Wer muss einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben?
Die Antwort auf die Frage, wer einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben muss, ist recht einfach: Alle Personen, die ein Unternehmen neu gründen und beim Gewerbeamt anmelden oder sich als Freiberufler selbstständig machen, sind in Deutschland steuerpflichtig und müssen den steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllen. Denn das Finanzamt braucht den ausgefüllten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, um die Steuerlast abzuschätzen.
Diese Pflicht besteht für alle Gründer und Start-ups unabhängig von der Rechtsform des Unternehmens. Einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung müssen entsprechend folgende Unternehmer, die eine Gründung planen, ausfüllen:
- Einzelunternehmen: Freiberufler, Kleingewerbetreibende, Kaufmann oder Kauffrau e. K.
- Personengesellschaften: GbR, OHG, KG
- Kapitalgesellschaften: GmbH, UG, AG
- Körperschaft nach ausländischem Recht: Ltd. BV, Partnership, Inc.
Denn ohne den steuerlichen Erfassungsbogen gibt es keine Steuernummer (oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) – und diese gehört zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung. Bis wann Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt abgegeben haben sollten bzw. die Übermittlung an das Finanzamt erfolgen muss, ist damit klar: Idealerweise schon bevor Sie Ihre erste Rechnung stellen. Anders gesagt: Füllen Sie den Bogen zur steuerlichen Erfassung zu Beginn der Tätigkeit aus.
Dasselbe geht aus einer Vorschrift hervor: Laut Paragrafen § 138 der Abgabenordnung (AO) müssen Sie sich innerhalb von vier Wochen beim Finanzamt melden, nachdem Sie Ihr Unternehmen beim Gewerbeamt angemeldet haben.
Tipp
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – Frist verpasst
Achten Sie darauf, sich an die Fristen zu halten. Haben Sie die Frist zur Einreichung des Bogens nämlich verpasst, kann das Finanzamt ein Zwangsgeld androhen und festsetzen.
Unterschiede in Bundesländern beachten
Da manche Steuergesetze in den Bundesländern unterschiedlich ausfallen, kann es je nach Ort Ihrer Tätigkeit sein, dass Sie auch noch andere Verpflichtungen erfüllen müssen, bevor Sie in die Selbstständigkeit starten können. Informieren Sie sich dazu am besten bei den zuständigen Finanzämtern oder beim jeweiligen Landesamt.
Wozu dient der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?
Mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen Sie für Ihre Gründung nicht nur eine Steuernummer, Sie treffen in den Angaben auf dem Fragebogen auch weitere Entscheidungen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind:
- Kleinunternehmerregelung: Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung geben Sie an, ob Sie als Kleinunternehmer behandelt werden möchten. Tun Sie das, weisen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.
- Steuervorauszahlungen: Auch die Höhe der Steuervorauszahlungen an das Finanzamt wird anhand des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung festgelegt. Da es dabei teilweise um viel Geld geht, sollten Sie diesen Schritt nicht unterschätzen.
- Soll- oder Ist-Versteuerung: Möchten Sie nicht gemäß der Kleinunternehmer-Definition steuerlich behandelt werden, müssen Sie die Umsatzsteuer, die Sie einnehmen, an das Finanzamt abführen. Dabei können Sie zwischen Soll- und Ist-Versteuerung unterscheiden – was ebenfalls einen Einfluss auf die Finanzen in Ihrem Unternehmen hat.
Das Finanzamt kann anhand Ihrer Tätigkeit außerdem besser einordnen, welche Steuern Sie künftig entrichten müssen.
Wie erhalte ich den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?
Wenn Sie ein Gewerbe anmelden oder Ihren Betrieb im Handelsregister eintragen lassen, schickt Ihnen das Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Anders bei Freiberuflern: Wenn Sie freiberuflich arbeiten, sind Sie selbst dafür verantwortlich, sich den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu besorgen. Denn in diesem Fall gibt es weder eine Gewerbeanzeige oder -anmeldung noch einen Eintrag ins Handelsregister.
Sind Sie Freiberufler bzw. Gründer, können Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung folgendermaßen erhalten:
- Rufen Sie beim Finanzamt an und bitten Sie darum, dass Ihnen der steuerliche Erfassungsbogen zugeschickt wird.
