Was ist eigentlich die Erholungsbeihilfe?
Unter einer klassischen Erholungsbeihilfe versteht man Leistungen des Arbeitgebers, die er einem Mitarbeiter und seiner Familie zweckgebunden für den Erholungsurlaub zur Verfügung stellt. Will heißen: Sie als Arbeitgeber unterstützen Ihre Angestellten dabei, sich von der Arbeit zu erholen, sich um Ihre Gesundheit und Ihre Familien zu kümmern. Das kann sowohl durch die Auszahlung von Barmitteln geschehen als auch durch Sachbezüge, zum Beispiel in dem der Arbeitgeber einen Hotelaufenthalt bezahlt.
Info
Erholungsbeihilfe muss zweckgebunden sein
Wichtig ist bei dieser Form der Zuwendung: Die zur Verfügung gestellten Leistungen sind zweckgebunden. Das heißt, es muss sichergestellt werden, dass Ihre Arbeitnehmer diese auch tatsächlich für Erholungszwecke ausgeben. Dafür hat der Gesetzgeber Regelungen aufgestellt.
Für die Erholungsbeihilfe gelten folgende Voraussetzungen:
- Die Empfänger dürfen sie ausschließlich für Erholungszwecke nutzen.
- Es muss ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der Bereitstellung der Mittel und einem Erholungsurlaub bestehen.
- Der Arbeitnehmer muss den Erholungsurlaub 3 Monate vor oder nach der Bereitstellung antreten.
- Ist der zeitliche Abstand zwischen Bereitstellung und Erholungsurlaub größer, besteht eine Erklärungspflicht.
- Ein Urlaub zu Hause ist möglich.
Es ist wichtig, diese Kriterien sowie die Zweckgebundenheit einzuhalten, um die Erholungsbeihilfe vom Urlaubsgeld unterscheiden zu können. Diese zwei Arten der freiwilligen Arbeitgeberleistungen werden nämlich unterschiedlich versteuert.
Das Finanzamt verlangt für die Auszahlung einer Erholungsbeihilfe einen Nachweis. Ihre Mitarbeiter sollten daher Belege und Quittungen aufbewahren, die zeigen, wofür sie das Erholungsgeld ausgegeben haben. Ob Hotelrechnung oder Eintrittskarte für das Freibad – all dies sind Belege, die für das Finanzamt ausreichen. Sie belegen, dass der Mitarbeiter das Geld wirklich für die eigene Erholung eingesetzt hat.
Tipp
Erholungsgeld vom Arbeitgeber für die ganze Familie
Die Erholungsbeihilfe können Sie nicht nur dem Arbeitnehmer selbst zur Verfügung stellen. Der Gesetzgeber schließt auch Ehepartner und Kinder ein. So haben Sie als Arbeitgeber die Möglichkeit, die gesamte Familie des Mitarbeiters finanziell beim Erholungsurlaub zu unterstützen.
Ist die Erholungsbeihilfe steuerfrei?
Einer der großen Vorteile der Erholungsbeihilfe ist, dass sie nicht in vollem Umfang besteuert wird:
- Auf Urlaubsgeld fallen Steuern sowie Sozialversicherungsabgaben in normaler Höhe an. Vom Bruttobetrag, den der Arbeitgeber freiwillig auszahlt, kommt beim Mitarbeiter oft gar nicht so viel an.
- Die Erholungsbeihilfe hingegen wird im Zuge der Lohnabrechnungpauschal besteuert, solange es sich innerhalb der gesetzlich festgelegten Obergrenzen bewegt. Außerdem ist sie sozialversicherungsfrei.
Folgende Obergrenzen gelten in Deutschland:
| Arbeitnehmer | 156 Euro pro Kalenderjahr |
|---|---|
| Ehe-/Lebenspartner | 104 Euro pro Kalenderjahr |
| pro Kind | 52 Euro pro Kalenderjahr |
Erholungsbeihilfe dieser Höhe wird nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EstG pauschal mit 25 % versteuert. Sozialversicherungsabgaben fallen auf diese Beträge nicht an. So kommt deutlich mehr Geld beim Arbeitnehmer an, und der Arbeitgeber hat geringere Aufwendungen als beim Urlaubsgeld. Eine klassische Win-win-Situation!
