Was ist eine Entgeltabrechnung?
Eine Lohnabrechnung wird auch als Entgeltabrechnung oder Gehaltsabrechnung definiert. Diese Begriffe lassen sich alle im gleichen Bezug verwenden. Die Definition einer Entgeltabrechnung oder einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung lässt sich in zwei Bereiche gliedern:
- Als Dokument: Sie enthält alle gesetzlichen Pflichtangaben und wird digital archiviert. Arbeitnehmer haben ein Recht darauf, diese zu erhalten. Zudem handelt es sich um ein steuerliches Dokument, das an das Finanzamt weitergeleitet wird.
- Als Prozess: Es handelt sich um die Berechnung und Erstellung der Entgeltabrechnung durch den Arbeitgeber für festgelegte Zeiträume. Diese sind meist monatlich.
Zusammengefasst erfüllt eine Lohnabrechnung sozialversicherungs- und steuerrechtliche Anforderungen. Sie bildet die Grundlage für Abzüge und Zahlungen.
Entgelt, Gehalt und Lohn: Eine Abgrenzung
Da die Entgeltabrechnung auch als Gehalts-, Lohn- oder Verdienstabrechnung definiert werden kann, ist eine Abgrenzung der Begrifflichkeiten für ein besseres Verständnis notwendig:
- Entgelt: Bezieht sich allgemein auf eine Entschädigung, nicht zwingend in Geldform
- Gehalt: Ursprünglich fixer Betrag für Beamte oder Angestellte, heute oft gleichgesetzt mit Lohn
- Lohn: Variabler Betrag, berechnet nach Stunden oder Leistung, jedoch auch als fixer Betrag möglich.
Trotz der Unterschiede gelten für alle Begriffe dieselben rechtlichen Anforderungen an das Dokument.
Lohnabrechnung erstellen in 4 Schritten
Früher war die Differenzierung zwischen Lohn und Gehalt das Abgrenzungsmerkmal zwischen Arbeitern (Lohn) und Angestellten (Gehalt). Daraus resultierend wird heute noch von Lohn gesprochen, wenn das Entgelt auf Grundlage der erbrachten Arbeitsleistung oder der Anzahl der Produkte berechnet wird. Gehalt meint dagegen immer eine fixe (monatliche) Summe, deren Höhe im Arbeitsvertrag oder in einem gültigen Tarifvertrag festgelegt ist. Ob Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung, für Ihre Abrechnung ist die Begrifflichkeit irrelevant. Viele Lohnabrechnungsprogramme verlangen jedoch eine Differenzierung bei der Eingabe.
Die Entgeltabrechnung ist Aufgabe der Arbeitgeber und durch die Gewerbeordnung (§ 108 GewO) vorgeschrieben. Dabei dient der Kalendermonat als Abrechnungszeitraum. Die eigenhändige interne Erstellung kann zwar zeitaufwändig sein, bietet jedoch vor allem für Geschäftsinhaber in kleinen und mittleren Unternehmen einige Vorteile.
Dazu gehören eine bessere Kontrolle über die Kosten, Datenschutzvorteile und die Möglichkeit, schneller und besser auf die Fragen der Mitarbeiter zu reagieren. Durch den Einsatz von einer Abrechnungssoftware werden gesetzliche Änderungen automatisch berücksichtigt. So können Sie Kosten für externe Dienstleister vermeiden. Zudem können Sie als Arbeitgeber direkt nachvollziehen, wenn Fehler entstehen. Dies spart Zeit und Aufwand.
Achtung
Sie haften für die Korrektheit der Entgeltabrechnungen
Ihr Unternehmen haftet für korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnungen – gegenüber den Finanzbehörden, den Sozialversicherungsträgern und nicht zuletzt gegenüber den Arbeitnehmern. Nutzen Sie daher ein professionelles Lohnabrechnungsprogramm wie Lexware lohn+gehalt für die Entgeltabrechnungen. Denn die Software rechnet alle Abzüge und Beiträge automatisch und auf Basis der aktuellen Gesetze aus. So sind Sie auf der sicheren Seite.
