Wie können Unternehmer ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch führen?

Als Unternehmer haben Sie Ihre persönliche, durch Erfahrungen geprägte Sicht der Dinge. Die Ansicht Ihrer Mitarbeiter kann aber eine ganz andere sein. Folgende Gründe zeigen, weshalb Sie regelmäßige Gespräche mit Ihren Angestellten führen sollten:

• Einblick in Ihr Team: In Mitarbeitergesprächen können Sie das Unternehmen oder Ihre Abteilung auch vom Standpunkt Ihrer Mitarbeiter sehen, Erwartungen und potenzielle Konflikte erkennen.
• Kommunikation: Durch den Dialog verbessern Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Arbeitnehmern, räumen bestehende Missverständnisse aus und sorgen für ein besseres Arbeitsklima.
• Personalentwicklung: Indem Sie Personalgespräche führen, kennen Sie die Ziele und Probleme Ihrer Mitarbeiter und helfen Ihnen, diese mittels Zielvereinbarungen zu erreichen bzw. Herauforderungen zu meistern.
• Mitarbeitermotivation: Wenn Sie Feedbackgespräche richtig führen, steigern Sie nicht nur die Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Team-Mitglieder, sondern auch die Mitarbeiterbindung.

Auch wenn es keinen aktuellen, dringenden Gesprächsbedarf gibt, ist es sinnvoll, mit jedem Mitarbeiter ein Jahresgespräch zu führen.

Gerade als junger Unternehmer arbeiten Sie vielleicht noch nicht lange in der Personalführung. Steht der erste Termin mit einem Ihrer Angestellten an, ergibt sich die Frage „Wie führe ich ein Personalgespräch?“. Unsere Checkliste versorgt Sie mit den notwendigen Informationen, damit Sie Ihre Mitarbeitergespräche erfolgreich führen.

Auch wenn Sie mit vielen, operativen Aufgaben beschäftigt sind, sollten Sie Ihre Mitarbeitergespräche gut vorbereiten. Beachten Sie im Vorfeld folgende Punkte:

• Planen Sie genügend Zeit ein. Ihr Mitarbeiter soll nicht den Eindruck erhalten, dass Sie ihn zwischen Terminen abfertigen.
• Legen Sie fest, wo Sie das Gespräch führen wollen. Findet es in Ihrem Büro statt, sollten Sie sich keinesfalls hinter Ihrem Schreibtisch verschanzen. Das betont die Hierarchie unnötig und erschwert es dem Mitarbeiter, offen mit Ihnen zu reden. Schaffen Sie eine gute Gesprächsatmosphäre.
• Sie sollten Ihren Mitarbeiter rechtzeitig informieren, dass Sie ein Mitarbeitergespräch führen wollen. Teilen Sie ihm Zeitpunkt, Ort und Anlass des Gesprächs mit, damit er sich ebenfalls vorbereiten kann.
• Legen Sie fest, was Sie erreichen möchten. Je genauer Sie Ihr Ziel kennen, umso besser wird es Ihnen gelingen, das Gespräch darauf auszurichten. Das Ziel muss erreichbar und zumutbar sein; und es muss rechtlich erlaubt sein.
• Müssen Sie die Zielvereinbarungen verhandeln, sollten Sie für sich selbst Ober- und Untergrenzen festlegen. Bei allen Gesprächsinhalten kann es sinnvoll sein, ein Alternativziel parat zu haben.
• Sammeln Sie schlüssige Argumente für Ihre Ziele und überlegen Sie, welche Fragen Sie Ihrem Mitarbeiter stellen möchten.

Als Teamleiter wünschen Sie sich, dass der Termin mit Ihrem Angestellten zwar ergebnisorientiert, aber auch harmonisch abläuft. Damit beide Bedingungen eintreten, gibt es einige Aspekte zu beachten, während Sie Mitarbeitergespräche führen.

• Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch braucht eine Struktur. Sie müssen vorher in groben Zügen den Ablauf planen. Das Vorgehen erläutern Sie Ihrem Mitarbeiter, damit auch er sich darauf einstellen kann. Am besten orientieren Sie sich an einem Gesprächsleitfaden.
• Gehen Sie offen und ohne Vorurteil ins Gespräch. Für den Gesprächseinstieg können Sie mit dem Anlass und den Zielen der Besprechung starten und Erfolge des Mitarbeiters hervorheben.
• Achten Sie darauf, dass Ihr Mitarbeiter beim Thema bleibt. Werden Sie nicht ungeduldig: Ihr Mitarbeiter ist vielleicht ungeübt darin, seine Interessen im Gespräch zu vertreten.
• Wenn Sie Mitarbeitergespräche führen, sollte dies auf Augenhöhe geschehen und beide Parteien sollten zu Wort kommen. Hierbei darf Ihrem Angestellten gerne ein höherer Redeanteil zukommen. Mit der 70-30-Regel spricht der Mitarbeiter zu 70 % und die Führungskraft zu 30 %.
• Konzentrieren Sie sich voll auf Ihren Gesprächspartner und schenken Sie ihm Ihre volle Aufmerksamkeit. Fragen Sie gegebenenfalls nach und vermeiden Sie Unterbrechungen. Dieses „aktive Zuhören“ hilft Ihnen, persönlichen Kontakt zum Mitarbeiter herzustellen, seine Interessen, Wünsche und Vorstellungen besser zu erkennen und leichter gemeinsame Lösungen zu finden.
• Reden Sie keinesfalls über abwesende Mitarbeiter.
• Sorgen Sie für einen sachlichen Ablauf des Personalgesprächs. Wenn das gar nicht funktioniert, brechen Sie das Gespräch ab, und unternehmen Sie später einen neuen Versuch. 

