Definition
Was ist unbezahlter Urlaub?
Unbezahlter Urlaub ist genau genommen kein Urlaub, sondern eine Freistellung des Arbeitnehmers von der Arbeit. Mit dem Urlaubsanspruch hat die Freistellung nichts zu tun.
Für die Dauer des unbezahlten Urlaubs fallen die Hauptleistungspflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer weg. D. h. in diesem Zeitraum arbeitet der Beschäftigte nicht und erhält im Gegenzug auch kein Entgelt. Die sogenannten Nebenpflichten bleiben bestehen. Zu diesen gehören z. B. das Wettbewerbsverbot, die Treue- und Fürsorgepflicht und der Kündigungsschutz. Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses ist aber auch im unbezahlten Urlaub möglich, wenn die Voraussetzungen z. B. aus dem Kündigungsschutzgesetz vorliegen.
Wer zahlt für Kranken- und Sozialversicherung beim unbezahlten Urlaub?
Arbeitsrechtlich besteht das Arbeitsverhältnis fort. In der Sozialversicherung gilt: Die Versicherungspflicht hängt grundsätzlich von der Entgeltzahlung ab. Wird wie beim unbezahlten Urlaub kein Entgelt bezahlt, entfallen auch die Beiträge zur Sozialversicherung. Die Besonderheit: Der gesetzliche Versicherungsschutz in der Arbeitslosen-, Pflege-, Kranken- und Rentenversicherung besteht für den ersten Monat des unbezahlten Urlaubs unverändert fort. Zum letzten Tag dieses Monats muss der Arbeitgeber den Beschäftigten bei der Sozialversicherung abmelden. Für den Arbeitnehmer heißt das: Ab dem zweiten Monat muss er sich selbst bei einer privaten oder einer gesetzlichen Krankenkasse krankenversichern.
Beendet der Beschäftigte seinen länger als einen Monat dauernden unbezahlten Urlaub, ist vom Arbeitgeber erneut eine Meldung an die Sozialversicherung zu erstatten.
Was ist bei einem Antrag für unbezahlten Urlaub zu beachten?
Ein Antrag auf unbezahlten Urlaub unterliegt keinen direkten Vorschriften, was Inhalt und Gestaltung angeht. Wichtig ist nur, dass der Antrag schriftlich erstellt wird. Im besten Fall wird er auch von beiden Parteien unterzeichnet. So liegt für beide Seiten schwarz auf weiß vor, dass der Antrag gestellt und genehmigt wurde.
In der Theorie kann unbezahlter Urlaub aber auch mündlich beantragt und genehmigt werden. Allerdings ist es dann sinnvoll, Zeugen anwesend zu haben, die im Zweifelsfall bezeugen können, dass Antrag und Genehmigung stattgefunden haben.
Müssen Sie unbezahlten Urlaub genehmigen?
Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch und ein Recht auf unbezahlten Urlaub gibt es in Deutschland nicht. Der Arbeitgeber muss also nicht jeden unbezahlten Urlaub genehmigen. Sprechen beispielsweise ein urlaubsbedingter Personalmangel oder ein wichtiges termingebundenes Projekt dagegen, kann er einen Antrag für unbezahlten Urlaub grundsätzlich auch ablehnen.
Es gibt jedoch Ausnahmen, bei denen ein Mitarbeiter Anspruch auf eine Freistellung haben kann. Das sind z. B.:
- plötzliche Erkrankung eines Familienmitglieds
- Unerwarteter Notfall (z. B. Wohnungsbrand, Wasserrohrbruch)
- Erkrankung eigener Kinder unter 12 Jahren, sogenannte Kinderkrankentage
- Elternzeit
- Bestimmte Ehrenämter (THW, Freiwillige Feuerwehr, DRK, Gemeinderat)
- Ansprüche auf unbezahlten Urlaub aufgrund des Arbeitsvertrags oder einer Betriebsvereinbarung
- Auch aus betrieblicher Übung kann sich ein Anspruch auf unbezahlten Urlaub ergeben, d. h. wenn Sie als Arbeitgeber Ihren Angestellten schon mehrfach (i. d. R. in mehr als drei Fällen) unbezahlten Urlaub gewährt haben.
