Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Das müssen Sie als Arbeitgeber wissen

Das deutsche Arbeitsrecht ist auf den Grundsatz ausgerichtet, dass ein Arbeitnehmer keinen Lohn erhält, wenn er nicht arbeitet. Es gibt aber auch Tage, an denen der Arbeitnehmer nicht arbeiten darf oder kann – und trotzdem bezahlt wird – wie zum Beispiel an Feiertagen oder im Krankheitsfall. Genau das ist die Entgeltfortzahlung.

Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer, auch Aushilfskräfte, 538-Euro-Jobber und Studenten, Anspruch auf eine Entgeltfortzahlung, wenn die folgenden Sachverhalte gegeben sind:

• Der Arbeitnehmer arbeitet bereits ohne Unterbrechung seit vier Wochen für einen Arbeitgeber. Ein neu eingestellter Arbeitnehmer hat in den ersten vier Wochen also keinen Anspruch auf eine Lohnfortzahlung. War ein Mitarbeiter zuvor als Auszubildender in Ihrem Unternehmen tätig, wird diese Zeit auf die Wartezeit für die Entgeltfortzahlung angerechnet.
• Der Arbeitnehmer ist krankheitsbedingt arbeitsunfähig. Dabei muss ein Zusammenhang zwischen der Arbeitsunfähigkeit und der Erkrankung bestehen. So kann zum Beispiel ein verstauchter Knöchel einen Fabrikarbeiter, der während der gesamten Arbeitszeit steht, außer Gefecht setzen, einen Büroarbeiter aber unter Umständen nicht.
• Die Arbeitsunfähigkeit darf nicht durch Selbstverschulden entstanden sein. Dazu zählt zum Beispiel ein Beinbruch durch einen alkoholbedingten Autounfall oder Ähnliches. Eine Erkältung, die aufgrund eines Spaziergangs bei Kälte entstanden ist, kann hingegen nicht als selbstverschuldet gewertet werden.
• Die Arbeitsunfähigkeit wurde ausschließlich durch die Krankheit verursacht. Hat der Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Erkrankung aus einem anderen Grund nicht gearbeitet (z. B. Abbau von Überstunden oder Elternzeit), besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung.
• Ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht auch dann, wenn die Arbeitsunfähigkeit durch einen Arbeitsunfall entstanden ist. Das gilt aber nur dann, wenn sich der Arbeitnehmer den Arbeitsanweisungen entsprechend verhalten hat.

Sind diese Tatsachen gegeben, sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet, Ihrem Mitarbeiter eine Lohnfortzahlung zu gewähren, jedoch gibt es hiervon auch immer Ausnahmen.

Wer zahlt, wenn der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung verweigert? Verweigert ein Arbeitgeber trotz unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit die Entgeltfortzahlung, so muss die Krankenkasse der Arbeitnehmer das Krankengeld zahlen.

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit besteht für 6 Wochen (= 42 fortlaufende Kalendertage ohne Rücksicht auf die Arbeitstage des erkrankten Arbeitnehmers, Sonn- oder Feiertage).

Die Berechnung der Entgeltfortzahlung erfolgt nach den §§ 187 f. BGB. Sie beginnt bei einem Arbeitnehmer, der während des Arbeitstags wegen Arbeitsunfähigkeit die Arbeit niederlegen muss, erst am folgenden Tag zu laufen. Für den Tag der Erkrankung erhält der Arbeitnehmer das volle Arbeitsentgelt.

Wird der Arbeitnehmer vor Arbeitsantritt arbeitsunfähig, zählt dieser Tag für den Anspruchszeitraum bereits mit. Eine Arbeitsunfähigkeit während einer Streikteilnahme begründet keinen Anspruch – wird der Arbeitgeber nach Eintritt der Arbeitsunfähigkeit bestreikt, bleibt der Anspruch dagegen bestehen. Der Arbeitnehmer kann durch entsprechende Erklärungen, sich am Streik zu beteiligen oder seine Streikteilnahme zu beenden, den Anspruch begründen oder entfallen lassen.

Ein so begründeter Anspruch entfällt nur dann, wenn dem Arbeitgeber eine Beschäftigung streikbedingt unzumutbar ist oder er seinen Betrieb stilllegt.

Der Anspruch entfällt ebenfalls bei einer Aussperrung. Ruht das Arbeitsverhältnis (z. B. bei Mutterschutzfristen, Sonderurlaub) bei Beginn der Arbeitsunfähigkeit, verringert sich der Anspruchszeitraum nicht.

