Allgemeines zum Thema Arbeitszeugnis
Definition
Definition: Was genau ist ein Arbeitszeugnis?
Ein Arbeitszeugnis ist eine vom Arbeitgeber ausgestellte Urkunde über ein Arbeitsverhältnis, die zumindest Angaben über Art und Dauer der Tätigkeit enthält. Der Zeugnisanspruch für arbeitnehmerähnliche Personen, Heimarbeiter, freie Mitarbeiter und bestimmte Handelsvertreter ergibt sich aus § 630 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).
§ 109 Abs. 2 Gewerbeordnung
Der Zeugnisanspruch für Arbeitnehmer ergibt sich aus § 109 Gewerbeordnung (GewO). Danach müssen Sie das Arbeitszeugnis folgendermaßen erstellen:
- klar und verständlich formuliert
- ohne Merkmale oder Formulierungen, mit denen versteckte Aussagen getroffen werden
Pflicht zur Aushändigung eines Arbeitszeugnisses
Jeder Arbeitnehmer – auch der Praktikant, die Aushilfe oder der Angestellte im Minijob – hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Wie lange und in welchem Umfang er beschäftigt war, spielt keine Rolle. Wenn das Arbeitsverhältnis endet, ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein schriftliches Arbeitszeugnis auszuhändigen. Der Arbeitnehmer kann das Zeugnis noch innerhalb von drei Jahren nach seinem Ausscheiden verlangen.
Ein Auszubildender muss am Ende der Berufsausbildung ein Arbeitszeugnis mit Angaben zum Ausbildungsberuf, zur Dauer und zu den erworbenen Kenntnissen und Fähigkeiten erhalten.
Recht auf Korrektur
Meint der Arbeitnehmer, sein Zeugnis sei nicht korrekt erstellt oder die Beurteilung sei falsch, kann er Korrektur verlangen. Bei Weigerung des Arbeitgebers kann er Klage beim Arbeitsgericht erheben. Diese Zeugnisberichtigungsklage darf der Arbeitnehmer allerdings erst einreichen, wenn er folgende Maßnahmen durchgeführt hat:
- Beim ersten Entwurf hat der Arbeitnehmer das direkte Gespräch mit dem Arbeitgeber gesucht und um Ausbesserung gebeten.
- Möchte der Arbeitgeber diese Verbesserungsvorschläge nicht umsetzen, sollte der Mitarbeiter einen schriftlichen Widerspruch aufsetzen. Hierin sollte er alle Absätze auflisten, die er geändert haben möchte und Verbesserungsvorschläge integrieren.
- Ignoriert der Arbeitgeber auch diese Maßnahme, kann der Angestellte innerhalb von drei Wochen die Zeugnisberichtigungsklage einreichen.
- Es liegt jedoch am Arbeitnehmer zu beweisen, dass die aufgeführten Beurteilungen hinsichtlich Leistung und Verhalten besser waren als in den ursprünglichen Formulierungen dargelegt.
Das Arbeitsgericht kann den Arbeitgeber dazu verurteilen, ein neues Arbeitszeugnis zu erstellen. Auch wenn der Arbeitgeber gar kein Zeugnis ausstellt, kann der Arbeitnehmer es gerichtlich erzwingen.
Bei Unzufriedenheit mit der Leistungs- oder Verhaltensbeurteilung muss der Arbeitnehmer belegen, dass z. B. seine Leistung nicht nur – wie im Arbeitszeugnis ausgeführt – befriedigend, sondern gut oder sehr gut war (BAG, Urteil vom 18.11.2014, 9 AZR 584/13).
Verjährungsfrist
Grundsätzlich gilt für Arbeitszeugnisse die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Der Zeugnisanspruch kann schon früher entfallen, etwa wenn folgende Faktoren vorliegen:
- Der Arbeitgeber kann kein Arbeitszeugnis mehr ausstellen, weil z. B. niemand mehr im Unternehmen ist, der eine objektive Beurteilung durchführen könnte, die den Arbeitnehmer wahrheitsgemäß einschätzt.
- Das Recht auf ein Arbeitszeugnis verwirkt, weil der Arbeitnehmer längere Zeit seinen Anspruch nicht geltend gemacht hat und der Arbeitgeber nicht mehr damit rechnen musste.
Ein einfaches Zeugnis, das sich auf Art und Dauer der Tätigkeit beschränkt, kann in der Regel auch nach längerer Zeit noch ausgestellt werden, da diese Daten in der Personalakte hinterlegt sind.
