Das Wichtigste in Kürze
- Ein sorgfältiger Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter ist entscheidend für einen erfolgreichen Start im Unternehmen.
- Es ist wichtig, eine offene Atmosphäre zu schaffen, in der neue Mitarbeiter Fragen stellen können und sich unterstützt fühlen.
- Digitale Tools, Checklisten und regelmäßiges Feedback sind hilfreiche Instrumente im Onboarding-Prozess.
Definition
Onboarding: Bedeutung
Onboarding beschreibt den Prozess, mit dem neue Mitarbeiter in ein Unternehmen integriert werden. Der Begriff leitet sich vom englischen „taking on board“ ab, was so viel bedeutet, wie jemanden an Bord eines Schiffes zu holen. Dieses Schiff ist in diesem Fall das Unternehmen. Im Onboarding arbeiten Führungskräfte und Kollegen neue Angestellte fachlich in die Arbeitsabläufe und Strukturen im Unternehmen ein. Auf diese Weise finden sich Neuankömmlinge schnell zurecht und betrachten sich als Teil des Teams.
Das Ziel von Onboarding ist nicht nur eine schnelle Vertrautheit mit den Prozessen zu schaffen, sondern auch eine harmonische Atmosphäre im Unternehmen zu prägen. Deshalb wird Onboarding nicht nur als eine Einführung betrachtet. Es ist auch eine Vorstellung und ein Willkommenheißen am neuen Arbeitsplatz. Das Gegenteil vom Onboarding ist das Offboarding und beschreibt den professionellen Prozess bei der Trennung von Unternehmen und Arbeitnehmern.
Aufgaben und Ziele
Eins haben alle Experten gemeinsam: Jeder ist betriebsblind für die eigenen Abläufe und vergisst, dass sich Projekte und Jobs nicht mit wenigen Querverweisen erlernen lassen, sondern immer betriebsinterne Besonderheiten aufweisen.
Stolpern Sie nicht in die Falle, davon auszugehen, dass jemand keine Einarbeitung benötigt, weil die Qualifikation so gut zur Aufgabe passt. Fachwissen fällt immer dann an Ort und Stelle und ist mühelos abrufbar, wenn der gesamte Rest keinen Erklärungsbedarf mehr aufweist.
Zum Onboarding gehört daher auch, die Abläufe einzeln durchzugehen, Erwartungshaltungen abzuklären und an praktischen Beispielen die typischen Fehlerquellen und Erfolgs-Knotenpunkte durchzugehen.
Die drei wichtigsten Aufgaben des Onboardings sind deshalb diese:
- Die schnelle und sichere Heranführung neuer Mitarbeiter an ihre Aufgaben
- Das Näherbringen der Unternehmenskultur und interner Prozesse.
- Die Unterstützung beim Kontaktaufbau zu Kollegen und Kolleginnen.
Mit diesen drei Aufgaben verfolgt das Onboarding das Ziel, direkt eine Loyalität zum Unternehmen aufzubauen und gleichzeitig Mitarbeitermotivation und damit Produktivität zu steigern. Dadurch entstehen weniger Kündigungen während der Probezeit und ein stärkeres Employer Branding.
Digitales Onboarding
Scheuen Sie dabei nicht vor den Möglichkeiten der Digitalisierung zurück, nutzen Sie Screenrecordings für aufwändige Einarbeitung am PC, digitale To-do-Listen und Checklisten und Projektmanagement-Tools für das Einsammeln offener Punkte und weiterer Fragen. Auch scheinbar selbstverständliche Abläufe profitieren von vorab oder gemeinsam erstellten Checklisten und Arbeitshilfen – wenn nicht für Mitarbeiter in der Onboarding-Phase, dann für die erste Urlaubsvertretung.
Hilfreich ist außerdem eine Liste aller Unterlagen und Angaben, die das neue Team-Mitglied Ihnen noch übermitteln muss und nach der persönlichen Begrüßung zeit- und nervensparend überreicht bekommt. So besteht auch nicht die Gefahr, dass in dieser stressigen Phase eine Information untergeht; die Liste durcharbeiten reicht. Die Digitalisierung hat das Onboarding bereits erreicht und stellt hilfreiche Software bereit. Onboarding-Tools und -Apps bieten Ihnen die nötigen Instrumente für das Onboarding wie Checklisten und Timing-Einstellungen für bestimmte Tasks.
Der Onboarding-Prozess
- Aller Anfang ist schwer: Für Sie, weil im Arbeitsalltag die Zeit für sorgfältige Einarbeitung knapp ist – vor allem aber für die neue Person im Team. Auch wenn Sie das Glück hatten, für die neue Stelle jemanden zu finden, der oder die perfekt passt und keine Kompromisse eingehen mussten.
