Definition
Definition: Was ist Urlaubsgeld?
Grundsätzlich ist das Urlaubs- wie das Weihnachtsgeld eine freiwillige Sonderzahlung, die Sie als Arbeitgeber Ihrer Belegschaft neben dem regulären Lohn oder Gehalt im Arbeitsverhältnis auszahlen können. Diese Form der Sonderzahlung ist auch unter den Begriffen „zusätzliches Urlaubsgeld“, „14. Monatsgehalt“ oder „Urlaubsgratifikation“ bekannt.
Urlaubsgeld: Abhängig von Betriebsgröße, Art und Branche
Egal, ob Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Sonderzuschläge – manchmal ist es nicht ganz einfach, den Überblick darüber zu behalten, was genau Ihren Angestellten zusteht. 2023 veröffentlichte die Hans-Böckler-Stiftung (WSI-Institut) eine neue Untersuchung zum Thema Urlaubsgeld. Diese kam zu folgenden Ergebnissen:
- Etwas weniger als die Hälfte aller Beschäftigten in der Privatwirtschaft erhält Urlaubsgeld.
- Die meisten aufgrund eines Tarifvertrags.
- In der Industrie wird es häufiger gezahlt als in Dienstleistungsbetrieben.
- In den westlichen Bundesländern eher als in den östlichen.
- In Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden wird wesentlich häufiger Urlaubsgeld gezahlt als in solchen mit weniger als 100 Beschäftigten.
Info
Wie setzt sich das Urlaubsgeld zusammen?
Die Zusammensetzung des Urlaubsgelds ist nicht einheitlich geregelt und kann je nach Unternehmen variieren. Manche Unternehmen gewähren einen festgelegten Betrag, andere wählen einen Prozentsatz des regelmäßigen Gehalts. Manchmal hängt die Höhe auch von der Betriebszugehörigkeit, der Position im Unternehmen oder vom Tarifvertrag ab.
Das Urlaubsgeld wird oft mit dem Urlaubsentgelt verwechselt
Urlaubsentgelt ist die Lohn- und Gehaltsfortzahlung, die Sie an Ihre Mitarbeitenden während deren Urlaubs leisten. Dabei handelt es sich um einen gesetzlichen Anspruch, den jeder Arbeitgeber zu erfüllen hat. Wie es zu berechnen ist, ergibt sich aus § 11 Bundesurlaubsgesetz.
Zusätzliches Urlaubsgeld ist eine Leistung des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin an die Beschäftigten. Grundsätzlich ist es eine freiwillige Sonderzahlung wie z. B. Weihnachtsgeld. Auf Urlaubsgeld besteht kein gesetzlicher Anspruch. D. h. Sie entscheiden, ob, wann und wie viel Urlaubsgeld Sie zahlen möchten. Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie Sonderzahlungen schriftlich festhalten.
Ist Urlaubsgeld steuerfrei?
Nein, Urlaubsgeld muss voll versteuert werden. Hierbei handelt es sich nämlich um ein zusätzliches Einkommen und es zählt damit zu den sonstigen Bezügen. Neben der Steuer fallen auch Sozialversicherungsabgaben für das Urlaubsgeld an.
Eine steuerfreie Alternative ist die sogenannte Erholungsbeihilfe. Arbeitgeber dürfen diese jährlich auszahlen. Sie beträgt pro Jahr 156,00 Euro. Dazu kommen 104,00 Euro für Ehepartner und 52,00 Euro pro Kind. Die Erholungsbeihilfe darf allerdings nur für zwei Kinder geltend gemacht werden.
Arbeitgeber versteuern die Erholungsbeihilfe pauschal mit 25 Prozent.
Ein Anspruch auf Urlaubsgeld ist möglich
Auch wenn es keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld gibt, kann sich für Unternehmen aus anderen Gründen eine Pflicht zur Zahlung ergeben. Ein Anspruch auf Urlaubsgeld kann beruhen auf
- einem Tarifvertrag
- einer Betriebsvereinbarung
- dem Arbeitsvertrag
- einer Zusage des Arbeitgebers
- dem sogenannten Gleichbehandlungsgrundsatz
Trifft einer dieser Punkte auf Ihr Unternehmen zu, muss Urlaubsgeld gezahlt werden.
