteil im PDF-Format. So können Sie als Rechnungssteller dieses Rechnungsformat auch dann versenden, wenn Ihre Rechnungsempfänger keine automatisierten Lösungen nutzen, um das XRechnungsformat zu lesen und zu verarbeiten, sondern die Dateien als Mail erhalten und manuell bearbeiten.
Info
Was ist die Extension XRechnung?
Die Extension XRechnung erweitert das XRechnungs-Dateiformat, um branchenspezifische Anforderungen zu berücksichtigen. Beispielsweise können Rechnungszeilen hierarchisch gegliedert oder zusätzliche XML-Anhänge eingebettet werden. Dies ist besonders nützlich für Branchen, in denen Leistungsverzeichnisse und zusätzliche Informationen gefordert sind.
Wer verlangt XRechnungen?
XRechnungen müssen vor allem jene Unternehmen versenden, die mit der öffentlichen Verwaltung und mit Behörden zusammenarbeiten. Denn seit dem 27. November 2020 akzeptiert der Bund keine Papierrechnungen mehr.
Die XRechnung ist also der Standard für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber. Gemäß den Vorgaben der KoSIT gilt es dabei auch, die unterschiedlichen Rechnungstypen zu beachten. Für die Abrechnung von Bauleistungen gelten beispielsweise die folgenden TypeCodes:
- 875: XRechnung Abschlagsrechnung
- 876: XRechnung Teilschlussrechnung
- 877: XRechnung Schlussrechnung
Wie übermitteln Sie eine XRechnung an Behörden?
XRechnungen können über zentrale Plattformen wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) eingereicht werden. Diese Plattformen prüfen die Rechnungen automatisch auf Richtigkeit und bieten einen zentralen Zugang für die Übermittlung an öffentliche Auftraggeber. Auch der Versand per E-Mail oder PEPPOL ist möglich.
Achtung
Die E-Rechnung soll im B2B-Bereich verpflichtend werden
Ab dem 1. Januar 2025 werden elektronische Rechnungen für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend sein. So ist es im Wachstumschancengesetz verabschiedet. Diese Pflicht für E-Rechnungen gibt es bislang nur für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Arbeit- bzw. Auftraggebern, wie Behörden und Einrichtungen. Geplant ist, dass auch Leistungsempfänger, die selbst Kleinunternehmer sind oder nur steuerfreie Leistungen erbringen, künftig in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen. Verankert sind auch unterschiedliche Übergangsfristen. Bei der Umsetzung kann Ihnen eine E-Rechnungs-Software immens viel Arbeit abnehmen.
Wie erstellen Sie eine XRechnung?
Sie fragen sich jetzt sicherlich: Wie funktioniert die XRechnung? Was muss das Format XRechnung enthalten? Wie kann ich eine bestehende Rechnung in eine XRechnung umwandeln? Wir geben Ihnen Antworten.
Sie haben drei Möglichkeiten, um eine XRechnung zu erstellen
Um eine XRechnung zu erstellen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:
Nutzung einer Unternehmenssoftware mit entsprechender Kompatibilität, wie dem Online-Rechnungsprogramm von Lexware. Mit deren Hilfe können Sie XRechnungen im passenden XML-Format erstellen.
Erstellung mit einer speziellen XRechnungs-Software: Oftmals ist das für Einzelrechnungen sogar kostenlos mit einer XRechnungs-Freeware möglich.
Mit Generatoren für XRechnungen können Sie diese online ganz ohne eigenes XRechnungs-Programm erstellen. Der Nachteil: Sie werden nicht automatisch in einem Portal gespeichert, sondern müssen heruntergeladen und gesondert archiviert werden.
Tipp
Lexware Software macht das Erstellen von XRechnungen ganz einfach
Dank der Funktion Lexware eRechnung in unseren Rechnungs- und Warenwirtschaftsprogrammen wandeln Sie Ihre Rechnungen mit wenigen Klicks ins XRechnungsformat um. Ein weiterer Vorteil: Alle Belege werden zentral in einer Software gespeichert, sodass Sie jederzeit und ohne langes Suchen darauf zugreifen können.
