Definition
Was ist eine Gesellschafterversammlung?
Als juristische Person handelt und entscheidet die GmbH durch ihre Organe. Die Gesamtheit der Gesellschafter bildet die Gesellschafterversammlung, die durch Gesellschafterbeschluss Entscheidungen trifft.
Da in der GmbH die Geschäftsführung den Weisungen der Gesellschafterversammlung folgen muss, ist diese oberstes Organ der Gesellschaft. Den Gesellschafterbeschlüssen kommt somit ein hoher Stellenwert zu und entsprechend sind sie auch reglementiert.
Zweck und Ziele der Gesellschafterversammlung
Zweck der Gesellschafterversammlung ist es, den Willen der Gesellschafter zu ermitteln und nach außen zu tragen. Dies ist sowohl für interne Prozesse wie beispielsweise Weisungen an die Geschäftsführung als auch für externe Prozesse wie z. B. die Zustimmung zum Verkauf von Anteilen notwendig. Da die Gesellschafterversammlung das oberste Organ der Gesellschaft ist, muss sie über alle grundlegenden Geschäfte der Gesellschaft entscheiden. Zu diesen Grundlagengeschäften zählt alles, was den Bestand der Gesellschaft berührt.
Geschäfte, die in den Kompetenzbereich der Gesellschafterversammlung fallen, sind unter anderem:
- Abschluss sowie Änderungen des Gesellschaftsvertrags
- Bestellung, Abberufung und Entlastung von Geschäftsführern
- Feststellung des Jahresabschlusses sowie Verwendung des darin ausgewiesenen Gewinns
- Grundlagengeschäfte wie der Verkauf des Unternehmens, Änderung des Unternehmensgegenstandes, Aufnahme neuer Gesellschafter, Kapitalerhöhungen
Aufgaben der Gesellschafterversammlung
Die erste und wichtigste Aufgabe der Gesellschafterversammlung ist der Beschluss der Satzung. Das heißt, die Versammlung setzt den Gesellschaftsvertrag auf, der alle wichtigen Beschlüsse enthält. Ohne die Satzung kann eine GmbH nicht gegründet werden, sie ist fester Bestandteil des Gründungsprozesses.
Die Satzung kann unterschiedlich ausgestaltet sein. Für bestimmte Entscheidungen müssen die geltenden Normen des Gesetzes, insbesondere des GmbHG, beachtet werden. Es gibt aber auch viel Spielraum bei der Gestaltung des Gesellschaftsvertrags.
Zu den Beschlussgegenständen innerhalb einer GmbH gehören unter anderem diese Punkte:
- Satzungsgestaltung
- Satzungsänderungen mit Mehrheit von 75 % der abgegebenen Stimmen
- Bestellung oder Abberufung des Geschäftsführers
- Überwachung des Geschäftsführers, Aufstellung von Regeln zur Überwachung der Geschäftsführer
- Entlastung des Geschäftsführers
- Bestellung eines Prokuristen oder Handlungsbevollmächtigten
- Entscheidungen zur Zusammenlegung, dem Verkauf oder dem Ankauf von Gesellschaftsanteilen
- Entscheidungen über die Gewinnverwendung
- Feststellung des Jahresabschlusses
Die Gesellschafterversammlung dient auch als eine Kontrollfunktion über die Geschäftsführung. Die Gesamtheit aller Gesellschafter steht in der Pflicht, zu überwachen, dass die Geschäftsführung immer innerhalb der Grenzen der Gesetze und zum Wohle der Gesellschaft handelt.
Wann und wie oft müssen Sie eine Gesellschafterversammlung abhalten?
Eine ordentliche Gesellschafterversammlung findet nach dem GmbH-Gesetz regelmäßig mindestens einmal jährlich statt. Der Gesellschaftsvertrag kann jedoch auch einen häufigeren Rhythmus vorschlagen. So findet man bei größeren Gesellschaften mit Fremdgeschäftsführung häufig die Regelung, dass es zwei Gesellschafterversammlungen (eine im Frühjahr und eine im Spätjahr) gibt.
Gerade bei kleineren Gesellschaften, bei denen die Gesellschafter aktiv mitarbeiten, wird es regelmäßige (wöchentliche oder monatliche) Treffen geben, bei denen u. a. auch Beschlüsse gefasst werden. Das hat zwar nicht den formellen Charakter einer ordentlichen Gesellschafterversammlung mit Einladung etc., ist aber letztlich auch eine Gesellschafterversammlung.
Gesellschafterversammlungen finden normalerweise am Sitz der Gesellschaft und – sofern vorhanden – in den Geschäftsräumen statt. Bei größerem Gesellschafterkreis können diese auch in geeigneten anderen Räumlichkeiten, wie bspw. Konferenzräumen von Hotels, abgehalten werden.
