Café eröffnen – wichtige Voraussetzungen
Um ein Café zu eröffnen, musst du keine speziellen beruflichen Qualifikationen mitbringen. Eine Ausbildung im gastronomischen Bereich, beispielsweise als Konditor, Koch oder Fachkraft im Gastgewerbe, bringt jedoch Vorteile mit sich.
Vor deiner Gründung ist es sinnvoll, bereits Arbeitserfahrung in einem Café gesammelt zu haben, um alle Abläufe zu verstehen. Viele bestehende Cafés suchen in den Sommermonaten nach Aushilfen – eine gute Gelegenheit, um den Profis über die Schulter zu schauen und Anregungen und Inspirationen mitzunehmen.
Um deine Gründungspläne erfolgreich verwirklichen zu können, solltest du dir vorab eine Frage ehrlich beantworten: „Bin ich der Typ für eine Selbstständigkeit?”. Deine Arbeitszeiten werden vermutlich mehr sein, als in einem Angestelltenverhältnis, außerdem genießt du nicht weiter den Vorteil eines geregelten Einkommens.
Mit der Café-Eröffnung gehst du einen mutigen und ehrgeizigen Schritt, der dir viel Arbeit, Kraft und Zeit abverlangen wird. Kannst du die neuen Arbeitszeiten mit deinen familiären Aufgaben unter einen Hut bringen? Vergewissere dich, ob deine Familie voll und ganz hinter dir steht – Du wirst in absehbarer Zukunft deutlich weniger Zeit für sie haben.
Eine gute Geschäftsidee als Grundlage für dein Café
Ob Confiserie, Eiscafé, Coffeeshop oder Stehcafé – an jeder Ecke gibt es diverse Angebote. Um trotzdem Besucher in ausreichend großer Zahl anzulocken, musst du ihnen etwas bieten, das sie anderswo nicht bekommen. Versetze dich in deine Gäste hinein und versuche,
ihre Wünsche und Bedürfnisse herauszufinden. Hieraus lässt sich ein einzigartiges Angebot ableiten. Beispielsweise kannst du deine Leckereien nach Omas Rezepten selbst herstellen, ausschließlich vegane Produkte anbieten oder ausnahmslos Fair-Trade- oder Bio-Produkte verwenden.
Weitere Möglichkeiten wären:
- selbst gerösteter Kaffee
- eine große Kuchenauswahl
- kostenloses WLAN
- eine Bibliothek mit Büchern und Brettspielen
- eine Spielecke für Kinder
- Live-Musik
- ein wunderschöner Ausblick
- Zahlungsmöglichkeiten über das Bargeld hinaus
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Barrierefreiheit, die schon für sich allein ein gutes Alleinstellungsmerkmal sein kann.
Als sinnvoll kann sich eine Zusammenarbeit mit beliebten örtlichen Unternehmen erweisen. Ein Metzger aus der näheren Umgebung ist für seinen hervorragenden Aufschnitt bekannt oder bei einer lokalen Bäckerei gibt es besonders knusprige Brötchen? Dann bietet es sich an, beides zusammen morgens zum Frühstück anzubieten. Durch gutes Marketing, verbunden mit einem Hinweis darauf, woher die Produkte stammen, kannst du aus deren Kunden deine eigenen Gäste werden lassen. Von den Synergieeffekten profitieren letztlich alle Beteiligten.
Den Kapitalbedarf und deine finanzielle Lage abklären
Die wichtigsten Fragen bei der Café-Gründung sind:
- Hast du ausreichend Startkapital und kannst dich mithilfe deines Ersparten eine Zeit lang über Wasser halten?
- Suchst du nach Investoren für dein Café oder willst du Fördermittel für dein Unternehmen finden bzw. Einen Gründerkredit in Anspruch nehmen?
Eigenkapital kann sich als sehr hilfreich bei der Fremdkapitalbeschaffung erweisen. Wenn du keine Sicherheiten bieten kannst, wirst du es schwer haben, bei der Bank einen Kredit zu bekommen. Verschaffe dir unbedingt einen guten Überblick über deine finanzielle Situation und plane auch einen Puffer ein, insbesondere, wenn du Produkte vorfinanzieren und Gehälter bezahlen musst.
