Lohnabrechnung erstellen in 4 Schritten
Früher war die Differenzierung zwischen Lohn und Gehalt das Abgrenzungsmerkmal zwischen Arbeitern (Lohn) und Angestellten (Gehalt). Daraus resultierend wird heute noch von Lohn gesprochen, wenn das Entgelt auf Grundlage der erbrachten Arbeitsleistung oder der Anzahl der Produkte berechnet wird. Gehalt meint dagegen immer eine fixe (monatliche) Summe, deren Höhe im Arbeitsvertrag oder in einem gültigen Tarifvertrag festgelegt ist. Ob Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung, für Ihre Abrechnung ist die Begrifflichkeit irrelevant. Viele Lohnabrechnungsprogramme verlangen jedoch eine Differenzierung bei der Eingabe.
Achtung
Sie haften für die Korrektheit der Entgeltabrechnungen
Ihr Unternehmen haftet für korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnungen – gegenüber den Finanzbehörden, den Sozialversicherungsträgern und nicht zuletzt gegenüber den Arbeitnehmer:innen. Nutzen Sie daher ein professionelles Lohnabrechnungsprogramm wie Lexware lohn+gehalt für die Entgeltabrechnungen. Denn die Software rechnet alle Abzüge und Beiträge automatisch und auf Basis der aktuellen Gesetze aus. So sind Sie auf der sicheren Seite.
1. Gesamtbrutto für die Lohnabrechnung ermitteln
Wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen, müssen Sie zunächst das Gesamtbrutto ermitteln. Dafür rechnen Sie als Erstes sämtliche laufenden Bruttolohn- bzw. Bruttogehaltszahlungen zusammen. Die Abrechnung von Einmalzahlungen (beispielsweise Weihnachtsgeld oder Gratifikationen) folgt einem eigenen Schema. Zum Bruttoentgelt rechnen Sie weitere Arbeitgeberleistungen:
Bruttolohn/ Bruttogehalt
+ vermögenswirksame Leistung Ihres Unternehmens
+ Zuschläge und Zulagen (z.B. Schmutz- oder Lärmzulagen)
+ Geldwerte Vorteile aus Sachbezügen (z.B. die Privatnutzung eines Firmenwagens)
+ Pauschal versteuerte Lohnbestandteile
= Gesamtbrutto
2. Anfallende Steuern aus dem Steuerbrutto berechnen
Steuern (Lohnsteuer, Kirchensteuer, eingeschränkt der Solidaritätszuschlag) des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin werden in der Regel nicht aus dem Gesamtbrutto berechnet. Nötig ist die Ermittlung des Steuerbrutto. Für die Entgeltabrechnung ziehen Sie einige Bestandteile vom Gesamtbrutto ab:
- Freibeträge, die als elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) eingetragen sind
- Gegebenenfalls Altersentlastungsbeträge
- Gegebenenfalls Versorgungsfreibeträge und die Zuschläge zum Versorgungsfreibetrag
Achtung: Einen Hinzurechnungsbetrag, der in den ELStAM eingetragen ist, müssen Sie addieren.
Außerdem müssen Sie bestimmte lohsteuerfreie Bezüge des Mitarbeitenden berücksichtigen. Die entsprechenden Entgeltbestandteile werden nicht zur Lohnsteuerberechnung herangezogen und müssen vom Bruttoentgelt abgezogen werden. Prüfen Sie diesen Punkt unbedingt, denn sonst sind die Abzüge für die Arbeitnehmer:innen unter Umständen zu hoch. Es handelt sich insbesondere um folgende Leistungen:
- Sonntags- Feiertags- und Nachtzuschläge bis zu einer bestimmten Höhe.
- Kindergartenzuschüsse, Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen, Gutscheine etc., pauschal besteuerte Lohnbestandteile
- Zuschüsse des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin zur privaten Krankenversicherung bzw. privaten Pflegeversicherung, für die eine gesetzliche Verpflichtung besteht
Im Ergebnis erhalten Sie das steuerpflichtige Entgelt. Entsprechend der Besteuerungsmerkmale der ELStAM können Sie nun aus der aktuellen Lohnsteuertabelle die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag des Mitarbeitenden ablesen.
