Vereinbarung im Anstellungsvertrag
Neben den üblicherweise im Anstellungsvertrag vereinbarten Zahlungen (Festgehalt, Tantieme) sollten alle geldwerten Leistungen, die die GmbH der Geschäftsführung, den leitenden Angestellten oder auch allen Mitarbeitern gewährt bzw. auszahlt, korrekt und vollständig in den jeweiligen Anstellungs- bzw. Arbeitsverträgen vereinbart werden. Das gilt für:
- Zusatz- und Sozialleistungen (Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Zuwendungen usw.)
- Pkw-Überlassung
- sonstige Nebenleistungen (Leistungen zur Alters- und Gesundheitsvorsorge, wie z.B. Pensionszusagen, Direktversicherungen, Unfallversicherungen, Gehaltsfortzahlungen im Krankheits- oder Todesfall, Invaliditäts- und Hinterbliebenenrenten, Beihilfen zur privaten Krankenversicherung bzw. Zahlung der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung bei nicht versicherungspflichtigen Geschäftsführern)
- Übernahme von Aufwendungen für Weiterbildung, Telefonate, Steuerberatung, Berufsverbände, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
- sonstige Sozialleistungen wie Heirats- oder Geburtsbeihilfen
- Abfindungen für den Fall des Ausscheidens und
- Entschädigungen für ein vereinbartes Wettbewerbsverbot
- auch: Corona-Sonderzahlungen
Für alle Gesellschafter-Geschäftsführer von GmbH/UG gilt: Alleine schon aus steuerlichen Gründen müssen alle Vergütungsbestandteile (Festgehalt, Tantieme, Sonderzahlungen und Zusatzleistungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld) schriftlich im Anstellungsvertrag vereinbart werden.
Sonderzahlungen an Geschäftsführer korrekt vereinbaren
Die Vergütungsbestandteile inklusive Sonderzahlungen an der Gesellschafter-Geschäftsführer sollten eindeutig nach Anlass, Höhe und Fälligkeit ausgewiesen werden. Nur dann ist sichergestellt, dass das Finanzamt die Vergütung und Sonderzahlungen an den Gesellschafter-Geschäftsführer nicht als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) behandelt und zusätzlich mit Körperschaft- und Gewerbesteuer veranlagt.
Den Gleichbehandlungsanspruch nach dem AGG beachten
Zusätzlich müssen für Sonderzahlungen die Grundsätze des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) beachtet werden. Danach müssen allen Mitarbeitern die gleichen Ansprüche gewährt werden. Zulässig ist aber, Sonderzahlungen an bestimmte Leistungskriterien zu koppeln (Prämien).
Das gilt auch für die Geschäftsführungen, z. B. wenn die Gesellschafter der GmbH/UG einen (Gesellschafter-) Geschäftsführer und einen Fremd-Geschäftsführer bestellt haben. Erhält lediglich der Gesellschafter-Geschäftsführer eine Sonderzahlung und hat der zusätzlich bestellte, angestellte Fremd-Geschäftsführer keinen Anspruch auf eine solche Sonderzahlung, dürfte dies als Verstoß gegen die Vorgaben des AGG gewertet werden. Folgen:
Das Finanzamt wird die Zahlung an den Gesellschafter-Geschäftsführer als verdeckte Gewinnausschüttung bewerten, mit den oben genannten steuerlichen Folgen, und
der Fremd-Geschäftsführer hat gute Chancen, einen Zahlungsanspruch gegen die GmbH auf der Grundlage des AGG durchzusetzen.
Beachten Sie: Sonderzahlungen an den GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer gehören regelmäßig zum Prüfungs-Schwerpunkt einer Steuerprüfung.
Ist eine Sonderzahlung vorgesehen, dann hat der Geschäftsführer einen eindeutigen Anspruch auf diese Sonderzahlung und das Finanzamt hat keinen Grund zur Beanstandung. Was aber, wenn es kein eindeutiges Vertragswerk zur Sonderzahlung gibt?
Dazu gibt es ein Urteil des Oberlandesgerichts (OLG) München. Das bringt insbesondere Klarheit für alle Fremd-Geschäftsführer, die keinen umfangreichen schriftlichen Anstellungsvertrag abgeschlossen haben, oder Minderheits-Gesellschafter-Geschäftsführer, die sich aufgrund jährlicher Übung ein Weihnachtsgeld auszahlen, eigentlich aber keinen schriftlichen Anspruch auf die Sonderzahlung haben. Dazu die Münchner Richter: „Es ist Sache des Geschäftsführers dazulegen und ggf. zu beweisen, dass er einen Zahlungsanspruch hat“ (OLG München, Urteil vom 22.10.2015, 23 U 4861/14).
Existiert kein schriftlicher Anstellungsvertrag (und damit keine Regelung zur Sonderzahlung), kann der Geschäftsführer wie folgt argumentieren:
- Erhielt er schon über Jahre das Weihnachtsgeld als Sonderzahlung, kann man davon ausgehen, dass die Gesellschafter von der Sonderzahlung wussten. Haben Sie das geduldet, ist davon auszugehen, dass der Sonderzahlung ein Anspruch des Geschäftsführers zugrunde lag.
- Erhält der Geschäftsführer erstmals die Sonderzahlung in Form von Weihnachtsgeld und widersprechen der oder die Gesellschafter, muss man davon ausgehen, dass es keinen Rechtsanspruch auf diese Sonderzahlung gibt.
Tipp
Im Zweifel müssen Sie die Sonderzahlung zurückzahlen
Auch wenn sich der Geschäftsführer die Sonderzahlung Weihnachtsgeld bereits mit dem Novembergehalt angewiesen hat, hat die GmbH dann einen Rückzahlungsanspruch. Der Geschäftsführer muss das Gehalt zurücküberweisen oder mit dem nächsten Gehalt verrechnen. Wenn Sie sich im nächsten Jahr den Anspruch auf Weihnachtsgeld als Sonderzahlung sichern wollen, sollten Sie eine entsprechende Änderung des Anstellungsvertrages mit den Gesellschaftern vereinbaren bzw. als Allein-Gesellschafter-Geschäftsführer protokollieren. Die gleiche Rechtslage gilt auch für die Sonderzahlung Urlaubsgeld.
Formulierung zur Sonderzahlung für den Geschäftsführer-Anstellungsvertrag
„Der Geschäftsführer erhält eine monatliche Brutto-Vergütung von € ... ,--. Darüber hinaus werden dem Geschäftsführer Sonderzahlungen in Form von Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld jeweils in Höhe eines Monatsgehaltes gewährt, das jeweils am 30.05. bzw. 31.11. eines jeden Jahres ausgezahlt wird.“
