Gehaltsabrechnungen korrekt erstellen: Wichtige Infos und Tipps

Es ist wichtig, die Gehaltsabrechnung zu verstehen. Zur Erklärung: Die Abrechnung des Gehalts ist nämlich ebenfalls essentiell, um die Einkommensteuer zu berechnen. Aus dem Formular gehen die Höhe des Brutto- und Nettolohns unter Berücksichtigung aller monatlichen Abzüge, wie zum Beispiel Sozialversicherungsbeiträge, hervor:

• Lohnsteuer
• Solidaritätszuschlag
• Ggf. Kirchensteuer
• Abgaben zur Sozialversicherung (Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung)

Aus diesem Grund dient die Gehaltsabrechnung in vielerlei Hinsicht als wichtiger Liquiditätsnachweis für Dritte, den sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber bei Bedarf vorlegen können.

Die Erstellung einer Gehaltsabrechnung erfolgt grundsätzlich immer nach diesem Schema:

1. Gesamtbruttolohn ermitteln
2. Anfallende Steuern aus dem Steuerbrutto berechnen
3. Sozialversicherungsbeiträge aus dem Sozialversicherungsbrutto ermitteln
4. Nettogehalt bzw. Nettolohn berechnen
5. Auszahlungsbetrag ermitteln

Es gibt im Grunde keine verbindlichen Regelungen darüber, wie der inhaltliche bzw. formale Aufbau einer Gehaltsabrechnung auszusehen hat. Einige wichtige Pflichtangaben sollten aber unbedingt auf jedem Gehaltszettel stehen, wenn Sie gesetzeskonforme Abrechnungen erstellen wollen. So gewährleisten Sie, dass Ihre Mitarbeiter und Dritte stets nachvollziehen können, wie sich das Monatsentgelt der Beschäftigten in Ihrem Unternehmen im Detail zusammensetzt.

• Versicherungspflicht der Angestellten prüfen
• Angestellte bei der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse fristgerecht an- und abmelden
• Versicherungsnummern für Arbeitnehmer bei der Krankenkasse beantragen
• Sozialabgaben (Renten-, Kranken- Pflege- und Arbeitslosenversicherung) berechnen und fristgerecht überweisen
• Arbeitsunterbrechungen an die Krankenkasse und die Rentenversicherung melden
• Jahresmeldungen mit den Beschäftigungszeiten und den beitragspflichtigen Arbeitsverdiensten der Beschäftigten erstellen
• Beschäftigte bei der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) anmelden
• Gehalt der Angestellten bei Krankheit bzw. im Mutterschutz weiter ausbezahlen

Die beiden Begriffe werden genau wie Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung häufig synonym gebraucht. Unter Lohn bzw. Gehalt versteht man grundsätzlich die Bezahlung eines oder einer Angestellten für dessen oder deren geleistete Arbeit. Allerdings kann man hier noch weiter differenzieren:

• Lohn: Als Berechnungsgrundlage des Lohns dienen die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden eines Angestellten. Meist erhalten beispielsweise Schreiner Lohn von ihrem Arbeitgeber oder ihrer Arbeitgeberin. Je nach Umfang der geleisteten Stunden bzw. je nach Monat kann die Höhe des Auszahlungsbetrags dementsprechend schwanken.
• Gehalt: Hierunter versteht man einen Festbetrag, der monatlich auf das Konto des oder der Angestellten überwiesen wird. Egal, wie viele Überstunden er oder sie gearbeitet oder wie viele Tage ein Monat hat – das Gehalt bleibt immer gleich.

Wenn Sie eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung erstellen, müssen Sie die jeweils angewendete Form der Bezahlung entsprechend darauf vermerken. Es gibt aber keinen gravierenden Unterschied zwischen den beiden Formularen. Je nachdem welche Form des Entgelts (Lohn oder Gehalt) Sie an Ihre Beschäftigten ausbezahlen, müssen Sie in der Abrechnung jeweils alle erforderlichen Informationen und Pflichtangaben korrekt aufführen.

