Zahlungsausfall verhindern: So geht's
Einen Großteil der Zahlungsausfälle können Sie bereits im Vorfeld verhindern – so beispielsweise indem Sie Ihren Kunden keinen "Spielraum" für verspätete oder reduzierte Zahlungen ermöglichen. Das geht am einfachsten durch präzise AGB, eine entsprechende Vertragsgestaltung und vor allem korrekte Rechnungen. Der zweite Baustein ist ein strukturiertes, im Idealfall automatisiertes Mahnwesenbzw. Forderungsmanagement. Dieses sorgt dafür, dass kein Schuldner mehr übersehen wird.
Außerdem sollten Sie klar festlegen, was mit Kunden geschieht, die auch die dritte Mahnung ignorieren.
Zehn Maßnahmen, um Forderungsausfälle zu vermeiden
Ein leistungsfähiges Mahnwesen zu etablieren, ist gar nicht so einfach. Wir geben Ihnen daher eine umfassende Anleitung mit praktischen Tipps an die Hand, um ausbleibende Zahlungen von Kunden zu vermeiden.
Tipp 1: Vermeiden Sie Fallstricke in der Vertragsgestaltung und in den AGB
Viele Verträge enthalten Formfehler oder Ungenauigkeiten, die es einem findigen Schuldner erlauben, Geld zurückzuhalten oder gar nicht zu bezahlen. Achten Sie daher auf exakte, eindeutige und formal richtige Formulierungen sowie Inhalte im Vertrag, den AGB und auf den Rechnungsunterlagen. Bei Musterformulierungen oder -verträgen sollten Sie in jedem Fall prüfen, ob eventuell einzelne Bestandteile für Ihren Zweck angepasst werden müssen, um einen Zahlungsausfall zu vermeiden.
Tipp 2: Dokumentieren Sie alle geschäftlichen Vorgänge
Ebenso wichtig wie der Vertrag selbst sind Nachweise über seine Erfüllung. Deshalb sollten Sie alle Lieferungen, Abnahmen, zusätzliche oder später getroffene mündliche Absprachen, Nachweise ausliefernder Mitarbeiter oder erbrachte (auch zusätzliche) Dienstleistungen, Service- oder Garantiefälle etc. dokumentieren. Im Zweifel können Sie damit Ihre erbrachten Leistungen bis ins kleinste Detail belegen – notfalls auch vor Gericht.
Tipp 3: Stellen Sie Rechnungen immer zeitnah und korrekt aus, als Schutz vor Zahlungsausfall
Stellen Sie die Rechnung immer zeitnah, am besten unmittelbar nach der Lieferung/Erbringung der Leistung. Das schont Ihre Liquidität, und der Kunde hat noch einen frischen Eindruck der von Ihnen erbrachten Leistung, was bei zufriedenen Kunden häufig eine positive Wirkung auf die Zahlungsbereitschaft hat. Mit einer elektronischen Rechnung sparen Sie zusätzlich Zeit sowie Kosten und vermeiden Zahlungsausfälle.
Achten Sie außerdem darauf, dass alle Angaben auf der Rechnung korrekt sind. Das spart zusätzliche Zeit, die sonst für Extra-Korrekturschleifen anfällt.
Tipp 4: Machen Sie Sofortzahlungen attraktiv
Versuchen Sie, den Anteil von Sofortzahlungen zu erhöhen, wenn Sie ausbleibende Zahlungen vermeiden wollen. Das lässt sich über die von Ihnen angebotenen Bezahlverfahren (z. B. Zahlung per Paypal oder Google Pay, Einzugsermächtigungen, Lieferung gegen Nachnahme etc.) steuern oder auch über entsprechende Rabatte/Skonto, wodurch Sofortzahlungen für Kunden attraktiver werden und Zahlungsausfall verhindert wird.
Händler, Handwerker oder Dienstleister, die vor allem für Privatkunden arbeiten, sollten prüfen, ob sie die erbrachten Leistungen bargeldlos unmittelbar vor Ort abrechnen können. Damit es nicht später zum Streit kommt, sollte schon im Rahmen der Auftragserteilung klar darauf hingewiesen werden, dass man auf sofortiger Zahlung vor Ort besteht. Dabei sollten dem Kunden die Möglichkeiten genannt werden, die er für die Zahlung nutzen kann.