Wann ist eine Rechnung XRechnungs-konform?
Wer sich ein Muster oder ein Beispiel einer XRechnung ansieht, bemerkt auf den ersten Blick als Laie nur einen unlesbaren Code. Grundsätzlich ist die Rechnung dann XRechnungs-konform, wenn sie in dem vorgegebenen Standard, also als XML-Dokument, gespeichert und versendet wird. Die XRechnungs-Pflichtfelder sind dabei rechtlich identisch mit einer herkömmlichen Rechnung. Es dürfen jedoch ausschließlich die Datenmodelle des XRechnungs-Standards verwendet werden (dazu zählt auch der ZUGFeRD-Standard).
Achtung
Diese Formate sind nicht XRechnungs-konform
Wenn Sie eine XRechnung erstellen wollen, eignet sich Excel nicht dafür. Weiterhin sind ein reines PDF-Dokument oder eine Word-Datei mit eingebetteten XML-Code nicht XRechnungs-konform.
Ist es möglich, ein PDF kostenlos in eine XRechnung umzuwandeln?
Bisher gibt es keine kostenfreie Möglichkeit, XRechnungen korrekt, schnell und einfach aus einem bloßen PDF zu erstellen. Dies hängt mit den strukturierten Daten zusammen, die bei der XML-Datei der XRechnung eingebettet werden müssen.
Vereinzelte Dienstleister haben einen kostenpflichtigen Service entwickelt, mit dem Sie PDF-Dateien in XRechnungen umwandeln lassen können.
Wenn Sie zukünftig elektronische Rechnungen erstellen möchten, die sowohl für Maschinen als auch direkt für Menschen auslesbar sind, ist das Format ZUGFeRD die bessere Variante.
XRechnung im Unternehmen umsetzen: Was gilt es zu beachten?
Obwohl die Nutzung eines Standards, wie ZUGFeRD oder XRechnung, in Deutschland aktuell nur für B2G (Business-to-Government) eine Pflicht darstellt, sollten Sie sich mit dem Thema auseinandersetzen, wenn Sie vorwiegend im B2B (Business-to-Business) tätig sind. Denn auch hier könnte sich die gesetzliche Lage schon bald ändern.
Um die XRechnung im Unternehmen umzusetzen, sollten zunächst einmal die Voraussetzungen in der vorhandenen Unternehmenssoftware gecheckt werden. Die zentrale Fragestellung dabei lautet: Können die Daten entsprechend exportiert und in eine XRechnung übersetzt werden? Ist das nicht der Fall, wird eine geeignete Export-Schnittstelle für XML-Rechnungen benötigt.
Müssen nur wenige Rechnungen an Behörden übermittelt werden, kann der Versand per E-Mail erfolgen. Für den Massenversand empfiehlt sich hingegen das von der EU entwickelte PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). Damit ist es nicht erforderlich, unterschiedliche Verbindungen zu den einzelnen Behörden aufzubauen. Es reicht ein einziger Zugang zu einem PEPPOL Access Point.
Da es sich bei der Erstellung von XRechnungen in der Regel um einen vollautomatisierten Prozess handelt, sollten Sie einen regelmäßigen Fehlercheck integrieren. Denn bei der Konvertierung oder Übermittlung von XML-Rechnungen kann es zu Fehlern kommen. Eine zuständige Person muss dazu in der Lage sein, den automatischen Prozess zu stoppen und gegebenenfalls auftretende Fehler zu beheben.
Info
Aufbewahrungspflicht für XRechnungen
Wie für Papierrechnungen gilt auch für elektronische Rechnungen eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht. Laut GoBD müssen XRechnungen in dem übermittelten Format archiviert werden, damit ein Ausdruck allein nicht ausreicht. Während der Aufbewahrungsfrist muss die maschinelle Lesbarkeit und Überprüfbarkeit gewährleistet bleiben.
