Überblick: Was sind Sachbezugswerte?
Sachbezugswerte gehören zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt, werden aber nicht als Geldleistung gewährt. Zu den Sachbezugswerten zählen zum Beispiel Verpflegung, Kleidung, kostenloses oder vergünstigtes Wohnen und Jobtickets.
Wie hoch die Sachbezugswerte sind, wird von der Bundesregierung für jedes Kalenderjahr im Voraus festgelegt. Damit wird sichergestellt, dass für Arbeitnehmer, die Sachbezüge statt Barlohn erhalten, ein einkommensgemäßer Sozialversicherungsbeitrag entrichtet wird.
Das ist wichtig, da sie nur dann Anspruch auf volle Leistungen aus der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie eine Arbeitsförderung haben. Ohne die Festlegung der Sachbezugswerte würde nur der gezahlte Arbeitslohn gezählt werden, nicht aber die erhaltenen Sachbezüge.
Info
Vertragliche Vereinbarung notwendig
In Deutschland müssen Sie Sachbezüge auch im Jahr 2025 mit Ihren Arbeitnehmern vertraglich vereinbaren. Sie gelten nur dann, wenn sie „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ gewährt werden. Eine Barauszahlung von Sachbezügen ist nicht möglich.
Wann werden Sachbezugswerte angesetzt?
Sie können nicht alle Dienstleistungen oder Benefits als Sachbezug ansetzen. Sie gelten nur für Leistungen, bei denen Ihre Arbeitnehmer einen quantifizierbaren geldwerten Vorteil erhalten. Das heißt, sie bekommen etwas kostenlos oder vergünstigt, für das sie im Normallfall hätten bezahlen müssen. Neben den klassischen Sachbezügen können auch andere Sachzuwendungen wie Gutscheine oder Warenrabatte gewährt werden.
Die häufigsten Sachbezugswerte sind:
- Unterkunft: Kostenloser oder verbilligter Wohnraum, z. B. in einer Gemeinschaftsunterkunft
- Verpflegung: Kostenlose oder vergünstigte Mahlzeiten in der unternehmenseigenen Kantine oder externen Gaststätten
- Fahrtkostenzuschuss: Jobtickets für den ÖPNV oder Kilometerpauschale beim Auto
- Private Zusatzversicherungen: Krankenzusatzversicherung, Zahnzusatzversicherung, Krankengeld
Steuerliche Behandlung: Wann sind Sachbezüge steuerfrei?
Nach § 8 Abs. 1 Sätze 2 und 3 EstG gehören Sachbezüge auch im Jahr 2024 zu den „Einnahmen in Geld, zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen und Geldsurrogate“. Sie sind damit steuer- und sozialversicherungspflichtig. Das heißt, dass sich durch Sachbezüge der Bruttolohn und damit auch die Lohnsteuer sowie Beiträge zur Sozialversicherung für den Mitarbeiter erhöhen.
Achtung
Freigrenze für Sachbezüge beachten
Es gibt jedoch eine Freigrenze für Sachbezüge. Diese liegt seit 2022 bei 50 Euro. Pro Mitarbeiter und Monat sind also Sachbezüge bis zu einem gesamten Wert von 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EstG). Beachten Sie jedoch immer auch den Bezug zum Monat und übertragen Sie nicht verwendete Beiträge nicht in den nächsten Monat. Beachten Sie auch: Da es sich bei dem Betrag von 50 Euro pro Monat um eine Freigrenze für Sachbezüge und keinen Freibetrag handelt, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig, sollte er auch nur um einen Cent überschritten werden.
Übersetzt heißt das: Liegt die Summe der Sachbezüge im Monat unter 50 Euro, fallen keine Steuern und Sozialversicherungsabgaben an. Wird die Freigrenze aber überschritten, sind die Sachbezüge wie Bruttolohn zu behandeln – sie werden steuer- und sozialversicherungspflichtig. Eine Zuzahlung des Arbeitnehmers führt zur Minderung des Sachbezugswerts.
Als Arbeitgeber können Sie Sachbezüge einschließlich der damit verbundenen Abgaben immer als Betriebsausgabe steuerlich absetzen.