Welche Zeugnisarten gibt es?
Im Grunde unterscheiden wir Zeugnisse in folgende drei Arten:
- Einfaches Arbeitszeugnis
- Qualifiziertes Arbeitszeugnis
- Zwischenzeugnis
Wir erklären Ihnen die Unterschiede und werfen gleichzeitig einen Blick auf verschiedene Sonderformen.
Unterschied einfaches und qualifiziertes Zeugnis
Wenn Sie ein Arbeitszeugnis für Mitarbeiter erstellen sollen, ist die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses von Belang. Bei sehr kurzen Arbeitsverhältnissen reicht es, ein sogenanntes „einfaches Arbeitszeugnis“ zu erstellen. Es beschränkt sich auf folgende Inhalte:
- Art der Beschäftigung
- genaue Aufgaben
- Dauer der Beschäftigung
Das einfache Arbeitszeugnis enthält im Gegensatz zum qualifizierten Modell keine Leistungs- und Verhaltensbeurteilung.
Auch ein qualifiziertes Arbeitszeugnis beschreibt Art, Inhalt und Dauer des Arbeitsverhältnisses. Bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses, das die Qualifikationen und Leistungen des Mitarbeiters beschreibt, müssen Sie folgende zusätzliche Beurteilungen ergänzen:
- Auffassungsgabe
- Leistungsbereitschaft
- fachlichem Können
- Zuverlässigkeit
- Sozialverhalten und
- je nach Aufgabengebiet Denk- und Urteilsvermögen und/oder Führungsfähigkeit
Schon ab einer Beschäftigungsdauer von ca. 6 Wochen besteht ein Anspruch auf ein sogenanntes qualifiziertes Arbeitszeugnis nach einer Kündigung oder nach der Probezeit (egal, welche der beiden Parteien das Arbeitsverhältnis beendete).
Arbeitszeugnisse für Geschäftsführer
Auch Fremd-Geschäftsführer und Gesellschafter-Geschäftsführer können nach der Rechtsprechung ein Arbeitszeugnis beanspruchen. Zuständig für die Ausstellung des Dienstzeugnisses ist die Gesellschafterversammlung. Die Gesellschafter können diese Aufgabe z. B. auf einzelne Gesellschafter oder einen anderen Geschäftsführer übertragen. Dafür ist allerdings ein entsprechender Beschluss notwendig.
Der Grundsatz der Zeugniswahrheit verbietet das Verschweigen schwerwiegender Verfehlungen des Geschäftsführers während seiner Dienstzeit innerhalb des Arbeitszeugnisses. Das gilt insbesondere bei nachweisbaren Verfehlungen, die Grund für die Abberufung bzw. die Beendigung des Anstellungsvertrags waren. Ansonsten besteht Schadenersatzpflicht gegenüber dem neuen Arbeitgeber. Für das Manager-Zeugnis gelten die für „normale Mitarbeiter“ üblichen Regeln.
Achtung
Folgende Ausnahme gilt
Stellt sich im Nachhinein heraus, dass im Zeugnis Misserfolge des Geschäftsführers verschwiegen wurden, die für sein späteres Scheitern in einer neuen Stelle von Bedeutung waren, machen sich die Gesellschafter, die das fehlerhafte Arbeitszeugnis ausgestellt haben, gegenüber dem neuen Arbeitgeber schadensersatzpflichtig.
Zwischenarbeitszeugnis
Ein grundsätzlicher Anspruch besteht nicht. Ein Zwischenzeugnis muss der Arbeitgeber nur ausstellen, wenn der Arbeitnehmer ein besonderes Interesse daran hat, z. B. weil
- er neue Aufgaben im Unternehmen übernimmt
- er einen anderen Vorgesetzten bekommt
- der Betriebsinhaber wechselt
- er wegen bevorstehenden Stellenabbaus mit einer Entlassung rechnen muss
- er die Beschäftigung, etwa wegen Elternzeit, für längere Zeit unterbricht
Auch wenn der Mitarbeiter in solchen Fällen kein Arbeitszeugnis verlangt, ist es sinnvoll, zumindest wichtige Daten (genaue Aufgaben, Dauer) in der Personalakte für ein späteres Zwischenzeugnis festzuhalten – vor allem für eine Führungskraft ist das oft relevant. Diese zwischenzeitliche Arbeitsbestätigung vereinfacht das eventuell später notwendige Ausstellen eines Endzeugnisses.
