Projektplanung: Definition, Ablauf, Aufgaben

Eine fundierte Planung unterstützt Sie dabei, anstehende Aufgaben koordiniert zu bewältigen und eine entsprechende Aufwandsschätzung durchzuführen. Gerade in stressigen Phasen kommt es häufig vor, dass relevante Schritte in der Projektplanung vergessen werden, was sich wiederum negativ auf das gesamte Projekt auswirken kann. Die Projektplanung beinhaltet zudem einen Zeitplan, welcher jede einzelne Phase berücksichtigt. Dies ermöglicht es Ihnen, während der kompletten Laufzeit alles im Blick zu behalten. Für einen optischen Überblick können Sie außerdem auf ein Gantt Diagramm zurückgreifen, das Ihnen und Ihrem Team das entsprechende Projekt in einem zeitlichen Verlauf darstellt. 

Bei der Durchführung haben Sie die Wahl zwischen zwei Varianten: Klassische und agile Projektplanung:

• Das klassische Projektmanagement folgt einer klar definierten Linie. Diese beinhaltet eine Abtrennung aller einzelnen Planungsphasen in sogenannte Meilensteine. Die Abfolge wird von Ihnen im Vorfeld festgelegt; Änderungen oder Schwierigkeiten sind daher unerwünscht.
• Das Gegenteil ist die agile Projektplanung. Auch hier erfolgt zwar eine Einteilung der Abläufe, jedoch sind negative Aspekte bereits in die Planung inkludiert; sie werden sogar erwartet. Daher ist Teamfähigkeit und Flexibilität hier äußerst wichtig. Eine Anpassung an wechselnde Gegebenheiten ist problemlos möglich, weshalb ein agiles Vorgehen langfristig ressourcenschonender ist. Der Aufwand nimmt demnach ab.

Die wohl wichtigste Aufgabe ist es, Sie dabei zu unterstützen, alle Aufgaben für einen Projekterfolg zu meistern. Der Projektplan beinhaltet unter anderem Informationen zu:

• Ablauf
• Kosten
• Fälligkeitsdaten
• Umfang und Arbeitsschritte
• Ergebnisse

Um den Arbeitsplan zu erstellen und keine Ressourcen zu verschwenden, ist es daher sinnvoll, folgende Fragen im Rahmen des Arbeitsplans zu beantworten:

• Wie ist der aktuelle Status Quo?
• Wie sind die IST- und SOLL-Zustände?
• Welcher Sinn steckt hinter dem Projekt?
• Welches Ziel verfolgen wir?
• Wer arbeitet an dem Projekt?
• Wie erreichen wir die einzelnen Ziele sowie das Gesamtergebnis?
• Wie ist der Zeitplan? Was müssen wir bis wann erarbeitet haben?
• Welche Phasen bzw. Arbeitsschritte bauen aufeinander auf?
• Welche Kosten müssen wir bewältigen?
• Wie viele Puffer sollten wir einplanen?

Anhand der genannten Fragen können Sie Ihren Projektplan erstellen und behalten dabei alle Eventualitäten fest im Blick.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihr Projekt vorzubereiten, bestimmte Vorgänge zu planen und durchzuführen. Die Regel: 25 bis 35 % der voraussichtlichen Projektgesamtdauer sollten Sie für die Planung aufwenden. Denn je klarer Sie Ziele, Rahmenbedingungen und Anforderungen beschreiben, desto einfacher und schneller lässt sich das Projekt später umsetzen. Desto geringer ist auch das Risiko, dass Fehler oder Engpässe auftreten. Eine ausgeklügelte Projektplanung ist demnach das A und O Ihres Erfolgs. Folgende Schritte können Sie zum Beispiel unternehmen:

• Bei externen Projekten/Aufträgen: Klären Sie mit dem Auftraggeber genau, was er sich wünscht, welche Anforderungen er an einen Auftrag hat, etwa den Bau einer großen Maschine nach individuellen Kundenwünschen.
• Bei internen Projekten: Formulieren Sie genau, was Sie erreichen möchten, zum Beispiel ein Qualitätsmanagement-System einführen oder die Kundenbetreuung verbessern.
• Konkretisieren Sie das Projektziel nach und nach. Am besten eignen sich dazu ein Lasten- und ein Pflichtenheft, die immer wieder abgeglichen werden.
  • Im Lastenheft beschreibt der Auftraggeber genau das gewünschte Ergebnis.
  • Im Pflichtenheft beschreibt der Aufragnehmer, was er konkret erstellt.
    Erstellen Sie auch für interne Projekte ein Pflichtenheft, um Missverständnisse und Fehlinterpretationen zu vermeiden. Um die Projektplanung sinnvoll zu gestalten, sollten Sie einen detaillierten Projektablaufplan erstellen.
• Erstellen Sie eine Planung mit Aussagen zu folgenden Punkten:
  • Ressourcen (Personal, Fremdleistungen, Maschinenbedarf, Sachmittel)
  • Budgets
  • Meilensteinen und Terminen
• Unterteilen Sie das Projekt, wenn nötig, in kleinere Arbeitspakete, um einen besseren Überblick zu erhalten und eine genauere Planung und Steuerung vornehmen zu können. Am besten eignet sich hierfür ein sogenannter Meilensteinplan. Im Rahmen der Projektplanung setzen Sie Zwischenziele, die Sie terminieren. Durch diese Terminplanung behält jeder den Überblick, was bis wann fertig sein muss und welche Teile einander bedingen oder aufeinander aufbauen.
• Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeiter ausreichend befähigt sind. Qualifizieren Sie sie bei Bedarf (und wenn noch ausreichend Zeit vorhanden ist) weiter. Ansonsten sollten Sie Leistungen von Dritten zukaufen.
• Ernennen Sie einen Projektleiter, wenn Sie nicht selbst diese Aufgabe übernehmen, und stellen Sie ein Projektteam zusammen, das das Projekt umsetzen soll.
• Prüfen Sie auch vorhandene Risiken, zum Beispiel:
  • fehlende Ressourcen
  • ungenügendes Fachwissen
  • fehlende technische Möglichkeiten
  • Engpässe bei Fremdleistern
  • mögliche Auswirkungen bei Terminüberschreitungen, etwa Konventionalstrafen oder Kundenverluste

Ein ausgeklügeltes Risikomanagement hilft Ihnen dabei, alle Faktoren zu berücksichtigen.

• Bei starken Unsicherheiten: Versuchen Sie, einen Puffer für Unvorhergesehenes einzuplanen und die Termine in Absprache mit dem Kunden möglichst nach hinten zu schieben. Vermeiden Sie Zusagen innerhalb der Projektplanung, die Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht werden einhalten können.
• Führen Sie eine Wirtschaftlichkeits- bzw. Kosten-Nutzen-Betrachtung durch. Bei externen Projekten: Ziehen Sie von den Erlösen die Kosten ab, und prüfen Sie, ob in Ihrer Kostenplanung noch ausreichend Gewinn verbleibt.
• Prüfen Sie, ob und in welchem Umfang das Projekt Ihre Liquidität zumindest zeitweise belastet. Bei den meisten Projekten fallen in der ersten Projektphase mehr Ausgaben als Erlöse an. Sorgen Sie dafür, dass ausreichende Mittel bereitstehen, indem Sie etwa mit der Bank über eine Ausweitung des Kontokorrents oder mit dem Auftraggeber über eine höhere Anzahlung verhandeln.
• Erstellen Sie einen Projektstrukturplan (PSP) (z.B. mit Excel), der die zentralen Aufgaben und Arbeitspakete mit Terminen und wenn möglich Ressourcen- und Kostenbedarf enthält. Weisen Sie die Mitarbeiter den Aufgaben und Arbeitspakten zu.
• Legen Sie fest, in welcher Form und in welchen Abständen Sie über den Stand des Projekts informiert werden möchten, beispielsweise wöchentliche schriftliche Statusberichte, monatliche Meetings, Projektberichte und Kennzahlen. Ein ausgeklügeltes Projektmanagement hilft Ihnen hier bei der Umsetzung.
• Erstellen Sie einen Projektauftrag, der alle wichtigen Punkte noch einmal festhält: Kunde, Projektbezeichnung, Ziele, Termine, Budgets, Ressourcen.
• Legen Sie auch fest, mit wem und wie Sie sich abstimmen wollen.

Ergebnis: Nach dieser Vorarbeit liegen Ihnen nun ein Projektauftrag und ein vollständigerProjektplan vor: mit allen wichtigen Inhalten, Arbeitspaketen, Meilensteinen und Budgets, dem Projektteam sowie der Ressourcenplanung.

Stimmen Sie Ihre Projektplanung mit dem Auftraggeber ab. Dann starten Sie mit der Umsetzung.

Neben den Arbeiten für die eigentliche Projektumsetzung, etwa den Bau von Möbeln oder Maschinen, benötigen Sie noch verschiedene betriebswirtschaftliche Instrumente. Sie helfen Ihnen nicht nur dabei, den Projektzeitplan zu erstellen, sondern ebenfalls dabei, den Projektverlauf zu überwachen und zu korrigieren:

• Monatliche Plan-Ist-Vergleiche sowohl für das gesamte Projekt als auch für die wichtigen Arbeitspakete und Meilensteine. Sie sollten für mindestens die folgenden Sachverhalte solche Plan-Ist-Vergleiche anstellen:
  • Umsätze
  • Kosten
  • Arbeitsstunden
  • Fremdleistungen
  • Termine
• In regelmäßigen Teamsitzungen besprechen Sie den Projektfortschritt sowie mögliche Probleme und Maßnahmen.
• Projektberichte und Kennzahlen dienen der Ergebnisdarstellung. Auch wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, sollten Sie die erreichten Ergebnisse, Abweichungen, eingeleitete Maßnahmen und deren Auswirkungen zumindest in knapper Form schriftlich festhalten und auch mit Kennzahlen arbeiten.
• Vor allem bei externen Projekten sollten Sie sich regelmäßig mit dem Auftraggeber abstimmen, je nach Projektvolumen und -länge wöchentlich oder monatlich sowie fallweise, wenn Probleme auftreten.