Neben den ordentlichen Gesellschafterversammlungen kann jederzeit auch eine außerordentliche Gesellschafterversammlung abgehalten werden.
Unterschiede zwischen außerordentlicher und ordentlicher Gesellschafterversammlung
Während ordentliche Gesellschafterversammlungen in dem oben bereits erwähnten festen Turnus einberufen werden, sind außerordentliche Gesellschafterversammlungen – wie der Name schon andeutet – die Versammlungen, die aus dieser Regelmäßigkeit ausbrechen. Auch inhaltlich gibt es Unterschiede.
Bei der ordentlichen Gesellschafterversammlung werden häufig Geschäftsberichte erörtert und die Geschäftsführung informiert die Gesellschafter über die Entwicklung des Unternehmens. Wichtigster Aspekt der ordentlichen Gesellschafterversammlung ist allerdings die Abstimmung über die Genehmigung des Jahresabschlusses und die daraus resultierende Gewinnverwendung (v. a. die Ausschüttung an die Gesellschafter).
Im Gegensatz dazu finden außerordentliche Gesellschafterversammlungen außerhalb dieses durch Gesetz oder Gesellschaftsvertrag vorgegebenen Rhythmus statt. Sie können kurzfristig einberufen werden und geben den Gesellschaftern die Möglichkeit, auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren, welche sich zwischen den ordentlichen Versammlungen ereignen.
Einladung und Tagesordnungspunkte für die Gesellschafterversammlung richtig gestalten
Nicht zu unterschätzen ist bereits die Einladung zu einer Gesellschafterversammlung. Bei einem Drei-Personen-Startup, dessen Gesellschafter sich wöchentlich treffen, mag diese unbedeutend sein. Sie gewinnt aber erheblich an Bedeutung, je weiter der Gesellschafterkreis gefasst ist. Man denke an den externen Investor, der mit dem operativen Tagesgeschäft nichts zu tun hat.
Die Gesellschafter müssen demnach formal korrekt eingeladen werden. Eine fehlerhafte Einladung, egal, aus welchem Grund, kann sich auf die Wirksamkeit der in der Gesellschafterversammlung gefassten Gesellschafterbeschlüsse auswirken.
Bei Einladungen zu Gesellschafterversammlungen ist mit Blick auf die Wirksamkeit zwischen Form und Frist zu unterscheiden. Bei außerordentlichen Versammlungen können Gesellschafterbeschlüsse ohne Rücksicht auf Form und Frist gefasst werden, sofern alle Gesellschafter anwesend sind. Entsprechende Formulierungen liest man deswegen häufig in Gesellschafterbeschlüssen.
Regelungen zu den Formalitäten der Einberufung ordentlicher Gesellschafterversammlungen finden sich in § 51 GmbHG. So schreibt dieser die Einladung der Gesellschafter mittels eingeschriebener Briefe vor und setzt eine Frist von mindestens einer Woche. Außerdem ist der Zweck der Versammlung anzukündigen.
Beschlüsse über Gegenstände, die nicht wenigstens drei Tage vor der Versammlung in der für die Berufung vorgeschriebenen Weise angekündigt worden sind, können nicht gefasst werden (§ 51 Abs. 4 GmbHG).
Glücklicherweise sind die Regelungen in § 51 GmbHG grundsätzlich nicht zwingend, sodass der Gesellschaftsvertrag Abweichungen hiervon vorsehen kann. Davon umfasst sind sowohl Erleichterungen als auch Erschwerungen. Dies wird regelmäßig auch gemacht, um die Gesellschafterversammlungen auf die realen Gegebenheiten des Unternehmens anzupassen. Gerade der eingeschriebene Brief wirkt heutzutage, insbesondere für kleine Unternehmen, etwas in die Jahre gekommen. Regelmäßig wird hier auf eine Einladung via E-Mail ausgewichen. Jedoch sollte bei all den Erleichterungen immer bedacht werden, dass sich dadurch im Ernstfall andere Probleme auftun. Man denke beispielsweise an den Nachweis des Zugangs einer E-Mail. Ein solcher Nachweis wird bei einem eingeschriebenen Brief wahrscheinlich leichter zu erbringen sein.
Für die Einladung zur Gesellschafterversammlung ist primär zunächst die Geschäftsführung zuständig. In Ausnahmefällen können auch Gesellschafter selbst einladen, wenn diese eine Beteiligungsschwelle überschreiten. Das gilt jedoch nur, wenn sie zuvor die Einberufung einer Gesellschafterversammlung von der Geschäftsführung verlangt haben und diesem Verlangen nicht entsprochen wurde.