Vorläufiges Arbeitszeugnis
Nach einer Kündigung haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, sich ein wohlwollendes und berufsförderndes sowie vorläufiges Arbeitszeugnis ausstellen zu lassen. Einen gesetzlichen Anspruch gibt es dafür jedoch nicht. Diese Variante findet oft Verwendung, wenn der Arbeitnehmer innerhalb der Kündigungsfrist noch im Unternehmen tätig ist. Im Gegensatz zum Zwischenzeugnis sind die Angaben des vorläufigen Arbeitszeugnisses verbindlich. Inhalte, die darin verwendet werden, müssen auch im Endzeugnis aufgenommen werden.
Praktikums- und Ausbildungszeugnisse als Sonderform
Azubis ist ein schriftliches Arbeitszeugnis am Ende der Berufsausbildung auszustellen (§ 16 Berufsbildungsgesetz – BBiG). Das Zeugnis muss Angaben beinhalten zu
- Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie
- erworbenen beruflichen Fertigkeiten und Fähigkeiten.
Auf Verlangen des Auszubildenden sind auch Verhalten und Leistung zu beurteilen.
Der Anspruch für ein Arbeitszeugnis nach einem Praktikum ergibt sich aus § 26 in Verbindung mit § 16 BBiG. Voraussetzung ist, dass es sich um ein Praktikum handelt, mit dem
- berufliche Fertigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen erworben werden sollen und
- ein „Mindestmaß an Pflichteinbindung in den Betriebszweck besteht“.
Handelt es sich um ein Pflichtpraktikum (Schüler, Studenten) kann nur ein Tätigkeitsnachweis verlangt werden. Ein Anspruch auf eine Beurteilung besteht nicht, weil die „Ausbildung“ im Vordergrund steht und nicht die zu leistende Arbeit.
Ansonsten gelten für Ausbildungs- und Praktikantenzeugnisse die üblichen Regeln und Formalien.
Formulierungen: Geheimcode und Zeugnissprache
Zeugnissprache ist nicht immer einfach zu deuten. Die Rechtsprechung hatte vielfach zu entscheiden, welche Formulierungen im Arbeitszeugnis erlaubt sind, welcher Note sie entsprechen und was nicht erlaubt ist. Die Gefahr, aus Unkenntnis einen missverständlichen Begriff zu wählen und den Arbeitnehmer ungewollt zu benachteiligen ist groß.
Wahrheitspflicht und Wohlwollenspflicht
Ins Arbeitszeugnis gehört alles, was ein zukünftiger Arbeitgeber wissen muss, um den Bewerber beurteilen zu können. Aber: Das Arbeitszeugnis darf den künftigen Erfolg und das Fortkommen des Arbeitnehmers auch nicht unnötig erschweren.
Die Zeugnisformulierungen müssen unmissverständlich und eindeutig sein. Übliche Sätze dürfen nicht weggelassen werden. Was ins Arbeitszeugnis gehört, kann auch von der Tätigkeit oder der Branche abhängen. Bei Arbeitnehmern, die z. B. Zugriff auf Firmengelder haben, ist auf Ehrlichkeit und Zuverlässigkeit hinzuweisen. Ein Fehlen könnte als versteckter Hinweis gedeutet werden.
Tipp
Arbeitszeugnis bewerten und überprüfen
Um ein Arbeitszeugnis zu verstehen, müssen Sie den Zeugniscode kennen. Erhalten Sie eine Beurteilung, sollten Sie sich im Vorfeld immer mit den Geheimcodes von Arbeitszeugnissen beschäftigen, damit Sie dieses einem Check unterziehen können.
