Anmeldung neuer Mitarbeiter: Diese Unterlagen brauchen Sie
Neue Beschäftigte müssen der Personalverwaltung eine Vielzahl von Unterlagen und Daten vorlegen. Einige davon werden zur Meldung beim Finanzamt und der Krankenkasse benötigt, und zwar:
- die Steueridentifikationsnummer,
- den Versicherungsnummernachweis (ehemals Sozialversicherungsausweis),
- die Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse sowie
- den Nachweis der Elternschaft, wenn nicht aus Kinderfreibetrag ersichtlich – wegen dem Pflegeversicherungszuschlag für Kinderlose.
Info
Versicherungsnummernachweis löst seit 2023 Sozialversicherungsausweis ab
Seit Januar 2023 gibt es den Versicherungsnummernachweis. Er ersetzt den Sozialversicherungsausweis und enthält dieselben Daten wie dieser (Vollständiger Name und Geburtsname, Versicherungsnummer, Ausstellungsdatum). Diese Daten sind ebenfalls digital bei der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung hinterlegt.
Arbeitnehmer sind nicht mehr verpflichtet, den Nachweis bei einem Jobwechsel vorzulegen. Stattdessen müssen Arbeitgeber die Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Rentenversicherung abrufen.
Hier müssen Sie den neuen Mitarbeiter anmelden
Anmeldung beim Finanzamt
Um die elektronischen Lohnsteuermerkmale Ihres neuen Mitarbeiters, z. B. seine Lohnsteuerklasse, beim Finanzamt abfragen zu können, müssen Sie ihn über Ihre Lohnabrechnungssoftware oder das Programm ELSTER beim Finanzamt für das sogenannte ELStAM-Verfahren anmelden. Dazu benötigen Sie folgende Daten von ihm:
- das Geburtsdatum,
- seine Steueridentifikationsnummer und
- Sie müssen wissen, ob es sich um das Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse 1 bis 5) oder um ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6) handelt
Ausnahme: Ein Minijobber, dessen Lohnsteuer pauschal berechnet und an die Minijob-Zentrale abgeführt wird, muss nicht beim Finanzamt angemeldet werden.
Tipp
Steueridentifikationsnummer unbekannt?
Der neue Mitarbeiter findet seine Steueridentifikationsnummer z. B. auch auf der Lohnsteuerbescheinigung des alten Arbeitgebers. Ist sie nicht auffindbar, kann er sie beim Bundeszentralamt für Steuern unter www.identifikationsmerkmal.de erfragen.
Hat der z. B. aus dem Ausland zugezogene Arbeitnehmer noch keine Steueridentifikationsnummer erhalten, können Sie übergangsweise für bis zu 3 Monate die Lohnsteuer nach den Ihnen bekannten voraussichtlichen Steuermerkmalen berechnen. Alternativ kann beim zuständigen Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug zur Vorlage beim Arbeitgeber angefordert werden.
Anmeldung zur Sozialversicherung
Auch bei der Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) ist eine Meldung zu erstatten.
Angemeldet werden müssen dort z. B.
- Arbeitnehmer, die in der Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung pflichtversichert sind. Das ist der Regelfall.
- Arbeitnehmer, die wegen des Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze in der Krankenversicherung versicherungsfrei sind.
- Arbeitnehmer, die eine geringfügige Beschäftigung ausüben (Minijobber).
Bei Rentnern gelten je nach Sachlage unterschiedliche Regelungen. Dasselbe gilt für Studenten. Auskünfte erteilt die zuständige Krankenkasse.
Zentrale Meldestellen für die Anmeldung zur Sozialversicherung sind die Krankenkassen. Sie ziehen die gesamten Sozialversicherungsbeiträge ein und leiten sie an die zuständigen Stellen wie z. B. die Rentenversicherung weiter.
Die Anmeldung des neuen Mitarbeiters muss mit der 1. Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung erfolgen. Die Meldungen zur Sozialversicherung und das Anfertigen der Beitragsnachweise sind nur elektronisch über Ihr Lohnabrechnungsprogramm oder die maschinelle Ausfüllhilfe „SV-Meldeportal“ möglich.