Der Zeitraum von 6 Wochen verlängert sich nicht um die Tage einer während der Arbeitsunfähigkeit hinzutretenden weiteren Erkrankung. Bei zeitlich nachfolgender, erneuter Arbeitsunfähigkeit infolge einer anderen Erkrankung entsteht dagegen ein weiterer Entgeltfortzahlungsanspruch in voller Länge.

Einschränkungen gelten bei einer erneuten Arbeitsunfähigkeit infolge derselben Krankheit. Bei einer Fortsetzungskrankheit aufgrund desselben Grundleidens entsteht ein erneuter Anspruch erst nach Ablauf von 6 Monaten nach dem Ende der ersten Arbeitsunfähigkeit, bzw. alle 12 Monate neu. Dieser 12-Monats-Zeitraum nach § 3 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 EFZG beginnt bei zeitlich aufeinander folgenden Arbeitsverhältnissen neu.

Für eine Entgeltfortzahlung ist eine Krankschreibung erforderlich. Der Anspruchszeitraum endet zu dem in der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von einem Arzt festgesetzten Kalendertag bzw. mit Ablauf des 42. Kalendertags, wenn die Arbeitsunfähigkeit über diese Höchstgrenze fortbesteht. Die Verpflichtung, was der Arbeitgeber nach 6 Wochen Krankheit zahlen muss, wird ab dieser Frist an die Krankenversicherung der Angestellten abgegeben.

Bei der gleichen Krankheit mit Unterbrechung erfolgt eine Lohnfortzahlung, wenn zwischen dem Ende der ersten Arbeitsunfähigkeit und dem Beginn der neuen Krankheit mindestens 6 Monate liegen und seit der ersten Krankmeldung 12 Monate vergangen sind. Ansonsten gilt die Krankheit als fortlaufend. Bei einem Überschreiten der Frist und dem Vorliegen einer gleichen Krankheit mit Unterbrechung übernimmt die Krankenkasse das Krankengeld.

Eine Kürzung der Entgeltfortzahlung ist nicht erlaubt.

Der Arbeitnehmer hat die Arbeitsunfähigkeit in jedem Fall unverzüglich mitzuteilen. Es gilt: Ist die Krankmeldung nicht abgegeben, besteht auch kein Anspruch auf Lohn. Wie genau die Krankmeldung übermittelt werden soll, bestimmt das Unternehmen selbst. Bei einer länger als drei Kalendertage andauernden Arbeitsunfähigkeit ist zudem der Nachweis durch Vorlage eines ärztlichen Attests am nächstfolgenden, individuellen Arbeitstag des erkrankten Arbeitnehmers zu erbringen (= frühestens, aber nicht zwingend, der 4. Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit). Durch die Einführung der AU seit Juli 2022 können Sie die Bescheinigung ganz einfach online bei der jeweiligen Krankenkasse des Mitarbeiters abrufen. Dadurch können die Fälle, in denen es ohne Krankmeldung zu keiner Lohnfortzahlung kommen kann, minimiert werden.

Der Arbeitgeber kann die Vorlage der AU-Bescheinigung nach § 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG auch schon früher, insbesondere bereits am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit, verlangen. Dieses Recht steht im nicht weiter gebundenen Ermessen des Arbeitgebers. Es ist primär nicht erforderlich, dass gegen den Arbeitnehmer ein begründeter Verdacht besteht, er habe in der Vergangenheit eine Erkrankung nur vorgetäuscht – oder ein sonstiger Sachgrund vorliegt. Wer und ob nach einem Tag ohne Krankenschein etwas zahlt, wird daher meist vom Unternehmen individuell geregelt.

Eine tarifliche Regelung steht dem freien Ermessen nur entgegen, wenn sie das Recht des Arbeitgebers aus § 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG ausdrücklich ausschließt. Bei einer allgemeinen Regelung zur Pflicht frühzeitiger Vorlage der AU-Bescheinigung hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG.

Verstöße des Arbeitnehmers, wie beispielsweise das fehlende Vorlegen eines ärztlichen Attests, begründen ein vorübergehendes Leistungsverweigerungsrecht des Arbeitgebers bis zur Vorlage der geforderten Erklärungen. Allerdings kann der Arbeitgeber im Wiederholungsfall abmahnen und anschließend kündigen sowie Schadensersatzansprüche geltend machen.

Wenn Sie Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit haben, können Sie die Krankenkasse auffordern, eine gutachterliche Einschätzung des Medizinischen Dienstes einzuholen. Falls der Mitarbeiter sich weigert, an dieser Untersuchung teilzunehmen, verliert die AU an Glaubwürdigkeit. In diesem Fall muss der Mitarbeiter die Krankheit nachweisen, um weiterhin Anspruch auf Entgeltfortzahlung zu haben.