Der Tarifvertrag kann Urlaubsgeld vorschreiben
Ist Ihr Betrieb tarifgebunden oder der Tarifvertrag für Ihre Branche und das betreffende Bundesland für allgemeinverbindlich erklärt worden, können Sie verpflichtet sein, Urlaubsgeld zu zahlen.
Die Regelung von Urlaubsgeld in einer Betriebsvereinbarung kommt in der heutigen Praxis selten vor. Häufiger ist eine freiwillige Zusage von Arbeitgebern, die sie nach Bedarf ändern oder streichen können.
Wie sieht es im Fall von Beamten aus? Wie für andere Beschäftigte auch, haben Angestellte im öffentlichen Dienst keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld. Die letztendliche Zahlung von Urlaubsgeld wird jedoch im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVÖD) festgelegt. Dementsprechend können Beamte ein tarifliches Urlaubsgeld einfordern, wenn dieses vertraglich zugesichert wird.
Tipp
Infos zu Tarifverträgen
Auskünfte zu Tarifverträgen erhalten Sie bei der zuständigen Handwerkskammer bzw. IHK.
Vorsicht bei einer Urlaubsgeld-Zusage im Arbeitsvertrag
Die Zahlung von Urlaubsgeld kann im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Ein „freiwilliges“ Urlaubsgeld ist aber in Arbeitsverträgen kaum zu finden. Grund: Die Rechtsprechung macht es fast unmöglich, ein Urlaubsgeld im Arbeitsvertrag vorzusehen, ohne einen ständigen Anspruch zu schaffen. Selbst die mehrfache Betonung der Freiwilligkeit schützt nicht davor, sich unbeabsichtigt für alle Zeit zur Zahlung zu verpflichten. Hierzu gibt es mehrere Urteile des Bundesarbeitsgerichts, zuletzt vom 20.02.2013. Zu lesen ist das komplette Urteil mit Begründung hier.
Tipp
Urlaubsgeld nicht in den Arbeitsvertrag
Möchten Sie sich z. B. je nach Geschäftslage offen halten, ob und wie viel Urlaubsgeld Sie zahlen, sollten Sie das Urlaubsgeld nicht im Arbeitsvertrag vereinbaren.
Betriebliche Übung kann zum Anspruch auf Urlaubsgeld führen
Auch, wenn vertraglich kein Urlaubsgeld vereinbart wurde, kann es sein, dass Sie Arbeitnehmern Urlaubsgeld zahlen müssen. Und zwar dann, wenn Arbeitgeber regelmäßig Urlaubsgeld an ihre Mitarbeiter auszahlen. Zahlen Arbeitgeber eine Sonderzahlung wie z. B. Urlaubsgeld mehrfach ohne Freiwilligkeitsvorbehalt, kann er oder sie sich also ungewollt verpflichten. Es entsteht ein Anspruch auf Urlaubsgeld aus betrieblicher Übung. Man spricht dann auch von einem Gewohnheitsrecht.
Ein solches Recht entsteht, wenn eine gleichbleibende Sonderzahlung dreimal in Folge geleistet wurde.
Das heißt, Beschäftigte können und dürfen davon ausgehen, dass der Arbeitgeber immer zahlt. Das Problem: Eine einmal entstandene betriebliche Übung ist kaum mehr aus der Welt zu schaffen. Arbeitgeber können dieses Recht jedoch umgehen, indem sie vorab schriftlich einen Vorbehalt äußern. Versehen Sie Ihre freiwillige Zusage daher jedes Mal mit einem Freiwilligkeitsvorbehalt.
Freiwillige Zusage: Die Zahlung ist und bleibt Ihnen überlassen
Mit einer freiwilligen Zusage können Sie jedes Jahr von Neuem entscheiden, ob und in welcher Höhe Sie ein Urlaubsgeld zahlen können bzw. möchten. Je nachdem wie die Geschäfte laufen, können Sie von einem Urlaubsgeld absehen oder eine andere Summe gewähren.
