Das Wichtigste in Kürze
Die Entgeltbescheinigung dient als offizieller Nachweis über das Einkommen eines Arbeitnehmers und ist wichtig für Vorlagen bei Behörden oder Banken.
Seit 2020 werden Entgeltbescheinigungen in elektronischer Form, insbesondere für Kranken- und Mutterschaftsgeld, an Krankenkassen gesendet, wodurch Papierdokumente reduziert und Daten schneller übermittelt werden.
Die gesetzliche Vorgabe für die Entgeltbescheinigung stammt aus der Gewerbeordnung (GewO) und der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV), wobei sie wichtige Details wie den Entgeltabrechnungszeitraum, persönliche Daten und detaillierte Entgeltzusammensetzungen enthält.
Definition
Was ist eine Entgeltbescheinigung?
Die Entgeltbescheinigung ist ein Dokument, das der Information über das Arbeitsentgelt dient. Darauf ist die Zusammensetzung des Entgelts angegeben, inklusive der Abgaben. Meistens handelt es sich dabei um einen Kalendermonat.
Für Arbeitnehmer ist die Entgeltbescheinigung der offizielle Nachweis über ihr Einkommen. Dieser Nachweis ist nicht nur für sie wichtig, sondern auch für die Vorlage bei Behörden oder Banken, falls diese einen Nachweis über das Einkommen sehen wollen.
Die elektronische Entgeltbescheinigung
Seit dem Jahr 2020 werden Entgeltbescheinigungen von Arbeitgebern in elektronischer Form an Krankenkassen verschickt, wenn Angestellte Krankengeld oder Mutterschaftsgeld beantragen wollen.
Zudem dient die Digitalisierung vor allem der Reduzierung von Papierdokumenten und weniger Postverkehr. Durch die digitale Übermittlung gelangen die Daten unverzüglich ans Ziel.
Gesetzliche Vorgaben in der Entgeltbescheinigung
Für die gesetzlichen Vorgaben bei der Erstellung der Entgeltbescheinigung ist die Gewerbeordnung (GewO) verantwortlich. Die Entgeltbescheinigung muss in schriftlicher Form vorliegen. Das bedeutet aber nicht, dass sie unbedingt auf Papier ausgehändigt werden muss. Sie muss aber von den Angestellten ausgedruckt werden können. Meistens wird ein PDF dafür verwendet.
Die Pflichtangaben hingegen gehen aus der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) hervor. Dabei handelt es sich um diese:
- Entgeltabrechnungszeitraum
- persönliche Daten der Arbeitnehmenden
- Angaben zum Arbeitgeber
- Steuer- und Sozialversicherungsmerkmale
- detaillierte Zusammensetzung des Arbeitsentgelts inklusive Angaben zu Höhe und Art von Zuschlägen, Zulagen, geldwerter Vorteile, Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüssen
Außerdem ist folgender Vermerk Pflicht: „Bescheinigung nach § 108 Abs. 3 Gewerbeordnung“.
Arbeitnehmer dürfen den Verweis auf eine Religionszugehörigkeit auf der Entgeltbescheinigung unkenntlich machen, wenn sie diese bei einer Behörde oder anderswo vorlegen müssen. Allerdings muss durch das Kirchensteuermerkmal erkenntlich sein, dass Kirchensteuer bezahlt wird, wenn das für den entsprechenden Grund der Vorlage von Bedeutung ist.
Für die Sozialversicherung: Die elektronische Entgeltbescheinigung
Eine andere Funktion hat die Sozialversicherungs-Entgeltbescheinigung: Um unter anderem das Krankengeld und das Mutterschaftsgeld zu berechnen, benötigen die Sozialversicherungsträger eine Entgeltbescheinigung, auf der die notwendigen Angaben zum Beschäftigungsverhältnis aufgeführt sind. Diese wird nur elektronisch übermittelt.
Für die Übermittlung der Daten an den Sozialversicherungsträger ist dabei das Verfahren „Datenaustausch Entgeltersatzleistungen“ (kurz: DTA EEL) vorgeschrieben. Die Übertragung einer Entgeltbescheinigung an die Sozialversicherungen kann entweder mit einem systemgeprüften Programm (Software mit Zertifikat) oder mit einer systemgeprüften Ausfüllhilfe (sv.net) erbracht werden.