Info
Die Kontenrahmen für die Buchung von Erholungsbeihilfen
Freiwillige Sozialleistungen wie die Erholungsbeihilfe buchen Sie in den Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04.
Erholungsbeihilfe bei Minijobs
Auch an Mitarbeiter, die auf Minijobbasis angestellt sind, können Sie Erholungsbeihilfe auszahlen. Es gelten die gleichen Obergrenzen beim Minijob wie für in Vollzeit angestellte Arbeitnehmer. Die Regeln zur Pauschalbesteuerung und zu den Sozialversicherungsabgaben sind ebenfalls dieselben: 25 % Pauschalversteuerung, sozialversicherungsfrei. Die Erholungsbeihilfe gehört nicht zum Einkommen. Entsprechend wird durch sie die Geringfügigkeitsgrenze nicht überschritten.
Wann ist die Erholungsbeihilfe steuerfrei?
Zusätzlich zu den oben genannten Optionen gibt es auch Sonderfälle, in denen die Besteuerung von Erholungspauschalen vollkommen entfällt. Dies gilt für Erholungsbeihilfe zum Beispiel:
- Für die Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit eines Mitarbeiters: Ist ein Mitarbeiter so schwer erkrankt, dass er arbeitsunfähig geworden ist, darf der Arbeitgeber Maßnahmen zur Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit finanziell unterstützen. Geld- und Sachwerte von bis zu 600 Euro dürfen Sie in diesem Fall vollkommen steuer- und sozialversicherungsfrei ausgeben. Das gilt übrigens auch, wenn ein Kind des Mitarbeiters schwer erkrankt ist und zum Beispiel auf eine Kur begleitet werden muss. Außerdem gelten auch Aufenthalte in firmeneigenen Erholungseinrichtungen als Sachaufwendung, wenn diese vergünstigt oder kostenfrei angeboten werden und können ebenfalls als Erholungsbeihilfe behandelt werden.
- Zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes eines Mitarbeiters: Auch präventive Maßnahmen zur Gesundheitsförderung, zum Beispiel im Rahmen eines betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM), dürfen gefördert werden. Hierfür gewährt der Gesetzgeber einen Betrag von 600 Euro jährlich, auf den weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge anfallen.
Erholungsbeihilfe beantragen
Wie Arbeitnehmer Erholungsbeihilfe beantragen, hängt von den betrieblichen Strukturen ab. In kleinen Betrieben reicht häufig ein formloses Schreiben aus, in größeren Betrieben, die Erholungsgeld anbieten, kann es Sinn ergeben, dass Ihre Personalabteilung ein entsprechendes Formular bereithält.
Grundsätzlich sind diese Angaben für das Erholungsgeld notwendig:
- Wann möchte der Arbeitnehmer den bezuschussenden Urlaub nehmen?
- Plant er einen Ehe- bzw. Lebenspartner oder Kinder mitzunehmen?
- Fährt er weg oder bleibt er zu Hause?
In Gewerkschaften wird eine solche Antragstellung im Normalfall zentralisiert. Mitglieder der GDL zum Beispiel beantragen Erholungsgeld über die Einrichtung FairnessPlan.
Erholungsbeihilfe: Freiwillige Unterstützung, die sich lohnt
Erholungsgeld ist eine freiwillige Unterstützung von Ihrer Seite. Grundsätzlich hat also kein Arbeitnehmer Anspruch auf die Erholungsbeihilfe. Es sei denn, Sie haben diese im Arbeitsvertrag vereinbart.
Die Erholungsbeihilfe hat viele Vorteile:
- Sie dient der Mitarbeiterbindung und Mitarbeitermotivation
- Sie fördert die Erholung
- Sie stellt ein langfristig positives Betriebsklima her
- Sie hat im Vergleich zum Urlaubsgeld Steuervergünstigungen
- Sie ist ein Gewinn für Unternehmen und Mitarbeiter
