Lohnnebenkosten

Wer Festangestellte im eigenen Unternehmen beschäftigt, sollte mehr Versicherungen als lediglich die Sozialversicherungen zahlen. Auch eine Betriebshaftpflichtversicherung samt Vermögensschadenversicherung sollten (angehende) Arbeitgeber zahlen. Diese gehören nicht zu den Personal- oder Lohnnebenkosten, sind aber aus Haftungsgründen besonders wichtig. Jedoch sollten Ihre Arbeitnehmer eine Privathaftpflichtversicherung haben.

Für Arbeitgeber bieten sich aber auch noch weitere Versicherungen wie eine Rechtsschutzversicherung an. Grundsätzlich sollten Sie sich bezüglich Versicherungen immer überlegen, welche Risiken Ihr Unternehmen existenziell bedrohen: Könnte ein Arbeitsverhältnis vor Gericht enden und Sie könnten trotz Anwalts- und Gerichtskosten Ihr Unternehmen weiterführen? Dann benötigen Sie womöglich keine Rechtsschutzversicherung. Wenn ein Arbeitnehmer bei der Arbeit einen Kunden verletzt, Betriebsgeheimnisse ausplaudert oder jemand durch einen Unfall zu Schaden kommt, können schnell Kosten in Millionenhöhe entstehen. In diesen Fällen lohnt sich womöglich eine Versicherung.

Die Versicherung, die Sie als Arbeitgeber aber in jedem Fall zahlen müssen, ist die Sozialversicherung. Die besteht aus mehreren Versicherungen, die wir Ihnen im nächsten Absatz näherbringen.

Zur Sozialversicherung gehören grundsätzlich fünf Säulen:

• Die Krankenversicherung
  • Die KV ist eine Pflichtversicherung und sorgt für die Regelung im Krankheitsfall.
• Die Pflegeversicherung
  • Mit der PV ist die Pflegebedürftigkeit durch körperliche oder geistige Beeinträchtigung abgesichert. Sie ist verpflichtend für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
• Die Arbeitslosenversicherung
  • Die AV ist verpflichtend für alle Arbeitnehmer und greift im Fall der Arbeitslosigkeit.
• Die Rentenversicherung
  • Die RV ist eine Pflichtversicherung für Arbeitnehmer. Sie sorgt dafür, dass man im Alter eine Rente erhält oder abgesichert ist, wenn eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt. Für Selbstständige besteht hier keine Verpflichtung, allerdings können sie freiwillig beitreten.
• Die Unfallversicherung
  • Eine Unterstützung im Fall eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit bietet die UV. Sie ist verpflichtend für Arbeitnehmer. 

Bei der Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung werden die Beiträge je zur Hälfte von Arbeitnehmern und Arbeitgebern getragen. Die Krankenkassen sind dabei beauftragt, alle diese vier Beiträge zuzüglich der Umlagen U1 und U2 einzuziehen und an die verschiedenen Versicherer zu verteilen, was Ihnen die Lohnabrechnung erheblich vereinfacht. Die Krankenkassen richten sich nach dem Versicherungsstatus Ihrer Arbeitnehmer:innen.

Die Unfallversicherung ist separat und meist nur jährlich an die für Sie zuständige Berufsgenossenschaft zu zahlen. 

Lohnnebenkosten sind indirekte Kosten, die Ihnen als Arbeitgeber durch die Beschäftigung Ihrer Mitarbeitenden entstehen.

Unter Lohnnebenkosten im engeren Sinn versteht man dabei Kosten, die an die Höhe der Löhne und Gehälter gekoppelt sind. Dabei stellen die Beiträge zur Sozialversicherung, also die Entrichtung für die Renten-, Kranken- sowie Arbeitslosenversicherung, innerhalb der Lohnnebenkosten den größten Faktor dar. Je nach Berufsgruppe zahlen Sie darüber hinaus Beiträge zur Unfallversicherung an die Berufsgenossenschaften. Und dann gibt es noch mehrere Umlagen für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (abhängig von Ihrer Betriebsgröße), für den Mutterschutz und für die Lohnfortzahlung im Insolvenzfall. Vereinfacht gesagt, addieren sich diese Kosten zu dem zu zahlenden Gehalt oder Lohn. Zu den Lohnnebenkosten gehören auch freiwillige Zahlungen wie Weihnachts- und Urlaubsgeld oder Zuschüsse zur Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel. Diese Kosten werden auch Personalzusatzkosten oder Lohnzusatzkosten genannt. Um die Lohnzusatzkosten zu berechnen, teilen Sie die Summe der freiwilligen Zusatzleistungen durch das Bruttogehalt des Mitarbeitenden und dividieren den Beitrag durch 100. Das Ergebnis ist der prozentuale Anteil.