1. Gesamtbrutto für die Lohnabrechnung ermitteln
Wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen, müssen Sie zunächst das Gesamtbrutto des Arbeitsentgelts ermitteln. Dafür rechnen Sie als Erstes sämtliche laufenden Bruttolohn- bzw. Bruttogehaltszahlungen zusammen. Die Abrechnung von Einmalzahlungen (beispielsweise Weihnachtsgeld oder Gratifikationen) folgt einem eigenen Schema. Zum Bruttoentgelt rechnen Sie weitere Arbeitgeberleistungen:
Bruttolohn/ Bruttogehalt
+ Vermögenswirksame Leistung Ihres Unternehmens
+ steuerpflichtige Zuschläge und Zulagen (z.B. Schmutz- oder Lärmzulagen)
+ Geldwerte Vorteile aus Sachbezügen (z.B. die Privatnutzung eines Firmenwagens)
+ Pauschal versteuerte Lohnbestandteile
= Gesamtbrutto
Diese Rechnung wird als Bruttorechnung bezeichnet,
2. Anfallende Steuern aus dem Steuerbrutto berechnen
Steuern (Lohnsteuer, Kirchensteuer, eingeschränkt der Solidaritätszuschlag) des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin werden in der Regel nicht aus dem Gesamtbrutto berechnet. Nötig ist die Ermittlung des Steuerbrutto. Für die Entgeltabrechnung ziehen Sie einige Bestandteile vom Gesamtbrutto ab:
- Freibeträge, die als elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) eingetragen sind
- Gegebenenfalls Altersentlastungsbeträge
- Gegebenenfalls Versorgungsfreibeträge und die Zuschläge zum Versorgungsfreibetrag
- Man spricht hier auch von der sogenannten Nettorechnung.
Achtung: Einen Hinzurechnungsbetrag, der in den ELStAM eingetragen ist, müssen Sie addieren.
Außerdem müssen Sie bestimmte lohsteuerfreie Bezüge des Mitarbeitenden berücksichtigen. Die entsprechenden Entgeltbestandteile werden nicht zur Lohnsteuerberechnung herangezogen und müssen vom Bruttoentgelt abgezogen werden. Prüfen Sie diesen Punkt unbedingt, denn sonst sind die Abzüge für die Arbeitnehmer:innen unter Umständen zu hoch. Es handelt sich insbesondere um folgende Leistungen:
- Sonntags- Feiertags- und Nachtzuschläge bis zu einer bestimmten Höhe.
- Kindergartenzuschüsse, Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen, Gutscheine etc., pauschal besteuerte Lohnbestandteile
- Zuschüsse des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin zur privaten Krankenversicherung bzw. privaten Pflegeversicherung, für die eine gesetzliche Verpflichtung besteht
Im Ergebnis erhalten Sie das steuerpflichtige Entgelt. Entsprechend der Besteuerungsmerkmale der ELStAM können Sie nun aus der aktuellen Lohnsteuertabelle die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag des Mitarbeitenden ablesen.
3. SV-Brutto und die Beiträge berechnen
Im Bereich der Sozialversicherung gibt es keine Freibeträge. Allerdings sind zahlreiche Bestandteile der Entgeltabrechnung beitragsfrei. Diese müssen vom Gesamtbrutto für die Berechnung der Beiträge abgezogen werden.
Beispiele:
- Kindergartenzuschüsse
- Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen
- Gutscheine
Der Zuschuss des Arbeitgebers zur privaten Krankenversicherung bzw. privaten Pflegeversicherung, der auf einer gesetzlichen Verpflichtung beruht, ist ebenfalls beitragsfrei. Dieser Prozess ist als Zahlungsrechnung definiert.
Achtung
Beachten Sie die Beitragsbemessungsgrenzen bei der Entgeltabrechnung
Das auf diese Weise ermittelte Bruttoentgelt des Arbeitnehmers ziehen Sie in der Sozialversicherung nur bis zu den jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen heran. Das über dieser Grenze liegende Entgelt ist beitragsfrei (Ausnahmen können bei den hier nicht berücksichtigten einmaligen Zuwendungen bestehen).
