Varianten von Vorstellungsgesprächen – Bedeutung für Unternehmen
Die digitalisierte Welt verändert oft Prozesse, doch der Ablauf von Bewerbungsgesprächen ist weitestgehend gleichgeblieben. Dennoch lassen sich heutzutage einige Unterschiede feststellen:
- Einstellungsgespräche finden nicht mehr nur face-to-face statt.
- Bei größeren Distanzen zwischen Personaler und Bewerber sind Online-Vorstellungsgespräche eine hilfreiche Option.
- Für ein spontanes Kennenlernen stellen Telefoninterviews eine geeignete Möglichkeit.
Jeder Arbeitgeber muss für sich entscheiden, welche Art des Gesprächs das Beste für ihn ist und welchen Rahmen er bevorzugt. Ein persönliches Bewerbungsgespräch vor Ort hat den Vorteil, dass Sie besser auf Körpersprache und Mimik Ihres Gegenübers achten können. Das verrät bereits viel über den Bewerber. Und was Sie immer bedenken sollten: Geben Sie als Arbeitgeber dem Vorstellungsgespräch die nötige Gewichtung und bereiten Sie sich ausreichend vor. Schließlich wollen Sie den idealen Kandidaten für die offene Stelle finden – und nicht nach kurzer Zeit schon wieder einen neuen Mitarbeiter finden müssen.
Planung und Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs
Sie möchten neue Mitarbeiter finden, haben eine Stelle ausgeschrieben und aus den eingegangenen Bewerbungen bereits Ihre Favoriten gewählt? Nach dem abgeschlossenen Auswahlprozess kommt nun der nächste Schritt: das Vorstellungsgespräch. Wenn Sie sich als Arbeitgeber im Vorfeld vorbereiten, gibt es einige Punkte, über die Sie sich Gedanken machen sollten. Unter anderem gehören hierzu:
- Der Ort und die Dauer des Bewerbungsgesprächs
- der Teilnehmerkreis des Einstellungsgesprächs
- der Inhalt des Vorstellungsgesprächs
1. Wann und wie lange? Die Dauer des Bewerbungsgesprächs
Für ein Vorstellungsgespräch ist natürlich die Uhrzeit von Bedeutung. Kommen Sie Ihren Wunschkandidaten entgegen und lassen Sie diese Terminvorschläge machen oder bieten Sie selbst mehrere zur Auswahl. Wie viel Zeit Sie für ein Vorstellungsgespräch einplanen sollten, hängt dabei von der Stelle ab, die Sie zu besetzen haben. An folgenden Zeitplänen können Sie sich orientieren:
- Für ein Bewerbungsgespräch mit einem Sachbearbeiter oder Auszubildenden sollten Sie als Arbeitgeber eine Dauer von 45 bis 60 Minuten einplanen.
- Möchten Sie den Posten einer leitenden Führungskraft besetzen, sind 60 bis 75 Minuten für einen umfangreichen Austausch erforderlich.
- Geht es um die Einstellung einer Aushilfe oder eines Minijobbers, mögen 30 Minuten reichen.
- Teilen Sie dem Bewerber die geplante Dauer im Vorfeld mit.
Setzen Sie mehrere Vorstellungsgespräche hintereinander an, sollten Sie diese so vorbereiten und ansetzen, dass es dazwischen Pausen gibt. Sie können dann das vergangene Gespräch gedanklich noch einmal Revue passieren lassen und Abstand gewinnen, bevor Sie sich auf den nächsten Kandidaten konzentrieren. Denken Sie daran, wenn Sie die Einladung und den Terminvorschlag zum Vorstellungsgespräch an die Bewerber versenden.
Auch der Ort muss zwingend passend gewählt sein. Ein Vorstellungsgespräch sollten Sie nicht in einem Café führen, auch wenn es zunächst schick und spontan klingt. Doch das Vorstellungsgespräch ist eine vertrauliche und auf einem Vertrauensverhältnis basierende Situation und benötigt dementsprechend einen ungestörten Rahmen. Als Ort bietet sich Ihr Büro an oder ein Konferenzraum.