Im weiteren Sinn fallen unter die Lohnnebenkosten auch Kosten für Aus- und Weiterbildung der Mitarbeitenden oder Umzugskosten und Abfindungen, die beispielsweise im Bereich des Recruitings entstehen. Dazu gehören auch Berufskleidung oder Arbeitsplatzausstattungen. Da sie aber nicht an die Löhne und Gehälter gekoppelt sind, werden sie eher als Personalnebenkosten bezeichnet. 

Neben den Gehältern und Löhnen gehören die Lohnnebenkosten, Personalnebenkosten und Personalzusatzkosten zu den Aufwendungen, die Sie als Unternehmer in der Steuererklärung absetzen können. Die bei der Zahlung von Gehältern und Löhnen entstehenden Kosten werden direkte Arbeitskosten genannt, während die gesammelten Nebenkosten zu den indirekten Aufwendungen zählen. Die Lohnnebenkosten werden für die Beschäftigten nicht in der Lohnabrechnung aufgelistet, sondern durch den arbeitgebenden Betrieb in der Buchhaltung dokumentiert

Die an die Löhne und Gehälter geknüpften Lohnnebenkosten teilen sich wie gesagt in drei Blöcke auf. Die Höhe der Sozialversicherungsabgaben, der Unfallversicherung und der Umlagen ist nur zum Teil gesetzlich geregelt. Der andere Teil basiert auf individuell unterschiedlichen Festlegungen, so können Krankenkassen etwa einen individuellen Zusatzbeitrag verlangen. Als Daumenwert können Sie von 21 bis 22 % Lohnnebenkosten ausgehen, je nach Gehaltsstruktur in Ihrem Unternehmen und den Krankenkassenverteilungen, denn der Beitrag hängt von den jeweiligen Krankenkassen der Mitarbeiter ab.

Bei besonders hohen Lohnnebenkosten entsteht eine nachteilige Auswirkung auf die Einstellung neuer Mitarbeiter. Daraus resultieren weniger Arbeitsplätze oder der Abbau bereits bestehender. Auf der anderen Seite können niedrige Lohnnebenkosten ein Nachteil für die soziale Sicherheit der Arbeitnehmer sein.  

Die Sozialversicherungsabgaben werden auf der Basis des Bruttolohns berechnet. Als Arbeitgeber teilen Sie sich die Zahlung der Beiträge zur Hälfte mit Ihren Mitarbeitenden. Lediglich bei der Pflegeversicherung tragen Sie etwas weniger, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Eine Rolle bei den finalen Beitragssätzen spielt auch die Branche, das Alter und der Versicherungsträger des jeweiligen Mitarbeitenden. Im Einzelnen sind im Jahr 2025 folgende Beiträge zu entrichten:

Der Krankenversicherungsbeitrag liegt bei 14,6 % plus einem Zusatzbeitrag von durchschnittlich 2,5 %. Demnach beträgt der Unternehmensanteil 7,3 %. Sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeitenden zahlen jeweils die Hälfte des jeweiligen Zusatzbeitrags. Bei geringfügig Beschäftigten zahlen Sie als Unternehmer jedoch 13 % und die Mitarbeitenden nichts.

Der Pflegeversicherungsbeitrag liegt bei 3,6 %. Dabei tragen Unternehmen und Arbeitnehmer jeweils 1,8 %. Wer über 23 Jahre und kinderlos ist, zahlt einen Zuschlag von 0,6 % (gesamt 4,2 %). Für geringfügig Beschäftigte fallen keine Beiträge an.

Der Rentenversicherungsbeitrag liegt bei 18,6 %, der Unternehmensanteil und der Anteil der Arbeitnehmer demnach bei 9,3 %. Bei geringfügig Beschäftigten (Minijobber, 556-Euro-Jobber) zahlen Sie als Unternehmer jedoch 15 %, während der Mitarbeiter nur 3,6 % bezahlt, sich davon aber auch befreien lassen kann.

Der Arbeitslosenversicherungsbeitrag liegt bei 2,6 %, der Unternehmensanteil demnach bei 1,3 %. Für geringfügig Beschäftigte fallen keine Beiträge an.

Damit addiert sich der Gesamtsozialversicherungsbeitragssatz für 2025 auf insgesamt 41,9 %. Hinzu kommen noch die Unfallversicherung und die Umlagen.

Sie müssen jedoch berücksichtigen, dass für Kranken- und Pflegeversicherung eine Beitragsbemessungsgrenze von 66.150,00 EUR gilt (Stand 2025). Bei höheren Gehältern werden die Beiträge gedeckelt. Für Arbeitslosen- und Rentenversicherung liegt die Beitragsbemessungsgrenze bei 96.600 EUR (8.050 EUR monatlich). Der Faktor der Beitragsbemessungsgrenze wird jährlich angepasst.