Info
Notsituation nach § 616 BGB
Zu beachten ist, dass in Notsituationen ein „Sonderurlaub“ nach § 616 BGB vorliegen kann. Das hat zur Folge, dass das Entgelt fortzuzahlen ist, wenn das nicht ausdrücklich im Arbeits- oder Tarifvertrag ausgeschlossen ist.
Dauer des unbezahlten Urlaubs
Grundsätzlich vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam, wie lange der unbezahlte Urlaub dauern soll. In Fällen, in denen ein gesetzlicher Anspruch auf unbezahlte Freistellung besteht, z. B. bei der Pflegezeit oder den Kinderkrankentagen bestehen häufig auch Vorgaben zur möglichen Dauer.
Eine Allgemeingültige Regelungen über die Dauer des unbezahlten Urlaubs gibt es jedoch in der Regel nicht. Auch wie oft ein Mitarbeiter unbezahlten Urlaub nehmen darf, ist nicht vorgeschrieben. Das entscheidet grundsätzlich der Arbeitgeber zusammen mit dem Beschäftigten.
Unbezahlter Urlaub im Pflegefall
Das Pflegezeitgesetz (PflegeZG) unterscheidet zwischen der „kurzzeitigen Arbeitsverhinderung“ und der „Pflegezeit“. Bei der kurzzeitigen Arbeitsverhinderung (Betreuungsnotfall) haben Arbeitnehmer einen Freistellungsanspruch von bis zu zehn Tagen. Dieser Anspruch besteht in jedem Unternehmen, unabhängig von seiner Größe. Voraussetzung dafür ist ein pflegebedürftiger naher Angehöriger und
- eine akut aufgetretene Pflegesituation.
- die Notwendigkeit, eine bedarfsgerechte Pflege zu organisieren oder die pflegerische Versorgung in dieser Zeit sicherzustellen.
Hat das Unternehmen 15 oder mehr Mitarbeiter, haben Beschäftigte einen Anspruch auf bis zu sechs Monate Pflegezeit (§ 3 Pflegezeitgesetz). Zu beachten: Hier zählen die Auszubildenden bei der Berechnung der Betriebsgröße mit. Dieser Anspruch gilt einmalig pro pflegebedürftigen Angehörigen. Bei weniger als 15 Mitarbeitern entscheidet der Arbeitgeber, ob er der Freistellung zustimmen möchte.
Unbezahlter Urlaub bei einem erkrankten Kind
Arbeitnehmer, die in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, haben einen Anspruch auf unbezahlten Urlaub, wenn sie ein krankes Kind unter 12 Jahren betreuen müssen. Die sogenannten Kinderkrankentage sind in § 45 SGB V geregelt. Ehepaare können so 2024 pro Elternteil – abhängig von der Anzahl der Kinder – bis zu 35 Tage Freistellung verlangen. Alleinerziehende haben einen doppelten Anspruch.
Entgelt bei unbezahltem Urlaub berechnen
Unbezahlter Urlaub muss bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Bei einem oder mehreren kompletten Monaten ist das noch recht einfach: Der Arbeitnehmer erhält kein Geld für diese Monate.
Dauert der unbezahlte Urlaub nur einige Tage oder Wochen, also keinen ganzen Monat, ist das Entgelt anteilig zu kürzen. Dafür wird das Monatsentgelt (Brutto) durch die Anzahl der Arbeitstage geteilt. Im Anschluss wird das so errechnete „Tagesentgelt“ dann mit der Anzahl der Tage, die der Mitarbeiter gearbeitet hat.
