Definition
Was gilt als Einmalzahlung?
Als Arbeitgeber ist es Ihnen gestattet, Ihren Beschäftigten sogenannte Einmalzahlungen zukommen zu lassen. Mit ihrer Hilfe steigern sie nicht nur die Mitarbeitermotivation, sondern fördern zudem die Mitarbeiterbindung. Einmalzahlungen sind dabei an einen Zweck gebunden und in der Regel beitragspflichtig, was die Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung angeht. Folgende Arten von Einmalzahlungen gibt es:
- Auszahlungen von nicht genutzten Urlaubstagen
- Zuwendungen für Jubiläen oder Einmalzahlungen zur Hochzeit und zur Geburt (wenn die geltenden Freibeträge überschritten werden)
- Gewinnbeteiligungen
- Gratifikationen
- Weihnachtsgeld
- Urlaubsgeld
- Jahresprämien
- Einmalige Abfindungen
- Ein 13. oder 14. Monatsgehalt
Einmalzahlungen: Tücken kennen und Fallen vermeiden
Ob Sie Ihren Mitarbeitern eine Sonderzahlung zusätzlich zum üblichen Arbeitsentgelt zukommen lassen, ist allein Ihre Entscheidung. Denn grundsätzlich haben Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Einmalzahlungen. Allerdings lauern hier einige Fallstricke: Wie beim Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld können Sie sich ungewollt verpflichten, wenn Sie 3-mal hintereinander Einmalzahlungen leisten, ohne die Freiwilligkeit dabei klarzustellen - hier spricht man vom sogenannten Freiwilligkeitsvorbehalt. Tun Sie das nicht, dann riskieren Sie eine „betriebliche Übung“. In diesem Fall können Mitarbeiter davon ausgehen, dass sie Einmalzahlungen wie zum Beispiel Sonderzahlungen zu Weihnachten immer erhalten.
Tipp
Mitarbeiter richtig informieren
Jeder Mitarbeiter muss darüber informiert werden, dass die Zahlung freiwillig erfolgt. Am besten teilen Sie es jedem einzelnen Mitarbeiter schriftlich mit und weisen darauf hin, dass die Zahlung stets freiwillig ist und auch bei Wiederholung keine Grundlage für einen Rechtsanspruch darstellt..
Gleichbehandlungsgesetz bei Einmalzahlungen
Mitarbeiter und Auszubildende müsse Sie in Sachen Einmalzahlungen grundsätzlich gleich behandeln. Für eine unterschiedliche Behandlung brauchen Sie einen sogenannten sachlichen Grund. Der liegt zum Beispiel in folgenden Fällen vor:
- Sie leisten geringere Einmalzahlungen bei kürzerer Arbeitszeit, zum Beispiel für Mitarbeiter in Altersteilzeit
- Sie gewähren Einmalzahlungen erst nach Ablauf der Probezeit
Wollen Sie mit der Sonderzahlung die Betriebstreue belohnen, dürfen Sie z. B. nicht nur an die Mitarbeiter zahlen, die in einer betrieblichen Notlage einer unbezahlten Arbeitszeiterhöhung zugestimmt haben – das verbietet das Bundesarbeitsgericht. Fakt ist, dass Sie keinen Mitarbeiter von der Einmalzahlung ausschließen dürfen, nur weil er seine Rechte wahrgenommen hat.
Einmalzahlungen: Einschränkungen sind möglich
- Mitarbeiter, die das ganze Jahr krank oder in Elternzeit waren, dürfen Sie von der Einmalzahlung ausnehmen. Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag Entgeltfortzahlung: Wann müssen Sie Gehalt zahlen, obwohl Ihr Mitarbeiter nicht arbeitet?
- Sie können die Sonderzahlung davon abhängig machen, ob das Arbeitsverhältnis an einem bestimmten Stichtag ungekündigt ist.