Ein bestehendes Café übernehmen oder völlig neu eröffnen?
In aller Regel kostet es deutlich weniger, eine bestehende Location zu übernehmen, als ein völlig neues Café zu gründen. Meist kannst du die vorhandene Einrichtung gegen eine Ablösesumme behalten. Zudem erleichtert die Übernahme die bürokratischen Vorgänge.
Geht es dir hingegen darum, deine Kreativität einzubringen und deine eigenen Visionen zu verwirklichen, fallen Kosten für Umbauten und Renovierungen an. Zudem machen Änderungen in puncto Größe, Raumaufteilung und Funktionalität zusätzliche Behördengänge erforderlich. Je nach Ausmaß der geplanten Arbeiten benötigst du eine Baugenehmigung oder musst eine Nutzungsänderung beantragen. Außerdem musst du Geld in den Neuerwerb von Einrichtung und Geschirr investieren.
Tipps, um bei der Café-Eröffnung Kosten einzusparen
Um beim Café eröffnen die Kosten möglichst gering zu halten, bietet sich der Kauf gastronomischer Gebrauchtgeräte an. Ein Second-Hand-Kühlschrank oder -herd wird dein Gestaltungskonzept nicht durcheinanderwirbeln, kann dir jedoch einen größeren Spielraum bei der Finanzierung verschaffen. Achte aber auf vertrauenswürdige Händler, die dir ordnungsgemäße Rechnungsbelege erstellen und Garantiezeiten gewähren.
Rechne auch Ausgaben für Getränke und Lebensmittel ein. Gerade zu Beginn geht es darum, deine Warenbestände und Vorräte neu zu ordnen. Kaufe haltbare Produkte zu Anfang lieber etwas großzügiger ein, damit dir die Reserven nicht vorzeitig ausgehen. Hat sich dein Café halbwegs eingespielt, kannst du deine Einkäufe zunehmend an deinem Verbrauch und deinen Erfahrungswerten ausrichten.
Achtung
Denke an die Aufwendungen für den laufenden Betrieb
Dazu gehören:
- Miete oder Pacht
- Strom- und Wasserverbrauch
- Telefon und Internet
- GEMA- und GEZ-Gebühren
- Personalkosten
Im Auge behalten solltest du auch Finanzierungskosten für die Betriebs- und Geschäftsausstattung, Pauschalkosten für die Maschinenpflege, Versicherungsbeiträge und Ähnliches.
Willst du recht günstig ein Café eröffnen, bietet sich der Betrieb nach dem Franchising-Konzept an. Der Franchise-Geber stattet dich mit allem aus, was du benötigst. Du zahlst dafür:
A) Eine einmalige Eintrittsgebühr
B) Monatliche, umsatzabhängige Lizenzgebühren
Prüfe aber unbedingt vor Vertragsunterzeichnung, ob dir das Konzept gefällt und zu deinen Vorstellungen von einem Café passt, ob die Partnerschaft auf Nachhaltigkeit ausgelegt ist und ob du bereit bist, auf einen Teil deiner Unabhängigkeit zu verzichten.
Eine geschickte Standortwahl sichert dir Wettbewerbsvorteile
Der Erfolg deines Cafés hängt in hohem Maße vom passenden Standort ab. Daher solltest du dich nicht nur fragen „Wie eröffne ich ein Café?“, sondern auch „Wo sollte ich das Café eröffnen?“.
Stammkunden sind zwar ein wichtiges Standbein, ohne ausreichend Laufkundschaft wirst du dir jedoch schwertun. Grundsätzlich ist eine Location von Vorteil, die leicht zu erreichen ist und an der möglichst viele potenzielle Gäste vorbeikommen, beispielsweise an einem schönen Stadtplatz, in einer Einkaufsstraße oder an einem beliebten Rad- oder Wanderweg. Die reizvollste Umgebung nützt dir nichts, wenn sich niemand dorthin verirrt. Kaum jemand wird einen weiten Weg auf sich nehmen, nur um ein bestimmtes Café zu besuchen.
Tipp
Behalte bei der Standortwahl unbedingt deine Zielgruppe im Auge
- Stehen eher junge Menschen bei deinem Geschäftsmodell im Vordergrund, bietet sich eine Location in Uni-Nähe an.
