Sozialversicherung: Das sollten Sie als Unternehmer und Arbeitgeber wissen

Die Sozialversicherung finanziert sich durch Pflichtbeiträge. Arbeitnehmer und Auszubildende sind grundsätzlich dazu verpflichtet, Beiträge zu allen Versicherungszweigen zu zahlen. Ihr Mitarbeiter muss z. B. Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sein. Seine Krankenversicherungspflicht entfällt nur, wenn sein Bruttoeinkommen die sogenannte Beitragsbemessungsgrenze übersteigt. Dann darf er sich auch bei einer privaten Kranken- und Pflegeversicherung versichern. Arbeitnehmer, die in der gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, sind automatisch Mitglied der gesetzlichen Pflegeversicherung. 

In der Arbeitslosenversicherung sind grundsätzlich alle Arbeitnehmer und Auszubildenden pflichtversichert. Diese Sozialversicherung teilen sich Arbeitgeber und -nehmer. Ausnahmen gelten z. B. für   

• Minijobber 
• Studenten 
• Rentner, die eine Altersrente beziehen 

Über die Arbeitslosenversicherung wird u. a. die Zahlung von Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld und Insolvenzgeld finanziert. 

Die Rentenversicherung betrifft jeden Mitarbeiter. Mit den Beiträgen zur gesetzlichen Rentenversicherung werden Altersrenten, Erwerbminderungsrenten, Hinterbliebenenrenten und Rehabilitations-Leistungen finanziert. 

Pflichtversichert in der gesetzlichen Rentenversicherung sind z. B.: 

• Arbeitnehmer und Auszubildende 
• Bezieher von Arbeitslosengeld und Krankengeld 
• bestimmte Selbstständige   

Arbeitnehmer und Auszubildende sind in der gesetzlichen Unfallkasse versichert. Diese zahlt der Arbeitgeber allein. Träger der gesetzlichen Unfallkasse sind z. B. die nach Branchen gegliederten Berufsgenossenschaften. Sie zahlt bei Arbeits- und Wegeunfällen sowie Berufskrankheiten. Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, Ihren Betrieb bei der zuständigen Unfallversicherung anzumelden.

Zu den Sozialabgaben gehören auch die sogenannten Umlagen (abgekürzt als U1, U2, U3). Damit werden bestimmte Leistungen an die Arbeitgeber finanziert. 

Das sind: 

• U1 für die Erstattung von Entgeltfortzahlungskosten:  Diese Umlage dient als Erstattung der Kosten für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Sie gilt für alle Beschäftigen (auch Auszubildende und geringfügig Beschäftigte).
• U2 für die Erstattung von Mutterschutzaufwendungen: Die Höhe der Umlagen variiert je nach Krankenkasse und kann sich im Laufe des Jahres ändern. .
• U3 zur Zahlung des Insolvenzgeldes: Dies dient dazu, den Nettolohn der Arbeitnehmer für die letzten drei Monate vor der Eröffnung eines Insolvenzverfahrens abzusichern. Diese muss zusammen mit anderen Sozialversicherungsbeiträgen an die Krankenkasse des Arbeitnehmers abgeführt werden, die die Beiträge dann an die Bundesagentur für Arbeit weiterleitet.

Das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) verpflichtet alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe ihres Unternehmens, am Umlageverfahren für den Ausgleich der Kosten bei Mutterschaft (das sogenannte U2-Verfahren) teilzunehmen. Das Umlageverfahren U1 gilt nur für Arbeitgeber mit maximal 30 Vollzeitbeschäftigten. Als Arbeitgeber müssen Sie also nach den Bestimmungen des AAG am Umlage- und Erstattungsverfahren der Krankenkassen teilnehmen.  

Grundsätzlich ist jeder Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig, der 2025 mehr als 556 Euro (2024: 538 Euro) im Monat verdient. Außerdem fallen auch folgende Personengruppen unter die Sozialversicherungspflicht: 

• Künstler
• Landwirte
• Personen, die Arbeitslosengeld 1 oder 2 beziehen
• Bezieher von Übergangsgeld oder bestimmten anderen Sozialleistungen 

Auf der anderen Seite gibt es verschiedene Personengruppen, die nicht der Sozialversicherungspflicht unterliegen. Dazu gehören: 

• Beamte
• Soldaten
• Unternehmer
• Geringfügig Beschäftigte (Minijobber) 

Weitere Ausnahmen der Sozialversicherungspflicht sind: 

• Minijob, bei welchem Sie nicht mehr als 556 Euro im Monat verdienen oder den Sie zusätzlich zu einer Hauptbeschäftigung ausführen, als Arbeitnehmer nur rentenversicherungspflichtig. Arbeitgeber führt entsprechende Beiträge an die Bundesknappschaft ab.
• Studenten, die nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten, nur rentenversicherungspflichtig.
• Praktikanten: versicherungsfrei
• Kurzfristig Beschäftigte: versicherungsfrei