Die freiwillige Zusage erfolgt am besten durch ein persönliches Schreiben an alle Mitarbeiter. Wichtig ist, dass Sie jedes Mal mit einem sogenannten Freiwilligkeitsvorbehalt darauf hinweisen, dass es sich beim Urlaubsgeld um eine freiwillige Zahlung ohne zukünftigen Anspruch handelt. Nur so können Sie die sogenannte „betriebliche Übung“ ausschließen.
Info
Beispiel: Freiwilligkeitsvorbehalt
„Die Zahlung des Urlaubsgeldes erfolgt in jedem Fall freiwillig und auch bei Wiederholung ohne Begründung eines Rechtsanspruchs für die Zukunft.“
Für Urlaubsgeld gilt Gleichbehandlung
Nach dem Gleichbehandlungsgrundsatz des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetztes dürfen Arbeitgeber einzelne oder Gruppen von Angestellten nicht schlechter stellen als andere. Ausnahme: Er oder sie hat einen sachlichen Grund. Eine Zahlung nur an Vollzeitkräfte ist danach nicht erlaubt.
Möglich sind zum Beispiel:
- entsprechend der Arbeitszeit geringere Zahlungen an Teilzeitkräfte
- Zahlungen erst ab 6 Monaten Betriebszugehörigkeit
Inwieweit in der Probezeit oder im Rahmen einer Ausbildung ein Anspruch auf Urlaubsgeld besteht, ist in der Regel klar im entsprechenden Anstellungs- oder Ausbildungsvertrag geregelt.
Achtung
Entgeltgrenze bei Minijobbern
Bei Beschäftigten mit einem Minijob kann es durch die Auszahlung von Urlaubsgeld zur Überschreitung der zulässigen Einkommensgrenze von 556 Euro kommen.
Urlaubsgeld ist sehr unterschiedlich geregelt
Urlaubsgelder in Tarifverträgen sind je nach Branche sehr unterschiedlich bemessen. Auch bei der Berechnung sind zahlreiche Möglichkeiten verbreitet, wie beispielsweise:
- ein pauschaler Betrag pro Jahr
- ein fester Betrag pro Urlaubstag
- ein prozentualer Aufschlag auf das Urlaubsentgelt
Höhe des Urlaubsgeldes
Ausweislich der 2023 veröffentlichten Untersuchung des WSI-Instituts betrug das Urlaubsgeld zum Beispiel:
- im Hotel- und Gaststättengewerbe bei 25 bis 30 Urlaubstagen 240 € (West) bzw. 195 € (Ost).
- in der chemischen Industrie bei 30 Urlaubstagen 1.200 € (West wie Ost).
- im Kfz-Gewerbe bei 30 Urlaubstagen 1910 € (West) bzw. 1822 € (Ost).
- im Großhandel bei 30 Urlaubstagen 644 € (West) bzw. 409 € (Ost).
Dabei gleicht es schon einer kleinen Wissenschaft für sich, das Urlaubsgeld zu berechnen. Besonders folgende Faktoren haben darauf Einfluss:
- Wie hoch ist die Wochenarbeitszeit Ihrer Belegschaft? Schließlich macht es einen Unterschied, ob in Ihrem Betrieb fünf oder sechs Tage in der Woche gearbeitet wird.
- Zudem spielt es eine Rolle, ob Sie Ihren Mitarbeitern einen Wochen- oder Monatslohn auszahlen.
- Wichtig ist, ob Beschäftigte das ganze Jahr über in Ihrem Unternehmen angestellt waren. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie das Urlaubsgeld nur anteilig auszahlen.
Wieviel Urlaubsgeld Ihren Angestellten zusteht, lässt sich grob mit folgender Formel (je nach Wochenarbeitstagen) berechnen:
- 5-Tage-Woche: Gehalt / 22 x auszuzahlende Urlaubstage
- 6-Tage-Woche: Gehalt / 26 x auszuzahlende Urlaubstage
Zur besseren Übersicht für Ihre Angestellten können Sie den genauen Betrag ebenfalls im entsprechenden Arbeitsvertag vermerken.