Aufbau und Inhalt eines Arbeitszeugnisses
Sind Sie das erste Mal damit konfrontiert, ein seriöses und transparentes Beurteilungsschreiben zu verfassen, fragen Sie sich vielleicht: „Wie erstelle ich ein Arbeitszeugnis“. Um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu erstellen, gibt es für Arbeitgeber eine Checkliste an folgenden Inhalten, die enthalten sein müssen:
- Offizieller Briefkopf mit Firmenlogo
- Datum
- Überschrift „Zeugnis“ oder „Arbeitszeugnis“
- Angaben zur Person: Name, Vorname, Geburtstag und -ort
- Beschäftigungsdauer: von … bis
- Tätigkeitsbeschreibung
- Leistungsbeurteilung
- Verhaltensbeurteilung
- Schlussformel
- Unterschrift (und Datum - wenn nicht schon oben)
Werden Sie als Arbeitgeber gefragt, ob Sie einem Arbeitnehmer während des Dienstverhältnisses ein Zwischenzeugnis ausstellen können, gilt es auch für Sie zu klären, was in ein Zwischenzeugnis gehört. Der Inhalt ähnelt dem regulären Arbeitszeugnis, das am Ende eines Beschäftigungsverhältnisses verfasst wird. Einige Aspekte sind jedoch beim Zwischenzeugnis zu beachten:
- Die Zwischenbeurteilung ist immer im Präsens verfasst, nachdem der Mitarbeiter ja noch im Unternehmen angestellt ist.
- Innerhalb des Schreibens wird folglich auch kein Beschäftigungsende genannt.
- Das Zwischenzeugnis beinhaltet Beurteilung sowohl über die Leistung als auch über das Verhalten.
Formale Vorgaben
Der Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf ein „schriftliches“ Zeugnis. Ein elektronisches Zeugnis z. B. als PDF ist ausdrücklich ausgeschlossen (§ 630 BGB, § 109 GewO). Auch die elektronische Signatur (§ 126a BGB) ist damit nicht möglich. Ein Arbeitszeugnis muss – sofern vorhanden – auf Firmenpapier erstellt und im Original übergeben werden. Es darf keinen Fettdruck, keine Unterstreichung, Ausrufezeichen oder andere Hervorhebungen enthalten.
Kann der Arbeitnehmer sein Arbeitszeugnis nicht abholen, weil er z. B. weit weg wohnt oder erkrankt ist, muss es ihm zugeschickt werden. Beschädigungen und unschöne Falze werden durch einen passend großen Umschlag mit verstärktem Rücken verhindert.
Leistungsbeurteilung
Zum qualifizierten Arbeitszeugnis gehört die Bewertung der Leistung des Arbeitnehmers. Dazu gehören z. B.
- Fachkenntnisse und spezielle Fertigkeiten
- Arbeitsweise
- Arbeitsqualität
- Umgang mit neuen Aufgaben
- Leistungsbereitschaft
- Verantwortungsbereitschaft
- ggf. auch Führungsleistung
Auch die Leistungsbewertung muss wahrheitsgemäß und wohlwollend sein.
Verhaltensbeurteilung
Ins qualifizierte Arbeitszeugnis gehört auch das Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten und die Teamfähigkeit gegenüber Kollegen. Hatte der Arbeitnehmer viel Kontakt zu Kunden oder Geschäftspartnern, ist das Verhalten gegenüber diesen ebenfalls zu beurteilen.
Straftaten und Strafverfahren dürfen im Arbeitszeugnis nur erwähnt werden, wenn sie unmittelbar mit dem Betrieb zu tun haben. Das ist der Fall, wenn z. B. eine Unterschlagung, eine Körperverletzung oder eine sexuelle Belästigung im Unternehmen erfolgt ist. Gibt das Zeugnis keine Auskunft und wird der Arbeitnehmer beim neuen Arbeitgeber wieder straffällig, kann sich der alte Arbeitgeber schadenersatzpflichtig machen. Straftaten dürfen aber nur ins Zeugnis, wenn sie nachgewiesen sind, z. B. durch ein Urteil, eindeutige Fakten oder ein Geständnis. Ein laufendes Ermittlungsverfahren oder ein bloßer Verdacht haben im Zeugnis nichts zu suchen.
Schlussformel und Unterschrift: Ende mit Aussagekraft
Das Zwischen-/Arbeitszeugnis schließt üblicherweise mit einer Schlussformel. Innerhalb dieser letzten Passage sollten Arbeitgeber auf vier Aspekte eingehen:
- Beendigungsinitiative: Verlässt der Arbeitnehmer das Unternehmen auf eigenen Wunsch oder beruht die Trennung auf gegenseitigem Verständnis?
- Der Arbeitgeber bedauert das Ausscheiden des Arbeitnehmers.
- Die Unternehmensführung bedankt sich beim Mitarbeiter für die geleistete Arbeit.
- Das Unternehmen wünscht dem Angestellten alles Gute und viel Erfolg für die Zukunft.
Diese Schlussformulierung ist in den meisten Arbeitszeugnissen enthalten, ein Anspruch darauf besteht laut Rechtsprechung allerdings nicht.