Minijobber, also Personen, die 2025 maximal 556 Euro im Monat verdienen, müssen nur einen geringen Beitrag in die Sozialversicherung einbezahlen. Lediglich 3,6 Prozent müssen Sie für die Rentenversicherung abführen. Den Rest übernehmen Sie als Arbeitgeber. Üblicherweise zahlen Sie dafür eine Pauschale von 31 Prozent des Verdienstes. In unserem Ratgeber-Artikel geben wir Ihnen weitere Tipps dazu, was Sie bei der Einstellung von Minijobbern beachten müssen: 

Für die Eröffnung eines Arbeitgeberkontos bei der Krankenkasse bieten viele Krankenkassen die Möglichkeit, das entsprechende Antragsformular auf ihrer Webseite herunterzuladen oder sich direkt mit einem persönlichen Ansprechpartner in Verbindung zu setzen. Die Einrichtung eines Arbeitgeberkontos bei der Krankenkasse ist Pflicht, um eine ordnungsgemäße Abwicklung von Beitragsmeldungen sicherzustellen. Meldungen zum Arbeitgeberkonto erfolgen dabei in der Regel elektronisch, was den Prozess beschleunigt und vereinfacht. Bei der Anmeldung müssen Sie verschiedene Angaben machen, wie z. B. die Anschrift, die Betriebsnummer, den Firmensitz sowie die Kontaktdaten der Personal- oder Lohnabteilung. Das Arbeitgeberkonto bei der Krankenkasse elektronisch zu verwalten, ermöglicht Unternehmen damit eine effiziente und transparente Abwicklung von Beitragsmeldungen. Damit Beitragszahlungen fristgerecht eingehen, empfiehlt es sich, der jeweiligen Krankenkasse ein SEPA-Lastschriftmandat zu erteilen.

Grundsätzlich tragen Mitarbeiter und Arbeitgeber die Beiträge zur Sozialversicherung je zur Hälfte, mit einigen Ausnahmen:   

• Gesetzliche Krankenkasse: Den allgemeinen Beitrag teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Seit 2019 ist auch der Zusatzbeitrag je zur Hälfte zu tragen.
• Pflegeversicherung: Den allgemeinen Beitrag zur Pflegeversicherung tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zur Hälfte. Ausnahme: In Sachsen zahlt der Arbeitnehmer mehr als sein Arbeitgeber. Den Zuschlag für Kinderlose trägt der Mitarbeiter überall allein.
• Umlagen U1, U2, U3: Sie sind in voller Höhe vom Arbeitgeber zu tragen. 

Unfallkassen: Den Beitrag zur Berufsgenossenschaft zahlt ausschließlich der Arbeitgeber.

Die Höhe der jeweiligen Beiträge wird anhand des beitragspflichtigen Bruttoentgelts ermittelt. Auch können die Beiträge zur Sozialversicherung mit der Anzahl der Kinder variieren:

Als Arbeitgeber führen Sie den Arbeitgeber- und den Arbeitnehmeranteil an die Krankenkasse des jeweiligen Mitarbeiters ab. Die Beiträge errechnen sich in Prozent vom jeweiligen Bruttoentgelt Ihres Angestellten. Dieser wird gemeinsam mit seinem eigenen Anteil an die zuständige Krankenkasse überwiesen. Für die Berechnung sind die Beitragsbemessungsgrenzen für die Kranken- und Pflegeversicherung und für die Renten- und Arbeitslosenversicherung zu berücksichtigen. Die Beitragsbemessungsgrenze ist der Betrag, bis zu den Beiträgen zu den unterschiedlichen sozialversicherungsrechtlichen Bereichen vom Entgelt abgeführt werden müssen. 2025 beläuft sich die monatliche Beitragsbemessungsgrenze in der Renten- und Arbeitslosenversicherung auf 8.050 Euro und bei der Kranken- und Pflegeversicherung auf 8.050 Euro.

Der Arbeitgeber verbucht seinen Anteil unter „gesetzliche soziale Aufwendungen“. Die gesamten Sozialversicherungsbeiträge müssen monatlich an die Krankenkasse des Arbeitnehmers überwiesen werden. Gehört der Mitarbeiter keiner gesetzlichen Krankenkasse mehr an, ist die Kasse zuständig, bei der er zuletzt versichert war. Falls auch diese nicht bekannt ist, kann der Arbeitgeber eine Krankenkasse auswählen.

Die Beiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig. Als Zahlungstag gilt der Zeitpunkt, zu dem der Betrag der Krankenkasse gutgeschrieben wird. Bei Scheck- oder Überweisungszahlung zählt der Wertstellungstag, bei Barzahlungen der Tag des Eingangs. Werden die Beiträge verspätet gezahlt, können Mahngebühren oder Säumniszuschläge anfallen.  

