Auszubildende: Diese Dinge müssen Sie beim Einstellen, Ausbilden oder Kündigen von Azubis beachten

Um zuverlässige und motivierte Lehrlinge zu finden, dürfen Sie keine Angst davor haben, selbst aktiv zu werden, um Mitarbeiter zu finden. Eine ansprechende Stellenanzeige mit individuellen Angaben wirkt auf Azubis einladender als standardisierte Varianten. Lassen Sie sich nicht von schlechten Noten in der Bewerbung abschrecken, sondern laden Sie potenzielle Anwärter ein, um sie durch ein verfeinertes Einstellungsverfahren oder einem Probearbeitstag näher kennenzulernen.

Unabhängig davon, ob Sie das erste Mal einen Auszubildenden einstellen möchten oder in den vergangenen Jahren nicht glücklich mit der Besetzung Ihres Ausbildungsplatzes bzw. dem Ausbildungsverlauf waren: Genauere Informationen rund um das Thema finden Sie in unserem E-Book Mitarbeiter einstellen, welches Ihnen einen ausführlichen Leitfaden für die Suche nach Auszubildenden an die Hand gibt.

Unternehmen dürfen Auszubildende laut Definition nur einstellen, wenn sie zur Ausbildung geeignet sind und die Anzahl der Azubis in einem angemessenen Verhältnis zur Anzahl der Fachkräfte steht.

Dies trifft zum Beispiel zu, wenn auf einen Auszubildenden ein bis zwei Fachkräfte kommen. Ihre Firma muss also nicht groß sein, um Ausbildungsbetrieb zu werden. Wichtiger ist, dass Auszubildende die typischen Fertigkeiten und Kenntnisse für den Ausbildungsberuf erlernen können.

Auszubildende sollten von einer erfahrenen Fachkraft unterstützt werden. Die Ausbilder müssen dabei sowohl persönlich als auch fachlich geeignet sein.  

Eine bestandene Ausbildereignungsprüfung sowie eine abgeschlossene Berufsausbildung in dem zu unterrichtenden Beruf sind Grundvoraussetzungen. Abhängig von Branche und Beruf können zusätzliche Anforderungen bestehen.

Für Auszubildende gestaltet sich zudem die Lohnabrechnung etwas anders als bei bereits ausgelernten Arbeitnehmern.  

Mit unserem Programm „Lexware Office Lohn und Gehalt“ gehen Ihnen selbst komplexere bürokratische Aufgaben einfach von der Hand. Das Erstellen von Gehaltsabrechnungen ist damit für jede Person in Ihrem Betrieb gleich schnell erledigt. 

Lassen Sie sich bei der zuständigen Industrie –und Handelskammer (IHK) bzw. Handwerkskammer (HWK) von Ausbildungsberatern alles erklären, wenn Sie zum ersten Mal einen Auszubildenden einstellen möchten. Sie erfahren dort, wie Sie die Voraussetzungen für eine Ausbildung erreichen, in welchen Berufen Sie ausbilden dürfen und welche Ausbildungsinhalte für Ihre Branche vorgesehen sind.

Können Sie zum Beispiel nicht alle für die Ausbildung vorgeschriebenen Fertigkeiten vermitteln, weil Ihr Betrieb sehr spezialisiert tätig ist, besteht die Möglichkeit, gemeinsam mit einem oder mehreren anderen Betrieben auszubilden und sich Themen- und Fachgebiete entsprechend aufzuteilen.

Wenn Sie selbst ausbilden, können Sie als Unternehmer Zeit und Geld sparen. Denn in der Ausbildungszeit von zwei bis dreieinhalb Jahren lernen Sie die Auszubildenden genau kennen. Diese Zeit bietet Ihnen viele Gelegenheiten, die Motivation und Eignung der Auszubildenden zu prüfen und zu entscheiden, bei welchen eine Übernahme nach der Ausbildung sinnvoll ist und bei welchen eher nicht.

Das Risiko von Fehlbesetzungen ist deutlich geringer im Vergleich zur Einstellung von externen Fachkräften, wenn Sie in die Ausbildung innerhalb Ihres Unternehmens investieren. Als Ausbilder bringen Sie den Auszubildenden genau die Fähigkeiten und Kenntnisse bei, die in Ihrem Unternehmen benötigt werden, und fördern damit Ihren eigenen Unternehmenserfolg.

Entgegen der landläufigen Meinung sind Auszubildende nicht unbedingt kostengünstige Arbeitskräfte, da sie einer umfangreichen Betreuung bedürfen, vieles erst lernen müssen und zudem einen großen Teil ihrer Zeit in der Berufsschule verbringen.

Durch die direkte Einbindung der Auszubildenden in Ihr Team haben Sie auch die Chance, direkt zu erkennen, wer gut ins Team passt und wer nicht. Zudem bietet sich Ihnen die Möglichkeit, junge Talente zu fördern und gemeinsam neue Fähigkeiten zu entdecken. Dies motiviert nicht nur die Auszubildenden, sondern stärkt auch deren Bindung an Ihr Unternehmen. 

Bevor die Ausbildung beginnt, ist es unerlässlich, einen Berufsausbildungsvertrag mit dem Auszubildenden abzuschließen. Anfangs ist es möglich, diesen Vertrag auch formlos, beispielsweise mündlich, zu vereinbaren. Vor dem Start der Ausbildung muss der Vertrag jedoch schriftlich ausgefertigt werden.

Alle eventuellen späteren Änderungen sind ebenfalls schriftlich festzuhalten. Der Auszubildende und der Ausbilder müssen den Vertrag unterzeichnen. Ist der Auszubildende minderjährig, ist zusätzlich die Unterschrift eines Erziehungsberechtigten erforderlich.