Anmeldung des dritten Geschlechts beim Arbeitgeber-Meldeverfahren
Seit dem 1. Januar 2020 ist in allen Meldeverfahren zur Sozialversicherung die Angabe eines dritten Geschlechts möglich. Das haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung gemeinsam beschlossen. Die Sozialversicherung passt sich damit dem um eine dritte Geschlechtsoption erweiterten Personenstandsrecht an. Infolgedessen sollten Arbeitgeber Stellenanzeigen – auch mit Blick auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) – geschlechtsneutral formulieren. Neben dem dritten Geschlecht ist außerdem auch die Angabe eines unbestimmten Geschlechts möglich.
Arbeitgeber können von diversen Beschäftigten beim Meldeverfahren für Mitarbeiter des dritten Geschlechts das Kennzeichen „D = divers“ und für Personen von unbestimmtem Geschlecht das Kennzeichen „X = unbestimmt“ auswählen. Genauso, wie es auch im Geburtenregister der Fall ist.
Arbeitgeber können damit diskriminierungsfrei die Meldung zur Sozialversicherung abgeben. Das ist bei denjenigen Meldeanlässen möglich, bei denen die Angabe des Geschlechts erfordert wird, konkret:
- bei Anmeldungen, wenn die Versicherungsnummer nicht angegeben werden kann (Abgabegründe 10 – 13).
- bei der Sofortmeldung (Abgabegrund 20).
- bei der gleichzeitigen Ab- und Anmeldung (Abgabegrund 40).
- beim Abfrageverfahren zur Ermittlung einer Versicherungsnummer.
- bei der monatlichen Beitragserhebungsmeldung an die berufsständische Versorgungseinrichtung.
Info
Diese Meldeverfahren erfordern eine Geschlechtsangabe
Nicht nur beim Arbeitgeber-Meldeverfahren ist die Angabe des Geschlechts erforderlich. Auch der elektronische A1-Antrag, das Zahlstellen-Meldeverfahren und das elektronische Antragsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz setzen eine Geschlechtsangabe voraus. Beim elektronischen Entgeltersatzleistung-Verfahren wird nur bei der freiwilligen Angabe des Ansprechpartners die Angabe des Geschlechts gefordert. Beim Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist die Angabe des Geschlechts ebenfalls erforderlich. Dabei ist zwischen den vier Möglichkeiten weiblich, männlich, divers und unbestimmt zu wählen.
Die Anmeldung des neuen Mitarbeiters muss mit der 1. Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung erfolgen. Die Meldungen zur Sozialversicherung und das Anfertigen der Beitragsnachweise sind nur elektronisch über Ihr Lohnabrechnungsprogramm oder die maschinelle Ausfüllhilfe „sv.net“ möglich.
Tipp
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Im praktischen eBook Mitarbeiter einstellen erfahren Sie alles, was Sie als Arbeitgeber zum Thema Mitarbeiter wissen müssen.
Für Minijobber ist die Minijob-Zentrale zuständig
Bevor Sie einen Minijobber einstellen, müssen Sie klären, ob ein Minijob überhaupt möglich ist. Zur Beurteilung des Verhältnisses hilft ein Personalfragebogen, der die Angaben des Arbeitnehmers erfasst. Der Fragebogen kann bei der Minijob-Zentrale heruntergeladen werden.
Die Meldungen und Beiträge für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) gehen an die Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Die Anmeldung des Minijobbers dort muss mit der 1. Entgeltabrechnung, spätestens 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung erfolgen. Bei der Anmeldung des Minijobbers ist auch anzugeben, ob er Eigenbeiträge zur Rentenversicherung abführt oder ob er Ihnen einen Befreiungsantrag übergeben hat.
In bestimmten Branchen ist eine Sofortmeldung vorgeschrieben
In bestimmten Branchen ist der Beginn der Beschäftigung durch eine sogenannte Sofortmeldung an die Datenstelle des Rentenversicherungsträgers bzw. die Minijob-Zentrale zu melden. Damit sollen Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung bekämpft werden. Die Sofortmeldung ist spätestens am Tag der Arbeitsaufnahme zu erstatten. Auch sie erfolgt über das Lohnabrechnungsprogramm oder die Software sv-net.