Das Arbeitszeugnis muss eine eigenhändige Unterschrift des Ausstellers enthalten. Ein Kürzel reicht nicht. Darunter gehört sein Name in Maschinenschrift und, wenn er als Vertreter des Arbeitgebers auftritt, seine Funktion. Zur Unterschrift berechtigt sind der Arbeitgeber bzw. sein gesetzliches Vertretungsorgan oder der weisungsberechtigte Vorgesetzte des Mitarbeiters.
Welche Inhalte unzulässig sind
Auch für Arbeitszeugnisse gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Der Arbeitnehmer darf nicht aufgrund der ethnischen Herkunft, Geschlecht, Religion / Weltanschauung, Behinderung oder Alter benachteiligt werden.
Nicht in ein Zeugnis gehören z. B.
- Schwangerschaft
- Elternzeit
- erteilte Abmahnungen
- Arbeitsunfähigkeitszeiten
- Betriebsratstätigkeit
- Grund der Kündigung
- privates Verhalten
- warum das Arbeitsverhältnis endet
Ausnahmen:
- Krankheitsbedingte Fehlzeiten und Elternzeiten, wenn sie mehr als die Hälfte der Beschäftigungszeit ausmachen
- Alkoholismus eines Berufskraftfahrers
- Ausschließliche Tätigkeit als Betriebsrat mit Freistellung
Welchen Umfang sollte ein Arbeitszeugnis einnehmen?
Sie wissen nun, wie Sie das Arbeitszeugnis aufbauen sollten, welche Inhalte auf jeden Fall enthalten sein sollten und worüber Sie nicht schreiben dürfen. Stellen Sie die Informationen für Ihren Mitarbeiter zusammen, kommen so einige Fakten zusammen. In diesem Zusammenhang ergibt sich schnell die Frage, wie lange ein Arbeitszeugnis sein darf. Folgende Kriterien sollten Sie berücksichtigen:
- Ein Arbeitszeugnis sollte sich im Rahmen von ein bis zwei Seiten bewegen. Bei einer Seite bringen Sie vermutlich nur wenige Beurteilungspunkte unter. Daher wird sich das Schreiben meisten auf zwei Seiten erstrecken.
- Mehr als zwei Seiten erwecken schnell den Eindruck von übertriebenem Lob und dass das Arbeitszeugnis vielleicht sogar selbst verfasst wurde.
Alternativen zum Arbeitszeugnis
Auch Empfehlungs- und Referenzschreiben können die Arbeitssuche erleichtern. Im Gegensatz zum Referenzschreiben ist das Empfehlungsschreiben an einen bestimmten Empfänger gerichtet und empfiehlt den „Bewerber“ für eine ganz bestimmte Stelle.
Das Referenzschreiben ist z. B. interessant für Freiberufler, die keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben und so für sich werben können. Im englischsprachigen Raum sind sie, anstelle der bei uns üblichen Arbeitszeugnisse, allgemein gebräuchlich.
Für beide Schreiben gelten keine Vorgaben. Sie können individuell, ohne zwingenden Inhalt oder Formulierungen gestaltet werden. Sie können so wesentlich aussagekräftiger sein, als das an starre Regeln gebundene Arbeitszeugnis.
Bei Pflichtpraktikanten, die keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben, reicht ein Tätigkeitsnachweis. Auch Arbeitnehmer, die sich bewerben möchten, ohne den aktuellen Arbeitgeber aufmerksam zu machen oder ihn gegenüber dem neuen Arbeitgeber zu offenbaren, können sich selbst eine sogenannte Tätigkeitsbeschreibung erstellen. Darin führen sie ihre derzeitigen Tätigkeiten, Aufgaben und Projekte auf.
Wie erhält der Angestellte sein Arbeitszeugnis?
Grundsätzlich gibt es zwei Wege, wie ein Arbeitnehmer das Arbeitszeugnis erhalten kann:
- Per Post
- Durch Selbstabholung im Unternehmen
Als Arbeitgeber sind Sie nicht verpflichtet, dem Mitarbeiter das Arbeitszeugnis per Post zukommen zu lassen. Es steht Ihnen frei, ob Sie dem Arbeitnehmer den Weg ersparen oder nicht. Einzig, wenn für die Abholung übertriebene Reisekosten entstehen würden, müssen Sie es dem Arbeitnehmer zuschicken.