Wann wird das Urlaubsgeld normalerweise ausbezahlt?
So unterschiedlich wie die Berechnung des Urlaubsgeldes ist auch der Zeitpunkt dessen Auszahlung. In welchem Monat gibt es Urlaubsgeld? Um Ihnen die Abrechnung Ihrer Mitarbeitenden zu erleichtern, hilft Ihnen Lexware Office Lohn & Gehalt. So haben Sie alles im Blick und verpassen keine Zahlungsfristen mehr. Wann bekommt man also Urlaubsgeld? Häufig wird das Urlaubsgeld in einer Summe mit dem Juni-Lohn ausbezahlt. In einigen Betrieben wird es aber auch mit der jeweiligen Auszahlung des Urlaubsentgelts verknüpft.
Info
Ist zusätzliches Urlaubsgeld pfändbar?
Urlaubsgeld (oder auch zusätzliches Urlaubsgeld) ist in der Regel nicht pfändbar, solange Sie als Arbeitgeber hier bei der Auszahlung die Höhe des Üblichen nicht überschreiten. Welcher Betrag als „üblich“ gilt, lässt sich beispielsweise durch Leistungsvergleiche zwischen ähnlichen Branchen ermitteln. Diese Regelung greift übrigens auch, wenn einer oder eine Ihrer Angestellten Privatinsolvenz anmeldet.
Arbeitgeber haben auch die Möglichkeit, einen Abschlag auf das Urlaubsgeld zu zahlen. Dabei handelt es sich um eine Vorauszahlung an den Arbeitnehmer, bevor das komplette Urlaubsgeld zu einem vereinbarten Termin ausgezahlt wird. Diese Zahlung wird in der Regel dann vom Gesamtbetrag des Urlaubsgeldes abgezogen, wenn dieses später regulär zur Auszahlung kommt. Der Abschlag hilft Mitarbeitern, anfallende Kosten im Vorfeld des Urlaubs, wie beispielsweise Anzahlungen für Reisen oder Unterkünfte, leichter tragen zu können.
Sonderfälle: Elternzeit, Krankheit und Kündigung
Ist die Zahlung von Urlaubsgeld arbeitsvertraglich festgelegt, haben in der Regel alle Beschäftigten Anspruch auf diese Sonderzahlung. Doch wie sieht es mit Beschäftigten aus, die ein Kind erwarten, krankheitsbedingt länger ausfallen oder ihre Kündigung eingereicht haben? Hier kommen die Antworten:
Urlaubsgeldanspruch in Elternzeit
Schwangere Mitarbeiterinnen unterstehen gesetzlich im Arbeitsleben einem besonderen Schutz und dürfen nicht benachteiligt werden. Mit Blick auf das Urlaubsgeld gilt in solch einem Fall, dass Sie während der Schwangerschaft, des Mutterschutzes sowie bei einem Beschäftigungsverbot weiterhin diese Sonderzahlung leisten müssen.
Mit Blick auf die Elternzeit gelten beim Urlaubsgeld dagegen Sonderregelungen. Hier kommt es vor allem darauf an, welchen Charakter diese Sonderzahlung in Ihrem Betrieb besitzt:
- Dient das Urlaubsgeld in erster Linie dazu, Arbeitsleistungen zu belohnen, haben Mitarbeitende in Elternzeit keinen Anspruch darauf. Schließlich ruht während dieses Zeitraums die Arbeitspflicht.
- Anders sieht es dagegen aus, wenn Sie Sonderzahlungen wie das Urlaubsgeld als Belohnungsinstrument im Rahmen der Betriebstreue nutzen. Dann besitzt es einen Misch-Charakter und Ihr Angestellter in Elternzeit hat weiterhin Anspruch darauf.
Kürzung des Urlaubsgelds bei Krankheit
Tritt der Fall ein, dass ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen länger krankheitsbedingt ausfällt, sodass er seinen oder ihren Urlaub gar nicht antreten konnte, erlischt der Anspruch auf Urlaubsgeld (sofern er vertraglich besteht) dennoch nicht.