Selbstverständlich muss jeder Gesellschafter eine Einladung zur Gesellschafterversammlung erhalten. Das gilt auch für Minderheitsgesellschafter, unbeliebte Gesellschafter oder Gesellschafter, mit denen man sich zerstritten hat. Die Nichteinladung und daraus resultierende Nichtteilnahme eines Gesellschafters kann alle auf der Versammlung gefassten Beschlüsse nichtig machen.
Pflichtangaben in der Einladung zur Gesellschafterversammlung
- Zeit und Ort der Versammlung: Zeit und Ort der Versammlung sind in der Einladung anzugeben. Die Versammlung hat grundsätzlich am Sitz der Gesellschaft stattzufinden, muss jedoch nicht in den Geschäftsräumen der Gesellschaft erfolgen. Hierzu gilt das oben bereits Gesagte.
- Zweck der Versammlung bzw. Tagesordnung: Der Zweck der Gesellschafterversammlung ist zwingend anzugeben. Im Regelfall geschieht dies durch die Übersendung einer Tagesordnung, in der die einzelnen Themen als Tagesordnungspunkte (TOP) aufgelistet sind. Dies ist jedoch nicht zwingend. Geht man streng nach dem Gesetz, reicht es aus, wenn die Beschlussgegenstände wenigstens drei Tage vor der Versammlung in der für die Berufung vorgeschriebenen Weise angekündigt worden sind, § 51 Abs. 4 GmbHG. Gesellschafter mit einer gewissen Beteiligung haben auch das Recht, zu verlangen, dass Gegenstände zur Beschlussfassung der Versammlung hinzugefügt werden.
Achtung
Die Tagesordnung muss korrekt sein, sonst gefährden Sie den Gesellschafterbeschluss
Nach § 51 Abs. 4 GmbHG müssen Beschlussgegenstände wenigstens drei Tage vor der Versammlung angekündigt werden. Dies hat Einfluss auf die Tagesordnung. Sind Tagesordnungspunkte, zu denen Beschlüsse gefasst werden sollen, nicht richtig umschrieben, kann dies den Beschluss fehlerhaft machen. Da im Regelfall der Geschäftsführer einlädt, sollte dieser sich – gegebenenfalls in Abstimmung mit den (Mehrheits-)Gesellschaftern – sehr genaue Gedanken darüber machen, was in die Tagesordnung aufgenommen werden soll und bestenfalls Beschlusstexte bereits vorformulieren. Eine fehlerhafte Einladung kann je nach Konstellation zu Anfechtbarkeit oder Nichtigkeit des Beschlusses führen oder aber gar keine Auswirkungen haben.
Die häufigsten Fehler bei der Einladung zur Gesellschafterversammlung
Da eine fehlerhafte Einladung zur Gesellschafterversammlung zu fehlerhaften Beschlüssen führen kann, sollten Fehler vermieden und die wichtigsten Formalitäten eingehalten werden. Das gilt grundsätzlich auch für die Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung. Jedoch ist hier zu beachten, dass diese häufig auch in Anwesenheit aller Gesellschafter spontan abgehalten wird und entsprechend die Anforderungen an Form und Frist nicht notwendig sind.
1. Die Einladungsfristen wurden nicht eingehalten
Häufig wird die Einladungsfrist nicht eingehalten. Jeder Gesellschafter muss die Gelegenheit haben, sich hinreichend auf die Gesellschafterversammlung und die darin zu fassenden Beschlüsse vorzubereiten. Soweit die Einladung dem Gesellschafter die Teilnahme und Vorbereitung erschwert, wird davon ausgegangen, dass dem Gesellschafter die Ausübung eines unverzichtbaren Gesellschafterrechts entzogen wird. Das Gesetz schreibt für die ordentliche Gesellschafterversammlung eine Einladungsfrist von mindestens einer Woche vor, wovon der Gesellschaftsvertrag aber abweichen kann. Dabei sind auch zwei oder vier Wochen nicht unüblich. Gerade bei längeren Fristen kommt es aber durchaus vor, dass die Einladung zu spät erfolgt, vor allem weil die frühe Frist vergessen oder nicht richtig berechnet wird.
Achtung: Bei der außerordentlichen Gesellschafterversammlung gelten Besonderheiten.
2. Eine unbefugte Person hat eingeladen
In der Regel lädt der Geschäftsführer zur Gesellschafterversammlung ein. Jeder Geschäftsführer kann die Einberufung allein vornehmen, auch wenn er normalerweise nur gesamtvertretungsberechtigt ist. Das Einberufungsrecht kann nicht generell für alle Geschäftsführer ausgeschlossen werden. Eine Beschränkung auf die Gesamtvertretung ist im Grundsatz möglich, jedoch bleibt die Einzelzuständigkeit bestehen, sofern Einberufungspflicht besteht. Neben den Geschäftsführern können noch weitere Personen bzw. Organe zur Einberufung der Gesellschafterversammlung zuständig sein.
