Geschäftsführung

Je nach Rechtsform hat die Geschäftsführung verschiedene Bedeutungen:

• Bei der GmbH und der UG gibt es Geschäftsführer, die von der Gesellschafterversammlung bestellt werden und als Geschäftsführung sowohl interne Aufgaben übernehmen als auch die Gesellschaft nach außen vertreten. Die Gesellschafterversammlung hat ein Weisungsrecht gegenüber der Geschäftsführung.
• Bei der offenen Handelsgesellschaft obliegt die OHG-Geschäftsführung den persönlich haftenden Gesellschaftern selbst. Sie werden bei der OHG nicht als „Geschäftsführer“ bezeichnet.
• Auch bei der Kommanditgesellschaft (KG) obliegt die Geschäftsführung den persönlich haftenden Gesellschaftern (auch Komplementäre genannt). Die Kommanditisten dagegen sind gesetzlich von der KG-Geschäftsführung ausgeschlossen.
• Bei der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) steht die GbR-Geschäftsführung gemeinschaftlich den Gesellschaftern zu. Bei einer GbR gibt es Gesellschafter und gleichzeitig auch Angestellte.
• Bei der Aktiengesellschaft (AG) gibt es verschiedene Organe, von denen der Vorstand die Geschäftsführung übernimmt. Er wird vom Aufsichtsrat bestellt und überwacht. Die aus den Aktionären bestehende Hauptversammlung hat kein Weisungsrecht gegenüber dem Vorstand. Vorstände einer Aktiengesellschaft agieren damit weitaus freier als Geschäftsführer einer GmbH.
• Welche Organe existieren, ergibt sich aus der entsprechenden gesetzlichen Grundlage: beispielsweise bei der AG aus dem Aktiengesetz (AktG) oder bei der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) aus dem GmbH-Gesetz (GmbHG).  

Die Begriffe „Geschäftsführung“ und „Geschäftsleitung“ werden oft synonym verwendet, was nur in bestimmten Fällen richtig ist. 

Wichtig ist dabei, zu verstehen, dass „Geschäftsleitung“ kein rechtlicher Begriff ist. Das GmbHG oder HGB kennt keine Geschäftsleitung als Organ. Wird „Geschäftsleitung“ verwendet, sind im Regelfall die geschäftsführenden Gesellschafter einer Personengesellschaft oder die Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft gemeint. Manchmal fallen darunter aber auch normale Angestellte, denen Führungsaufgaben übertragen und vertraglich bestimmte Befugnisse (wie Vollmachten) eingeräumt werden. 

Das heißt: Wird in einem Unternehmen „Geschäftsleitung“ als Bezeichnung verwendet, muss diese nicht mit der Geschäftsführung identisch sein. Die Geschäftsführung kann bestimmte Aufgaben an eine Geschäftsleitung übertragen, z. B. das Unternehmen zu repräsentieren oder Verträge im Auftrag zu unterzeichnen. Folglich steht die Geschäftsleitung in der Hierarchie des Unternehmens unter der Geschäftsführung.

Geschäftsführung ohne Auftrag (kurz: GoA) ist ein Tatbestand, bei dem eine Handlung vorgenommen wird, ohne dass hierfür eine vertragliche oder gesetzliche Verpflichtung besteht. Es handelt sich um ein gesetzliches Schuldverhältnis, das zu den vertragsähnlichen Ansprüchen zählt, die in den §§ 677-687 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) geregelt – und somit von der Geschäftsleitung und Geschäftsführung im Unternehmen zu unterscheiden – ist. Kurz gesagt: Eine Geschäftsführung ohne Auftrag findet immer dann Anwendung, wenn eine natürliche Person unaufgefordert in einem Bereich tätig wird, der im Pflichtenkreis einer anderen Person liegt. Das hat grundsätzlich nichts mit der gesellschaftsrechtlichen Geschäftsführung von Unternehmen zu tun.

Geschäftsführer einer GmbH treffen eigene Entscheidungen. Jedoch unterliegen auch sie den Beschränkungen, die in der Satzung bzw. im Gesellschaftsvertrag normiert sind. Zudem sind sie an Beschlüsse der Gesellschafterversammlung gebunden, da die Gesellschafterversammlung eine Weisungsbefugnis hat.

Geschäftsführer von Kapitalgesellschaften sind, von besonderen Ausnahmefällen abgesehen, Arbeitnehmer im lohnsteuerlichen Sinn und unterliegen mit ihren Bezügen dem Lohnsteuerabzug.