- Wie beim Weihnachtsgeld dürfen Sie eine Rückzahlung für den Fall vorsehen, dass der Arbeitnehmer den Betrieb innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlässt. Das Rückzahlungsverlangen darf den Mitarbeiter nur nicht unangemessen lange binden.
Gehaltsabrechnung: So berechnen Sie Einmalzahlungen
Einmalzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld sind oft sozialversicherungspflichtig. Bei der Ermittlung der Beiträge gilt Folgendes: Die einmalige Sonderzahlung ist als sogenannter „sonstiger Bezug“ nach der Jahreslohnsteuertabelle mit einer besonderen Berechnungsmethode zu versteuern. In der Sozialversicherung ist sie als „Einmalzahlung“ zu berücksichtigen. Prinzipiell fallen nur Beiträge bis zur BBG (Beitragsbemessungsgrenze) an. Deshalb müssen Sie prüfen, ob das Gehalt oder das Gehalt mit der Einmalzahlung darüber liegen.
Unterstützung bieten Ihnen hier kostenlose Lohnsteuer-Rechner für Gratifikations- bzw. Einmalzahlungen. Mit ihrer Hilfe können Sie schnell und regelkonform ermitteln, wie hoch die Abzüge für Steuern und Sozialversicherung sind. Unter dem Begriff „Sonstige Bezüge“ geben Sie die Summe der Einmalzahlungen ein. Den Rest errechnet das Programm.
Einmalzahlungen: Ein Beispiel aus der Praxis
Zu gut gemeint
Fall: Unternehmer U. möchte seinen Mitarbeitern eine Einmalzahlung zusätzlich zum eigentlichen Arbeitsentgelt zukommen lassen. Er hat gehört, dass er sich vorsehen muss, wenn er sich nicht auf Dauer dazu verpflichten will. Er meint sich zu erinnern, dass man die Freiwilligkeit betonen oder sich den Widerspruch vorbehalten muss. Am besten, denkt er, wird wohl beides sein. Er schreibt:
„Die Zahlung der Einmalzahlung erfolgt freiwillig und ohne rechtliche Verpflichtung. Sie kann jederzeit und ohne Einhaltung einer bestimmten Frist widerrufen werden.“
Ist er damit auf der sicheren Seite?
Lösung: Nein. Erhalten die Mitarbeiter die Einmalzahlung mit dieser Formulierung 3 Jahre hintereinander, muss er sie immer zahlen (betriebliche Übung). Mit der „Freiwilligkeit“ allein hätte er einen zukünftigen Anspruch ausschließen können. Ein Widerruf setzt aber gerade voraus, dass ein Anspruch besteht. Seine Formulierung ist unklar und zweideutig und damit rechtlich wirkungslos (z. B. BAG, Urteil v. 8.12.2010, 10 AZR 671/09).
Am besten ist es, Sie holen sich Rat von einem Steuerberater bzw. Juristen ein – dann sind Sie abgesichert.
Urlaubsgeld: So entgehen Sie einem dauerhaften Anspruch
Die Einmalzahlung Urlaubsgeld wird oft mit dem Urlaubsentgelt verwechselt. Urlaubsentgelt ist das Gehalt, das dem Mitarbeiter während des Urlaubs fortgezahlt wird. Urlaubsgeld ist eine zusätzliche Leistung zum Arbeitsentgelt. Sie ist im Gesetz nicht vorgesehen. Ein Anspruch auf Urlaubsgeld kann sich aus Folgendem ergeben:
Info
Beispiel: Formulierung im Arbeitsvertrag
„Die Zahlung des Urlaubsgelds erfolgt freiwillig und begründet auch bei wiederholter Zahlung keinen Anspruch für die Zukunft.“
So rechnen Sie Urlaubsgeld ab
Meist wird das Urlaubsgeld als fester Betrag pro Urlaubstag vereinbart. Die Auszahlung der Einmalzahlung erfolgt dann für den gesamten Jahresurlaub zu vereinbarten Terminen, z. B. je zur Hälfte mit der Gehaltsabrechnung Juni und Dezember. Steuerlich gesehen ist das Urlaubsgeld ein sogenannter sonstiger Bezug. Es ist nach der Jahreslohnsteuertabelle und einer besonderen Berechnungsmethode zu versteuern. In der Sozialversicherung ist das Urlaubsgeld als „Einmalzahlung“ zu behandeln.