2. Wer? Der Teilnehmerkreis des Einstellungsgesprächs
Auch über den Teilnehmerkreis des Vorstellungsgesprächs sollten Sie bei der Vorbereitung Überlegungen anstellen. In einem Kleinunternehmen wird es häufig der Fall sein, dass Sie als Arbeitgeber das Vorstellungsgespräch mit dem Bewerber allein führen. Suchen Sie aber z. B. einen Nachfolger für einen bewährten Mitarbeiter, kann es sinnvoll sein, dass dieser ebenfalls am Vorstellungsgespräch teilnimmt. Er kann am besten Auskunft darüber geben, welche Aufgaben die Stelle beinhaltet, und Sie erhalten eine zweite Meinung zum Kandidaten.
Auch wenn Sie Ihre Mitarbeiter in die Entscheidung über eine Neubesetzung einbinden möchten – z.B. um auszuloten, ob die Chemie zwischen dem Bewerber und den aktuellen Mitarbeitern stimmt – oder wenn Sie selbst nicht über das nötige fachspezifische Wissen der ausgeschriebenen Stelle verfügen, empfiehlt es sich, den Teilnehmerkreis des Bewerbungsgesprächs um 1-2 Ihrer Mitarbeiter zu erweitern. Dies sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie das Vorstellungsgespräch vorbereiten, da es sich auch auf die Dauer des Vorstellungsgesprächs auswirken kann. In diesem Zusammenhang sollten Sie in der Vorbereitung folgendes beachten:
- Erstellen Sie eine Liste an Fähigkeiten, die der Bewerber auf jeden Fall besitzen sollte. Gibt es Nice-to-have-Kriterien? Legen Sie diese im Vorfeld fest.
- Falls mehrere Kollegen am Vorstellungsgespräch teilnehmen, sollten Sie zuvor definieren, wer welchen Part übernimmt und wer welche Bewerbungsgesprächsfragen stellt.
- Lesen Sie sich die Bewerbung gut durch, recherchieren Sie im Netz über die Person. Vielleicht können Sie in Ihrem Umfeld etwas über den potenziellen Mitarbeiter erfahren. Wahlweise besteht die Möglichkeit, den Bewerber um Referenzen zu bitten.
Tipp
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3. Was? Die richtigen Fragen des Arbeitgebers beim Vorstellungsgespräch
Nachdem Sie im Rahmen der Vorbereitung die Dauer und die Teilnehmer festgelegt haben, geht es im nächsten Schritt darum, die passenden Fragen für das Bewerbungsgespräch vorzubereiten. Im Vorstellungsgespräch geht es für den zukünftigen Arbeitgeber darum, die richtigen Fragen an den Bewerber zu stellen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen:
- Machen Sie sich nach Durchsicht der Bewerbungsunterlagen zu jedem Kandidaten Notizen zu den Punkten, die Sie als potenziellen Arbeitgeber interessieren.
- Vielleicht sind Ihnen Lücken im Lebenslauf aufgefallen, die Sie gerne im Vorstellungsgespräch klären möchten.
- Möglicherweise haben Sie nach dem Lesen der Bewerbung noch kein genaues Bild davon, welche Aufgaben der Kandidat im Moment wahrnimmt.
- Bereiten Sie Fragen vor, die für Ihre Ziele nützlich sind. Die klassischen Fragen nach Stärken und Schwächen haben im Vorstellungsgespräch schon lange ausgedient und sind nicht wirklich aussagekräftig. Geben Sie stattdessen konkrete Situationen aus dem Berufsalltag vor und fragen Sie den Bewerber im Vorstellungsgespräch, wie er die Situation managen würde. Folgende Bewerbungsfragen könnten Sie beispielsweise stellen:
- Was denken Sie, werden Ihre Zuständigkeiten in Ihrem Arbeitsumfeld sein?
