Geldwerter Vorteil: Meist attraktiver als Gehaltserhöhung

Geldwerte Vorteile stellen kein Arbeitsentgelt dar, weshalb sie für die Empfänger gerade deshalb ein Gewinn sind. Mit dem geldwerten Vorteil lässt sich die Abgabenlast für Beschäftigte spürbar verringern. Auch der Betrieb gewinnt, denn er kann die Ausgaben von der Steuer absetzen und spart sich den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, der bei einem klassischen Gehaltsplus anfallen würde.

Es kann also für Fachkräfte und Betriebsinhaber lukrativ sein, steuerfreie oder steuerbegünstigte Gehaltsextras auszuhandeln. Spendieren Sie z. B. Zuschüsse für Fahrten zur Arbeit, zu den Kindergartenkosten, zum Mittagessen oder zur Gesundheitsvorsorge bleibt den Mitarbeitenden unterm Strich mehr als von einer Gehaltserhöhung.

Bei den vielen Vergütungen geldwerter Vorteile gelten neben den grundlegenden Freibeträgen häufig weitere Regeln. Wenn Sie einen geldwerten Vorteil berechnen möchten, müssen Sie darauf achten, welche Leistungen wirklich komplett steuer- und sozialversicherungsfrei sind. Wir zeigen Ihnen, unter welchen Vorschriften die einzelnen Vergütungen geregelt sind.

Im Jahr 2024 können Sie als Arbeitgeber bis zu 7.248 Euro im Jahr lohnsteuerfrei zur betrieblichen Altersvorsorge Ihrer Mitarbeiter beisteuern, vorausgesetzt, Sie zahlen diese ein in:

• eine Pensionskasse
• einen Pensionsfonds
• eine Direktversicherung

Der Wert entspricht 8 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze (West).

Sozialversicherungsfrei sind im Jahr 2024 höchstens vier Prozent, also 3.624 € im Jahr. Die Werte ändern sich jährlich.

Werden die Beiträge im Rahmen einer Entgeltumwandlung gezahlt, müssen Sie zusätzlich 15 Prozent des umgewandelten Entgelts als Arbeitgeberzuschuss an die Versorgungseinrichtung zahlen. Bei geringverdienenden Arbeitnehmern wird die betriebliche Altersversorgung mit steuerlichen Zuschüssen gefördert.

Eine gute Möglichkeit, Beschäftigte langfristig an den Betrieb zu binden, ist das Arbeitgeberdarlehen als geldwerter Vorteil. Wird der Kredit zum marktüblichen Zins vergeben, haben Beschäftigte keinen lohnsteuerpflichtigen Zinsvorteil. Verlangen Sie einen geringeren als den marktüblichen Zins, ist der Zinsvorteil als Sachbezug zu versteuern.

Mit einem Lohnabrechnungsprogramm wie Lexware lohn+gehalt können Sie geldwerte Vorteile wie das Arbeitgeberdarlehen einfach und korrekt abrechnen.

Stellen Sie Berufskleidung zur Verfügung, liegt kein geldwerter Vorteil vor, wenn diese:

• auf die jeweils ausgeübte Berufstätigkeit zugeschnitten ist (z. B. Kittel).
• nach ihrer uniformartigen Beschaffenheit objektiv eine berufliche Funktion erfüllt, z. B. durch ein aufgesticktes Emblem.

Ob die Berufskleidung nur leihweise überlassen wird oder bei den Mitarbeitenden verbleibt, spielt keine Rolle.

Bieten Sie Ihren Beschäftigten an, die ausgegebene typische Berufskleidung auch zu reinigen, ist auch dieser geldwerte Vorteil nicht steuerpflichtig. Die Reinigung erfolgt ausschließlich aus eigenbetrieblichen Interessen.

Aus besonderem Anlass können Sie eine steuerfreie Beihilfe auszahlen. Generell sind Beihilfen bis zu 600 Euro im Jahr steuerfrei.

In einem „besonderen Notfall“ kann ausnahmsweise auch ein höherer Betrag steuerfrei bleiben.

Pro Arbeitnehmer können Sie bis zu 600 Euro steuer- und sozialabgabenfrei für Maßnahmen zur Gesundheitsförderung aufwenden. Das gilt für innerbetriebliche Aktionen wie:

• Stressbewältigung am Arbeitsplatz
• Gesundheitsgerechte Ernährung im Arbeitsalltag
• Bewegungsförderliches Arbeiten

Ebenso zählen extern durchgeführte Maßnahmen dazu wie:

• Raucherentwöhnungskurs
• Reduktion von Übergewicht
•  Entspannungsangebote

Unterstützt Ihr Betrieb die Gesundheitsvorsorge mit mehr als 600 Euro im Jahr, ist nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig. Die einzelnen unterstützten Aktionen und Maßnahmen müssen allerdings von einer Krankenkasse als förderungswürdig (nach § 20a SGB V) eingestuft sein. Der Förderkatalog (Präventionsleitfaden der Spitzenverbände der Krankenkassen) ist äußerst umfangreich. Wenn diese Maßnahmen unter 600 Euro im Jahr liegen, sind sie steuer- sowie sozialabgabenfrei.