Steht im Arbeitsvertrag aber, dass der Anspruch auf Urlaubsgeld an den Urlaubsantritt gekoppelt ist, müssen Sie für kranke Angestellte keine Sonderzahlungen tätigen.
Auch bei dauernder Arbeitsunfähigkeit behält der Anspruch auf Urlaubsgeld weiterhin seine Gültigkeit. Sie sind jedoch erst dann zur Zahlung verpflichtet, wenn dem entsprechenden Mitarbeiter erneut Urlaub gewährt wurde oder er im Rahmen einer Kündigung seinen Resturlaub nimmt.
Rückzahlungsanspruch bei Kündigung
Wie bereits erwähnt, handelt es sich beim Urlaubsgeld um eine freiwillige Sonderzahlung Ihrerseits. Wenn es arbeitsvertraglich festgehalten wurde, haben Sie in solch einem Fall im Zuge einer Kündigung eines Mitarbeiters das Recht, sich das Urlaubsgeld zumindest anteilig wieder zurückzahlen zu lassen. Beim Urlaubsentgelt ist dies dagegen nicht möglich.
Angenommen ein Arbeitnehmer der bereits sein komplettes Urlaubsgeld erhalten hat, verlässt nach neun kompletten Anstellungsmonaten zum 30. September Ihren Betrieb. Dann ist er nach der Kündigung dazu verpflichtet, ein Viertel der bereits ausgezahlten Sonderzahlung wieder zurückzugeben. Dies geschieht in der Praxis in der Regel durch eine Aufrechnung in der letzten Lohnabrechnung. Voraussetzung ist jedoch in jedem Fall, dass das Urlaubsgeld der Belohnung der Betriebstreue dient.
Urlaubsgeld bei Kurzarbeit
Nicht nur die Corona-Pandemie, auch konjunkturelle Schwankungen können Betriebe in finanzielle Schieflage bringen. Die Zahlung von Kurzarbeitergeld ist für viele Unternehmen eine Möglichkeit, wirtschaftliche Krisen möglichst unbeschadet zu umschiffen. Doch wie wirkt sich solch eine Arbeitssituation auf die Zahlung von Urlaubsgeld aus? Ist diese Sonderzahlung in Ihrer Firma in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung verankert, haben Sie die Möglichkeit, das Urlaubsgeld durch den Beschluss neuer Regelungen zu streichen. Haben Sie Ihrer Belegschaft das Urlaubsgeld jedoch arbeitsvertraglich zugesichert oder basiert der Anspruch auf einer betrieblichen Übung, sind Sie auch in Krisenzeiten zur weiteren Auszahlung verpflichtet.
Steuern und Sozialversicherung beim Urlaubsgeld
Das Urlaubsgeld gehört in jedem Fall zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Bei einmaliger Zahlung erfolgt die Versteuerung als sogenannter „sonstiger Bezug“. Steuerfrei ist es also grundsätzlich nicht.
In der Sozialversicherung gilt: Da das Urlaubsgeld nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt wird, ist es als „Einmalzahlung“ zu behandeln. Die Zahlung ist dem Monat zuzuordnen, in dem das Urlaubsgeld gezahlt wird. Keine Einmalzahlung liegt vor, wenn das Urlaubsgeld z. B. jeweils als Zuschlag zum Urlaubsentgelt ausgezahlt wird. Beachten Sie jedoch, dass Sie Einmalzahlungen richtig vereinbaren müssen.
Wird das Urlaubsgeld versteuert, fällt der entsprechende Steuersatz – und im Zuge dessen auch die Lohnsteuer – meist viel höher aus als im Vergleich zum normalen Monatslohn. Grund ist die Lohnsteuer, die beim Urlaubsgeld einbehalten wird. Aufgrund dieses zusätzlichen Betrags steigt die Steuerprogression und infolgedessen eben auch der Steuersatz.
Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn Sie die Sonderzahlung als regelmäßigen Zuschlag monatlich zahlen. Dann erfolgt die Versteuerung des Urlaubsgeldes als laufender Arbeitslohn.