Weihnachtsgeld als Einmalzahlung kann an Bedingungen geknüpft werden
Eine gesetzliche Regelung zum Weihnachtsgeld gibt es nicht. Wie das Urlaubsgeld ist auch diese Einmalzahlung eine zusätzliche Leistung zum Arbeitsentgelt. Ein Anspruch darauf kann auf Folgendem basieren:
- dem Arbeitsvertrag
- einem Tarifvertrag
- dem Gleichbehandlungsgrundsatz: Grundsätzlich müssen Sie alle Mitarbeiter gleich behandeln. D. h., wenn Sie mehreren Mitarbeitern ein Weihnachtsgeld zahlen, können die anderen es auch verlangen. Sie dürfen jedoch Unterschiede machen, wenn Sie einen sogenannten sachlichen Grund dafür haben. Wenn Sie z. B. diese Einmalzahlung leisten, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren, dürfen Sie die Arbeitnehmer ausnehmen, die an einem bestimmten Stichtag bereits gekündigt haben.
- einer sogenannten betrieblichen Übung: Zahlen Sie 3 Jahre lang Weihnachtsgeld, ohne darauf hinzuweisen, dass Sie sich nicht binden wollen, kann daraus eine Verpflichtung entstehen, weiter zu zahlen. Möchten Sie sich nicht auf Dauer zur Zahlung verpflichten, müssen Sie das von vornherein klarstellen.
Bedingungen und Rückzahlungsverpflichtung
Die Zahlung des Weihnachtsgeldes kann an bestimmte Bedingungen geknüpft werden.
- Sie dürfen z. B. die Mitarbeiter von der Einmalzahlung ausschließen, die das ganze Jahr in Elternzeit oder krank waren.
- Sie können eine Rückzahlung für diese Art der Einmalzahlung vorsehen für den Fall, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlässt. Entscheidend ist, dass der Arbeitnehmer durch das Rückzahlungsverlangen nicht unzumutbar lange gebunden wird.
- Die Höhe des Weihnachtsgeldes ist sehr unterschiedlich geregelt. Tarifverträge sehen zwischen 50 und 100 % eines Monatsgehalts vor.
Info
Rückzahlung von Weihnachtsgeld
Beträgt das Weihnachtsgeld zwischen 100 Euro und 1 Monatsgehalt, darf der Arbeitnehmer höchstens bis 31.3. des Folgejahres an den Betrieb gebunden werden (BAG, Urteil v. 25.4.2007, 10 AZR 634/06).
So rechnen Sie Weihnachtsgeld ab
Die Einmalzahlung Weihnachtsgeld wird üblicherweise mit dem Novembergehalt ausgezahlt. Es gehört zum steuerpflichtigen Arbeitsentgelt. Als sogenannter „sonstiger Bezug“ ist es nach der Jahreslohnsteuertabelle mit einer besonderen Berechnungsmethode zu versteuern. In der Sozialversicherung ist Weihnachtsgeld als „Einmalzahlung“ zu berücksichtigen. Diese Bestimmungen gelten auch für Einmalzahlungen im Minijob.
Info
Abkürzungen in der Lohnsteuerabrechnung verstehen
Info
Manchmal ist es nicht direkt ersichtlich, was die verschiedenen Abkürzungen in der Lohnsteuerabrechnung bedeuten. Haben Sie in Ihrer Lohnsteuer EZ und LFD gelesen? Oder haben Sie sich schon einmal gefragt, was die Abkürzung EGA bedeutet?