Manche Angestellte tendieren dazu, innerhalb der Konversation vom Thema abzulenken oder kommen gar nicht erst auf den Punkt. Bei solchen Mitarbeitern müssen Sie die Gesprächsführung übernehmen. Dies gelingt Ihnen mit folgenden Maßnahmen:

• Mit den richtigen Fragen können Sie geschickt das Gespräch lenken, unsichere Mitarbeiter zum Reden bringen und allzu redselige zurück zum Thema führen.
• Falls Sie sich von einer Frage Ihres Mitarbeiters oder Einwänden überrumpelt fühlen: Wiederholen Sie wichtige Aussagen mit eigenen Worten; damit gewinnen Sie wertvolle Zeit, in der Sie sich eine Antwort überlegen können.
• Bei einem impulsiven Mitarbeiter müssen Sie auch mit aggressiven Reaktionen rechnen. Bleiben Sie ruhig, spiegeln Sie sein Verhalten wider, fragen Sie ihn nach der Ursache für sein Aufbrausen. Lässt er sich gar nicht beruhigen, brechen Sie besser das Gespräch ab und schlagen einen neuen Termin vor.

Wenn Sie Mitarbeitergespräche führen, sind diese meistens mit dem Ziel der Verbesserung verbunden. Daher geht mit jedem Mitarbeitergespräch die Nachbereitung einher. Folgende Aspekte sollte Sie durchführen:

• Reflektieren Sie das Gespräch. Was haben Sie gut oder nicht so gut gemacht? Welchen Eindruck haben Sie von Ihrem Mitarbeiter erhalten?
• Erörtern Sie, welche Ziele Sie im Termin erreicht haben und welche noch offen sind.
• Setzen Sie die erarbeiteten Absprachen um. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer verlassen das Personalgespräch mit dem Ziel auf Veränderung bzw. Verbesserung. Daher sollten Sie die getroffenen Vereinbarungen auch einhalten.

Neben dem regelmäßigen Mitarbeitergespräch gibt es noch andere Varianten von Beurteilungsgesprächen. Diese können zwar dem gleichen Gesprächsleitfaden (s. o.) folgen, aber meist einen konkreten Anlass haben. Das sind:

• das Anerkennungsgespräch
• das Kritikgespräch
• das Konfliktgespräch

Mitarbeiter M bittet Unternehmer U um ein persönliches Gespräch. Um sich darauf vorbereiten zu können und den Zeitbedarf abschätzen zu können, fragt U nach dem Anlass. M erklärt, Grund sei sein Gehalt, das seit 2 Jahren unverändert sei. Er glaubt, eine Gehaltserhöhung verdient zu haben. In einem Mitarbeitergespräch möchte er um mehr Gehalt verhandeln.

U, dessen Unternehmen nicht tarifgebunden ist, hat sich die Gehälter vor einigen Monaten angesehen. Er hat festgestellt, dass Ms Gehalt im Vergleich zu dem anderer Mitarbeiter angemessen ist. Er weiß, dass seine Mitarbeiter im vorigen Jahr gut gearbeitet haben, und hätte gerne eine allgemeine Gehaltserhöhung gewährt. Er musste jedoch erkennen, dass sich das Unternehmen, im Zusammenhang mit den anderen Personalkosten, eine spürbare Gehaltserhöhung derzeit nicht leisten kann. 

Auch M hat in den vergangenen Monaten gut gearbeitet, sogar mehr geleistet als die anderen. Er hat den Auftrag mit dem Kunden K1 zügig und eigenverantwortlich abgearbeitet. K1 hat sich ausdrücklich beim Unternehmer U für die rasche und erfolgreiche Arbeit bedankt. U überlegt, wie er Ms Leistung anerkennen könnte, ohne sein Gehalt zu erhöhen. Ihm fällt ein, dass M einen verhältnismäßig kleinen Firmenwagen fährt und sich wegen seiner 2 Kinder schon häufiger den Kombi eines Kollegen geliehen hat.