Info
Abgabenfreie Lohnzusatzleistungen
Aber was ist mit lohnsteuerfreien Lohnzusatzleistungen? Mit der Erholungsbeihilfe können Sie Ihrem Mitarbeiter – durch Pauschalversteuerung für ihn abgabenfrei – bis zu 156 Euro im Jahr zukommen lassen. Dies wäre eine Möglichkeit, um Urlaubsgeld steuerfrei bzw. steuerbegünstigt auszuzahlen. Weitere Leistungen für Ehepartner und Kinder sind möglich.
Wo wird laut Statistik Urlaubsgeld ausgezahlt?
Urlaubsgeld kann praktisch in jeder Art von Firma gezahlt werden, egal ob klein, mittelständisch oder groß. Laut einer Studie des WSI wird jedoch nicht einmal in 50 % der deutschen Betriebe Urlaubsgeld gewährt.
Eine Tarifbindung erhöht die Aussicht auf zusätzliche Urlaubsvergütung signifikant: 69 % tarifgebundener gegenüber 36 % nicht gebundener Betriebe zahlen es aus. Größere Unternehmen sind eher bereit, Urlaubsgeld zu zahlen als kleinere: Über 500 Mitarbeiter zählen 60 % Urlaubsgeldzahler, bei 100-500 sind es 53 % und selbst unter kleinen Firmen mit bis zu 100 Angestellten zahlt noch über ein Drittel.
Auch der Unternehmensstandort spielt eine Rolle, wobei westdeutsche Firmen häufiger Urlaubsgeld zahlen (47 %) als ostdeutsche (35 %). Bei der Geschlechterverteilung erhalten Männer mit 50 % häufiger Urlaubsgeld als Frauen mit 41 %, was teilweise auf Unterschiede in den Berufsfeldern zurückzuführen ist.
Info
Urlaubsgeld im Einzelhandel
Im Einzelhandel ist das Urlaubsgeld oft im Tarifvertrag geregelt. Das bedeutet, die Höhe und die Bedingungen dafür sind vertraglich zwischen Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften festgelegt.
Arbeitnehmer, die unter solche Tarifverträge fallen, haben somit Anspruch auf eine zusätzliche finanzielle Leistung in Form von Urlaubsgeld. Die genauen Konditionen wie Auszahlungszeitpunkt und -höhe sind wiederum im Tarifvertrag des Einzelhandels definiert.
Urlaubsgeld in unterschiedlichen Branchen
Die Höhe des Urlaubsgelds variiert je nach Unternehmen, da es dafür keine gesetzlichen Richtlinien gibt. Die WSI-Studie liefert jedoch Durchschnittswerte für verschiedene Branchen, die einen Anhaltspunkt bieten, wie umfangreich das Urlaubsgeld sein kann.
| Branche | Westen Deutschlands | Osten Deutschlands |
|---|---|---|
| Holz- / Kunststoffindustrie | 2.450,00 Euro | 1.492,00 Euro |
| Papierverarbeitende Industrie | 2.272,00 Euro | 2.112,00 Euro |
| Metallindustrie | 2.235,00 Euro | 1.983,00 Euro |
| Druckindustrie | 1.874,00 Euro | 1.980,00 Euro |
| Kfz-Gewerbe | 1.748,00 Euro | 1.691,00 Euro |
| Versicherungsgewerbe | 1.543,00 Euro | 1.543,00 Euro |
| Einzelhandel | 1.290,00 Euro | 1.168,00 Euro |
| Baugewerbe | 1.282,00 Euro | 1.215,00 Euro |
| Chemische Industrie | 1.200,00 Euro | 1.200,00 Euro |
| Gebäudereinigung | 831,00 Euro | 775,00 Euro |
| Textilindustrie | 792,00 Euro | 625,00 Euro |
| Großhandel | 644,00 Euro | 409,00 Euro |
| Süßwarenindustrie | 414,00 Euro | 267,00 Euro |
| Hotels und Gaststätten | 240,00 Euro | 190,00 Euro |
| Landwirtschaft | 225,00 Euro | 155,00 Euro |