Die Beitragsmeldungen müssen spätestens bis zum fünftletzten Bankarbeitstag des Monats bei der Krankenkasse eingegangen sein.

Der anfallende Beitrag für Ihre Mitarbeiter wird Ihnen von der Berufsgenossenschaft jeweils nach Ablauf des Jahres mitgeteilt. In die Berechnung fließen folgende Faktoren ein:  

• das an Ihre Mitarbeiter gezahlte Bruttoentgelt  
• das in Betrieben Ihres Unternehmenszweigs bestehende Unfallrisiko  
• die bei der Berufsgenossenschaft angefallenen Ausgaben

Seit 2003 gibt es unterschiedliche Versicherungspflichtgrenzen, abhängig davon, ob der Arbeitgeber vor oder nach diesem Jahr privat versichert war.

1. Arbeitnehmer, die vor 2003 privat versichert waren: 
   Für sie gilt eine spezielle Versicherungspflichtgrenze. Als Beispiel: 2024 lag diese bei 62.100 Euro. Wenn ein Arbeitnehmer 2023 also ein Arbeitsentgelt von mindestens 53.100 Euro oder mehr hatte, blieb dieser weiterhin privat versichert. Liegt das Einkommen darunter, kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Antrag auf Befreiung von der gesetzlichen Versicherungspflicht gestellt werden. Dadurch ist eine Rückkehr in die gesetzliche Krankenversicherung nicht mehr möglich.
2. Arbeitnehmer, die vor 2003 gesetzlich versichert waren: 
   Für dieses Beispiel gilt: 2024 lag die allgemeine Versicherungspflichtgrenze bei 69.300 Euro. Wenn ein Arbeitnehmer 2023 also ein Arbeitsentgelt von mindestens 69.300 Euro oder mehr hatte, konnte dieser sich ab 2024 privat versichern. Er kann auch weiterhin freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung bleiben. 

Die Beitragsbemessungsgrenze zeigt die maximale Höhe des Entgelts für Arbeitnehmer an, die als Grundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge dient. Für jeden Euro, der über dieser Grenze liegt, müssen keine Sozialabgaben geleistet werden. Von dieser Regelung profitieren Versicherte, wenn Ihr Gehalt oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze liegt. Sie müssen dann für die Differenz keine Beiträge abführen. Auf der anderen Seite wird dieser Betrag dann auch bei der Berechnung des Krankengeldes nicht berücksichtigt.  

Der anfallende Beitrag für Ihre Mitarbeiter wird Ihnen von der Berufsgenossenschaft jeweils nach Ablauf des Jahres mitgeteilt. In die Berechnung fließen folgende Faktoren ein: 

• das an Ihre Mitarbeiter gezahlte Bruttoentgelt 
• das in Betrieben Ihres Unternehmenszweigs bestehende Unfallrisiko 
• die bei der Berufsgenossenschaft angefallenen Ausgaben 

Für die einzelnen Säulen der Sozialversicherung galten bis 2024 teilweise unterschiedliche Bemessungsgrenzen für die alten und neuen Bundesländer. Diese Rechtskreistrennung wurde für die Renten- und Arbeitslosenversicherung 2025 aufgehoben, sodass einheitliche Beitragsbemessungsgrenzen wie in der Kranken- und Pflegeversicherung gelten. Die aktuellen Beitragsbemessungsgrenzen können Sie im Folgenden entnehmen:

Üblicherweise wird das Verfahren für die Sozialversicherungsmeldung komplett elektronisch abgewickelt. Nutzen Sie dafür ein Entgeltabrechnungsprogramm. Wichtig ist, dass dieses von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH zugelassen ist. Im Lexware Lohnabrechnungsprogramm ist eine entsprechende Schnittstelle bereits integriert. So versenden Sie alle nötigen Daten direkt über die Software. Wenn Sie Ihre Lohn- und Gehaltsrechnungen extern abwickeln lassen, kann die Meldung auch durch das Lohnbüro bzw. den Steuerberater erfolgen.
Nimmt ein neuer Mitarbeiter seine Tätigkeit in Ihrem Unternehmen auf, müssen Sie dies innerhalb von sechs Wochen bei seiner Krankenkasse melden. Für alle Mitarbeiter müssen Sie außerdem den Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt des Vorjahres bestätigen. Fristende ist dafür jeweils der 16. Februar. Bei einer Unterbrechung des Anstellungsverhältnisses liegt die Frist bei 14 Tagen nach Beginn der Unterbrechung. 

