Kurzarbeitergeld-Abschlussprüfung: So sind Sie richtig vorbereitet

Reicht ein Betrieb einen Antrag auf Kurzarbeitergeld bei der Agentur für Arbeit ein, soll es schnell gehen. Darum erfolgt im ersten Schritt nur eine kurze Prüfung. Ist der Antrag vollständig und hat der Arbeitgeber glaubhaft dargestellt, dass die Voraussetzungen für Kurzarbeit vorliegen, werden die Gelder vorläufig bewilligt und ausgezahlt. Erst vor dem endgültigen Bescheid wird genau geprüft, ob das Kurzarbeitergeld zu Recht gezahlt und korrekt berechnet wurde. Das gilt im Normalfall und auch in der Coronapandemie.

Die Abschlussprüfung findet bei allen Betrieben statt, in denen kurzgearbeitet wurde. Sie soll grundsätzlich innerhalb von sieben Monaten erfolgen, nachdem die Kurzarbeit beendet wurde. Wegen der hohen Anzahl der betroffenen Betriebe in der Pandemie ist aber mit Verzögerungen zu rechnen.

Die zuständige Agentur für Arbeit kontrolliert z. B., ob

• der Arbeitsausfall im vorgegebenen Mindestumfang erfolgte (währen der Corona-Pandemie mindestens 10 Prozent, sonst muss mindestens ein Drittel der Beschäftigten vom Arbeitsausfall betroffen sein).
• teilnehmende Mitarbeiter tatsächlich Anspruch auf Kurzarbeitergeld hatten - also z. B. das Arbeitsverhältnis ungekündigt und versicherungspflichtig in der Arbeitslosenversicherung war.
• das Soll- und Istentgelt und die Leistungssätze korrekt ermittelt wurden.
• zur Vermeidung von Kurzarbeit ungeschützte Arbeitszeitguthaben oder Urlaub abgebaut bzw. verplant wurden.
• das Entgelt für Feiertage richtig berechnet wurde.
• anrechnungspflichtige Nebentätigkeiten berücksichtigt wurden.

Zur Abschlussprüfung werden Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen in der Regel von der zuständigen Agentur für Arbeit angeschrieben und aufgefordert, bestimmte Unterlagen und Nachweise vorzulegen.

Die Agentur für Arbeit möchte z. B. folgende Belege sehen:

• Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonten
• Entgeltabrechnungen
• Vereinbarungen zur Einführung von Kurzarbeit: Betriebsvereinbarung bzw. Einzelvereinbarungen mit den Mitarbeitern
• Urlaubslisten/-pläne, Belege für den notwendigen Abbau von Überstunden und Resturlaub
• Nachweise dafür, dass der Arbeitsausfall coronabedingt war
• eventuelle Kündigungen und Aufhebungsverträge
• bei Neueinstellungen: Nachweis für Erforderlichkeit

Auch Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Belege für die Auszahlung des Kurzarbeitergeldes an die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, betriebswirtschaftliche Unterlagen, Arbeitsverträge, Berechnungsprotokolle von Soll- und Ist-Entgelt für das Kurzarbeitergeld oder Unterlagen zu Entschädigungsansprüchen nach dem Infektionsschutzgesetz können beispielsweise angefordert werden.

Die Unterlagen können per Post übersandt werden oder online über den Upload-Service der Bundesanstalt für Arbeit oder den ebenfalls angebotenen eService übermittelt werden. Ist abzusehen, dass die angegebene Frist für die Zusammenstellung der angeforderten Belege nicht ausreicht, sollte eine Fristverlängerung beantragt werden.

Geschieht das nicht und werden die Unterlagen nicht fristgerecht eingereicht, geht die Behörde davon aus, dass der Nachweis für die Kurzarbeit fehlt. Sie kann dann einen Erstattungsbescheid erlassen, mit dem das Kurzarbeitergeld und ausgezahlte Sozialversicherungsbeiträge zurückgefordert werden.

Im Normalfall fordert die zuständige Agentur für Arbeit alle benötigten Unterlagen vom Unternehmen an und überpruft die korrekte Beantragung und Umsetzung der Kurzarbeit auf deren Grundlage. Eventuelle Unklarheiten werden durch Rückfragen gelöst. Grundsätzlich kann die Abschlussprüfung aber auch im Unternehmen stattfinden.