Es gibt auch Erholungsbeihilfen als geldwerte Vorteile, die nicht von der Sozialversicherung betroffen sind. Dafür müssen diese pauschal mit 25 Prozent versteuert werden, wenn sie im Jahr nicht mehr als 156 Euro betragen.

Zusätzlich dürfen Sie für Ehepartner von Mitarbeitern 104 Euro und für jedes Kind 52 Euro an Beihilfe gewähren und diese Pauschal mit 25 Prozent versteuern.

Dienstwohnungen gelten als geldwerter Vorteil aus dem Dienstverhältnis und sind als Sachbezug von Mitarbeitenden als geldwerter Vorteil zu versteuern. Bei der Bewertung von Wohnraum, den Sie Ihren Angestellten kostenlos oder verbilligt zur Verfügung stellen, sind bestimmte Quadratmeterpreise anzusetzen.

Für Direktversicherungen gelten durch das seit 2018 geltende Betriebsrentenstärkungsgesetz steuerlich dieselben Regeln wie für Pensionskassen und -fonds.

Zusätzlich zum Arbeitslohn können Sie Ihren Mitarbeitern als geldwerten Vorteil einen Zuschuss zu den Fahrtkosten von 0,30 Euro, ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro pro Kilometer für die Nutzung des eigenen Pkw gewähren – und zwar für Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte. Führen Sie pauschal 15 Prozent der Lohnsteuer ab, fallen keine Sozialabgaben an.

Jobtickets sowie Zuschüsse für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln gehören eigentlich zu den geldwerten Vorteilen, die besteuert werden müssen. Doch seit 2019 dürfen Sie diese abgabenfrei zur Verfügung stellen oder bezuschussen.

In diesen beiden Fällen sind die Zuschüsse lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei: 

1. Das Jobticket muss zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden.
2. Alternativ ist eine Pauschalversteuerung des geldwerten Vorteils mit 25 Prozent möglich: Angestellte können dann ihre Entfernungspauschale unvermindert geltend machen.

Zunehmend wird Mitarbeitern ein Firmenwagen nach dem Prinzip der Gehaltsumwandlung angeboten. Dabei verzichten Angestellte auf Teile ihres Gehalts und erhalten dafür einen geleasten Dienstwagen, den sie ebenfalls privat nutzen dürfen. Sie sparen so die Finanzierung des privaten Autos. Wenn diese den Dienstwagen im Leasing auch privat nutzen, müssen sie den privat genutzten Anteil als geldwerten Vorteil versteuern.

Zur Errechnung dieses Vorteils kann wahlweise die Pauschalierungs- oder die Nachweismethode (Fahrtenbuchmethode) herangezogen werden. Für jeden Einzelfall sollte genau durchgerechnet werden, wie sich die Gehaltsumwandlung für die Arbeitnehmer generell rechnet und welche Methode günstiger ist. Jedoch müssen die Angestellten den Firmenwagen als geldwerten Vorteil in der Steuererklärung angeben.

Zudem gibt es mittlerweile für die geldwerten Vorteile Förderungen, wenn Sie sich für ein Elektroauto entscheiden. Je nach Fahrzeugtyp kommt entweder eine Halbierung oder die Viertel-Regelung des Listenpreises infrage.

Sie dürfen Ihren Angestellten ein Dienstfahrrad steuer- und beitragsfrei als geldwerten Vorteil überlassen – ein E-Bike mit einer Leistung bis zu 25 km/h eingeschlossen. Voraussetzung ist, dass dies zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erfolgt.

Wenn Sie ein Jobrad anbieten, gibt es zwei Alternativen für den geldwerten Vorteil:

1. Sie übernehmen die Kosten für den oder die Beschäftigte zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn.
   ⇒ Das Jobrad ist für ihn oder sie kosten- sowie steuerfrei und darf auch privat genutzt werden.
2. Der oder die Beschäftige beteiligt sich per Gehaltsumwandlung an den Gebühren.
   ⇒ Seit 2020 greift bei der privaten Nutzung des Jobrads die 0,25 Prozent-Regel.

Beide Steuererleichterungen sind befristet bis Ende 2030.

Grundsätzlich sind kostenfreie Stellplätze auf dem Firmengelände steuerfrei. Das gilt auch, wenn Sie Angestellten einen Parkplatz bzw. einen Stellplatz in einem Parkhaus in unmittelbarer Nähe des Firmengeländes verbilligt oder kostenlos anbieten, da hier ein überwiegend betriebliches Interesse vorliegt.

Freiwillige Sachzuwendungen bis zu 60 Euro, die Sie Angestellten oder deren Angehörigen aus besonderem Anlass gewähren, sind beispielsweise folgende Güter:

• Blumen
• Pralinen
• Bücher

In den Lohnsteuerrichtlinien 2023 wurde klargestellt, dass solche Aufmerksamkeiten für nahe Angehörige des Arbeitnehmers nur dann steuerfrei sind, wenn die Angehörigen im Haushalt des Arbeitsnehmers leben.