Tipp 5: Prüfen Sie die Bonität
Bei Neukunden oder Geschäften mit einem besonders großen Auftragsvolumen sollten Sie die Bonität Ihrer Kunden vor Vertragsabschluss prüfen. Das geht entweder über diverse Wirtschaftsauskunfteien (z. B. Schufa) oder mit einer entsprechenden Selbstauskunft Ihres Geschäftspartners (beispielsweise, indem er seine Zahlungsfähigkeit plausibel belegen kann, etwa mit Sicherheiten, eigenen Forderungen etc.).
Bei Unternehmenskunden lohnt sich auch ein Blick ins Insolvenzverzeichnis. Betriebe, die hier gelistet sind, sind zahlungsunfähig. Das Verzeichnis einzusehen, ist eine sinnvolle und einfache Maßnahme, um Forderungsausfälle zu minimieren.
Tipp 6: Etablieren Sie ein festes Forderungsmanagement
Bauen Sie ein strukturiertes, mehrstufiges Mahnwesen auf mit festen Fristen, Musteranschreiben und klaren Zuständigkeiten. Scheuen Sie sich nicht, als letzten Schritt auch gerichtliche Maßnahmen gegen einen Kunden einzuleiten. Es gibt nämlich Firmen, die damit rechnen, dass insbesondere kleine Unternehmen vor diesem Schritt zurückschrecken.
Tipp 7: Behalten Sie die Kosten im Blick
Die Anwaltskosten orientieren sich im Allgemeinen an dem Wert und der Komplexität des Gegenstands bzw. des Verfahrens. Allerdings können Sie durchaus davon abweichende Vergütungsvereinbarungen mit Ihrem Anwalt treffen, v. a. wenn Sie beispielsweise häufig wiederkehrende, sehr ähnlich gelagerte Fälle haben, die wenig Aufwand verursachen. Dann können Sie auch erwarten, dass Ihr Rechtsanwalt Ihnen sein Honorar genau beziffern kann. Keinesfalls sollten Sie sich mit vagen Andeutungen oder Schätzungen der Kosten zufriedengeben.
Tipp 8: Handeln Sie Zwischenzahlungen aus, wenn Sie Zahlungsausfälle verhindern möchten
Beim Auftrags- oder Projektgeschäft ist es ratsam, einen Zahlungsplan zu vereinbaren, in dem Anzahlungen oder Zwischenzahlungen gemäß dem Arbeitsfortschritt festgelegt werden. Auch das beugt Zahlungsausfälle vor.
Tipp 9: Analysieren Sie das Zahlungsverhalten
Legen Sie zumindest von Ihren größten/wichtigsten Kunden jeweils ein Profil an, in dem Sie deren Zahlungsverhalten erfassen. Dank dieses "Frühwarnsystems" können Sie entsprechend reagieren, wenn ein Kunde häufiger auffällig wird. Die Maßnahmen reichen dann von einem freundlichen Gespräch bis zum Kürzen der Kreditlinie.
Tipp 10: Trennen Sie sich von den Unverbesserlichen
Kein Unternehmer verzichtet gern auf Umsatz. Trotzdem sollten Sie sich im Extremfall nicht scheuen, sich von einem Kunden zu trennen, wenn dieser Ihre Zahlungen mehrfach oder besonders lange hinauszögert und auch auf entsprechende Bitten nicht reagiert. Beziehen Sie bei der Bewertung einer solchen Situation auch in Ihre Überlegungen ein, wie viel Aufwand (Zeit, Portokosten für die Mahnung, Anwaltskosten, evtl. Kosten für Zwischenfinanzierung, etc. - ganz zu schweigen von Ihren Nerven) der Kunde bei Ihnen verursacht.
Konsequent angewendet, sollten Sie mithilfe unserer Tipps auch säumige Zahler dazu bewegen können, Rechnungen pünktlich zu begleichen. Insbesondere durch ein leistungsfähiges Forderungsmanagement verhindern Sie Zahlungsausfälle zuverlässig.