Beitragsbemessungsgrenzen 2025
| Versicherungszweig | Zeit | Ost | West |
|---|---|---|---|
| Renten-/Arbeitslosenversicherung (RV/AV) | jährlich | 96.600 Euro | 96.600 Euro |
| monatlich | 8.050 Euro | 8.050 Euro | |
| Knappschaftliche Rentenversicherung | jährlich | 118.800 Euro | 118.800 Euro |
| monatlich | 9.900 Euro | 9.900 Euro | |
| Kranken- und Pflegeversicherung | jährlich | 66.150 Euro | 66.150 Euro |
| monatlich | 5.512,50 Euro | 5.512,50 Euro |
4. Nettoentgelt und den Auszahlungsbetrag ermitteln
Jetzt folgt der letzte Schritt zur korrekten Entgeltabrechnung: Nachdem Sie aus dem Steuerbrutto die Steuerabzüge und aus dem SV-Brutto die Sozialversicherungsbeiträge berechnet haben, ziehen Sie diese Posten vom Gesamtbrutto ab. Das Ergebnis ist das Nettogehalt. Gegebenenfalls müssen Sie weitere Zahlungen abziehen bzw. addieren, um letztendlich den Auszahlungsbetrag an den Mitarbeitenden zu erhalten.
Gesamtbrutto
- Lohnsteuer, Kirchensteuer (bei Zugehörigkeit des Mitarbeitenden zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft, abzulesen aus den ELStAM) und für einige Mitarbeiter noch der Solidaritätszuschlag ermittelt aus dem Steuerbrutto
- Arbeitnehmeranteil zur Krankenversicherung (nur bei gesetzlicher Krankenversicherung), Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung (nur bei gesetzlicher Pflegeversicherung) ermittelt aus dem Sozialversicherungsbrutto
= Nettolohn/Nettogehalt
+ bei privater Krankenversicherung: Beitragszuschuss des Arbeitgebers
+ bei privater Pflegeversicherung: Beitragszuschuss des Arbeitgebers
+ ggf. Steuer- und beitragsfreie Reisekosten
- ggf. vermögenswirksame Anlage (Überweisungsbetrag)
- ggf. Vorschuss (nur bei entsprechender Gewährung)
- ggf. Sachbezug (geldwerter Vorteil)
- ggf. Lohn- bzw. Gehaltspfändung (bei Pfändungspfandrecht an der Entlohnungsforderung des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin)
= Auszahlungsbetrag
Kann man die Entgeltabrechnung nachträglich korrigieren?
Arbeitgeber können die Entgeltabrechnung nachträglich korrigieren. Dabei müssen allerdings bestimmte Fristen beachtet werden:
- Sozialversicherung: Fehlende Beiträge sind innerhalb der nächsten drei Abrechnungen nachzuzahlen.
- Lohnsteuer: Korrekturen müssen bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung erfolgen (spätestens Ende Februar des Folgejahres).
- Noch ausstehende Lohnsteuer kann bei der nächsten Zahlung einbehalten werden.
Ist keine Korrektur mehr möglich, besteht die Pflicht, dies dem Finanzamt zu melden. Dieses fordert die Steuer direkt vom Arbeitnehmer ein.
Ein Beispiel für eine Entgeltabrechnung
Für das Beispiel wird von folgendem Mitarbeiterprofil ausgegangen:
- Geboren 1965
- Evangelisch
- Verheiratet
- Ein Kind
- Monatslohn: 4.800,00 Euro
- Einzahlungen in die gesetzliche Kranken- und Rentenversicherung
Der Gesamtbruttolohn liegt bei 4.885,00 Euro. Davon werden nun folgende Beträge abgezogen:
- 352,96 Euro für die Krankenversicherung
- 449,66 Euro für die Rentenversicherung
- 73,73 Euro für die Pflegeversicherung
- 62,86 Euro für die Arbeitslosenversicherung
- 836,41 Euro Lohnsteuer
- 65,58 Euro Kirchensteuer
= eine Auszahlung von 3.045,80 Euro Nettoentgelt.
Denken Sie auch an die Entgeltbescheinigungen für Ihre Mitarbeiter
Sie sind dazu verpflichtet, Ihren Mitarbeitern eine nachvollziehbare Entgeltabrechnung über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts in Textform – oder in elektronischer Form mit Textausdruck – zu erteilen. Die Abrechnung gilt als wichtiges Dokument, das die Höhe der Auszahlung des Gehalts dokumentiert. Die Verpflichtung entfällt nur dann, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben. Folgende Angaben müssen mindestens in die Entgeltabrechnung:
- Die gesetzlichen Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge) und
- der Auszahlungsbetrag.
