Der Unterschied zwischen Belegvorhaltepflicht und Belegvorlagepflicht
Grundsätzlich gilt: Du musst zu deiner Steuererklärung keine Belege beim Finanzamt einreichen. Denn im Jahr 2017 hat die Belegvorhaltepflicht die Belegvorlagepflicht abgelöst. Bis zum Jahr 2017 musste aufgrund der Belegvorlagepflicht die Richtigkeit der Angaben in der Steuererklärung direkt durch das Einreichen von Belegen nachgewiesen werden.
Mit der Belegvorhaltepflicht hat sich das geändert. Du musst keinen Beleg mehr mit der Steuererklärung einreichen. Allerdings hat das Finanzamt jederzeit die Möglichkeit, Belege von dir anzufordern. Und mit „jederzeit“ sind hier 10 Jahre gemeint. Die Aufbewahrungsfrist für Belege beträgt 10 Jahre. Während diesem Zeitraum kann das Finanzamt also nachträglich Belege für deine Steuerangaben einfordern.
Da heutzutage viele Rechnungen, Verträge oder Bescheinigungen auch digital existieren, ist die Aufbewahrung natürlich wesentlich einfacher, als das noch vor einigen Jahren der Fall war. Der klischeebehaftete Schuhkarton voller loser Rechnungen gehört mehr oder weniger der Vergangenheit an. Stattdessen befinden sich die Rechnungen geordnet in der Cloud oder auf einer externen Festplatte.
Zumindest sollte das der Fall sein, damit du immer darauf zugreifen kannst, wenn das Finanzamt nachfragt. Du darfst Belege auch digital nachreichen und musst nicht auf Papier zurückgreifen. Für die Übermittlung bietet sich das Online-Portal ELSTER an. Über ELSTER kannst du auch deine Steuererklärung machen.
Diese Belege musst du aufbewahren
Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt im Prinzip für alle Belege, die mit deinen Einnahmen oder Ausgaben zu tun haben, die du in der Steuererklärung angegeben hast.
Besonders interessiert ist das Finanzamt an folgenden Belegen:
Bescheinigungen
Eine Bescheinigung bekommst du meistens von Behörden, wenn du bestimmte Leistungen vom Staat beziehst. Warum das Finanzamt hieran durchaus interessiert ist, liegt auf der Hand: Deine Steuern fließen dem Staat zu, also will das Finanzamt sicherstellen, dass du dir nicht zu viel vom Staat selbst einsteckst. Zu den Bescheinigungen gehören:
Lohnersatzleistungen – Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld und Elterngeld bekommst du von der entsprechenden Behörde inklusive einer Bescheinigung über die Höhe
Altersvorsorgebeiträge – diese Bescheinigung bekommst du von der Bank oder deiner Versicherung, wenn du beispielsweise eine Riester-Rente bezahlst
vermögenswirksame Leistungen – zum Beispiel eine Bescheinigung zur Arbeitnehmersparzulage, die du von der Bank oder der Bausparkasse erhältst
Steuerbescheinigungen – in der Regel schickt dir deine Bank Bescheinigungen über die Kapitalertragssteuer oder Zinsabschläge zu, sofern du zum Beispiel Aktienfonds besitzt
Spendenbescheinigungen – sind auch als Zuwendungsbestätigungen bekannt und werden dir auf Nachfrage von einer Organisation in Form einer Spendenquittung ausgestellt, an die du etwas gespendet hast; diese Spende muss übrigens nicht aus Geld bestehen, denn auch Sachgegenstände kannst du spenden oder sogar deine Zeit und dir das Bescheinigen lassen
Studienbescheinigung – hast du ein Kind, das studiert, bekommst du eine sogenannte Immatrikulationsbescheinigung als Bestätigung, dass dein Kind an einer Hochschule eingeschrieben ist
Nachweise
Ein Nachweis kann im Grunde in jeglicher Form vorliegen. Wichtig ist, dass es sich um einen unumstößlichen Beweis einer Sache handelt. Diese Nachweise sind besonders wichtig:
- Behinderung – bei einer Behinderung bekommst du vom zuständigen Versorgungsamt einen Schwerbehindertenausweis oder einen Feststellungsbescheid ausgehändigt
- Unterhaltsbedürftigkeit – in gerader Verwandtschaftslinie müssen Personen in Deutschland füreinander Unterhalt zahlen, wenn das notwendig ist
- außergewöhnliche Belastungen – Krankheitskosten, Pflegeaufwendungen, Kosten für ein Pflegeheim, Beerdigungskosten und ähnliche Aufwendungen zählen zu den außergewöhnlichen Belastungen; einen Nachweis kommst du auf Anfrage jeweils bei der entsprechenden Einrichtung
- besondere Werbungskosten – Werbungskosten gibt es zahlreiche, besondere Werbungskosten ebenfalls; Beispiele sind Kosten für einen beruflich bedingten Umzug, berufliche Weiterbildungen oder auch die Einrichtung eines Arbeitszimmers
- haushaltsnahe Dienstleistungen – hierzu gehören beispielsweise die Nebenkostenabrechnung oder zusätzliche Renovierungs- und Reinigungskosten
Welche Belege das Finanzamt sehen möchte, ist von vielen Faktoren abhängig. Manchmal handelt es sich auch um reine Stichproben. Es ist durchaus möglich, dass du niemals auch nur einen einzigen Beleg beim Finanzamt vorlegen musst. Aufbewahren musst du sie aber in jedem Fall, um auf der sicheren Seite zu sein.