Beispiel:
Ein Beschäftigter verdient 3.450 Euro brutto im Monat. Er nimmt fünf Tage unbezahlten Urlaub. In diesem Monat gibt es 23 Arbeitstage. Daraus ergibt sich ein Tagesentgelt von 150 Euro. An 18 Arbeitstagen hat er tatsächlich gearbeitet. Multipliziert mit dem errechneten Tagesentgelt stehen ihm in diesem Monat dann 2.700 Euro brutto zu.
Wichtig: Auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung und im Lohnkonto muss unbezahlter Urlaub von mindestens 5 zusammenhängenden Arbeitstagen im Kalenderjahr durch Eintragung des Großbuchstabens U vermerkt werden („U“ = Unterbrechung).
Was ist mit den Beiträgen für die Sozialversicherung während des unbezahlten Urlaubs?
Da während des unbezahlten Urlaubs kein Lohn gezahlt wird, müssen für diese Zeit auf Seiten des Arbeitgebers auch keine Beiträge für die Sozialversicherung gezahlt werden. Dauert der unbezahlte Urlaub nicht länger als einen Monat, bleibt der Versicherungsschutz des Mitarbeiters in der Arbeitslosen-, Pflege-, Kranken- und Rentenversicherung aber bestehen.
Dauert der unbezahlte Urlaub länger als einen Monat, müssen Sie als Arbeitgeber den Beschäftigten von den Sozialversicherungen abmelden (Meldegrund 34) und er muss sich selbst versichern. Nimmt der Beschäftigte seine Arbeit wieder auf, müssen Sie ihn wieder anmelden (Meldegrund 13). Für die einzelnen Versicherungen und Steuern gelten individuelle Regelungen:
Sozialversicherung
Die Sozialversicherung ist von unbezahltem Urlaub zunächst nicht betroffen. Zumindest nicht, solange der unbezahlte Urlaub nicht länger als einen Monat dauert. Solange der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmer ein Gehalt erhält, bleibt auch die Sozialversicherung aktiv.
Krankenversicherung
Auch die Krankenversicherung bleibt für einen Monat bestehen. Das gilt auch, wenn in diesem Monat keiner Beiträge gezahlt werden. Nach einem Monat ohne Beiträge endet die Pflichtversicherung durch die Beschäftigung allerdings.
Besteht keine Familienversicherung mit Ehepartner oder durch die Eltern und ist auch sonst kein vergleichbarer Krankenversicherungsschutz vorhanden, tritt nach Ablauf des Monats ohne Beiträge die sogenannte obligatorische Anschlussversicherung in Kraft. Dadurch wird verhindert, dass der Krankenversicherungsschutz plötzlich erlischt. In jedem Fall sollten sich Arbeitnehmer dann aber mit ihrer Versicherung in Verbindung setzen, um künftige Optionen zu besprechen.
Dauert der unbezahlte Urlaub exakt einen Kalendermonat – also beispielsweise genau vom 1. März bis zum 31. März – kann eine Unterbrechungsmeldung vorgenommen werden.
Die Krankenversicherung berücksichtigt immer den Kalendermonat. Das bedeutet, dass in jedem Monat Beiträge gezahlt werden müssen, damit die Krankenversicherung bestehen bleibt. Dauert ein unbezahlter Urlaub aber genau einen Kalendermonat oder umfasst einen gesamten Kalendermonat, wird in diesem Kalendermonat kein Beitrag bezahlt. Die Krankenversicherung würde also enden.
Wenn aber bereits im Vorfeld klar ist, dass der unbezahlte Urlaub nach dem Kalendermonat endet und die Arbeit wieder aufgenommen wird, kann durch eine Unterbrechungsmeldung der Versicherungsträger informiert werden und die Krankenversicherung wird für diesen Monat unterbrochen.
Steuern
Unbezahlter Urlaub hat keinerlei Einfluss auf die Lohnsteuerabrechnung. Durch das sogenannte Zuflussprinzip, das im Steuerrecht gilt, wird das Entgelt versteuert, das tatsächlich dem Empfänger beziehungsweise der Empfängerin zugeflossen ist. Wo kein Zufluss stattfindet – also kein Lohn gezahlt wird – weil durch den unbezahlten Urlaub kein Betrag entsteht, werden auch keine Steuern berechnet.