Diese Bedeutung haben EGA, LFD und EZ in der Lohnsteuer:
- EGA: Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt
- EZ: Einmalzahlung
- LFD: Laufende Bezüge
Wenn in der nächsten Lohnsteuer LFD und EZ abgezogen werden, wissen Sie jetzt also, was diese bedeuten.
Lohnsteuer EZ berechnen: So weisen Sie die einmalige Nettozusage korrekt aus
Wie bereits erwähnt, gelten Einmalzahlungen (EZ) im steuerrechtlichen Sinn als sonstige Bezüge. Um die korrekte Versteuerung von Einmalzahlungen sicherzustellen, müssen Sie diese in der Lohnsteuerabrechnung exakt angeben. Hier lohnt sich ein Blick ins Einkommenssteuergesetz – genauer gesagt § 38a Abs. 3. Dort heißt es:
„Vom laufenden Arbeitslohn wird die Lohnsteuer jeweils mit dem auf den Lohnzahlungszeitraum fallenden Teilbetrag der Jahreslohnsteuer erhoben, die sich bei Umrechnung des laufenden Arbeitslohns auf einen Jahresarbeitslohn ergibt. Von sonstigen Bezügen wird die Lohnsteuer mit dem Betrag erhoben, der zusammen mit der Lohnsteuer für den laufenden Arbeitslohn des Kalenderjahres und für etwa im Kalenderjahr bereits gezahlte sonstige Bezüge die voraussichtliche Jahreslohnsteuer ergibt.“
Für die Berechnung der Steuer für eine Einmalzahlung gehen Sie in drei Schritten vor:
- Ermittlung der Lohnsteuer: Zuerst wird der voraussichtliche Jahreslohn des Arbeitnehmers ermittelt, ohne die Einmalzahlungen des laufenden Monats einzubeziehen. Sonstige Bezüge der vergangenen Monate müssen Sie jedoch berücksichtigen.
- Addition des sonstigen Bezugs: Addieren Sie danach die Einmalzahlung des laufenden Abrechnungsmonats zum Lohn. Anschließend berechnen Sie die Jahreslohnsteuer auf Basis der Jahrestabelle.
- Bildung der Differenz: Zum Schluss wird von der Lohnsteuer das EGA abgezogen. Aus dieser Differenz errechnet sich dann die Lohnsteuer. Gegebenenfalls werden dann noch der Solidaritätszuschlag sowie – je nach Konfession des Mitarbeiters – die Kirchensteuer aufgeschlagen.
Beispiel: Beitragspflichte Einmalzahlungen berechnen
In der Sozialversicherung wird grundsätzlich das sogenannte Entstehungsprinzip angewendet. Dieses besagt, dass die Verpflichtung zur Beitragszahlung einsetzt, sobald der Berechtigte einen Anspruch darauf erhebt, und nicht erst zu dem Zeitpunkt, zu dem die Zahlungen tatsächlich geleistet werden. Anders wird bei Einmalzahlungen verfahren, bei denen das Zuflussprinzip maßgeblich ist. Hier entsteht die Verpflichtung zur Beitragsabführung erst mit der Auszahlung. Deshalb werden Einmalzahlungen dem Monat der Auszahlung zugerechnet, selbst wenn der Zeitraum der Leistungserbringung noch nicht abgerechnet ist. Generell sind Einmalzahlungen sozialversicherungspflichtig, solange das Einkommen die geltende Grenze für die Beitragsbemessung nicht überschreitet.
Für die Berechnung der Beitragspflicht bei Einmalzahlungen wird die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze herangezogen. Im Kontext der Kranken- und Pflegeversicherung beläuft sich diese im Jahr 2024 auf 62.100 Euro und wird bis zum Monat der Auszahlung der Sonderleistung berücksichtigt. Als Berechnungsgrundlage dienen dabei die Tage der Sozialversicherungspflicht. Die Formel für die Berechnung lautet:
Jährliche Beitragsbemessungsgrenze / 360 x Anzahl bereits verstrichener Sozialversicherungstage
Für die Berücksichtigung von Zeiträumen ohne Beitragszahlungen, wie etwa bei Krankengeldauszahlungen oder Beschäftigung in anderen Unternehmen, erfolgt keine Anrechnung. Komplizierter wird es, wenn im Verlauf eines Kalenderjahres mehrere Einmalzahlungen anfallen. Erhalten Beschäftigte beispielsweise im Juli Urlaubsgeld und im November Weihnachtsgeld, wird bei der späteren Zahlung auch die vorangegangene Sonderzahlung in die Berechnung der Beitragspflicht einbezogen, sofern diese bereits beitragspflichtig war.