Diese Übersicht zeigt, dass Arbeitnehmer durchschnittlich 59 % des Bruttogehalts als Nettogehalt ausgezahlt werden. Wie hoch die Abgaben bei jedem Einzelnen sind, steht auf der Gehaltsabrechnung.

Folgende Posten müssen Sie bei der Gehaltsberechnung berücksichtigen:

• Lohnsteuer: Alle deutschen Arbeitnehmer müssen monatlich Lohnsteuer abführen. Die Lohnsteuer ist in Deutschland progressiv aufgebaut. Das heißt, dass der Steuersatz steigt, wenn das Gehalt steigt. Im Jahr 2024 liegt der Eingangssteuersatz bei 14 %, der Spitzensteuersatz bei 42 % und der Höchststeuersatz bei 45 %. Sie sind der jeweils geltenden Einkommensteuer Grundtabelle zu entnehmen.
  Wenn Sie die Lohnsteuer berechnen, ist ein weiteres entscheidendes Kriterium die Lohnsteuerklasse:

Eine wichtige Rechengröße im Sozialversicherungsrecht sind die Beitragsbemessungsgrenzen. Sie legen einen Höchstbetrag des Einkommens fest, auf den sich die Sozialversicherungen prozentual bei der Berechnung der Beiträge beziehen. Das heißt: Der Anteil, den ein Arbeitnehmer über dem Höchstbetrag verdient, wird dabei nicht beachtet. Jedes Jahr beschließt die Bundesregierung jeweils einen Höchstbetrag für die Kranken- und Pflegeversicherung sowie für die Renten- und Arbeitslosenversicherung. Bei der Rentenversicherung wird bei der Festlegung der Beitragsbemessungsgrenze immer noch zwischen Ost und West unterschieden.

Dieses Schema einer Gehaltsabrechnung gibt Ihnen Aufschluss über folgende Punkte:

1. Personenbezogene Daten Arbeitnehmer: Hier befinden sich die erforderlichen Daten des oder der Angestellten, wie zum Beispiel das Eintrittsdatum ins Unternehmen, das Geburtsdatum, die Krankenversicherung, die Steuerklasse oder die Steuertage.

2. Urlaub: An dieser Stelle der Gehaltsabrechnung wird der aktuelle Stand des Urlaubsanspruchs aufgelistet.

3. Anschrift von Arbeitnehmer und Arbeitgeber

4. Brutto-Bezug: Hier wird sowohl die Lohnart als auch der Brutto-Betrag angegeben. Je nach Arbeitsvertrag kommen noch weitere Rechengrößen hinzu. Dazu gehören zum Beispiel diese:

• Vermögenswirksame Leistungen (Arbeitgeberanteil)
• Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld
• Sachbezüge (z. B. Pkw-Nutzung)
• Abfindungen
• Feiertags- und Wochenendzuschläge
• Jubiläumszuwendungen
• Leistungsprämien
• Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
• Lohnnachzahlungen
• Tantiemen
• Überstundenzuschläge

5. Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abzüge: In diesem Teil werden die gesetzlichen Abzüge im Bereich Steuer und Sozialversicherung aufgelistet.

6. Nettoentgelt: Das Nettoentgelt ist der Betrag, der nach den gesetzlichen Abzügen vom Bruttogehalt übrigbleibt. Dieser ist nicht immer identisch mit dem Auszahlungsbetrag.

7. Netto-Bezüge/ Netto-Abzüge: Hier werden Zuschüsse vom Arbeitgeber und Abzüge, die den Arbeitnehmer betreffen, aufgeführt. Sie vermindern oder erhöhen den Auszahlungsbetrag.

8. Auszahlungsbetrag: An dieser Stelle der Gehaltsabrechnung steht der Betrag, der tatsächlich am Ende des jeweiligen Monats ausbezahlt wird.