Auch der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH ist regelmäßig Arbeitnehmer wie seine Angestellten ohne eine Geschäftsführerposition i. S. d. Lohnsteuerrechts und muss Lohnsteuer abführen sowie eine Einkommensteuererklärung erstellen. Die von ihm bezogenen Vergütungen sind steuerpflichtiger Arbeitslohn, soweit sie der Bedeutung seiner Arbeitsleistung angemessen sind, d. h., im Zweifel für die gleiche Leistung auch einem Fremden gezahlt würden. Ist dies nicht der Fall, ist eine verdeckte Gewinnausschüttung an den Gesellschafter anzunehmen, z. B. bei Überstundenvergütungen, die der Gesellschafter-Geschäftsführer von der GmbH erhält und bei steuerfreien Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit. Das Gleiche gilt für ein überhöhtes Gehalt. Im Ergebnis kommt es darauf an, ob der Vorteil, den der Gesellschafter-Geschäftsführer erhält, auf einer steuerlich anzuerkennenden vertraglichen Rechtsgrundlage oder auf dem Gesellschaftsverhältnis beruht.

Bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern muss darüber hinaus beachtet werden, dass die Gewährung eines Vorteils stets einer klaren, zivilrechtlich wirksamen und vorab getroffenen Vereinbarung bedarf (Rückwirkungsverbot), um eine verdeckte Gewinnausschüttung zu vermeiden. Eine mit einer Gehaltserhöhung verbundene Umwandlung von Barlohnansprüchen des beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführers in Ansprüche aus einem Zeitwertkonten-Modell ist eine verdeckte Gewinnausschüttung der Kapitalgesellschaft.

Eine verdeckte Gewinnausschüttung führt bei Gesellschafter-Geschäftsführern zu Einkünften aus Kapitalvermögen.

Jemand, der formell nicht als Geschäftsführer einer GmbH bestellt ist, kann gleichwohl als sog. faktischer Geschäftsführer anzusehen sein. Hat der Betreffende die Geschicke der Gesellschaft maßgeblich in der Hand und führt Geschäfte wie ein Geschäftsführer, dann sind auch Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge als verdeckte Gewinnausschüttung zu beurteilen. Erforderlich ist dazu ein eigenes Handeln des Betreffenden im Außenverhältnis.

Einzahlungen auf einem Zeitwertkonto zugunsten des Fremd-Geschäftsführers einer GmbH führen dann nicht zum Zufluss von Arbeitslohn, wenn

• die Beträge in die von der GmbH abgeschlossene Rückdeckungsversicherung eingezahlt werden und
• der Geschäftsführer bis zur Freistellungsphase keinen Anspruch auf Auszahlung der Versicherungssumme hat.

Geschäftsführer haften für die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer von den Arbeitslöhnen der im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer.

Sind in einer Gesellschaft mehrere Geschäftsführer bestellt, betrifft grundsätzlich jeden von ihnen die Verantwortung für die Erfüllung der steuerlichen Pflichten. Die zivilrechtliche Übernahme der Haftung für die Steuerschulden der Gesellschaft durch einen Gesellschafter ist unbeachtlich.

Ob der Gesellschafter-Geschäftsführer ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis ausübt, ist für steuerliche Zwecke grundsätzlich nicht maßgebend.

Rückzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen ist kein Arbeitslohn

Ist der Arbeitgeber von der Versicherungspflicht des Geschäftsführers ausgegangen und hat er seinen Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag steuerfrei gezahlt, sind die an den Arbeitgeber zurückgezahlten Arbeitgeberanteile kein Arbeitslohn, wenn nachträglich festgestellt wird, dass keine Versicherungspflicht bestand. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitgeber die erstatteten Beträge nicht an den Geschäftsführer weitergibt und dass der Geschäftsführer keine Versicherungsleistungen erhalten hat.
An den Geschäftsführer zurückgezahlte Arbeitnehmeranteile am Gesamtsozialversicherungsbeitrag sind für den Lohnsteuerabzug ebenfalls ohne Bedeutung.

Geldbeträge fließen einem Mitarbeiter regelmäßig dadurch zu, dass sie bar ausgezahlt oder einem Konto des Empfängers bei einem Kreditinstitut gutgeschrieben werden. Ohne Zufluss kann es nicht zu einer Besteuerung von Arbeitslohn kommen.

Eine Ausnahme gilt bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern einer GmbH (über 50 % Beteiligung). Dem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer fließt eine eindeutige und unbestrittene Forderung gegen „seine“ GmbH bereits mit deren Fälligkeit zu.