- Nehmen wir Situation A an, wie würden Sie agieren, um ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen?
- Welche Regel haben Sie zum letzten Mal gebrochen und warum?
- Welches Kriterium ist bei Ihrer Jobauswahl unverhandelbar?
- Welchen Benefit bieten wir, den Ihr aktueller Arbeitgeber nicht bietet?
Haben Sie diese Fragen an den Bewerber herausgearbeitet, sollten Sie diese noch um eine Reihe von Standardfragen ergänzen, die Ihnen im Vorstellungsgespräch ein möglichst vollständiges und vergleichbares Bild über die Fähigkeiten, Erfahrungen und die Persönlichkeit des Kandidaten vermitteln.
Tipp
Notizen während des Gesprächs helfen bei der Entscheidung
Notieren Sie sich die wichtigsten Antworten des Bewerbers während des Bewerbungsgesprächs. Aussagekräftige Notizen im Nachhinein zu erstellen, wird Ihnen wegen der vielen Informationen und Eindrücke schwerfallen.
Zulässige und unzulässige Bewerbungsfragen
Standardfragen gehören zum Repertoire. Aber: Zulässig sind im Vorstellungsgespräch nur Fragen an den potenziellen Arbeitnehmer, an denen der zukünftige Arbeitgeber im Hinblick auf das angestrebte Arbeitsverhältnis ein berechtigtes Interesse hat. Als unzulässige Fragen gelten hingegen solche, die gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verstoßen. Als Arbeitgeber dürfen Sie nicht versuchen, folgende Punkte in Erfahrung zu bringen:
- Partnerschaft
- Familienplanung
- Ethnische Herkunft
- Glauben
- Krankheiten
- Vermögen
Achtung
Nur zulässige Fragen müssen vom Bewerber beantwortet werden
Der Bewerber muss nur zulässige Fragen wahrheitsgemäß beantworten. Stellen Sie ihm im Bewerbungsgespräch eine unzulässige Frage, etwa nach seiner Familienplanung, darf er die Antwort verweigern oder sogar lügen, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen.
Hat ein Bewerber dagegen im Vorstellungsgespräch eine zulässige Frage bewusst falsch oder unvollständig beantwortet, und gab die verschwiegene Tatsache den Ausschlag für die Einstellung, können Sie den Arbeitsvertrag wegen arglistiger Täuschung anfechten. Er endet dann ohne Kündigungsfrist.
Das Thema der zulässigen und unzulässigen Fragen im Bewerbungsgespräch wird auch im eBook Mitarbeiter einstellen behandelt. Im eBook finden Sie zudem viele weitere hilfreiche Informationen – von der Kostenkalkulation bis zur Einarbeitung.
Ablauf: So führen Arbeitgeber durch das Vorstellungsgespräch
Wenn Sie das Vorstellungsgespräch als Arbeitgeber führen, sollten Sie für einen geordneten, zielgerichteten und für beide Seiten positiven Gesprächsverlauf sorgen. Grundsätzlich lässt sich der Ablauf in folgende Einheiten aufteilen.
- Die Begrüßung
- Die Selbstpräsentation des Bewerbers
- Die Unternehmenspräsentation
- Rückfragen und Gehaltsverhandlung
1. Die Begrüßung
Die Begrüßung sollte so ausfallen, dass sich der Bewerber wohl fühlt. Dies sorgt von Beginn an für eine angenehme Atmosphäre und lässt positive Rückschlüsse auf das Betriebsklima zu.
- Starten Sie die erste Gesprächsphase mit einem „ice-breaker“, indem Sie mit dem Kandidaten über etwas Unverfängliches reden, wie zum Beispiel der Anfahrt. Auch eine lustige Situation mit den Anwesenden Kollegen kann das Eis brechen und die Nervosität reduzieren.
- Stellen Sie bei der Begrüßung alle persönlich vor: sowohl sich als auch alle im Vorstellungsgespräch anwesenden Personen mit ihrer Funktion.