Der Entgeltfortzahlungsanspruch ist ein Anspruch auf die geschuldete Entgeltzahlung und kein Lohnersatzanspruch. Damit erfasst der Anspruch auf den gesetzlichenMindestlohn auch die arbeitsunfähigkeitsbedingten Entgeltfortzahlungszeiträume.

Die Entgeltfortzahlung beträgt nach § 4 Abs. 1 EFZG 100 %. Es gilt das Entgeltausfallprinzip. Der Arbeitnehmer soll durch die Krankheit nicht schlechter-, aber auch nicht bessergestellt werden, als er stehen würde, wenn er gearbeitet hätte. Der Arbeitgeber hat das Arbeitsentgelt fortzuzahlen, das dem Arbeitnehmer bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit zusteht.

Nicht fortzuzahlen sind Auslösungen, Schmutzzulagen und ähnliche Leistungen, die an tatsächlich entstandene Aufwendungen des Arbeitnehmers anknüpfen. Fortgezahlt werden Funktionszulagen sowie in einem einheitlichen Lohnbetrag aufgegangene Leistungen oder Leistungen, die Aufwendungen pauschal abgelten – nicht dagegen freiwillig gezahlte Trinkgelder, jedenfalls bei Fehlen einer besonderen Vereinbarung mit dem Arbeitgeber.

Bei der Bemessung der Entgeltfortzahlung werden Überstunden nicht berücksichtigt – ob diese Rechtsprechung vor dem MiLoG Bestand haben wird, erscheint zweifelhaft. Bei wegen der Arbeitsunfähigkeit ausgefallener Sonn- oder Feiertagsarbeit zählen auch die dafür zu zahlenden Zuschläge zur Entgeltfortzahlung.

Erhält der Arbeitnehmer Akkordlohn oder eine sonstige auf das Ergebnis der Arbeit abgestellte Vergütung, so ist der vom Arbeitnehmer in der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit erzielbare Durchschnittsverdienst der Berechnung zugrunde zu legen.

Das vom Arbeitgeber während der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers fortzuzahlende Arbeitsentgelt ist vorbehaltlich günstigerer Abreden als Bruttolohn zu zahlen. Von Lohnbestandteilen, die nur bei tatsächlicher Arbeitsleistung nicht der Lohnsteuer unterliegen, die aber im Fall der Krankheit zu versteuern sind (z. B. Nachtzuschläge), hat der Arbeitgeber Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen. Das Entgeltfortzahlungsgesetz gewährt dem Arbeiter keinen Ausgleich für das auf steuerrechtlichen Bestimmungen beruhende Absinken des Nettolohns.

Sonderzahlungen können für Zeiten der Arbeitsunfähigkeit nach § 4a EFZG gemindert werden. Umfasst sind beispielsweise Anwesenheitsprämien und Weihnachtsgratifikationen. Maßgebend ist die Höhe des Arbeitsentgelts pro Arbeitstag innerhalb eines Jahresdurchschnitts.

Das Arbeitsentgelt als Bezugsgröße ist das Gesamtarbeitsentgelt, d. h. laufendes Entgelt, einschließlich aller Zuschläge und der Sonderleistungen selbst. Es können alle krankheitsbedingten Fehlzeiten ohne Rücksicht auf Entgeltfortzahlungsansprüche berücksichtigt werden. Für die Ermittlung der Arbeitstage ist auf die individuelle Arbeitszeit des Arbeitnehmers abzustellen.

Von den vorgenannten gesetzlichen Regelungen kann durch einen Tarifvertrag auch zulasten der Arbeitnehmer abgewichen werden.

Mit dem Entgeltfortzahlungsrechner berechnen Sie die Höhe und Dauer der Entgeltfortzahlung bzw. Lohnfortzahlung unter Berücksichtigung aller relevanten Faktoren wie Vorerkrankungen, Wartezeiten und Fristen.

Endet der Anspruch auf Entgeltfortzahlung bzw. Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (meist nach 6 Wochen) erhalten Mitarbeitende Krankengeld von Ihrer jeweiligen gesetzlichen Krankenversicherung. Wie hoch diese Leistung ist, kann mit dem Krankengeldrechner ermittelt werden.