- Auf der Seite des Bundesministeriums der Finanzen gibt es die entsprechenden Formulare zur steuerlichen Erfassung ebenfalls. Der Vorteil: Sie können den steuerlichen Erfassungsbogen direkt downloaden oder online ausfüllen.
- Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung können Sie auch direkt über das Online-Finanzamt ELSTER online ausfüllen. Für die Nutzung des Online-Portals benötigen Sie eine Zertifikatsdatei, die Ihre Identität sicherstellt und den sicheren Umgang mit Ihren steuerlichen Informationen ermöglicht. Aber auch ein Log-In per Personalausweis und Lesegerät, per Sicherheitsstick oder mit ELSTER-Secure ist möglich.
Wo bekomme ich Hilfe beim Ausfüllen des steuerlichen Erfassungsbogens?
Falls Sie Probleme haben sollten, den steuerlichen Erfassungsbogen auszufüllen, können Sie sich direkt an das Betriebsfinanzamt wenden. Bei kleineren Problemen und Rückfragen helfen die Mitarbeitenden der Behörde sicherlich gerne weiter. Neben individueller Beratung bieten viele Finanzämter auch standardisierte Formulare und Vordrucke an, die Ihnen helfen, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung korrekt auszufüllen.
Sollten Sie jedoch tiefergehende Fragen haben, die über allgemeine Tipps und Tricks zum Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung hinausgehen, sollten Sie sich vermutlich eher bei einem Steuerberater informieren. Ein von Ihnen beauftragter Steuerberater vertritt eben Ihre Interessen – das muss bei Mitarbeitenden der Finanzbehörde nicht zwingend der Fall sein. Auf der anderen Seite müssen Sie den Steuerberater für seine Leistungen aber bezahlen. Das kann unter Umständen ins Geld gehen.
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung selbst ausfüllen und an das Finanzamt senden
Im Gesetz oder anderen Vorschriften ist nicht festgehalten, dass Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nicht selbst ausfüllen dürfen. Es spricht also nichts dagegen, es selbst zu versuchen. Andererseits kann sich die Beratung durch einen Experten wie einen Steuerberater auszahlen. Denn im steuerlichen Erfassungsbogen machen Sie Angaben, die sich unter anderem auf die Höhe Ihrer Steuervorauszahlung auswirken. Unter Umständen können Sie falsche oder zu gering bzw. zu hoch eingeschätzte Steuervorauszahlungen in Schwierigkeiten bringen. Denn – wir erinnern uns – die Festsetzung des Finanzamts orientiert sich zunächst an den Angaben, die Sie bei der steuerlichen Erfassung machen.
Achtung
Digitale Erfassung ist Pflicht
Seit 2021 ist die Abgabe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung nicht mehr in Papierform oder als PDF möglich, sondern nur noch in digitaler Form über das Portal ELSTER. Dort wird der Fragebogen online bearbeitet und an das Finanzamt übermittelt. Nur in Ausnahmefällen, um unbillige Härte zu vermeiden, kann das Finanzamt akzeptieren, dass die steuerliche Erfassung in Papierform erfolgt. Bedenken Sie, dass es einige Wochen dauern kann, bis Sie vollen Zugang zur Plattform erhalten.
Das gibt es beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung zu beachten
Zunächst einmal ist darauf zu achten, dass Sie den richtigen Fragebogen ausfüllen. Denn je nach Rechtsform müssen Sie unterschiedliche Fragebögen zur steuerlichen Erfassung wählen. Es gibt dabei folgende Varianten:
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen (Freiberufler, Kleingewerbetreibende, Kaufmann e. K.)
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einer Personengesellschaft (GbR, KG, GmbH, GmbH &Co. KG, OHG, Grundstücks- oder Erbengemeinschaft)
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einer Kapitalgesellschaft (UG, AG, SE, Genossenschaft…)
Diese sind unterschiedlich umfangreich.
Diese Angaben müssen Sie auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung machen
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung richtig ausfüllen können und welche Angaben Sie machen müssen bzw. welche zur Registrierung nötig sind, finden Sie im Netz zahlreiche Muster oder PDF, an denen Sie sich orientieren können. Mit unserer kleinen Ausfüllhilfe wollen wir Ihnen eine Anleitung an die Hand geben, die anschaulich erläutert, worauf Sie achten sollten, um den Fragebogen als Einzelunternehmer richtig auszufüllen.