- Legst du deinen Fokus auf Geschäftsleute, solltest du in einem Geschäftsviertel nach geeigneten Räumlichkeiten suchen.
- Willst du dich an Familien mit kleinen Kindern richten, wäre ein großzügiger Außenbereich mit ausreichend Platz für Spielgeräte von Vorteil.
- Älteres Publikum wünscht sich hingegen eher ein gediegenes Café in einer ruhigen Lage.
Ein weiteres erfolgsentscheidendes Element ist die Konkurrenz. Eine Markt- und Wettbewerbsanalyse kann dir aufzeigen, wie es um den Wettbewerb am vorgesehenen Standort steht. Befinden sich in einer Straße oder an einem Platz bereits mehrere Cafés, wäre ein zusätzliches mit großer Wahrscheinlichkeit eines zu viel. Beobachte dein Wunschobjekt am besten an unterschiedlichen Tagen und zu verschiedenen Tageszeiten, um dir einen Eindruck von deiner potenziellen Kundschaft zu verschaffen. Vermeide übereilte Entscheidungen aus dem Bauch heraus und überlege in aller Ruhe. Das schützt vor einem späteren unangenehmen Erwachen.
Neben der konkreten Lage spielt auch die Location selbst eine Rolle. Bietet sie ausreichend Platz für Tische und Stühle oder sogar für ausladende Loungemöbel wie Sessel und Sofas? Besteht die Möglichkeit, deine Besucher bei schönem Wetter im Freien zu bewirten? Eine ansprechend gestaltete Außengastronomie wirkt bereits von Weitem einladend und kann sich als wahrer Gästemagnet erweisen. Achte außerdem darauf, dass die Innenräume genügend Platz für eine Theke, die Küche und den Lagerraum bieten. Überdies solltest du dich betreffs der Toilettenpflicht in Cafés informieren. Diesbezüglich können je nach Bundesland unterschiedliche Regelungen gelten.
Hier nochmal alle wichtigen Fragen zum Standort im Überblick:
- Ist der Standort für deine Zielgruppe attraktiv?
- Wie steht es um die Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr?
- Gibt es in näherer Umgebung genügend Parkmöglichkeiten?
- Ist ausreichend Platz für deine Gäste vorhanden?
- Ist ein Außenbereich verfügbar oder gibt es ein ansprechendes Schaufenster?
- Gibt es hinreichend Lagerfläche?
- Wie hoch sind die Anschaffungs- bzw. Mietkosten?
- Brauchst du nur einzurichten oder musst du renovieren?
- Existieren weitere Cafés in der Nähe, von denen du dich abheben musst?
- Werden potenzielle Gäste (Laufkundschaft) auf die Location aufmerksam?
Prüfe vor Abschluss eines Mietvertrages unbedingt die Einhaltung der geltenden Bau- und Brandschutzvorschriften. Hieran könnte im ungünstigsten Fall die für dein Café erforderliche Gaststättenkonzession scheitern.
Businessplan erstellen – das muss alles rein
Wenn du ein Café eröffnen möchten, brauchst du wie für jedes andere Unternehmen einen Businessplan. In diesem formulierst du alle Vorüberlegungen und dein Gründungskonzept konkret aus und unterziehst deinem Geschäftsmodell einer ersten kritischen Prüfung. So kannst du am besten feststellen, ob deine Idee realisierbar und wirtschaftlich tragfähig ist. Darüber hinaus beantwortest du wichtige Fragen hinsichtlich deiner Zielgruppe und deines Alleinstellungsmerkmals. Damit schaffst du dir nicht nur einen Fahrplan für den Einstieg in die Selbstständigkeit, sondern auch eine gute Ausgangsbasis für Gespräche mit zukünftigen Geschäftspartnern und Kreditgebern.