Sofortmeldungen sind in folgenden Betrieben zu erstatten:
- Baugewerbe
- Schaustellergewerbe
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Messeauf- und abbau
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
- Fleischwirtschaft
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- im Wach- und Sicherheitsgewerbe
- Prostitutionsgewerbe
Achtung
„Normale“ Anmeldung ist trotzdem nötig
Die Sofortmeldung ersetzt nicht die Anmeldung neuer Mitarbeiter bei der Krankenkasse. Diese muss zusätzlich erfolgen.
Wenn Sie zum ersten Mal Mitarbeiter einstellen
Bevor Sie den allerersten Mitarbeiter einstellen, müssen Sie eine sogenannte Betriebsnummer beantragen. Sie erhalten sie beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Sie kann unkompliziert online beantragt werden: https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/betriebsnummern-service
Die Betriebsnummer benötigen Sie, um Beschäftigte bei der Sozialversicherung anzumelden und für alle Beitragszahlungen und zukünftigen Meldungen.
Tipp
Postweg einplanen
Beantragen Sie die Betriebsnummer frühzeitig. Sie erhalten sie aus Datenschutzgründen nur auf dem Postweg.
Sie müssen Ihren Betrieb beim Finanzamt anmelden
Beim 1. Mitarbeiter ist zu unterscheiden: Möchten Sie die Entgeltabrechnung selbst durchführen, müssen Sie zuerst Ihren Betrieb beim Finanzamt in Mein Elster registrieren. Sie benötigen die Registrierung, um Arbeitnehmer anzumelden und die Lohnsteuerdaten abfragen zu können. Diese Registrierung ist nicht erforderlich, wenn
- Ihr 1. Mitarbeiter Minijobber ist und die Lohnsteuer pauschal abgerechnet wird oder
- die Lohnabrechnung von einem Dritten, z. B. Ihrem Steuerberater durchgeführt wird.
Lassen Sie die Entgeltabrechnung von einem Dritten durchführen, reicht dessen Registrierung beim Finanzamt. Er führt dann auch die Anmeldung des Mitarbeiters beim Finanzamt durch. Beim Minijobber entfällt die Anmeldung, weil die pauschale Lohnsteuer an die Minijob-Zentrale und nicht ans Finanzamt abzuführen ist.
Nach erfolgter Registrierung erhalten Sie ein Zertifikat, mit dem Sie sich zum Abfragen der Lohnsteuerdaten authentifizieren müssen.
Alle Meldungen müssen elektronisch erfolgen
Wenn Sie die Entgeltabrechnung selbst machen möchten, brauchen Sie auch ein Programm für die Sozialversicherungsmeldungen. Sie haben zwei Möglichkeiten: Sie erstatten die Meldungen über ein gängiges Lohnabrechnungsprogramm oder nutzen die kostenlose Ausfüllhilfe „sv-net“ der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH.
Bei der Berufsgenossenschaft erfolgt anders als in den anderen Sozialversicherungszweigen keine namentliche Anmeldung des Mitarbeiters. Diese Meldung erfolgt einmal jährlich für alle Mitarbeiter gemeinsam durch eine Jahres(entgelt)meldung.
Achtung
Urlaubs- und Lohnausgleichskasse
In Branchen mit Urlaubs- und Lohnausgleichskasse z. B. dem Bauhauptgewerbe oder dem Malerhandwerk ist der Arbeitnehmer zusätzlich dort anzumelden.
Falsche Angaben können zu Nachforderungen führen
Falsche Angaben bei der Sozialversicherung können für den Arbeitgeber zu Bußgeldern und hohen Nachforderungen führen. Kreuzt der Arbeitnehmer z. B. bei der Einstellung auf die Frage nach weiteren Beschäftigungen „nein“ an und macht damit falsche Angaben, kann das eine falsche sozialversicherungsrechtliche Einordnung durch den Arbeitgeber zur Folge haben. Vor einer Strafe kann sich der Arbeitgeber aber schützen, indem er den neuen Mitarbeiter einen schriftlichen Fragebogen ausfüllen lässt. Denn dann können ihm weder Vorsatz noch grobe Fahrlässigkeit beim Anmelden des neuen Mitarbeiters vorgeworfen werden.