Auch für Auswärtstätigkeiten Ihrer Mitarbeiter gibt es eine Ausnahme. Hier gelten beim Verpflegungsmehraufwand die jeweiligen Verpflegungspauschbeträge im Sinne der Verpflegungskostenpauschale und der Nachweis der tatsächlichen Kosten. Diese Aufwendungen können Sie zu 100 % steuerfrei erstatten. Da Reisenden aber erst eine Verpflegungspauschale zusteht, wenn die Abwesenheitsdauer mindestens 8 Stunden beträgt, gilt eine vom Arbeitgeber übernommene Mahlzeit als Sachbezug, wenn die Abwesenheitsdauer unter 8 Stunden liegt. In diesem Fall ist quasi ein Zuschuss zu den Reisekosten als Sachbezug möglich.
Achtung bei der monatlichen Freigrenze
Wenn Sie zum Beispiel im Januar 2025 Sachbezüge im Wert von 36 Euro gewährt haben, dürfen Sie den Restbetrag von 14 Euro nicht einfach in den Februar übertragen. Sie sollten auch nicht mehrere Monate zusammenfassen und eine größere Zuwendung gewähren, denn die Freigrenze von 50 Euro gilt für jeden Monat separat.
Info
Warum wird der Sachbezug vom Nettolohn abgezogen?
Sie müssen den Bruttowert eines Sachbezugs immer vom Nettolohn abziehen. Ansonsten würden Sie den Betrag mit der Gehaltsabrechnung noch einmal auszahlen. Ein Arbeitnehmer hätte eine Leistung dann doppelt erhalten.
Wie hoch sind die Sachbezugswerte 2025?
Die Änderung der Sachbezugswerte für 2025 wurde durch den Bundesrat im November 2024 beschlossen. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die einzelnen Werte.
Sachbezugswerte für Verpflegung
Sachbezugswerte für Verpflegung gelten für Mahlzeiten, die Sie an Arbeitstagen unentgeltlich oder verbilligt an Ihre Mitarbeiter ausgeben. Diese Sachbezugswerte betragen zum 1. Januar 2025 monatlich 333 Euro.
Frühstück wird dabei anders bewertet als Mittagessen und Abendessen:
- für ein Frühstück sind 2,30 Euro
- für Mittag- oder Abendessen 4,40 Euro je Kalendertag anzusetzen
- der kalendertägliche Gesamtwert für die Verpflegung beträgt damit täglich 11,10 Euro
Sachbezugswerte für Unterkünfte
Sie können Ihren Mitarbeitern eine freie (Gemeinschafts-)Unterkunft auf dem Firmengelände oder in Ihrer eigenen Unterkunft gewähren. Der Sachbezugswert bzw. Monatswert für eine Unterkunft oder die Miete beträgt 282,00 Euro pro Monat. Für jeden Kalendertag liegt der Wert somit bei 9,40 Euro.
Haben Sie eine freie Wohnung, die Sie Ihrem Arbeitnehmer kostenfrei oder verbilligt überlassen, wird der ortsübliche Mietpreis angesetzt. Denn für freie Wohnungen gibt es keinen amtlichen Sachbezugswert.
Neben volljährigen Beschäftigten erhalten auch Arbeitnehmer unter 18 und Auszubildende alle Sachbezugswerte – für Unterkünfte und Verpflegung – 2025 in der gleichen Höhe, unabhängig von der Vollendung ihres Lebensjahres.
Sind Sachbezüge 2025 aus Arbeitgebersicht sinnvoll?
Auf den ersten Blick mögen Sachbezüge mehr Arbeit bedeuten. Mit ihnen zeigen Sie Ihren Beschäftigten aber Ihre Wertschätzung und bieten Ihren Arbeitnehmern und deren Familienangehörigen einen geldwerten Vorteil. Wenn Mitarbeiter im Arbeitgeberhaushalt beschäftigt sind, können Sachbezüge ebenfalls Anwendung finden. Wichtig ist dafür nur, dass Sie unter der monatlichen Freigrenze bleiben. Ansonsten unterliegen steuerfreie Sachbezüge schnell der Abgabenpflicht und der geldwerte Vorteil geht verloren. Die Nutzung von Sachbezügen kann also für Arbeitgeber und Arbeitnehmer steuerliche Vorteile bieten.
Info
Sachbezüge für Familienangehörige
Sachbezüge können auch an Familienangehörige von Mitarbeitern gewährt werden, wenn diese im gleichen Haushalt leben. Diese Zuwendungen sind ebenfalls an die geltenden Freigrenzen und steuerlichen Regelungen gebunden. Durch die Einbeziehung von Familienangehörigen können Arbeitgeber zusätzliche Anreize schaffen und die Attraktivität ihres Unternehmens erhöhen.