3. SV-Brutto und die Beiträge berechnen
Im Bereich der Sozialversicherung gibt es keine Freibeträge. Allerdings sind zahlreiche Bestandteile der Entgeltabrechnung beitragsfrei. Diese müssen vom Gesamtbrutto für die Berechnung der Beiträge abgezogen werden.
Beispiele:
- Kindergartenzuschüsse
- Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen
- Gutscheine
Der Zuschuss des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin zur privaten Krankenversicherung bzw. privaten Pflegeversicherung, der auf einer gesetzlichen Verpflichtung beruht, ist ebenfalls beitragsfrei.
Achtung
Beachten Sie die Beitragsbemessungsgrenzen bei der Entgeltabrechnung
Das auf diese Weise ermittelte Bruttoentgelt des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin ziehen Sie in der Sozialversicherung nur bis zu den jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen heran. Das über dieser Grenze liegende Entgelt ist beitragsfrei (Ausnahmen können bei den hier nicht berücksichtigten einmaligen Zuwendungen bestehen).
Beitragsbemessungsgrenzen 2024
| Versicherungszweig | Zeit | Ost | West |
|---|---|---|---|
| Renten-/Arbeitslosenversicherung (RV/AV) | jährlich | 96.600 Euro | 96.600 Euro |
| monatlich | 8.050 Euro | 8.050 Euro | |
| Knappschaftliche Rentenversicherung | jährlich | 118.800 Euro | 118.800 Euro |
| monatlich | 9.900 Euro | 9.900 Euro | |
| Kranken- und Pflegeversicherung | jährlich | 66.150 Euro | 66.150 Euro |
| monatlich | 5.512,50 Euro | 5.512,50 Euro |
4. Nettoentgelt und den Auszahlungsbetrag ermitteln
Jetzt folgt der letzte Schritt zur korrekten Entgeltabrechnung: Nachdem Sie aus dem Steuerbrutto die Steuerabzüge und aus dem SV-Brutto die Sozialversicherungsbeiträge berechnet haben, ziehen Sie diese Posten vom Gesamtbrutto ab. Das Ergebnis ist das Nettogehalt. Gegebenenfalls müssen Sie weitere Zahlungen abziehen bzw. addieren, um letztendlich den Auszahlungsbetrag an den Mitarbeitenden zu erhalten.
Gesamtbrutto
- Lohnsteuer, Kirchensteuer (bei Zugehörigkeit des Mitarbeitenden zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft, abzulesen aus den ELStAM) und für einige Mitarbeiter noch der Solidaritätszuschlag ermittelt aus dem Steuerbrutto
- Arbeitnehmeranteil zur Krankenversicherung (nur bei gesetzlicher Krankenversicherung), Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung (nur bei gesetzlicher Pflegeversicherung) ermittelt aus dem Sozialversicherungsbrutto
= Nettolohn/Nettogehalt
+ bei privater Krankenversicherung: Beitragszuschuss des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin
+ bei privater Pflegeversicherung: Beitragszuschuss des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin
+ ggf. Steuer- und beitragsfreie Reisekosten
- ggf. Vermögenswirksame Anlage (Überweisungsbetrag)
- ggf. Vorschuss (nur bei entsprechender Gewährung)
- ggf. Sachbezug (geldwerter Vorteil)
- ggf. Lohn- bzw. Gehaltspfändung (bei Pfändungspfandrecht an der Entlohnungsforderung des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin)
= Auszahlungsbetrag
Denken Sie auch an die Entgeltbescheinigungen für Ihre Mitarbeiter
Sie sind dazu verpflichtet, Ihren Mitarbeitern eine nachvollziehbare Entgeltabrechnung über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts in Textform – oder in elektronischer Form mit Textausdruck – zu erteilen. Die Verpflichtung entfällt nur dann, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben. Folgende Angaben müssen mindestens in die Entgeltabrechnung:
- Die gesetzlichen Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge) und
- der Auszahlungsbetrag.
Info
Es gilt eine Holschuld
Die Lohnabrechnung zählt zu den Arbeitspapieren des Mitarbeitenden. Grundsätzlich handelt es sich um eine Holschuld, das heißt der oder die Beschäftigte muss die Bescheinigung bei Ihnen abholen.