9. Abgelaufene Jahreswerte: In dieser Übersicht stehen sämtliche Brutto-Werte und Beträge der gesetzlichen Abzüge, die im laufenden Abrechnungsjahr bis zum Zeitpunkt der Gehaltsabrechnung insgesamt angefallen sind.

10. Bankverbindung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin für die Ausbezahlung des monatlichen Gehalts

11. Erläuterungen zur Gehaltsabrechnung: In der Fußzeile sind alle Abkürzungen erklärt, die verwendet werden. Außerdem befindet sich hier der Hinweis, dass die Entgeltbescheinigung nach § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung erstellt wurde.

In der Gewerbeordnung (GewO) ist festgelegt, dass ein Betrieb jedem Arbeitnehmer oder jeder Arbeitnehmerin bei Zahlung seines oder ihre Arbeitsentgelts eine Abrechnung des Gehalts bzw. Lohns in Textform erteilen muss. Dementsprechend ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, das Gehalt seiner Beschäftigten monatlich abzurechnen und ihnen eine genaue Aufstellung darüber auszuhändigen. Da es sich hierbei um wichtige, steuerrelevante Dokumente handelt, müssen alle Daten und Angaben darauf absolut korrekt sein.

Hin und wieder schleicht sich vielleicht einmal ein Rechenfehler ein. Dadurch können einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin beispielsweise zu hohe oder zu niedrige Steuerbeträge vom Verdienst abgezogen werden. Zwar dürfen Sie bei der Gehaltsabrechnung als Arbeitgeber so entstandene Fehler binnen eines Zeitraums von drei Monaten korrigieren und rückwirkend korrekt verrechnen, allerdings kommt dann zeitintensiver Papierkram auf Sie zu.

Um die Gehaltsabrechnungen Ihrer Angestellten zu erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Die Abrechnungen auslagern (z. B. an ein externes Lohnbüro oder einen Steuerberater).
• Die Gehaltsabrechnung selber erstellen (z. B. in einer eigenen Abteilung für die Lohnbuchhaltung oder mit spezieller Lohnsoftware).

Egal, für welche Lösung Sie sich entscheiden – Sie sollten Ihre Gehaltsabrechnungen in jedem Fall pünktlich erstellen. Andernfalls kann das zu Frust und Motivationsmangel bei Ihren Mitarbeitern bzw. sogar zu einer Klage vor dem Arbeitsgericht führen.

Die Lohnbuchhaltung ist zeitintensiv und komplex. Deshalb gehört sie in den meisten Unternehmen zu den eher ungeliebten Aufgaben. Hinzu kommt, dass Firmeninhaber oft nicht das nötige Know-how besitzen, um sich eigenständig um die monatlichen Abrechnungen zu kümmern. Daher sehen viele Betriebe die geeignetere Alternative darin, die Gehaltsabrechnung auszulagern. Hierfür geben sie die Arbeit zum Beispiel an einen externen Experten:

• Steuerberater
• Lohnbuchhalter
• Online-Lohnbüro

Die Gehaltsabrechnung auszulagern, kann für größere Unternehmen mit dem entsprechenden Budget eine echte Erleichterung sein. Ihr Arbeitsaufwand fällt deutlich geringer aus und sie müssen sich nicht mehr selbst mit dem Thema auseinandersetzen.

Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, fürs Erstellen der Gehaltsabrechnungen externe Fachleute zu engagieren, dann beachten Sie, dass dieser Service mit hohen Kosten verbunden ist. Dafür können Sie sich durch das Outsourcing der Gehaltsabrechnung sicher sein, dass Sie keine Gesetzesänderungen verpassen. Vorausgesetzt natürlich, Sie geraten an einen zuverlässigen Lohnservice, wie es zum Beispiel bei Ihrem Steuerberater der Fall ist. Sobald Sie die Gehaltsabrechnung in fremde Hände geben, betrifft das ebenfalls hochsensible Mitarbeiterdaten. Wählen Sie externe Fachleute daher immer mit Bedacht aus.