Zum Arbeitslohn gehören auch versehentliche Überweisungen des Arbeitgebers, die dieser zurückfordern kann. Zurückgezahlte Beträge sind erst zum Zeitpunkt der tatsächlichen Rückzahlung als negative Einnahmen zu berücksichtigen. Die bloße Verbuchung von Rückzahlungsforderungen der GmbH ist noch kein Abfluss beim Geschäftsführer. Aus der Stellung eines beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführers einer GmbH ergibt sich nichts anderes.

Der BFH hat geklärt, wann bei einem Gehaltsverzicht eines Gesellschafter-Geschäftsführers eine verdeckte Einlage und damit der Zufluss des Gehalts bei diesem von einer gewinnmindernden Buchung in der Bilanz der Gesellschaft vorliegt. Für den Zufluss beim Gesellschafter-Geschäftsführer durch eine verdeckte Einlage in die GmbH kommt es vor allem darauf an, ob der Gesellschafter-Geschäftsführer ohne Gehalt vor oder nach Entstehen seines Anspruchs darauf verzichtet hat.

Bereits die Gutschrift eines künftig fällig werdenden Arbeitslohns führt auf dem Zeitwertkonto zum Zufluss von Arbeitslohn bei einem angestellten Organ einer Körperschaft.

Wird der mit einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH abgeschlossene Geschäftsführer-Anstellungsvertrag nicht wie vereinbart durchgeführt, kann eine verdeckte Gewinnausschüttung in Höhe der als Betriebsausgaben geltend gemachten Geschäftsführervergütungen vorliegen. Dies ist der Fall, wenn die vereinbarten monatlichen Vergütungen nicht bei Fälligkeit geleistet, sondern nach Ablauf des jeweiligen Wirtschaftsjahres auf einem Verrechnungskonto als Verbindlichkeit der GmbH ausgewiesen werden.

Die ohne eine Vereinbarung erfolgende oder unbefugte Nutzung des betrieblichen Pkw durch den beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft hat keinen Lohncharakter und führt zu einer verdeckten Gewinnausschüttung.

Die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung eines Dienstwagens durch die GmbH an den Geschäftsführer für dessen Privatnutzung führt zu einem lohnsteuerlichen Vorteil, unabhängig davon, ob und in welchem Umfang der Arbeitnehmer den betrieblichen Pkw tatsächlich privat nutzt.

Die Bildung von Rückstellungen für Umwandlungen von Barlohnansprüchen eines Gesellschafter-Geschäftsführers in Ansprüche aus einem Zeitwertkonten-Modell ist eine verdeckte Gewinnausschüttung.

Eine verbilligte Anteilsübertragung an eine dem Geschäftsführer als Alleingesellschafter gehörende GmbH ist Arbeitslohn des Geschäftsführers.

Für die betriebliche Altersvorsorge von Gesellschafter-Geschäftsführern stehen grundsätzlich alle Durchführungswege zur Verfügung (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse und Pensionszusage). Das gilt unabhängig davon, ob der Geschäftsführer in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert ist oder nicht. § 3 Nrn. 63 und 66 EStG sind anzuwenden. Voraussetzung ist, dass die Bezüge des Geschäftsführers einschließlich der Zukunftssicherungsleistungen insgesamt angemessen sind, also nicht zu einer Überversorgung führen. Bei Unangemessenheit besteht ggf. eine verdeckte Gewinnausschüttung.

Die betriebliche Altersvorsorge von Geschäftsführern, die allein oder mit anderen über die Mehrheit der Kapitalanteile verfügen, wird vom Pensions-Sicherungs-Verein nicht gegen eine Insolvenz der Kapitalgesellschaft gesichert.

Rückgedeckte Pensionszusage
Eine Möglichkeit für eine abgesicherte Altersversorgung dieser Geschäftsführer besteht darin, dass der Arbeitgeber selbst dem Arbeitnehmer eine Versorgung zusagt, hierzu eine Rückdeckungsversicherung abschließt und dem Arbeitnehmer die sich hieraus gegen den Versicherer ergebenden Ansprüche verpfändet. Die Beiträge des Arbeitgebers zur Rückdeckungsversicherung gehören in diesen Fällen nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Leistet die GmbH statt – wie vereinbart – der Gesellschafter die Beiträge für eine Rückdeckungsversicherung zugunsten der Gesellschafter, ist eine verdeckte Gewinnausschüttung anzunehmen.