2. Die Selbstpräsentation des Bewerbers
Nach einem kurzen Smalltalk und der Vorstellungsrunde folgt das Kennenlernen des Bewerbers. Diese Selbstpräsentation ist in der Regel durch den Kandidaten gut vorbereitet. Nutzen Sie diesen Teil des Vorstellungsgesprächs, um folgende Aspekte in Erfahrung zu bringen:
- Die Motivation des Bewerbers.
- Den beruflichen Werdegang, Vorkenntnisse und Qualifikationen.
- Eventuelle Lücken im Lebenslauf.
Tipps, wie Sie das Bewerbungsgespräch richtig führen:
- Konzentrieren Sie sich vollständig auf den Bewerber. Durch die Körpersprache können Sie viel erfahren.
- Begegnen Sie dem Bewerber auf Augenhöhe.
- Ermuntern Sie den Bewerber zum Weiterreden, indem Sie weiterführende Fragen stellen.
- Fragen Sie nach, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie den Bewerber richtig verstanden haben.
- Überlassen Sie dem Bewerber den Hauptteil der Redezeit. Nur so erhalten Sie die Informationen, die Sie haben möchten.
- Lassen Sie Gesprächspausen zu, auch wenn Sie ungeduldig werden. Sie zeigen Ihr Interesse und geben dem Bewerber Zeit, sich zu sammeln.
- Vermeiden Sie Suggestivfragen, die der Bewerber nur mit „ja“ oder „nein“ beantworten kann. Solche Fragen bringen das Gespräch schnell ins Stocken.
- Hören Sie geduldig zu. Lassen Sie den Bewerber ausreden, aber behalten Sie auch Ihren Leitfaden im Auge.
- Gehen Sie offen auf Fragen des Bewerbers wahrheitsgemäß ein.
Tipp
Nicht nur die typischen Fragen stellen
Fragen wie „Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?“ oder „Was sind Ihre Stärken und Schwächen?“ sind gängig und von Bewerbern einfach vorzubereiten. Souveränen Selbstdarstellern unter den Bewerbern machen Sie es damit leicht, sich zu vermarkten. Doch das bedeutet nicht, dass sie auch automatisch die besten Fachkräfte sind. Es gibt reichlich introvertierte Experten, die einfach nicht so gut darin sind, sich zu präsentieren, dafür fachlich aber die Nase vorn haben. Nutzen Sie darum Fragen im Bewerbungsgespräch zu Ihrem Vorteil und trauen Sie sich von typischen Fragestellungen abzuweichen. Zum Beispiel:
- Welche App hätten Sie gerne erfunden und warum?
- Wenn Sie unsere Firma aufgrund der Ihnen bisher bekannten Informationen beschreiben müssten, wie würde dies in drei Sätzen lauten?
- Sind Sie online mit einer eigenen Webseite etc. aktiv?
- Wenn Sie sich einen Hashtag auf ein Shirt drucken lassen würden, der Sie beschreibt, welcher wäre das?
3. Die Unternehmenspräsentation
Nach der Vorstellungsrunde sind Sie als Unternehmer an der Reihe, Ihr Unternehmen und die Position zu präsentieren. Folgende Kriterien können Sie aufnehmen:
- Die Unternehmensphilosophie und Unternehmensziele
- Die Alleinstellungsmerkmale Ihrer Firma
- Die Strukturen innerhalb der Abteilung
Tipp
Das A und O für Arbeitgeber: gelungene Selbstpräsentation
Der Arbeitsmarkt ist im starken Wandel: Heutzutage kämpfen immer mehr Unternehmen um gutes Personal und nicht mehr umgekehrt. Stichwort: Fachkräftemangel. Sie selbst sind es also, die sich um Mitarbeiter bemühen und ihre Attraktivität stets aufs Neue beweisen müssen.
Bereits beim Erstkontakt und einem folgenden Vorstellungsgespräch werden wichtige Weichen für das Zustandekommen eines Arbeitsvertrags gestellt.Präsentieren Sie sich daher als Unternehmen von Ihrer besten Seite.