- Übrigens: Die Entgeltabrechnung unterliegt einer Aufbewahrungspflicht. Daher müssen Sie die Dokumente mindestens 6 Jahre aufbewahren. Aus Sicht der Nachweispflicht ist sogar eine Aufbewahrung von 10 Jahren empfohlen.
Info
Es gilt eine Holschuld
Die Lohnabrechnung zählt zu den Arbeitspapieren des Mitarbeitenden. Grundsätzlich handelt es sich um eine Holschuld, das heißt der oder die Beschäftigte muss die Bescheinigung bei Ihnen abholen.
Wie ist eine Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgebaut?
Beim Erstellen einer Lohn- und Gehaltsabrechnung muss man sich an einige inhaltliche Vorgaben halten. Diese gelten seit Juni 2013 im Rahmen der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV). So müssen bestimmte Angaben zur Person und dem Unternehmen, sowie Bezüge und Abzüge erwähnt werden. Die Entgeltabrechnung ist in drei Teile unterteilt:
- Kopfteil: Hier müssen Name und Anschrift des Arbeitgebers, sowie Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers zu finden sein. Auch müssen Sie hier die Sozialversicherungsnummer und -daten, sowie die Steuerdaten und den Zeitraum der Beschäftigung des Angestellten angeben. Urlaubstage und weitere Vertragsdaten sind ebenfalls zu beachten.
- Hauptteil: In diesem Teil wird nun das Entgelt berechnet. Das Ergebnis soll der eigentliche Auszahlungsbetrag, also das Nettogehalt, sein.
- Schlussteil: Dieser umfasst den Betrag, den der Arbeitgeber insgesamt bezahlt. Auch muss die Kontoverbindung für die Zahlung angegeben sein. Oft wird zudem ein Hinweis vermerkt, dass die Abrechnung gemäß § 108 Abs. 3 Satz 1 aus der EBV erstellt wurde.
Pflichtangaben der Lohnabrechnung
Die Gewerbeordnung gibt hierzu an: „Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.“
Somit zählen zu den Pflichtangaben:
- Abrechnungszeitraum
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Name und Anschrift Arbeitnehmer
- Anzahl der steuerlich relevanten Kinder
- Steuerklasse des Arbeitnehmers
- Konfession
- Zu berücksichtigende Freibeträge
- Bruttolohn
- Art und Höhe von evtl. vorhandenen Zulagen für Nachtarbeit (bis zu 25 % des Grundlohns)
- Art und Höhe von evtl. vorhandenen Zulagen für Sonntagsarbeit (bis zu 50 % des Grundlohns)
- Art und Höhe von evtl. vorhandenen Zulagen für Feiertagsarbeit (bis zu 125 % des Grundlohns; an besonderen Feiertagen bis zu 150 %)
- Weitere Zulagen (Weihnachts- oder Urlaubsgeld)
- Art und Höhe einbehaltener Abzüge
- Nettolohn
Handelt es sich um eine Lohnabrechnung für Mitarbeiter, die nicht unter die geringfügige Beschäftigung oder studentische Aushilfen fallen, muss außerdem angegeben sein:
- Lohnsteuer gemäß der Steuerklasse
- Kirchensteuer (sofern relevant)
- Solidaritätszuschlag (sofern relevant)
- Krankenversicherungsbeitrag
- Pflegeversicherungsbeitrag
- Rentenversicherungsbeitrag
Beachten Sie, dass Mitarbeiter mit einer geringfügigen Beschäftigung von den Versicherungsbeiträgen befreit sind. In einigen Fällen sind jedoch Abgaben zur Rentenversicherung zu beachten, die dann ebenfalls in der Abrechnung gelistet werden müssen. Wenn sich die Beschäftigten von den Abgaben der Rentenversicherung befreien lassen, muss dies im Arbeitsvertrag definiert sein. Auch bei studentischen Aushilfen sind keine Sozialabgaben zu berücksichtigen. Diese sind aber verpflichtet, das Einkommen zu versteuern.
Es gibt auch einige steuerpflichtige Lohnzulagen, die für die Erstellung beachtet werden müssen. Dazu zählen Gefahren-, Erschwernis-, Mehrarbeits- und Schmutzzulagen, sowie Hitze- oder Wasserzuschläge. Der Großteil der Zuschläge hat eine Auswirkung auf die Sozialversicherungsangaben. Sie werden zum Gehalt addiert und gelten dadurch als beitragspflichtig (ab einem Stundenlohn von 25,00 Euro).