Ebenfalls unter die Sachzuwendungen fallen Getränke und Genussmittel in geringem Umfang, die Sie Ihren Mitarbeitern im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlassen.

Als persönliche Ereignisse gelten hier folgende Beispiele:

• Geburtstag
• Hochzeit
• Beförderung
• bestandene Prüfung

Erhalten Beschäftigte neben dem Arbeitslohn von Ihnen Gutscheine für Waren oder Dienstleistungen zur Einlösung bei Dritten, sind diese Zuwendungen grundsätzlich lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig.

Wenn Sie zusätzlich zum Arbeitslohn Leistungen zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern erbringen, bleiben diese in unbegrenzter Höhe steuerfrei.

Das gilt für die Betreuung (Gebühren sowie Verpflegung) in:

• Kindergärten
• Kindertagesstätten
• Kinderkrippen
• Horten
• Betreuung durch Tagesmütter
• Kostenlose Betreuung in firmeneigenen Einrichtungen

Weder Sie als Arbeitgeber noch Ihre Arbeitnehmer müssen hierfür Steuern und Sozialabgaben entrichten. Ihr Unternehmen kann die Ausgaben sogar Gewinn mindernd von der Steuer absetzen.

Grundsätzlich lohnsteuerfrei bleiben Vorteile aus der privaten Nutzung von betrieblichen Computern und Telekommunikationsgeräten. Auch die laufenden Kosten wie eine Internet-Flatrate oder Telefonrechnungen gehören dazu. Selbst wenn Beschäftigte das betriebliche Smartphone zu 100 Prozent privat nutzen, bleibt es bei der Steuerfreiheit dieses Vorteils.

Der Essenszuschuss von Ihnen bleibt lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, wenn Mitarbeiter einen Eigenanteil tragen – mindestens in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts.

Ist der Eigenanteil der Mitarbeiter kleiner als der amtliche Sachbezugswert, muss der geldwerte Vorteil versteuert werden. Erlaubt ist eine pauschale Versteuerung des Sachwerts durch Sie als Arbeitgeber in Höhe von 25 Prozent. Auch auf diese Weise fallen für Ihre Beschäftigten keine Abzüge an.

Damit die Tankfüllung steuer- und abgabenfrei bleibt, dürfen Sie im Monat maximal 50 Euro pro Mitarbeiter für Tankgutscheine ausgeben.
Sie haben dabei zwei Möglichkeiten:

1. Sie händigen einen Gutschein mit ausgewiesenem Geldbetrag aus.
2. Sie überreichen einen Geldbetrag mit der Auflage zum Erwerb einer Sachleistung.

Alle Beträge über 50 Euro werden zu steuer- und abgabepflichtigem Lohn.

Ist der Umzug von Angestellten beruflich bedingt, können Sie als neuer Chef einen Zuschuss gewähren, der nicht als Lohn versteuert werden muss. Der Zuschuss ist in folgenden Fällen steuer- und abgabenfrei:

• für die Reisekosten zum neuen Wohnort
• Maklerkosten für eine Mietwohnung
• Kosten für Möbeltransport
• Renovierungskosten

Sie dürfen Ihren Mitarbeitenden Rabatte auf eigene angebotene Dienstleistungen oder Waren geben. Solche Mitarbeiterrabatte gelten normalerweise ebenfalls zu den steuerpflichtigen geldwerten Vorteilen.

Normalerweise gelten gesammelte Bonusmeilen von Geschäftsreisen als geldwerte Vorteile, die Ihre Mitarbeiter versteuern müssen, wenn sie diese privat nutzen. Denn die Prämien eines Vielfliegerprogramms stehen grundsätzlich Ihnen zu.

Nach § 37a EStG gibt es einen Pauschalsteuersatz für Bonusmeilen in Höhe von 2,25 Prozent im Jahr.

Verwenden Ihre Angestellten während der Arbeit ihr eigenes Werkzeug, dürfen Sie Ihnen eine steuerfreie Entschädigung dafür zahlen. Das gilt jedoch nur für Handwerkszeuge wie:

• Hammer
• Zange
• Schraubenzieher
• Scheren
• usw.

Musikinstrumente oder Datenverarbeitungsgeräte gelten nicht als Werkzeug.

Fort- und Weiterbildungen gelten als geldwerter Vorteil, wenn Sie die Kosten für Ihre Mitarbeitenden übernehmen.

Geldwerte Vorteile mit Freibeträgen:

Von den meisten geldwerten Vorteilen haben Angestellte netto mehr als von einer entsprechenden Gehaltserhöhung. Auch für Sie als Arbeitgeber wirken sie sich oft positiv aus. Die geldwerten Vorteile sind für beide Seiten eine gute Alternative zur üblichen Lohnerhöhung.

Da sich die Freigrenzen, Freibeträge sowie andere Steuerregelungen regelmäßig ändern, müssen Sie diese immer im Blick haben. Fragen Sie deshalb vor Einführung von geldwerten Vorteilen Ihren Steuerberater, was aktuell und mit welchen Vorgaben möglich ist. Oder setzen Sie unsere Software Lexware lohnauskunft ein. Hier können Sie immer die aktuelle Gesetzeslage nachverfolgen.