Wird die Entgeltabrechnung und damit die Abrechnung des Kurzarbeitergeldes über einen externen Dienstleister abgewickelt, z. B. ein Steuerbüro, kann sie auch dort erfolgen. Das kann z. B. sinnvoll sein, wenn der Dienstleister die Abrechnung der Kurzarbeit für mehrere Unternehmen durchgeführt hat.

Ergebnis der Prüfung ist ein endgültiger Bescheid der Agentur für Arbeit über das beantragte Kurzarbeitergeld. D. h. im Einzelnen:

• Wurde von der Agentur für Arbeit zu wenig gezahlt, ergeht ein Erstattungsbescheid über eine Nachzahlung.
• Wurde zu viel geleistet, wird die Überzahlung zurückgefordert. Tipp: Bei höheren Rückforderungen ist unter bestimmten Voraussetzungen ein Zahlungsaufschub mit der Agentur für Arbeit verhandelbar.

Im schlimmsten Fall ist auch die vollständige Rückforderung des Kurzarbeitergeldes denkbar, z. B. wenn

• kein „erheblicher“ Arbeitsausfall vorlag,
• er vermeidbar war,
• er dauerhaft und nicht nur vorübergehend war oder
• andere Gründe als die Corona-Pandemie hatte, etwa betriebliche oder saisonbedingte.

Wurde zu viel Kurzarbeitergeld erstattet, wird zudem routinemäßig überprüft, ob der „Fehler“ des Arbeitgebers eine Ordnungswidrigkeit darstellt und ein Bußgeld erhoben wird oder sogar ein Verhalten mit strafrechtlichen Folgen vorliegen könnte. Zudem können zu Unrecht in Kurzarbeit geschickte Beschäftigte vom Betrieb ihr volles normales Entgelt inklusive Sozialversicherungsbeiträge einfordern.

Fällt dem Arbeitgeber vor der Abschlussprüfung auf, dass z. B. sein Antrag auf Gewährung von Kurzarbeitergeld einen Fehler enthält oder die Abrechnung nicht korrekt war, sollte er umgehend handeln, d. h.

• den zuständigen Sachbearbeiter bei der Agentur für Arbeit kontaktieren und/oder
• einen sogenannten Korrekturantrag bei der Agentur für Arbeit stellen.

Kann der Arbeitgeber im Rahmen seines Korrekturantrags deutlich machen, dass ihm versehentlich ein Fehler unterlaufen ist, dürfte die Behörde in der Regel von einem Bußgeld absehen.

Wurde zu viel Kurzarbeitergeld gezahlt prüft die Agentur für Arbeit automatisch, ob eine Ordnungswidrigkeit oder sogar eine Straftat vorliegt. Handelt es sich „nur“ um eine Ordnungswidrigkeit kann sie ein Bußgeld erheben.

Besteht die Vermutung, dass der Arbeitgeber vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat, kommt eine strafrechtliche Verfolgung in Betracht. D. h., die Agentur für Arbeit erstattet Strafanzeige bei der zuständigen Staatsanwaltschaft. Neben der Rückzahlung der Leistungen droht dann je nach Sachverhalt eine Geld- oder sogar eine Freiheitsstrafe.

Auch Beschäftigte können sich strafbar gemacht haben, wenn sie z. B. wissentlich falsche Arbeitszeitaufzeichnungen gemacht haben, um Kurzarbeitergeld zu beziehen, obwohl voll gearbeitet wurde.

Hat ein Arbeitgeber vorsätzlich falsche Angaben gemacht, ist ihm dringend zu raten, sich anwaltlich beraten zu lassen und z. B. der Aufdeckung durch die Abschlussprüfung zuvorzukommen. Lagen etwa die Voraussetzungen für Kurzarbeit nicht vor, besteht nur so die Chance, den Schaden zu begrenzen und eine mildere Strafe zu erreichen.

Zu beachten ist, dass in diesem Fall auch ein Verstoß gegen steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Regelungen im Raum steht und auch das Finanzamt und die Sozialversicherung umgehend kontaktiert und informiert werden sollten.