Oft kann eine interne Lösung für die Gehaltsabrechnung sinnvoll sein. Sie können diese Option für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, wenn folgende Kriterien auf Sie zutreffen:

• Sie haben gerade erst gegründet bzw. leiten ein kleines Unternehmen. Sowohl der Arbeitsaufwand als auch die Anzahl Ihrer Mitarbeitenden hält sich noch in Grenzen und Ihnen fehlt es am nötigen Kleingeld, um die Gehaltsabrechnung auszulagern.
• Sie möchten die Kosten in Ihrem Betrieb reduzieren, um erfolgreich zu bleiben. Im Zuge dessen bringt es für Ihre Firma finanzielle Vorteile mit sich, wenn Sie die Gehaltsabrechnung selbst erstellen.

Wenn einer oder mehrere dieser Punkte auf Sie zutreffen, sollten Sie sich ernsthaft mit dem Gedanken auseinandersetzen, Ihre Gehaltsabrechnungen selbst zu erstellen. Hierfür haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Excel-Tabellen: Wer Grundkenntnisse im Bereich der Gehaltsabrechnung mitbringt und sich mit Excel auskennt, kann das Programm nutzen, um Gehaltsabrechnungen selbst zu erstellen.
• Lohnrechner: Sie haben die Möglichkeit, spezielle Lohnrechner im Internet zu verwenden, welche Ihnen das Gehalt Ihrer Beschäftigten online ausrechnen.
• Gehaltsabrechnungsmuster: Sie sind dafür verantwortlich, alle Lohndaten Ihrer Angestellten in einer Abrechnung einzutragen und ihnen diese anschließend auszuhändigen. Damit darauf alle wichtigen Informationen und Pflichtangaben enthalten sind, können Sie zum Beispiel vorgefertigte Vorlagen aus dem Web für die Gehaltsabrechnung verwenden.

Für Kleinbetriebe mit 1 bis 3 Mitarbeitern ist die Verwendung fertiger Vorlagen als Alternative zu einem Lohnabrechnungsprogramm denkbar. Dann sollten allerdings folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Die Bruttogehälter bleiben das gesamte Jahr hindurch gleich. Lediglich das Datum für den jeweiligen Monat muss dann angepasst werden.
• Ein Steuerberater hat zu Jahresbeginn alle Eingaben und Ergebnisse überprüft. Achtung: Dafür entstehen Kosten, die Sie einkalkulieren müssen.
• Bei jedem Jahreswechsel besorgen Sie sich beim Finanzamt und den Sozialkassen alle neuen Berechnungsschlüssel und passen die Formulare entsprechend an.

Sobald sich gewisse Änderungen bei der Gehaltsgestaltung ergeben, stehen eigener Zeitaufwand für erneute Formularanpassungen und die geringe Kostenersparnis im Vergleich zum Einsatz einer Lohnbuchhaltungssoftware in keinem Verhältnis mehr. Wirklich flexibel, rechtssicher, stets aktuell und erheblich komfortabler sind Gehaltsabrechnungen, die ein Lohnbuchhaltungsprogramm automatisch erstellt.

Sie möchten Ihre Lohnbuchhaltung in Zukunft mit einer leistungsfähigen Software selbst erledigen und Ihre monatlichen Abrechnungen auf möglichst unkompliziertem und einfachem Weg abwickeln? Dann bietet Ihnen eine Gehaltsabrechnungssoftware folgende Vorteile:

• Das Erstellen funktioniert einfach und zeiteffizient.
• Sie sparen sich viel Arbeitsaufwand und können wesentlich mehr Zeit in Ihr Kerngeschäft investieren.
• Sie erledigen die Abwicklung Ihrer kompletten Lohnabrechnung ohne fremde Hilfe einer Steuerberkanzlei oder eines externen Lohnbüros und sparen dadurch bares Geld.
• Sie können alle wichtigen Personaldaten Ihrer Angestellten im Handumdrehen erfassen, effizient verwalten und gemäß den aktuellen, gesetzlichen Richtlinien archivieren.
• Sie berechnen alle relevanten Angaben unter Berücksichtigung der Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge fehlerlos und absolut korrekt.
• Die Auszahlungsbeträge können Sie dank einer integrierten Funktion für das Online-Banking direkt überweisen.
• Alle wichtigen Meldungen an das zuständige Finanzamt und Sozialversicherungsträger können Sie direkt über das Programm für Gehaltsabrechnungen vornehmen.
• Sie haben alle Lohndaten Ihrer Beschäftigten mit einem Mausklick parat und können Auskünfte schneller erteilen.
• Sie behalten den perfekten Überblick über alle Personalkosten. 
• Sie arbeiten auf Basis der aktuellen Gesetze und Datenschutzrichtlinien.

Bei der Wahl der passenden Lohnsoftware ist es wichtig, dass diese alle Funktionen alle Basis-Funktionen enthält, die zur leichten Abrechnung sämtlicher gängiger Beschäftigungs- und Lohnarten in Ihrem Betrieb nötig sind. Neben Angestellten mit einem festen Monatsgehalt gehören unter anderem diese Sonderfälle dazu:

• Minijobs
• Öffentlicher Dienst
• Geringverdiener
• Gleitzone im Niedriglohnbereich
• Mehrfachbeschäftigte
• Praktikant

Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, den zuständigen Ämtern und Sozialversicherungsträgern alle Änderungen in den Beschäftigungsverhältnissen Ihrer Angestellten sofort mitzuteilen:

• Neueinstellungen
• Kündigungen
• Krankheitsfälle
• Mutterschutz

Hierfür besitzt beispielsweise Lexware Office Lohn & Gehalt ein integriertes Meldeverfahren, mit dem Sie Beitragsnachweise, Sozialversicherungsmeldungen und sonstige Bescheinigungen bequem an die zuständigen Behörden übermitteln. Außerdem bietet Ihnen unser Programm die Möglichkeit, die Stamm- und Abrechnungsdaten Ihrer Mitarbeiter zentral und effizient zu verwalten, um die digitalen Gehaltsabrechnungen noch einfacher zu erstellen.

Viele Software-Lösungen punkten beispielsweise nicht nur mit allen wichtigen Funktionen für gesetzlich korrekte Gehaltsabrechnungen, sondern auch mit zahlreichen praktischen Zusatz-Features. Hierzu zählen unter anderem Schnittstellen für den Datenimport und -export. Zum Beispiel ist unsere Gehaltssoftware Lexware lohn+gehalt mit ELSTER und ELStAM ausgestattet, um Ihnen einen komfortablen Datenaustausch mit dem Finanzamt oder Ihrem Steuerberater zu gewährleisten.

ELStAM bietet Ihnen als Arbeitgeber den Vorteil, dass Sie Ihre Angestellten elektronisch in der Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern anmelden können. Dank der dort zentral gespeicherten Steuerabzugsmerkmale können Sie den Lohnsteuerabzug Ihrer Mitarbeiter bequem berechnen. Via ELSTER haben Sie die Möglichkeit, die Lohnsteuer Ihrer Angestellten an das Finanzamt zu übermitteln.

Die monatlich fälligen Sozialabgaben ziehen hingegen die gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) ein. Hierfür besitzt die Software für Gehaltsabrechnungen ein GKV-Zertifikat. Dieses garantiert Ihnen, dass alle Beiträge sicher an die zuständigen Behörden übermittelt werden. Dank regelmäßiger Updates können Sie sich außerdem darauf verlassen, dass Sie stets auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung arbeiten und die aktuellen Beitragsbemessungsgrenzen der Sozialversicherungsträger berücksichtigen.