Wenn im Arbeitsvertrag nichts anderes festgelegt ist, müssen Sie dem Mitarbeiter Entgeltfortzahlung leisten, wenn er aufgrund der folgenden Ereignisse ausfällt:

• eigene Hochzeit
• Beerdigung eines nahen Angehörigen
• schwere Erkrankung des eigenen Kindes
• Zeugeneinladung für einen Gerichtstermin
• Arzttermin, der nur während der Arbeitszeit möglich ist

Um klare Vorgaben für Ihr Unternehmen zu setzen, sollten Sie diese im Arbeitsvertrag festhalten. Darin können Sie genau festlegen, bei welchen persönlichen Gründen Sie eine Entgeltfortzahlung leisten und zudem bestimmte Einschränkungen definieren. Dazu zählt beispielsweise der Verwandtschaftsgrad einer Person, die gepflegt werden muss. Ebenso sollten Sie darin festlegen, wie lange Sie das Entgelt bei einer Verhinderung aus persönlichen Gründen zahlen.

Auch wenn ein Tarifvertrag für Ihr Unternehmen gilt, können darin ebenfalls spezifische Regelungen für den Arbeitnehmer festgelegt sein.

Das betriebliche Eingliederungsmanagement ist dann wichtig, wenn die Arbeitsunfähigkeit sich wiederholt oder über den Anspruchszeitraum hinaus andauert. Der Arbeitgeber handelt zum Schutz aller Arbeitnehmer vor krankheitsbedingtem Arbeitsverlust bzw. dem Eintreten einer Behinderung (Präventionsgedanke).

Durch die betriebliche Eingliederung ist unter Beteiligung der Betroffenen, des Betriebsrats sowie der zuständigen Interessenvertretung bzw. Schwerbehindertenvertretung zu klären, ob und welche Maßnahmen ergriffen werden. Das Ziel ist es, Arbeitsunfähigkeit zu überwinden bzw. durch Leistungen oder Hilfen erneuerte Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen, um den Arbeitsplatz zu erhalten.

Eine Sanktion des Arbeitgebers im Sinne eines Schadensersatzanspruchs des Arbeitnehmers sieht das Gesetz selbst nicht vor. Allerdings haben die Vertretungsorgane von Menschen mit Behinderung einen entsprechenden Erfüllungs- und Überwachungsanspruch.

Der Arbeitgeber kann die Entgeltfortzahlung verweigern, solange der Arbeitnehmer den Ausweis schuldhaft nicht bei dem Arbeitgeber hinterlegt, wenn dieser die Hinterlegung verlangt.

Erleidet ein Arbeitnehmer aufgrund einer Krankheit, etwa nach einem Verkehrsunfall, einen Verdienstausfall und hat dadurch einen Schadensersatzanspruch gegen einen Dritten, geht dieser Anspruch im gesetzlich bestimmten Umfang automatisch auf den Arbeitgeber über.

Dies gilt allerdings nicht bei Schädigung unter Familienangehörigen, die in häuslicher Gemeinschaft mit dem Versicherten leben. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber unverzüglich die zur Geltendmachung des Schadensersatzanspruchs erforderlichen Angaben zu machen. Andernfalls kann der Arbeitgeber die Fortzahlung des Arbeitsentgelts verweigern.

Erfüllt der Arbeitgeber während der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers dessen Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts nicht, so geht der Anspruch des Arbeitnehmers gegen den Arbeitgeber in Höhe des gezahlten Krankengelds auf den Krankenversicherungsträger über.

Der Krankenversicherungsträger, der nach dieser Vorschrift den Entgeltfortzahlungsanspruch gegen den Arbeitgeber geltend macht, kann sich auch darauf berufen, dass das Arbeitsverhältnis seines Versicherten durch eine fristlose Kündigungdes Arbeitgebers nicht beendet worden ist.

Dies gilt jedenfalls dann, wenn das Kündigungsschutzgesetz auf das Arbeitsverhältnis keine Anwendung findet.

Das Entgeltfortzahlungsgesetz ist unabdingbar. Eine Ausnahme gilt nur für die Bemessungsgrundlage des fortzuzahlenden Entgelts.

In Umsetzung der Vorgaben des Bundesverfassungsgerichts zur Verfassungswidrigkeit des Umlageverfahrens zum Mutterschaftsgeld regelt das Gesetz zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung ab 01.01.2006 das Ausgleichsverfahren für die Entgeltfortzahlung. § 1 Abs. 1 AAG sieht einen Erstattungsanspruch aller Arbeitgeber mit in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmern (ausschließlich der zur Berufsausbildung Beschäftigten) gegen die Krankenkassen für die nach dem EFZG an alle Arbeitnehmer geleistete Entgeltfortzahlung vor.

Das Umlageverfahren erstreckt sich ebenfalls auf die Arbeitgeber. Maßgeblich für die Umlagepflicht ist gemäß § 3 Abs. 1 AAG die Beschäftigung von nicht mehr als 30 Arbeitnehmern für einen Zeitraum von mindestens 8 Kalendermonaten in dem der Entgeltersatzleistung vorangehenden Kalenderjahr.