In welchen Fällen eine elektronische Entgeltbescheinigung notwendig ist, haben wir im Folgenden für Sie zusammengetragen:
Entgeltbescheinigung für Mutterschaftsgeld
Für den Zeitraum unmittelbar vor und nach der Geburt eines Kindes erhalten Schwangere und Mütter Mutterschaftsgeld. Konkret: In den letzten 6 Wochen vor der Geburt und bis zum Ablauf von 8 Wochen, bei Früh- und Mehrlingsgeburten bis zum Ablauf von 12 Wochen nach der Entbindung.
Das Mutterschaftsgeld soll der wirtschaftlichen Absicherung dienen und wird durch die gesetzliche Krankenversicherung gezahlt. Arbeitgeber zahlen als Zuschuss zum Mutterschaftsgeld den Differenzbetrag zum Nettolohn. Der Zuschuss wird im Rahmen der Umlagekasse U2 aber vollständig von der Krankenkasse erstattet.
Die Übermittlung einer Entgeltbescheinigung Mutterschaftsgeld an die Krankenversicherung muss erfolgen, sobald die Bescheinigung eines Arztes oder einer Hebamme für den Geburtstermin vorliegt. Zu beachten ist, dass die Bescheinigung nicht nach der Entbindung ausgestellt sein darf.
Entgeltbescheinigung für Krankengeld
Arbeitnehmer haben für 42 Kalendertage im Jahr einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Sobald ein Angestellter die Grenze von 42 Kalendertagen krankheitsbedingtem Ausfall überschreitet, erhält er Krankengeld von der Krankenkasse und der Arbeitgeber leistet keine Entgeltfortzahlung mehr.
Daher muss in solch einem Fall eine Entgeltbescheinigung Krankengeld an die Krankenkasse übermittelt werden. Die entsprechende Entgeltbescheinigung muss also erfolgen, sobald es ersichtlich ist, dass die Entgeltfortzahlung während der attestierten Arbeitsunfähigkeit enden wird.
Zu beachten: Vorerkrankungen wegen derselben Krankheit sind ggf. auf die 42 Kalendertage anzurechnen.
Entgeltbescheinigung für Krankengeld bei Erkrankung des Kindes
Arbeitnehmer haben Anspruch auf sogenanntes Kinderkrankengeld, wenn sie nicht arbeiten können, weil sie ein erkranktes Kind beaufsichtigen, betreuen oder pflegen müssen.
Voraussetzung ist:
- Vorliegen einer ärztlichen Feststellung
- keine andere im Haushalt lebende Person kann die Pflege übernehmen
- Kind ist nicht älter als 12 Jahre alt
Die Entgeltbescheinigung muss erfolgen, sobald ein Elternteil wegen der Beaufsichtigung, Betreuung oder Pflege eines kranken Kindes der Arbeit fernbleiben muss. Die notwendigen Angaben können der letzten Lohnabrechnung und dem ärztlichen Attest entnommen werden.
Entgeltbescheinigung für Übergangsgeld
Mit einer stufenweisen Wiedereingliederung kann arbeitsunfähigen Arbeitnehmern erleichtert werden, wieder in den Arbeitsalltag zurückzukehren. Als unterhaltssichernde Leistung übernehmen dann Sozialversicherungsträger (oft Rentenversicherungen) die Zahlung eines Übergangsgeldes. Es wird im Zusammenhang mit Leistungen zur medizinischen Rehabilitation oder Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben gezahlt. In solchen Fällen ist der Arbeitgeber verpflichtet, die notwendigen Daten per Entgeltbescheinigung den Krankenkassen zu übermitteln.
Für die Entgeltabrechnung: Die Entgeltbescheinigung
Eine etwas andere Funktion hat die Entgeltbescheinigung für die Entgeltabrechnung. Der Arbeitgeber hat die Pflicht, seinen Angestellten eine Entgeltabrechnung in Textform zu geben. In dieser wird der Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts dokumentiert. Diese Entgeltabrechnung wird auch Entgeltbescheinigung genannt und hat einerseits den Zweck, die Beschäftigten zu informieren, andererseits dient sie als Nachweis des Entgelts gegenüber öffentlichen Stellen oder Dritten.
In der Entgeltbescheinigung müssen mindestens Angaben zum Gesamtbruttoentgelt und den geldwerten Vorteilen enthalten sein. Standardmäßig ist auch die Religionszugehörigkeit vermerkt, diese kann aber von Arbeitnehmern bei der Vorlage gegenüber Dritten geschwärzt werden.