Unternehmer U. entwickelt und verkauft Software. Sie enthält zahlreiche Standard-Module, muss jedoch immer an die Bedürfnisse seiner Kunden angepasst werden. U. plant daher für jede Software-Einführung beim Kunden ein eigenes Projekt.

So geht er vor:

• Zunächst führt er Gespräche, in denen er mit dem Kunden dessen grundlegende Wünsche ermittelt.
• Dann analysiert er die beim Kunden vorhandenen Programme. Er will feststellen, welche Teile der Software mit dem System von U. verknüpft werden können.
• Dann erstellt der Kunde ein erstes Lastenheft mit genauen Spezifikationen.
• U. entwickelt, im Rahmen der Meilensteinplanung, aus den Vorgaben ein Pflichtenheft, das er ebenfalls noch einmal mit dem Kunden durchgeht und mit dem Lastenheft vergleicht.
• Sind sich beide Seiten einig, entwickelt U. einen ersten Projektplan mit wichtigen Meilensteinen und überschlägt den voraussichtlichen Ressourcenbedarf (Entwicklungskapazität, Personal, Finanzmittel).
• Gleichzeitig stellt er ein Projektteam aus 2 bis 3 Personen zusammen.
• Da U. schon länger im Geschäft ist, gibt es bei den meisten Projekten nur geringfügige Unsicherheiten. Dennoch kann er nicht alle Arbeiten zeitlich absolut genau kalkulieren; immer wieder kommt es bei Tests und Programmzusammenführungen zu Problemen und Verzögerungen. U. setzt daher bei der Projektplanung einen Stundenpuffer von rund 10 % der realistisch geplanten Arbeitsstunden an. Dieser Wert reicht nach seiner Erfahrung fast immer, um noch etwa 12 % Gewinn vor Steuern zu erzielen. Dadurch, dass U. einen Projektzeitplan erstellt, weiß er jederzeit, ob die kalkulierte Zeit wirklich ausreicht und wo er bei Bedarf nachjustieren muss.
• Seinen Kunden macht er ein Angebot, das auf den real kalkulierten Stunden basiert. Er behält sich aber vor, dem Kunden auch die 10 % Reserve in Rechnung zu stellen. Mehr als diese 10 % muss der Kunde aber nicht bezahlen.
• Nimmt der Kunde das Angebot an, erstellt U. den Projektstrukturplan, der alle wichtigen Aufgaben und Arbeitspakete sowie die Termine und die Anteile der Teammitglieder enthält. Dabei berücksichtigt er alle Aspekte der Projektplanung, um auf der sicheren Seite zu sein.
• U. vereinbart mit den Kunden wöchentliche Gespräche über den Projektfortschritt, auftretende Probleme und mögliche Änderungswünsche.
• Während der Projektlaufzeit spricht er regelmäßig mit seinen Mitarbeitern und erstellt monatlich einen Plan-Ist-Vergleich, in dem er den Status von Arbeitspaketen, Budgets und Terminen prüft.

Um erfolgreich alle Projekte zu planen, gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Hilfsmitteln. Sie können ganz klassisch einen Projektplaner via Excel benutzen. Dies empfiehlt sich jedoch nur, solange Sie ausschließlich kleine und überschaubare Projekte haben. Je größer der Aufwand und je höher die notwendigen Ressourcen sowie Kosten, umso unübersichtlicher wird Ihr Meilenstein in Excel. In diesem Fall empfiehlt sich ein professionelles Projektplanungstool. Der Markt selbst ist riesig, wenn Sie einen Blick in das World Wide Web werfen und Ihre Projektplanung online umsetzen.

Zu den Klassikern zählen Asana und Trello. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, jeden Meilenstein durch ein eigenes Kärtchen darzustellen, beteiligte Personen hinzuzufügen und einzelne Checklisten zu erstellen. Vorteilhaft ist zudem, dass die meisten Tools als Basisversion kostenlos zugänglich sind. Dies reicht in der Regel absolut aus. Premium-Versionen lohnen sich allerdings, wenn Sie detailliertere Projektplanungen vornehmen wollen.

Weitere bekannte Tools sind:

• Factro
• MeisterTask
• OpenProject
• Wrike
• Stackfield

Für welche Variante Sie sich entscheiden, ist immer abhängig von Ihren Bedürfnissen sowie vom Umfang der einzelnen Projekte. Wenn Sie für die Projektplanung noch nie ein Tool benutzt haben, empfiehlt es sich, einige Programme auszuprobieren und sie auf Herz und Nieren zu prüfen.