Beachten Sie, dass in großen Städten mehrere Finanzämter anwesend sind. Überprüfen Sie daher zuerst genau, welches für Sie zuständig ist.
Ausfüllhilfe Abschnitt 1: Allgemeine Angaben
In diesem Abschnitt des Fragebogens zur steuerlichen Anmeldung gehören allgemeine Angaben zu Ihnen und Ihrem Unternehmen. Diese sollen ein klares Bild ihrer persönlichen und geschäftlichen Verhältnisse zeichnen, um eine korrekte steuerliche Erfassung zu gewährleisten.
Ganz wichtig dabei: Die Bankverbindung. Im Fragebogen haben Sie die Option, zwischen „Personenerstattungen“ und „Betriebserstattungen“ zu unterscheiden (Punkt 1.5 Bankverbindung(en)). Diese Unterscheidung sollten Sie unbedingt vornehmen, denn dadurch können Sie Betriebserstattungen direkt auf ihr Geschäftskonto verbuchen lassen – das ist übersichtlicher.
Tipp
SEPA-Lastschrift
Melden Sie sich am besten jetzt schon für das SEPA-Lastschriftverfahren an (Zeile 36). Denn hat das Finanzamt eine Einzugsermächtigung, verpassen Sie keine Steuervorauszahlung.
Übrigens: Das Feld „Steuernummer“ lassen Sie zunächst noch frei. Denn die bekommen Sie erst im nächsten Schritt vom Finanzamt.
Info
Für welche Steuerart ist mein Bankkonto gültig?
Je nach Rechtsform kommen unterschiedliche Steuerarten auf Sie zu, zu denen Einkommens-, Umsatz- oder Lohnsteuer gehören. Grundsätzlich kann das Finanzamt alle Steuerarten von einem Bankkonto abbuchen. Haben Sie jedoch ein Geschäftskonto, können Sie festlegen, welches Bankkonto für welche Steuerarten gültig ist. Es besteht zwar nicht immer eine Pflicht zum Geschäftskonto, hilft Ihnen aber, etwa Einkommenssteuer über das private Konto und Betriebs- sowie Umsatzsteuer über das geschäftliche Konto abzuwickeln.
Ausfüllhilfe Abschnitt 2: Angaben zur Tätigkeit
In diesen Zeilen des Erfassungsbogens geht es um Ihre Gründung bzw. um das neu gegründete Unternehmen. Hier machen Sie unter anderem Angaben zur Betriebsstätte.Wenn Sie Freiberufler sind und aus dem Homeoffice arbeiten, brauchen Sie zu dem Punkt "unternehmerische Betriebsstätten” keine Angaben zu machen. Denn der stimmt mit Ihrer Privatadresse überein.
Den Beginn Ihrer selbstständigen Tätigkeit müssen Sie ebenfalls in diesem Abschnitt eintragen.
Im Fragebogen zur freiberuflichen Tätigkeit werden Sie zum Punkt „2.4. Handelsregistereintragung“ keine Angaben machen müssen, denn eine Eintragung brauchen Sie nicht. Vollziehen Sie die Neugründung des Unternehmens dagegen als Kaufmann, müssen Sie diesen Punkt beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ankreuzen.
Falls es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Beteiligung an anderen Gesellschaften handelt, müssen diese Informationen ebenfalls im Fragebogen angegeben werden. Sie haben innerhalb der letzten fünf Jahre bereits ein Unternehmen geführt oder waren selbstständig? Dann dürfen diese Angaben im Abschnitt 2.6 nicht fehlen.
Ausfüllhilfe Abschnitt 3: Vorauszahlungen festsetzen
Die Angaben in dem nun folgenden Abschnitt im Fragebogen sind nicht mehr ganz so einfach auszufüllen wie die beiden vorausgegangenen. Denn in diesen Zeilen geht es hauptsächlich darum, Ihre Einnahmen und Gewinne und somit auch Ihre Umsätze im ersten sowie im Folgejahr realistisch abzuschätzen. Aufgrund Ihrer Schätzung wird das Finanzamt nämlich die Höhe der Vorauszahlungen festlegen.
Und das kann beachtliche Auswirkungen auf die Liquidität haben:
- Schätzen Sie die Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen zum Beispiel nicht hoch genug ein, fallen Ihre Vorauszahlungen niedriger aus. Das bedeutet, dass Sie am Ende des Jahres mit einer saftigen Nachzahlung rechnen müssen.