Es ist aus steuerrechtlicher Sicht nicht zu beanstanden, wenn die Versorgungszusage nicht von dem Ausscheiden des Begünstigten aus dem Dienstverhältnis als Geschäftsführer mit Eintritt des Versorgungsfalls abhängig gemacht wird. In diesem Fall muss der Geschäftsführer zur Vermeidung einer verdeckten Gewinnausschüttung allerdings regeln, dass

• das Einkommen aus der fortbestehenden Tätigkeit als Geschäftsführer auf die Versorgungsleistung angerechnet wird oder
• der vereinbarte Eintritt der Versorgungsfälligkeit aufgeschoben wird, bis seine Geschäftsführerfunktion beendet ist.

Es reicht nicht, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer seine Arbeitszeit und sein Gehalt nach Eintritt des Versorgungsfalls reduziert.

Weiterbeschäftigung mit neuem Anstellungsvertrag
Hat ein Gesellschafter-Geschäftsführer die ihm zugesagte Pension mit Vollendung seines 65. Lebensjahres erhalten und arbeitet er anschließend mit einem neuen Geschäftsführer-Anstellungsvertrag in Teilzeit und mit reduzierten Bezügen weiter, so ist sein Pensionsanspruch nicht gemäß der in der Pensionszusage enthaltenen Obergrenze auf 75 % der reduzierten (Teilzeit-)Bezüge gedeckelt.

Laut BFH führt im Fall eines beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführers die Ablösung einer vom Arbeitgeber erteilten Pensionszusage beim Arbeitnehmer dann zum Zufluss von Arbeitslohn, wenn der Ablösungsbetrag auf Verlangen des Arbeitnehmers zur Übernahme der Pensionsverpflichtung an einen Dritten gezahlt wird. Anders ist es, wenn der Arbeitnehmer kein Wahlrecht hat, den Ablösungsbetrag alternativ an sich auszahlen zu lassen.

Diese Frage ist individuell zu klären, denn die Sozialversicherungspflicht für Geschäftsführer hängt davon ab, ob der Geschäftsführer als abhängig beschäftigt oder selbstständig eingestuft wird. Folgende Punkte gilt es bei der Einschätzung zu berücksichtigen:

1. Abhängigkeit vs. Selbstständigkeit: Ein Geschäftsführer ist in der Regel sozialversicherungspflichtig, wenn er in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis zur GmbH steht. Dies ist oft der Fall, wenn er nicht wesentlich an der GmbH beteiligt ist (weniger als 50 % der Anteile besitzt) und/oder wenn er keinen maßgeblichen Einfluss auf die Entscheidungen der Gesellschaft hat.
2. Beteiligung: Geschäftsführer, die wesentliche Anteilseigner sind (in der Regel mehr als 50 % der Anteile besitzen), gelten oft als selbstständig. Sie unterliegen dann nicht der Sozialversicherungspflicht, da angenommen wird, dass sie aufgrund ihrer Beteiligung und ihrer Entscheidungsgewalt keinem Direktionsrecht unterliegen.
3. Weisungsgebundenheit: Ein weiterer wichtiger Faktor ist, inwieweit die Geschäftsführung weisungsgebunden ist. Ist er in seinen Entscheidungen weitgehend frei und nur gegenüber dem Aufsichtsrat oder den Gesellschaftern rechenschaftspflichtig, spricht dies eher für eine Selbstständigkeit.
4. Vertragsgestaltung und tatsächliche Handhabung: Nicht nur die im Vertrag festgehaltenen Bedingungen sind relevant, sondern auch die tatsächliche Ausführung der Tätigkeit. Selbst wenn im Vertrag Selbstständigkeit vereinbart wurde, kann die tatsächliche Handhabung darauf hindeuten, dass der Geschäftsführer wie ein Angestellter behandelt wird.

Da die Beurteilung eines Geschäftsführers zur Sozialversicherungspflicht individuell und oft kompliziert ist, ist es sinnvoll, rechtlichen Rat einzuholen, um die Sozialversicherungspflicht korrekt zu bewerten und entsprechend zu handeln.

Details aus dem Anstellungsvertrag des Geschäftsführers und dem Gesellschaftsvertrag der GmbH sind hier maßgebend für die korrekte Beurteilung.

Es ist auch möglich, eine verbindliche Anfrage an die Sozialversicherungsträger zu stellen, um eventuelle Unklarheiten vorab im sog. Statusfeststellungsverfahren zu klären.