Rechenbeispiel für mehrere Einmalzahlungen in einem Kalenderjahr (alle Angaben gelten für 2024):
Angenommen, der Angestellte A ist seit dem 1. Januar 2023 bei dem Unternehmen U (mit Sitz in den alten Bundesländern) beschäftigt und bezieht ein Monatsgehalt von 5.100 Euro. Im aktuellen Jahr erhält er im Juli ein Urlaubsgeld von 1.000 Euro und im November ein Weihnachtsgeld von 2.000 Euro. Daraus ergeben sich verschiedene Beitragsverpflichtungen:
1. Beitragspflicht mit Blick auf das Urlaubsgeld
Die Sozialversicherungstage belaufen sich bis Ende Juli auf 210. Daraus ergibt sich für die Jahresbeitragsbemessungsgrenze bei der Krankenversicherung:
62.100 Euro / 360 x 210 = 36.225 Euro
Bei der Rentenversicherung (mit einer Beitragsbemessungsgrenze von 90.600 Euro) ergibt sich dieser Wert:
90.600 Euro / 360 x 210 = 52.850 Euro
Das bis inklusive Juli erzielte Gehalt von 35.700 Euro (5.100 Euro x 7 Monate) bedeutet, dass A knapp unter der Beitragsbemessungsgrenze für die Krankenversicherung (525 Euro) sowie weit unter der Grenze für die Rentenversicherung (17.150 Euro) liegt.
525 Euro des Urlaubsgeldes fließen als Beiträge an die Krankenkasse, der Rest ist beitragsfrei. Für die Rentenversicherung fallen für das komplette Urlaubsgeld Beiträge an.
2. Beitragspflicht im Falle des Weihnachtsgeldes
Mit Einbeziehung aller Sozialversicherungstage bis Ende November (330 Tage) erreicht man bei der Krankenversicherung eine Beitragsbemessung von:
62.100 Euro / 360 x 330 = 56.925 Euro
Für die Rentenversicherung berechnet sich die Bemessungsgrenze wie folgt:
90.600 Euro / 360 x 330 = 83.050 Euro
Mit einem Gesamteinkommen bis November, einschließlich des beitragspflichtigen Anteils des Urlaubsgeldes, liegt A unter der Bemessungsgrenze für die Krankenversicherung, was für das Weihnachtsgeld folgende Beitragssituation schafft:
300 Euro des Weihnachtsgeldes sind beitragspflichtig für die Krankenversicherung, während die restlichen 1.700 Euro beitragsfrei bleiben. In Bezug auf die Rentenversicherung ist das gesamte Weihnachtsgeld beitragspflichtig.
Auswirkungen von Einmalzahlungen auf den Mindestlohn
Gemäß den Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist es zulässig, einmalige Vergütungen auf den gesetzlichen Mindestlohn anzurechnen. Allerdings nur, sofern die Leistung als Entlohnung für die verrichtete Tätigkeit des Arbeitnehmers betrachtet werden kann.
Keine Anrechnung erfolgt, wenn es sich um eine Sonderzahlung anlässlich eines Firmenjubiläums handelt, da hier ein anderer Zweck im Vordergrund steht. Ebenso darf ein vertraglich vereinbartes oder tariflich festgelegtes Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld nicht auf den Mindestlohn aufgeschlagen werden. Solche Sonderzahlungen müssen von Arbeitgebern zusätzlich zum Mindestlohn entrichtet werden.