Info
Diese Informationen sollte dein Businessplan enthalten:
- Alle wichtigen Zahlen und Fakten im Überblick
- Gründerprofil und Geschäftsidee
- Markt- und Wettbewerbsanalyse
- Preisgestaltung und Einnahmequellen
- Zielgruppe und gastronomisches Angebot
- Unternehmensorganisation und Rechtsform
- SWOT-Analyse deiner Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken
- Finanzplan mit Kostenkalkulation
- Personalbedarf und Personalplanung
- Marketingstrategie und Werbung
Auch wenn du das erforderliche Kapital allein aufbringen kannst, solltest du nicht auf die Ausarbeitung eines Geschäftsplans verzichten. Die Planung hilft dir, Klarheit über den finanziellen Aufwand zu gewinnen und Risiken zu identifizieren und ist damit eine wichtige Voraussetzung für den erfolgreichen Start deines Cafés.
Behördengänge, Auflagen, Genehmigungen und Versicherungen
Wenn du ein Café eröffnest, kommt einiges an bürokratischem Aufwand auf dich zu:
- Du musst zum Gewerbeamt und zum Gesundheitsamt.
- Du brauchst ein Gesundheitszeugnis, eine Konzession für den Verkauf von Speisen und Getränken und gegebenenfalls eine Ausschankgenehmigung für Alkohol.
- Für die Konzession und die Ausschankgenehmigung benötigst du wiederum andere Genehmigungen, Unterlagen und Bescheinigungen.
- Außerdem brauchst du vorschriftsmäßige Kassen, die beim Finanzamt anzumelden sind, und ein der Kassensicherungsverordnung entsprechendes Kassensystem.
Für die Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt fällt eine Verwaltungsgebühr an. Das Ausstellen des Gewerbescheins dauert meist nur wenige Tage. Im gleichen Zuge werden die IHK und das Finanzamt über deine Unternehmensgründung informiert. Ob du eine Gaststättenerlaubnis benötigst, hängt vom geplanten Bewirtungsangebot ab. Der Verkauf alkoholischer Getränke ist grundsätzlich erlaubnispflichtig. Die Kosten für die Konzession fallen regional sehr unterschiedlich aus und können zwischen 50 und 400 Euro betragen. Um deine persönliche, fachliche und objektbezogene Eignung für den Alkoholausschank nachzuweisen, benötigst du neben deinen Ausweispapieren, dem Auszug aus dem Gewerbezentralregister und einem aktuellen polizeilichen Führungszeugnis:
- eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes
- eine Bescheinigung des Gesundheitsamtes über die Erstbelehrung (nicht älter als drei Monate)
- einen Unterrichtungsnachweis für Gastwirte von der IHK
- den Miet- oder Pachtvertrag für dein Café
- Lage- und Grundrisspläne des Objektes
Planst du den Betrieb einer Außengastronomie, gelten für das Eröffnen des Cafés weitere Auflagen. Du benötigst zusätzlich eine erweiterte Gaststättenerlaubnis sowie eine Sondernutzungserlaubnis. Letztere ist jährlich saisonal neu zu beantragen. Die erweiterte Gaststättenerlaubnis kostet einen drei- bis vierstelligen Betrag. Die Sondernutzungsgebühr schlägt mit einmalig mehreren hundert Euro und regelmäßigen Zahlungen für die jeweiligen Zeiträume zu Buche. Bietest du mehr als 50 Außenplätze an oder ist die Zahl der Plätze im Außenbereich zweimal so hoch wie im Innenbereich, benötigst du außerdem eine baurechtliche Genehmigung.
Tipp
Plane ausreichend Zeit für deine erforderlichen Behördengänge ein
Die gesetzlichen Regelungen zum Eröffnen eines Cafés sind rechtsbindend. Plane daher unbedingt ausreichend Zeit für die erforderlichen Behördengänge ein. Prüfe, ob weitere Rechtsvorschriften zu berücksichtigen sind, etwa Vorgaben hinsichtlich:
- Des Jugendschutzes
- Des Arbeitsschutzes
- Der Ladenöffnungszeiten
Planst du in deinem Café Hintergrundmusik oder Fernsehübertragungen, musst du dich zudem bei der GEMA anmelden. Darüber hinaus bist du verpflichtet, die gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung sowie die gesetzliche Unfallversicherung über die Aufnahme Ihrer selbstständigen Tätigkeit in Kenntnis zu setzen.