4. Rückfragen und Gehaltsverhandlung
Am Ende ist nochmals Zeit für Rückfragen seitens des Bewerbers. Folgende Fragen können auf Sie zukommen:
- Woran messen Sie Erfolg?
- Welche Erwartungen haben Sie an mich?
- Wie sind die internen Abläufe im Team?
- Wieso ist die Stelle vakant?
- Welche Karriereoptionen gibt es?
- Wie sieht es mit bezahlter Weiterbildung aus?
Diese Phase ist in der Regel auch der Zeitpunkt, an dem die Gehaltsverhandlung im Vorstellungsgespräch eingebunden wird. Als Arbeitgeber sollten Sie auf dieses Thema gut vorbereitet sein. Wie viel können oder wollen Sie anbieten? Oft wird das Thema Gehalt auch erst in einem zweiten Vorstellungsgespräch geklärt.
Sind alle wichtigen Punkte besprochen, folgt ein angenehmer Abschluss des Interviews.
- Fragen Sie beim Kandidaten nach, ob all seine Themen geklärt werden konnten.
- Bedanken Sie sich beim Bewerber für seine Zeit.
- Geben Sie dem Bewerber einen groben Zeitraum, in dem er mit einer Zu- oder Absage rechnen kann.
Was kommt nach dem Vorstellungsgespräch?
Nach allen Vorstellungsgesprächen kommt für Sie als Arbeitgeber die Bewerberauswahl. Stellen Sie sich und allen Mitarbeitern, die in den Bewerbungsgesprächen dabei waren, folgende Fragen:
- Welcher Kandidat hat Sie fachlich überzeugt?
- Mit wem hat die Chemie gestimmt?
- Wer passt menschlich gut in Ihr Unternehmen?
Gehen Sie hierzu auch Ihre Notizen durch, denn sie helfen Ihnen dabei, sich an wichtige Punkte aus den Vorstellungsgesprächen wieder zu erinnern und erleichtern Ihnen so die Nachbereitung. Machen Sie sich am besten auch Gedanken darüber, ob es Alternativkandidaten gibt, bei denen Sie sich eine Einstellung ebenfalls vorstellen könnten, falls es mit Ihrem Wunschkandidaten doch nicht klappt.
Wichtig: Sie erleichtern sich die Bewerberauswahl, indem Sie den Auswahlprozess und das Bewerbungsgespräch sorgfältig dokumentieren. Gleichzeitig sichern Sie sich ab für den Fall, dass ein abgewiesener Bewerber Sie wegen einer Benachteiligung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verklagt. Weiterhin sind folgende Schritte erforderlich:
- Haben Sie sich schließlich für die Anstellung eines bestimmten Bewerbers entschieden, geht es an das Versenden der Zusage und des Vertragsangebots. Dies sollte möglichst zeitnah geschehen.
- Schicken Sie den anderen Bewerbern auf jeden Fall eine Absage, denn schließlich möchte jeder Kandidat wissen, woran er ist. Alles andere wirkt unprofessionell und kann im schlimmsten Fall Ihrer Reputation schaden.
- Die Bewerbungsunterlagen des eingestellten Kandidaten - wie Anschreiben und Lebenslauf - werden in die Personalakte aufgenommen.
- Steht fest, dass kein Arbeitsverhältnis zustande kommt, müssen Sie postalisch empfangene Bewerbungen der betreffenden Kandidaten unverzüglich auf Ihre Kosten zurückschicken.
- Bewerberdaten, die Sie in einer Datei aufgenommen haben, müssen Sie löschen. Sie dürfen Bewerbungsunterlagen ausnahmsweise aufbewahren, wenn der Bewerber einverstanden ist, weil er die Bewerbung für zukünftige Ausschreibungen aufrechterhalten möchte oder Sie einen Rechtsstreit wegen der erfolglosen Bewerbung erwarten.