Die Beitragshöhe für die Unfallversicherung Ihrer Beschäftigten ist stark von der Gefahrenklasse der jeweiligen Berufe abhängig. Mit steigendem Unfallrisiko steigen natürlich auch die Beiträge, die an die Berufsgenossenschaften zu entrichten sind. Im Jahr 2025 liegen die Beitragssätze hier durchschnittlich bei 1,6 %, die Sie allein als Arbeitgeber tragen müssen. 

Die Umlage U1 zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall liegt im Jahr 2025 zwischen 1,10 % und 4,90 % des Bruttolohns. Im U1-Verfahren sind jedoch nur Arbeitgeber umlagepflichtig, die in der Regel weniger als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Bei der U1 gelten noch ein paar Sonderregeln. Wenn Sie unter anderem ausschließlich Personen beschäftigen, die nicht auf die Gesamtzahl der Beschäftigten anrechenbar sind, wie Auszubildende und/oder Schwerbehinderte, sind Sie umlagepflichtig. Auch für alle Mitarbeitenden, die bei der Knappschaft versichert sind, und für alle Minijobber besteht die Teilnahmepflicht.

Die Umlage U2 zum Mutterschutz beträgt 2025 etwa 0,2 % bis 0,6 % des Bruttolohns. Beide Umlagen werden von den Krankenkassen individuell verschieden erhoben.

Die Umlage U3, das Insolvenzgeld, liegt bei 0,15 %.  
Bei geringfügig Beschäftigten zahlen Sie 1,1 % in die U1 und 0,22 % in die U2. 

Möchten Sie wissen, wie man die Lohnnebenkosten berechnet, benötigen Sie die aktuellen Beitragssätze, die Versicherungsträger und Steuerklasse des Mitarbeitenden und die Beschäftigungsart. Die Formel zum Berechnen der Lohnnebenkosten orientiert sich prozentual am Bruttogehalt.

Die Lohnnebenkostenberechnung erfolgt nun anhand vier Schritte:

1. Berechnung der Versicherungsbeiträge mithilfe des Bruttogehalts pro Monat
2. Addieren der Beiträge
3. Addieren weiterer Kosten (z.B. für Fortbildungen)
4. Addieren dieser Lohnnebenkosten zum Bruttogehalt  

Als Ergebnis erhalten Sie die Gesamtbelastung für Arbeitgeber. Das folgende Beispiel veranschaulicht den Vorgang, mit dem Sie die Gehaltsnebenkosten berechnen können.

Angenommen, Sie beschäftigen eine Angestellte, die im Monat 4.000 EUR brutto verdient und dafür 38 Wochenstunden arbeitet. Dann bezeichnet dieses Brutto das Arbeitnehmer-Brutto, also das, wovon lediglich Steuern und AN-Anteil der Sozialversicherung abgehen. Die Arbeitnehmerin ist nicht kirchensteuerpflichtig und nicht älter als 23 Jahre. Somit beträgt Ihr Anteil der Pflegeversicherung 1,525 %. In diesem Fall betragen die Lohnnebenkosten mit allen drei möglichen Umlagen 905,00 EUR, das entspricht 22,63 %.

So sieht die vollständige Rechnung aus: 

Unabhängig davon, welche Art der Existenzgründung Sie ins Auge fassen, möchten Sie sicherlich ein wirtschaftlich florierendes Unternehmen aufbauen. Es ist also wünschenswert, dass sich Ihre Geschäfte hervorragend entwickeln, Sie die anfallende Arbeit zu einem anderen Zeitpunkt nicht mehr allein bewältigen können und Mitarbeiter benötigen. Das kostet Geld. Neben dem vereinbarten Entgelt sind die Lohnnebenkosten zu zahlen. Eventuell kommen sogar noch zusätzliche betriebsinterne Aufwendungen hinzu. Bevor Sie sich also nach Mitarbeitenden zur Verstärkung umsehen, ist es empfehlenswert, sich im Vorfeld mit dem Thema der Lohn- und Personalnebenkosten vertraut zu machen, da diese aktuell Ihren finanziellen Personalaufwand um beinahe ein Drittel erhöhen. 

Für Unternehmen stellen die Lohnnebenkosten eine zusätzliche finanzielle Belastung dar. Mit einigen Strategien können Sie als Arbeitgeber diese jedoch reduzieren: 

• Nutzen Sie die Möglichkeit, Lohnnebenkosten und Gehälter steuerlich abzusetzen. 
  Setzen Sie auf flexible Arbeitsmodelle und Beschäftigungsformen, die geringere Lohnnebenkosten verursachen.
• Statt Gehaltserhöhungen können Sie Ihren Mitarbeitern Sachleistungen (z.B. einen Dienstwagen) anbieten.
• Überlegen Sie, bestimmte Aufgaben an externe Dienstleister auszulagern. So vermeiden Sie neue Einstellungen und die damit verbundenen Lohnkosten.