Zum Teil unterscheiden sich die genauen Regelungen für das Café eröffnen von Region zu Region. Deshalb ist es ratsam, sich frühzeitig bei den zuständigen Behörden über die an ihrem Standort geltenden Vorschriften zu informieren.
Diese Versicherungen halten dir den Rücken frei
Um dein Café und damit deine berufliche Existenz zu schützen, solltest du nicht vergessen, es in ausreichendem Maße abzusichern. Unverzichtbar ist eine Betriebshaftpflichtversicherung, die Personen- und Sachschäden Dritter abdeckt. Darüber hinaus ist eine Geschäftsinhaltsversicherung zu empfehlen, die dir den finanziellen Schaden bei Verlust oder Zerstörung von Betriebseinrichtung, Vorräten und Waren durch Feuer, Leitungswasser, Sturm und Hagel, Einbruchdiebstahl und Vandalismus ersetzt. Je nach Absicherungsbedarf ist dieser Versicherungsschutz um Risiken wie Elementarschäden, Glasschäden und innere Unruhen erweiterbar.
Wohlfühlatmosphäre als wichtiger Faktor
Nachdem du alle Behördengänge erledigt hast, geht es an die kreative Umsetzung deiner Idee vom eigenen Café. Übernimmst du eine bestehende Location einschließlich der Einrichtung, hast du diesbezüglich weniger zu tun, als wenn du ein komplett neues Café eröffnest. Du solltest aber dennoch das vorhandene Konzept durchleuchten und gegebenenfalls optimieren. Das gilt sowohl für die optische als auch für die kulinarische Umsetzung.
Um einen guten Service garantieren zu können, gilt es, auf effektive Arbeitsabläufe zu achten. Um die Wartezeiten für deine Gäste möglichst gering zu halten, sollten die Laufwege der Bedienungen kurz sein. Fertige für eine erste Übersicht eine Skizze von deiner Location an, in die du die Theke, Tische und Sitzplätze einzeichnest, bevor du die Laufwege der Kellner markierst. Probiere aus, ob sich die Wege durch eine andere Anordnung verkürzen lassen, und achte darauf, dass Deko-Elemente nicht zu Hindernissen werden.
Tipp
Dekorationskonzept bedenken
Wie möchtest du ein Wohlfühlambiente für deine Gäste schaffen?
- Überlege, mit welchen Bildern und welchen Lichtquellen du dein Konzept verstärken kannst.
- Willst du mit Pflanzen eine heimelige Atmosphäre schaffen, sollten diese unbedingt ungiftig und möglichst pflegeleicht sein.
- Mit kostenlosem WLAN ziehst du Gäste an. Menschen, die gern im Café lernen oder arbeiten, wissen diesen zusätzlichen Service zu schätzen und kommen bestimmt wieder.
- Auch Zeitschriften sind beliebt.
Gib dem Café einen Namen
Bevor du dein Café eröffnest, solltest du natürlich wissen, wie du es nennen willst. Brich die Entscheidung nicht übers Knie. Hast du einen Namen gefunden, bleibe dabei. Berücksichtige bei der Namensfindung, dass der Name originell ist, zu deinem Konzept passt und sich an folgende Grundsätze hält:
- Alleinstellungsmerkmal
- Einhaltung des Markenrechts
- keine irreführenden Angaben
- Widerspiegelung der Geschäftstätigkeit
Neben dem Namen brauchst du natürlich auch ein aussagekräftiges, einprägsames Logo. Hast du keine künstlerische Ader, empfiehlt es sich, mit der Erstellung einen Grafiker oder eine Design-Agentur zu beauftragen. Bevorzuge klare Linien. Zum einen sollte das Signet in Schwarz-Weiß funktionieren, zum anderen aber auch auf Visitenkarten und Werbemitteln wie Kugelschreibern gut erkennbar bzw. lesbar sein.
Mitarbeiter einstellen – das solltest du beachten
Ein Café zu führen, ist mit viel Arbeit verbunden. Was von außen einfach aussieht, bedarf präzise abgestimmter Abläufe und Prozesse, einer guten Organisation der Speisenzubereitung und einer freundlichen und professionellen Bedienung der Gäste. Du brauchst motiviertes, fähiges und zuverlässiges Personal. Dieses findest du beispielsweise über Online-Jobportale, das Jobcenter oder örtliche Stellenanzeigen.