Die wesentlichen Vertragspunkte sind vor Ausbildungsbeginn schriftlich zu regeln, wenn Sie einen Auszubildenden einstellen möchten. Die zuständigen Kammern stellen entsprechende Vertragsmuster zur Verfügung. Dennoch müssen Sie auf wichtige Besonderheiten beim Ausbildungsvertrag achten wie:

• Die Probezeit in einer Ausbildung darf höchstens vier Monate betragen und nicht wie bei Festangestellten häufig sechs Monate.
• Die Ausbildungsvergütung muss angemessen und nach Ausbildungsjahren gestaffelt sein. Ist Ihr Betrieb tarifgebunden, ergibt sich die Ausbildungsvergütung aus dem Tarifvertrag. Ansonsten orientieren Sie sich am besten an der Empfehlung Ihrer Innung bzw. der zuständigen Kammer.
• Der Ausbildungsvertrag sowie der Ausbildungsplan sind an die zuständige IHK bzw. HWK zu schicken, um die Anmeldung der Azubis, die Sie einstellen, vorzunehmen. Dort wird der Ausbildungsvertrag geprüft und in ein Verzeichnis eingetragen.

Der Ausbildungsrahmenplan stellt einen wesentlichen Bestandteil der Ausbildungsordnung dar. Die darin festgehaltenen Inhalte müssen vom Ausbildungsbetrieb in konkrete Tätigkeiten und Aufgaben überführt und in einem Ausbildungsplan dokumentiert werden.

Dieser Plan bildet einen integralen Teil des Ausbildungsvertrags und wird den Auszubildenden zu Beginn ihrer Ausbildung übergeben. Er wird speziell auf den einzelnen Auszubildenden zugeschnitten und bietet dennoch die Möglichkeit, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, solange die grundlegenden Anforderungen erfüllt werden. Wichtig ist, dass der Ausbildungsplan sowohl sachlich als auch zeitlich gegliedert ist.

Während der Ausbildung gibt es einige Grundlagen, an die Sie sich halten müssen: 

• Stellen Sie die für die Ausbildung und Prüfung nötigen Arbeitsmittel wie z. B. Werkzeuge und Werkstoffe kostenlos zur Verfügung.
• Melden Sie den Auszubildenden, den Sie einstellen, in der Berufsschule sowie zu den Prüfungen an und sorgen Sie dafür, dass die Schüler den Unterricht auch besuchen.
• Sehen Sie sich regelmäßig die Ausbildungsnachweise wie die Berichtshefte Ihrer Azubis durch.
• Existiert in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat, müssen Sie für eine Jugend- und Auszubildendenvertretung sorgen, wenn Sie mindestens fünf Auszubildende unter 26 Jahren beschäftigen.
• Benennen Sie einen geeigneten Ausbilder und halten Sie Formalien ein wie die Aushändigung der Ausbildungsordnung.
• Sie müssen Ihren Auszubildenden eine angemessene oder auch tarifliche Vergütung bezahlen und sie zur Sozialversicherung anmelden.
• Sie dürfen nur ausbildungsbezogene Aufgaben übertragen und müssen für die Sicherheit am Arbeitsplatz sorgen. 

Nicht jede geschäftliche Beziehung läuft ohne Reibungen ab, weshalb es verständlicherweise auch zwischen Auszubildenden und Ausbildern immer wieder zu Herausforderungen kommen kann. Häufig betreten die Azubis, die Sie eingestellt haben, das erste Mal in ihrem Leben ein berufliches Umfeld, sodass verschiedene Welten aufeinandertreffen. Mit einer umsichtigen und weitsichtigen Einstellung können Sie dem entgegenwirken.

Um Konflikte mit Ihren Auszubildenden gar nicht erst aufkommen zu lassen, sollten Sie von Anfang an regelmäßig mit ihnen sprechen:

• Fragen Sie diese, was ihnen gefällt und was nicht.
• Im Gegenzug sollten Sie ihnen offen mitteilen, was Sie von ihnen erwarten bzw. was Sie gerne anders hätten. Vermitteln Sie dabei die Pflichten der Auszubildenden.
• Damit können Sie gemeinsam mit Ihren Azubis nach Lösungen suchen.

Noch während der Ausbildungszeit stellt sich die Frage der Übernahme. Wenn diese nicht in einem Tarifvertrag geregelt ist, liegt die Wahl frei bei Ihnen:

• Haben Sie nach der Ausbildung keine Übernahme vorgesehen, müssen Sie Ihre Entscheidung den Auszubildenden drei Monate vor Ende der Ausbildung schriftlich mitteilen.
• Sind Sie zufrieden mit der Leistung der Auszubildenden und möchten diese übernehmen, können Sie dies rein rechtlich erst sechs Monate vor dem Ende der Ausbildung vereinbaren.

Im Rahmen eines Übernahmegespräches geht es um die bisherige Zusammenarbeit mit den Azubis, bei welchem Sie die Entwicklung bewerten können. Dieses Gespräch findet in der Regel zu Beginn des dritten Lehrjahres, spätestens jedoch drei Monate vor Ausbildungsende statt. 
In diesem können Sie beispielsweise Hindernisse oder Bedenken Ihrerseits ansprechen, auf welche die Auszubildenden Bezug nehmen können. Im besten Fall hilft Ihnen das Übernahmegespräch dabei, Ihre Entscheidung zu festigen, ob Sie der Person, die Ihnen gegenübersitzt, einen Einstellungsvertrag für die Übernahmeanbieten möchten.