- Eine faire Chance auf einen guten Einstieg muss sein:
In das Umfeld, in die Arbeitsumgebung und natürlich auch in die Arbeitsweise des Teams.
Der Onboarding-Prozess unterteilt sich in drei Phasen:
- Vorbereitungsphase (Preboarding)
- Orientierungsphase (Onboarding)
- Integrationsphase (Postboarding)
Vorbereitung oder Preboarding
Das Preboarding beziehungsweise die Vorbereitung findet dem Namen entsprechend vor dem ersten Arbeitstag statt. Die erste Phase erstreckt sich vom Moment der Vertragsunterzeichnung bis zum Arbeitsantritt.
Die wichtigsten Aufgaben in der Vorbereitungsphase sind diese:
- Zusenden von Informationen: Mit einer Begrüßungs-E-Mail melden Sie sich bei dem neuen Mitarbeiter beziehungsweise der neuen Mitarbeiterin. Darin sollten erste Informationen enthalten sein, die wichtig sind. Beispielsweise, bei wem sich der oder die neue Angestellte am ersten Arbeitstag melden soll, wo und wann die Schicht beginnt und so weiter. Ein Überblick über das Unternehmensleitbild und Broschüren können auch sinnvoll sein.
- Wichtige Dokumente besorgen: Dazu gehören der Sozialversicherungsausweis, die Lohnsteuerkarte, die Steuer-ID und die Krankenkasse.
- Einen festen Ansprechpartner benennen: Eine Art Mentor ist hilfreich bei Fragen und der generellen Einarbeitung von neuen Angestellten. Je nach Unternehmen findet sich auch die Bezeichnung „Pate“ oder „Buddy“.
- Einrichtung des Arbeitsplatzes: Damit direkt mit der Arbeit begonnen werden kann, sollten alle nötigen Werkzeuge bereitliegen. Das gilt nicht nur für die Werkstatt, sondern auch für das Büro. Passwörter, Unterlagen, Telefon und sonstige Hilfsmittel liegen im besten Fall auf dem Schreibtisch bereit. Stellen Sie sicher, dass die zuständigen Abteilungen wie die IT informiert sind und beispielsweise Passwörter einrichten.
- Erstellung eines Einarbeitungsplans: Aufgaben und Projekte für die erste Arbeitswoche sind durchgeplant. So verhindern Sie Chaos und auch Leerlauf.
- Unterstützung bei der Wohnungssuche: Nicht immer notwendig, aber bei Arbeitnehmern aus anderen Regionen sinnvoll. Dazu gehören Behördengänge und generell die Wohnungssuche.
Orientierung oder Onboarding
Das eigentliche Onboarding findet ab dem ersten Arbeitstag statt. Der Zeitrahmen dafür beträgt meistens eine Woche.
Einige Onboarding-Maßnahmen finden direkt am ersten Arbeitstag statt:
- Empfang: Neue Mitarbeiter werden den Kollegen und Kolleginnen vorgestellt. Das kann durch einen Rundgang geschehen oder auch durch eine Versammlung am Ende des ersten Arbeitstages. Nicht notwendig und eher unangenehm für viele neue Mitarbeiter ist ein direkter Empfang mit vielen Kollegen bei Schichtbeginn.
- Willkommenspaket: Geschenke müssen Sie nicht verteilen, obwohl eine Grußkarte oder ein Blumenstrauß nett sind. Im Willkommenspaket befinden sich aber vor allem wichtige Utensilien wie der Büroschlüssel und der Mitarbeiterausweis. Hierfür ist es auch wichtig, im Vorfeld die Verantwortlichkeiten zu klären und die entsprechenden Utensilien intern in Auftrag zu geben.
- Aufgaben: Verteilen Sie die ersten Aufgaben an neue Mitarbeiter. Dabei findet die erste Einführung statt. Das kann auch mit einem Feedbackgespräch verbunden werden, bei dem direkt nach Input gefragt wird. Das fördert das Vertrauen.
Nicht direkt am ersten Tag, aber im Verlauf der ersten Woche können noch weitere Punkte vorgesehen sein:
- Sicherheitsvorschriften erklären und Fluchtwege zeigen
- Mitarbeiterfotos für Organigramm oder Website machen
- Urlaubsanträge zeigen
- Einzelgespräche mit wichtigen Personen wie Teamleiter oder Abteilungsleiter
Integration oder Postboarding
Das Postboarding kennen wir eher als die Probezeit. In dieser Phase ist vor allem die soziale Eingliederung von neuen Angestellten wichtig.