Bei der Suche nach Mitarbeitenden solltest du Serviceorientierung und Höflichkeit gegenüber deinen Gästen in den Mittelpunkt stellen. Hierfür ist nicht unbedingt eine Ausbildung in der Service- und Dienstleistungsbranche erforderlich. Du kannst durchaus auch mit Berufs- und Quereinsteigern oder Studierenden ein Café eröffnen. Qualifikationen lassen sich gegebenenfalls nachträglich erwerben. In Bereichen, in denen es dir an persönlicher Erfahrung fehlt, solltest du jedoch unbedingt entsprechende Kompetenzen ins Team holen.
Achte außerdem auf Kommunikationsstärke, Organisationstalent und Verlässlichkeit. Darüber hinaus sollten deine Angestellten die Bereitschaft zeigen, sich mit dem gastronomischen Angebot und dem Kassensystem vertraut zu machen, um dich bei den Bestellungen und im Einkauf zu unterstützen. Sollen deine Mitarbeiter Einkäufe und Lieferungen übernehmen, wäre ein Führerschein von Vorteil. Ein Probearbeiten bietet sowohl dir als auch Ihren Bewerbern die Möglichkeit, sich kennenzulernen und das Aufgabenfeld abzustecken.
Achtung
Vorsicht vor betrügerischen Mitarbeitern!
Ein Thema, das in der Gastronomie zunehmend eine Rolle spielt, sind betrügerische Mitarbeiter, die sich über gefälschte Bestellzettel und Rechnungen das Geld der Gäste erschleichen. Verlange deswegen von Bewerbern, denen du Zugriff auf deine Kasse gewähren willst, gegebenenfalls ein polizeiliches Führungszeugnis. Informiere dich außerdem über elektronische Bestell- und Kassensysteme, um hier auf der sicheren Seite zu sein.
Wichtig ist zudem, dass deine Angestellten vor Arbeitsantritt ein Gesundheitszeugnis vorlegen müssen. Ferner sind sie verpflichtet, ihre Ausweispapiere mitzuführen und im Rahmen einer Prüfung durch staatliche Stellen vorzulegen. Achte unbedingt auf Einhaltung dieser Bestimmung, da bei einem Verstoß ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro fällig werden kann.
Zielgerichtetes Marketing als Schlüssel zum Erfolg
Wenn du dein Café eröffnest, möchtest du natürlich nicht ohne Gäste dastehen. Daher solltest du dich frühzeitig Gedanken bezüglich des Marketings machen.
Klassische Maßnahmen wären beispielsweise:
- eine eigene Homepage
- ein kostenloser Eintrag auf Google Maps
- eine Facebookseite mit deinem aktuellen Angebot
- die Kooperationen mit Food- und Stadt-Blogs
- ein Eintrag auf Bewertungsplattformen, wie Yelp oder TripAdvisor
- Anzeigen in Zeitschriften, Magazinen, Stadtführern etc.
- ein Sonderangebot im städtischen Gutscheinheft
- die Teilnahme an Food-Messen und Märkten
- das Verteilen von Flyern in der Umgebung
Nutze interaktive Kanäle wie Facebook, Instagram, Tiktok oder Pinterest. Um das Angebot deines Cafés visuell wirken zu lassen, solltest du dich unbedingt auf Kommunikation einstellen. Gehe sowohl mit Lob als auch mit Kritik offen und ehrlich um. Werte beides professionell aus und nutze berechtigte Beanstandungen, um es in Zukunft besser zu machen.
Fazit: Café eröffnen
Wenn du ein Café eröffnen möchtest, brauchst du eine große Portion Mut und Geduld. Es ist normal, dass am Anfang nicht gleich alles zu 100 Prozent klappt. Suche dir Unterstützer im privaten Umfeld, die hinter dir und deiner Idee stehen und dir in schwierigen Zeiten Halt geben. Denke daran: Ein Café zu eröffnen ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Du brauchst Selbstdisziplin und Kraft, um durchzuhalten und ans Ziel zu kommen. Dafür kannst du dich umso mehr freuen, wenn du es geschafft hast.