Die Informationen für die sozialversicherungsrelevanten Daten werden mit Hilfe des sogenannten Tätigkeitsschlüssels übermittelt. Dieser besteht aus einer Folge von neun Ziffern, die jeweils für unterschiedliche Daten stehen, und zwar für… 

• die Bezeichnung der Tätigkeit (Stellen 1 - 5) 
• die Schulbildung (Stelle 6) 
• die berufliche Ausbildung (Stelle 7) 
• das Zeitarbeitsverhältnis (Stelle 8) 
• die Form des Arbeitsvertrags (Stelle 9) 

Der Tätigkeitsschlüssel ist nicht nur für die Sozialversicherung wichtig, er wird zum Beispiel auch herangezogen, um Entwicklungen am Arbeitsmarkt zu verfolgen. 

Einige Selbstständige, z. B. Physiotherapeuten und andere im Gesundheitsdienst Tätige oder Landwirte, müssen in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert sein. Andere haben die Möglichkeit, sich freiwillig zu versichern. Ob Sie als Unternehmer pflichtversichert sind und mit welchem Beitrag Sie bei einer freiwilligen Versicherung rechnen müssen, erfahren Sie bei der für Ihren Betrieb zuständigen Berufsgenossenschaft. 

Jeder Selbstständige muss eine Krankenversicherung haben. Sie können eine gesetzliche oder eine private Krankenkasse wählen. Die gesetzliche Krankenkasse berechnet die Beiträge der freiwilligen Mitglieder aus deren Einkommen bzw. einem festgelegten Mindesteinkommen und dem aktuellen Beitragssatz. Als Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sind Sie automatisch auch Mitglied der gesetzlichen Pflegekasse. Bei den privaten Krankenkassen hängt die Höhe des Beitrags z. B. vom Alter, Umfang des Versicherungsschutzes und eventuellen Vorerkrankungen ab. 

Existenzgründer, die vorher pflichtversichert waren, können sich unter bestimmten Voraussetzungen freiwillig in der Arbeitslosenversicherung versichern. 

Manche Selbstständige sind in der Rentenversicherung pflichtversichert, z. B.:   

• Handwerker 
• Publizisten 
• selbstständige Erzieher und Pflegekräfte 
• Selbstständige, die dauerhaft und überwiegend nur für einen Auftraggeber arbeiten und keine eigenen Angestellten haben (Scheinselbstständige) 

Andere Selbstständige können sich freiwillig in der gesetzlichen Rentenkasse versichern. Selbstständige können – innerhalb eines bestimmten Rahmens – wählen, welchen Beitrag sie zahlen. 

Als pflichtversicherter Selbstständiger können Sie bei der gesetzlichen Rentenversicherung zwischen 3 Arten wählen:   

• Sie zahlen den sogenannten halben Regelbeitrag. Achtung: Das ist nur in den ersten 3 Kalenderjahren nach dem Jahr der Aufnahme der Selbstständigkeit möglich. 
• Sie leisten den vollen Regelbeitrag. 
• Sie zahlen nach Vorlage Ihres Steuerbescheids einen Ihrem Einkommen entsprechend höheren oder niedrigeren Beitrag. Je nach Tätigkeit gilt dabei ein bestimmter Mindestbeitrag. 

Welche Beitragshöhe sich für Ihre spätere Rente am besten rechnet, hängt z. B. von Ihrem Alter und davon ab, wie lange Sie als Arbeitnehmer bereits in die Rentenkasse eingezahlt haben. 

Sozialversicherungsbeiträge können im Rahmen des Sonderausgabenabzugs geltend gemacht werden. Die im Jahr gezahlten Beiträge werden hierbei angesetzt.

Allerdings ist der Sonderausgabenabzug nur beschränkt möglich. Bestimmte Höchstbeträge müssen beachtet werden.

Und Beitragsrückerstattungen reduzieren auch den Sonderausgabenabzug (z. B. bestimmte Prämienzahlungen der Krankenkasse).

Die Krankenversicherungsbeiträge, Pflegeversicherungsbeiträge und Arbeitslosenversicherungsbeiträge können im Rahmen der „sonstigen Vorsorge“ abgezogen werden. Hier kommt ein Höchstbetrag von 1.900 Euro zum Ansatz. Dieser Betrag ist – wie man auch an dem obigen Beispiel sieht – schnell erreicht. Für Selbstständige, Gewerbetreibende, Freiberufler, die ihre Krankenversicherungsbeiträge vollständig selbst tragen, gilt ein höherer Höchstbetrag von 2.800 Euro.

In der Steuererklärung sind die Beiträge bei den Sonderausgaben anzugeben. Hierzu gibt es das Formular Vorsorgeaufwand.

Übrigens: Im Rahmen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung übermitteln Arbeitgeber auch die abgeführten Beiträge zur Sozialversicherung. Diese Daten kann das Finanzamt automatisch abrufen. In der Regel werden Bürger also keine entsprechenden Nachweise erbringen müssen.