- Liegen Sie mit Ihrer Schätzung zu den Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen bei Kleingewerbe oder Unternehmen dagegen weit über Ihren tatsächlichen Einkünften, kann auch das zu finanziellen Problemen führen. Dann ist die Vorauszahlung unter Umständen nämlich höher, als Sie finanziell stemmen können.
Bei der Schätzung der Vorauszahlung sollten Sie auch mögliche Steuerabzüge und Sonderausgaben einordnen, um Angaben im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung möglichst realistisch anzugeben.
Ausfüllhilfe Abschnitt 4: Angaben zur Gewinnermittlung
Dieser Abschnitt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist zwar recht kurz, sollte deshalb aber nicht leichtfertig beantwortet werden. Diese Zeilen befassen sich mit den Angaben zur Art der Gewinnermittlung – und auch die kann weitreichende Auswirkungen auf Ihre Selbstständigkeit haben.
Für Freiberufler bietet sich dabei in der Regel die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) an, denn diese Form der Gewinnermittlung ist schneller und einfacher durchzuführen als die Bilanzierung. Firmieren Sie jedoch als Kaufmann nach HGB, müssen Sie bilanzieren. Zusätzlich zur Einkommensteuer müssen gewerbliche Unternehmer auch die Gewerbesteuer berücksichtigen, die basierend auf dem Gewinn des Unternehmens berechnet wird.
Ausfüllhilfe Abschnitt 5: Freistellung vom Steuerabzug
Auch dieser Abschnitt zu den Steuerabzugsbeträgen ist im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung recht kurz und gilt darüber hinaus nur für eine kleine Gruppe unter den Selbstständigen, nämlich denen im Baugewerbe. Diese können unter diesem Punkt beantragen, sich von Steuerabzügen freistellen zu lassen.
Ausfüllhilfe Abschnitt 6: Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer
Dieser Abschnitt des steuerlichen Erfassungsbogens betrifft Sie nur dann, wenn Sie Mitarbeitende beschäftigen. In diesem Fall können Sie sich in diesem Abschnitt des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung für den passenden Anmeldezeitraum für die voraussichtlich zu zahlende Lohnsteuer entscheiden.
Ausfüllhilfe Abschnitt 7: Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer
Bei diesem Punkt des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung haben Sie als Geschäftsleitung die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung für Ihr Unternehmen zu beantragen. Das können Sie tun, wenn Sie im vorangegangenen Kalenderjahr weniger als 22.000 Euro erwirtschaftet haben und im laufenden Kalenderjahr vermutlich weniger als 50.000 Euro einnehmen werden. Die Regel zur Besteuerung als Kleinunternehmer kann erhebliche steuerliche Vorteile bieten und sollte sorgfältig geprüft werden.
Sollten Sie dagegen Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen, können Sie sich in diesem Abschnitt des Fragebogens außerdem zwischen Soll- und Ist-Versteuerung entscheiden. Wenn Sie gerade dabei sind, lohnt es sich zudem, sich über die verschiedenen Steuersätze zu informieren. Diese liegen entweder bei 19 % oder 7 %.
Wenn Sie Geschäftskontakte im Ausland haben, sollten Sie ebenfalls daran denken, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu beantragen. Denn diese brauchen Sie, wenn Sie Rechnungen ins Ausland stellen. Da die Beantragung der Umsatzsteuer-ID weder Nachteile hat, noch etwas kostet, können Sie in dieser Zeile ein Häkchen setzen, wenn Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Denn so haben Sie die Nummer zur Hand, falls Sie in Zukunft ins Ausland expandieren.
Nachdem Sie Ihre Steuernummer erhalten haben, folgt die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung, die monatlich oder vierteljährlich eingereicht werden muss, abhängig von der Höhe Ihrer Umsätze.
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt: und dann?
Wenn Sie alle Angaben ausgefüllt und auch an die Anlagen gedacht haben, die Sie vielleicht noch brauchen, können Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt über ELSTER abgeben.
Dann heißt es Geduld haben, denn bis Sie Ihre Steuernummer bekommen, können einige Wochen oder selten auch Monate vergehen. Die im Fragebogen gemachten Angaben bilden die Grundlage für Ihre erste Steuererklärung, die Sie nach der Gründung Ihres Unternehmens abgeben werden. Danach kann es aber mit der Gründung und Ihrer Selbstständigkeit sofort losgehen.