Dabei ist aber zu beachten, dass andere Gehaltsbestandteile hier auch eine Rolle spielen. Wird kein Entgelt gezahlt, aber beispielsweise der Firmenwagen weiterhin zur Verfügung gestellt und abgerechnet, müssen diese Einnahmen wie üblich versteuert werden.
Bei unbezahltem Urlaub wird im Lohnkonto der Buchstabe „U“ eingetragen, um die Unterbrechung zu kennzeichnen. Das gilt, wenn die Zahlung des Arbeitslohns für mindestens fünf aufeinanderfolge Tage ausfällt.
Unbezahlter Urlaub und Erholungsurlaub
Die Zeit, die ein Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub nimmt, kann den gesetzlichen bzw. vertraglich vereinbarten Erholungsurlaub entsprechend verkürzen.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat laut Arbeitsvertrag Anspruch auf 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr. In einem Jahr nimmt er nun einen unbezahlten Urlaub von 2 Monaten. Der Erholungsurlaub kann nun anteilig um diese beiden Monate gekürzt werden. Dadurch reduziert sich der Urlaubsanspruch um 5 Tage (30 Urlaubstage: 12 Monate = 2,5 Tage Urlaubsanspruch pro Monat x 2 Monate) auf 25 Urlaubstage.
Unbezahlter Urlaub bei Weiterbildung Arbeitnehmer können unbezahlten Urlaub auch für Weiterbildungszwecke beantragen. Dabei gelten die gleichen Regelungen wie bei anderen Gründen für unbezahlten Urlaub.
Info
Kann der Arbeitgeber unbezahlten Urlaub anordnen?
Arbeitgeber können keinen unbezahlten Urlaub anordnen. Auch nicht, wenn gerade eine Auftragsflaute herrscht. Liegen „dringende betriebliche Erfordernisse“ vor, können Arbeitgeber zwar Betriebsferien oder Zwangsurlaub anordnen. Allerdings erhalten die Mitarbeiter in dieser Zeit weiterhin ihr volles Gehalt.
Kündigung während unbezahltem Urlaub
Während des unbezahlten Urlaubs ruht zwar das Arbeitsverhältnis, aber es besteht ganz normal weiter – mit allen Rechten und Pflichten. Deshalb ist es auch möglich, einem Mitarbeiter während des unbezahlten Urlaubs zu kündigen. Dies ist sowohl ordentlich möglich als auch fristlos, wenn der Arbeitnehmer beispielsweise grob gegen Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verstoßen hat (z. B. das Wettbewerbsrecht).
Abgrenzung zum Sonderurlaub
Unbezahlter Urlaub ist nicht gleichzusetzen mit Sonderurlaub. Beim Sonderurlaub handelt es sich um zusätzliche bezahlte Urlaubstage, die unter bestimmten Bedingungen und in Ausnahmesituationen genommen werden können. Auf Sonderurlaub besteht laut dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ein Anspruch.
Dabei ist klar geregelt, wie viel Sonderurlaub unter den jeweiligen Bedingungen und in Ausnahmesituationen gewährt werden muss:
- 1 Tag für betriebliche Gründe wie den Umzug in eine andere Stadt, beim 25-jährigen und beim 40-jährigen Arbeitsjubiläum und bei der Geburt des eigenen Kindes.
- 2 Tage beim Tod eines Ehegatten oder eingetragenen Lebenspartners.
- Bis zu 4 Tage bei schwerer Erkrankung des eigenen Kindes vor dem 12. Lebensjahr.
- Unbestimmte Dauer bei zwingender ärztlicher Behandlung, die nicht außerhalb der vereinbarten Arbeitszeiten stattfinden kann.
- Die Vergabe von Sonderurlaub liegt darüber hinaus im Ermessen der Arbeitgeber. Viele genehmigen beispielsweise auch einen Tag Sonderurlaub für die Hochzeit.
