Zahlungserinnerung: Durch Höflichkeit zum Zahlungseingang
Es kann passieren, dass Sie eine Leistung erbringen und der Kunde seine Rechnung nicht bis zur Zahlungsfrist begleicht. Bevor Sie den Kunden ermahnen und riskieren, ihn zu verärgern, ist eine Zahlungserinnerung angebracht. In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine Zahlungserinnerung genau beinhalten muss, wie Sie sie formulieren können und was zu tun ist, wenn der Kunde trotz dieser seiner Zahlung nicht nachkommt.
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Definition
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung ist ein inoffizielles Schreiben, das Sie einem Kunden, sei es eine Privatperson oder ein Unternehmen, zukommen lassen, wenn dieser einen offenen Rechnungsbetrag nicht fristgerecht begleicht. Damit geben Sie dem Kunden die Möglichkeit, seiner Zahlung ohne Mahngebühren oder Zinsen nachzukommen.
Die Zahlungserinnerung ist vergleichbar mit einer ersten Mahnung, klingt allerdings weniger fordernd. Ein Kunde fühlt sich so weniger unter Druck gesetzt, wodurch Sie gute Kundenbeziehungen aufrechterhalten können.
Wann ist eine Zahlungserinnerung angebracht?
Grundsätzlich gilt, dass eine Rechnung sofort fällig ist. Allerdings ist es gesetzlich geregelt, dass ein Kunde 30 Tage Zeit hat, um einen offenen Betrag zu überweisen. Sollte der Kunde diese Frist nicht einhalten und in Verzug geraten, können Sie ihn an seine Zahlung erinnern. Dies ist sowohl schriftlich als auch per Telefon möglich. Empfehlenswert ist es allerdings, dies auf schriftlichem Wege, zum Beispiel durch eine freundliche E-Mail, zu erledigen. So haben Sie einen Nachweis, sollte der Schuldner behaupten, nie an seine Zahlung erinnert worden zu sein.
Tipp: Nutzen Sie lexoffice, um automatisch Zahlungserinnerungen zu verschicken.
Info
Eine Zahlungserinnerung muss nicht unbedingt erfolgen
Wenn ein Kunde seine ausstehende Rechnung nicht zum Zahlungsziel begleicht, sind Sie nicht dazu verpflichtet, ihm eine Zahlungserinnerung zu schicken. Sie können ihn auch sofort ermahnen. Allerdings ist dies nicht ratsam, da Kunden sich so schnell vor den Kopf gestoßen fühlen.
Die Entscheidung liegt dennoch bei Ihnen und kann auch davon abhängen, mit welchem Kunden Sie es zu tun haben. Handelt es sich um einen Kunden, der seine Rechnungen immer fristgerecht bezahlt, liegt sicherlich ein Versehen vor. Sollte der Kunde jedoch schon öfter durch nicht bezahlte Rechnungen aufgefallen sein, ist es durchaus angemessen, ihn zu ermahnen.
Welche Angaben muss eine Zahlungserinnerung enthalten?
Da es sich bei der Zahlungserinnerung um ein inoffizielles Schreiben handelt, ist sie an keine gesetzlichen Pflichtangaben gebunden. Trotz dessen sollten Sie darauf achten, so viele Informationen wie nötig darin anzugeben. Am besten orientieren Sie sich dafür an die Pflichtangaben eines Mahnschreibens. So sind nicht nur Sie, sondern auch Ihr Kunde darüber im Klaren, worum es sich genau handelt und welche Bedingungen gelten.
Geben Sie für eine wirkungsvolle Zahlungserinnerung folgende Informationen an:
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Kundennummer
- Rechnungsnummer und -datum
- Betreff: „Zahlungserinnerung“
- Offener Rechnungsbetrag
- Zahlungsaufforderung mit neuem Zahlungsziel
- Bankverbindung, auf der das Geld überwiesen werden soll
- Ihre Kontaktdaten, damit der Kunde Sie bei Unklarheiten oder Fragen direkt kontaktieren kann
Tipp
Legen Sie eine Kopie der offenen Rechnung bei
Es kann immer passieren, dass ein Kunde eine Rechnung verlegt, verloren oder sogar nie erhalten hat. Legen Sie deshalb immer eine Kopie der offenen Rechnung bei, sodass Ihr Kunde weiß, um welche es sich genau handelt. So sparen Sie Zeit und es entfallen weitere kommunikative Zwischenschritte.
Wie formuliert man eine Zahlungserinnerung?