Zu den Aufgaben während dieser Phase gehören:
- Einführungen: Neue Mitarbeiter müssen das Unternehmen kennenlernen. Abteilungen, Produkte und Dienstleistungen müssen bekannt sein. Das gelingt über kleine Einführungsveranstaltungen zu den unterschiedlichen Themenbereichen. Alternativ ist auch eine Jobrotation möglich, bei der neue Angestellte in jedem Bereich und jeder Abteilung einen Tag aushilft, um die Kollegen und die Abläufe kennenzulernen.
- Weiterbildungen: Bieten Sie direkt Weiterbildungsmöglichkeiten an. Interne Schulungen oder externe Seminare sind ein beliebter Faktor bei der Jobsuche von Fachkräften, aber auch jungen Arbeitnehmern mit Karriereambitionen.
- Mitarbeitergespräche: Klären Sie offene Fragen und Wünsche.
- Außentermine: Wenn es sich anbietet, sollten neue Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, auf Messen, Veranstaltungen oder zu Terminen bei Kunden zu gehen.
- Teambuilding und Ausflüge: Gemeinsame Aktionen und Erlebnisse mit dem Team fördern den Teamgeist und helfen dabei, sich ins Team zu integrieren .
Vorteile vom Onboarding
Das Onboarding bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die Unternehmen und Angestellten dienen und ein besseres Arbeitsverhältnis noch vor dem ersten Arbeitstag schaffen.
- Motivation: Ein gut strukturiertes Onboarding dient der Wertschätzung neuer Kollegen. Das sorgt in den meisten Fällen für eine hohe Motivation.
- Produktivität: Aus hoher Motivation ergibt sich eine hohe Produktivität. Das Onboarding trägt zusätzlich zu Produktivität bei, indem Abläufe und Prozesse schnell verinnerlicht werden und so nicht der Produktivität im Weg stehen, weil ständig Fragen im Raum stehen.
- Fluktuation: Die Fluktuation beim Personal wird durch ein gutes Onboarding geringer. Kündigungen während der Probezeit sind seltener und generell binden sich Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen lieber an das Unternehmen.
- Fehlervermeidung: Ein organisierter Einarbeitungsprozess verringert die Fehlerquote. Indem neue Mitarbeiter direkt mit dem Umfeld und den Tools vertraut gemacht werden, finden sie sich damit auch besser zurecht. Durch direkte Ansprechpartner ist zudem immer jemand für die Beantwortung von Fragen zur Stelle. Fehler durch Unwissenheit werden so vermieden.
- Employer Branding: Onboarding zeugt von Professionalität und diese ist bei Kandidaten gerne gesehen. Arbeitsuchende wollen in einem professionellen Umfeld arbeiten. Diese Professionalität tragen die Angestellten dann auch nach außen und sorgen so für einen guten Ruf des Unternehmens.
Fehler beim Onboarding
Gute Absichten bedeuten nicht immer automatisch auch gute Ergebnisse. Beim Onboarding können Fehler gemacht werden, die das Ergebnis in ungewünschte Richtungen lenkt. Die häufigsten Fehler sind diese:
- Infodumping: Halten Sie sich mit Informationen zu Beginn zurück. Wenn ein neuer Kollege sich mit mehreren Programmen und Abläufen vertraut machen muss, dann gelingt das nicht alles auf einmal. Ein Ablauf nach System ist hier sinnvoll: Beginnen Sie mit den wichtigsten Einarbeitungen und arbeiten Sie sich nach unten durch.
- Fehlender Kontakt: Komplette Funkstille zwischen Vorstellungsgespräch und dem ersten Arbeitstag zeugt nicht gerade davon, als würde sich der Arbeitgeber über den oder die neuen Angestellten freuen. Stellen Sie also sicher, dass der Kontakt nicht komplett abbricht.
- Zu viel auf einmal: Am ersten Arbeitstag mit zu vielen Eindrücken aufzuwarten, ist nicht sinnvoll. Neue Angestellte sollen sich in das Arbeitsklima einfühlen und einen Eindruck davon gewinnen, wie der Unternehmensalltag aussieht. Einen Empfang nach dem anderen zu veranstalten und alles aufzuziehen wie eine große Party verwässert diesen Eindruck beziehungsweise vermittelt kein realistisches Bild davon, wie es gewöhnlicherweise im Unternehmen zugeht.
Wenn Sie diese Fehler vermeiden, steht einem erfolgreichen Onboarding kaum noch etwas im Weg. Natürlich ist es immer auch ein sehr individueller Prozess, der an das Unternehmen und das Arbeitsumfeld angepasst sein sollte. Mit sorgfältiger Planung und einer sinnvollen Struktur gelingt das Onboarding und neue Mitarbeiter fühlen sich an ihrem Arbeitsplatz direkt wohl.