Je nachdem, wie die Beziehung zu Ihrem Kunden ist, können Sie für Zahlungserinnerungen unterschiedliche Texte und Formulierungen nutzen. Sie können einen freundlichen, sachlichen, humorvollen oder scharfen Ton einschlagen. Wichtig ist, dass Sie in jedem Fall deutlich und höflich sind. Im Folgenden finden Sie einige Beispielformulierungen:
Freundlich
„Sehr geehrte(r) Frau/Herr XY,
uns ist aufgefallen, dass Sie Ihre Rechnung noch nicht beglichen haben. Wir bitten Sie freundlich, dies bis zum TT.MM.JJJJ nachzuholen. Sollten Sie den Betrag bereits an uns überwiesen haben, betrachten Sie dieses Erinnerungsschreiben bitte als gegenstandslos.“
Sachlich
„Sehr geehrte(r) Frau/Herr XY,
Sie haben die Rechnung in Höhe von X Euro noch nicht beglichen. Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis zum TT.MM.JJJJ. an uns zu überweisen. Sollten Sie der Zahlung bereits nachgekommen sein, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.“
Humorvoll
Liebe(r) Frau/Herr XY,
wir alle kennen es, der Alltag funkt dazwischen und schon hat man etwas Wichtiges vergessen. Zum Glück ist es in diesem Fall nur Ihre Rechnung. Bitte begleichen Sie diese einfach bis zum TT.MM.JJJJ, dann ist alles geklärt.“
Scharf
„Sehr geehrte(r) Frau/Herr XY,
Sie haben Ihre offene Rechnung bislang nicht beglichen. Aus diesem Grund geben wir Ihnen bis zum TT.MM.JJJJ Zeit, dies zu tun, bevor wir rechtlich gegen Sie vorgehen. Sollten Sie unserer Aufforderung bis zum genannten Zeitpunkt nicht nachkommen, werden wir den Erlass eines Mahnbescheides beim zuständigen Amtsgericht beantragen.“
Vorlage für eine Zahlungserinnerung
Als Unternehmer oder Freiberufler schreiben Sie täglich zahlreiche Rechnungen. Da kann es schnell passieren, dass Sie es mit säumigen Zahlern zu tun haben und mehrere Zahlungserinnerungen versenden müssen. Um Zeit zu sparen und sich die Arbeit zu erleichtern, kann es helfen, eine Zahlungserinnerung mithilfe einer Vorlage oder eines Musters anzufertigen. So haben Sie ein Grundgerüst und müssen nur die Details anpassen. Hier müssen Sie allerdings darauf achten, dass die Vorlage auch zur individuellen Situation des Kunden passt. Es gibt nämlich viele Gründe, warum Kunden ihre Rechnungen nicht pünktlich bezahlen. Zum Beispiel haben sie es einfach vergessen oder es liegen schwerwiegendere Gründe wie Krankheit oder Zahlungsunfähigkeit vor.
Zahlungserinnerung Vorlage: Hier erhalten Sie eine kostenlose Vorlage für eine höfliche Zahlungserinnerung. Die Vorlage können Sie als odt-Datei für Word oder OpenOffice downloaden.
Was tun, wenn der Kunde trotz Zahlungserinnerung nicht zahlt?
Wenn der säumige Kunde auch auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert und Sie weiterhin auf eine Überweisung warten, sollten Sie weitere Schritte einleiten. Der Zahlungsverzug beeinflusst nämlich Ihre Liquidität, wodurch Sie selbst in Zahlungsschwierigkeiten geraten könnten. Sie haben mehrere Möglichkeiten:
- Erste Mahnung schicken
- Zweite Mahnung schicken
- Inkassobüro beauftragen
- Gerichtliches Mahnverfahren einleiten
Wenn Sie sich für ein gerichtliches Mahnverfahren entscheiden, sollten Sie beachten, dass die Kosten dafür zunächst von Ihnen übernommen werden müssen, bevor Sie dem Gläubigen in Rechnung gestellt werden.
Tipp
Ihr Kunde kann nicht zahlen?
Unter Umständen kann es passieren, dass ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt, weil er es schlichtweg nicht kann. Wenn dies der Fall ist, können Sie dem Kunden entgegenkommen und ihm zum Beispiel eine Stundung oder eine Ratenzahlung anbieten.
Zahlungserinnerung oder Mahnung – Was ist der Unterschied?
Der größte Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung liegt darin, dass die Mahnung gesetzlich geregelt ist (§ 286 BGB), während es sich bei der Zahlungserinnerung um ein inoffizielles Schreiben handelt.
Ein weiterer, nicht rechtlicher Unterschied ist die Wirkung auf den Kunden. Eine Mahnung hat einen strengen Beigeschmack und könnte einen Kunden sehr verärgern, sollte zuvor keine freundliche Zahlungserinnerung bei ihm eingegangen sein.
Fazit zur Zahlungserinnerung
Es kann immer passieren, dass ein Kunde vergisst, eine Rechnung zu bezahlen. Durch eine Zahlungserinnerung weisen Sie ihn darauf hin. Trotz der Tatsache, dass es sich bei der Zahlungserinnerung um ein inoffizielles Schreiben handelt, sollten Sie dabei eine gewisse Form beachten. Auch der Ton der Erinnerung ist wichtig. Darüber entscheidet sich nämlich, wie die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Kunden weiter verläuft. Höflichkeit ist hier das A und O.
In den meisten Fällen zahlen Kunden nach einer Zahlungserinnerung den offenen Betrag vor Ablauf der neuen Frist. Sollte dies nicht der Fall sein, sollten Sie über rechtliche Schritte nachdenken. Wenn der Kunde seine Rechnung aus persönlichen oder finanziellen Gründen nicht bezahlen kann, liegt es bei Ihnen, ob Sie ihm entgegenkommen.