Existiert in der GmbH ein Aufsichtsrat, steht ihm zwar kein grundsätzliches Einberufungsrecht zu. Jedoch ist dieser für die Einberufung zuständig:
- bei der mitbestimmten GmbH, wenn das Wohl der Gesellschaft es fordert
- wenn die Satzung einer nicht mitbestimmten GmbH dem Aufsichtsrat die Zuständigkeit für die Einberufung der Gesellschafterversammlung zuordnet
Daneben sieht das Gesetz auch für Gesellschafter unter bestimmten Voraussetzungen ein Einberufungsrecht vor. § 50 GmbHG normiert Minderheitsrechte für Gesellschafter, deren Geschäftsanteile zusammen mindestens dem zehnten Teil (10 %) des Stammkapitals entsprechen;
- Wenn sie gegenüber dem Geschäftsführer die Einberufung einer Gesellschafterversammlung beantragt haben und dieser dem Verlangen nicht in angemessener Frist (laut BGH: bis zu sieben Wochen) nachgekommen ist.
- Wenn das zuständige Organ nicht vorhanden ist, also etwa der letzte Geschäftsführer sein Amt niedergelegt hat.
Die Einladung durch eine nicht berechtigte Person (z. B. durch den Prokuristen oder einen nicht zur Einladung befugten Gesellschafter) ist unzulässig.
3. Nicht alle Gesellschafter wurden eingeladen
Wer Gesellschafter einer GmbH ist, muss zur Gesellschafterversammlung eingeladen werden. Dies gilt unabhängig von der Auswirkung, die die betroffene Person auf die Abstimmung haben könnte. Auch der Minderheitsgesellschafter, der ohnehin immer von dem Mehrheitsgesellschafter überstimmt wird, hat ein Recht zur Teilnahme an der Gesellschafterversammlung.
4. Eine andere teilnahmeberechtigte Person wurde nicht eingeladen
Auch die Nichteinladung einer Person, die zwar nicht Gesellschafter, aber kraft Sonderrechts teilnahmeberechtigt ist (z. B. ein vorhandener Beirat), kann Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit des Gesellschafterbeschlusses haben.
5. Angaben in der Einladung sind fehlerhaft oder fehlen
Die Einladung zur Gesellschafterversammlung muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- Angaben zur einladenden GmbH
- Einberufende Person
- Die Angabe, dass zu einer Gesellschafterversammlung geladen wird.
- Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung
Achtung: Die Tagesordnung muss nicht zwangsweise mit der Einladung bekannt gegeben werden. Sie kann aber – wie bereits erwähnt – großen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der gefassten Beschlüsse haben. Wird sie nicht mit der Einladung angekündigt, muss sie den Gesellschaftern mit einer Frist von mindestens drei Tagen vor der Gesellschafterversammlung zukommen.
Beschlussfähigkeit der Gesellschafterversammlung einer GmbH feststellen
Zu Beginn einer Gesellschafterversammlung sollte immer die Einhaltung der Formalia wie Beschlussfähigkeit festgestellt werden. Ist die Gesellschafterversammlung beschlussunfähig, sind naturgemäß alle gefassten Beschlüsse nichtig.
- Feststellung der ordnungsgemäß erfolgten Ladung:
War die Einladung nicht korrekt (weil z. B. nicht alle Gesellschafter eine Einladung erhalten haben), können Beschlüsse nur gefasst werden, wenn alle Gesellschafter anwesend sind und alle auf die ordnungsgemäße Ladung der Versammlung verzichten. In einer GmbH, deren Anteile in der Hand eines einzigen Gesellschafters sind, ist eine Einladung offensichtlich nicht erforderlich und sie ist schon bei Anwesenheit des einzigen Gesellschafters in jedem Fall beschlussfähig. - Feststellung der ordnungsgemäßen Besetzung:
Anschließend werden die anwesenden Gesellschafter und das damit vertretene Stammkapital festgestellt. Ein Gesellschafter hat die Möglichkeit, sich durch einen Bevollmächtigten (einen anderen Gesellschafter oder einen Dritten) vertreten zu lassen. Diese Vollmacht bedarf zu ihrer Wirksamkeit aber der Schriftform, damit die Gesellschafterversammlung rechtswirksam ist. Liegt nur eine mündliche Vollmacht für die Gesellschafterversammlung vor, so hat der Bevollmächtigte weder ein Stimm- noch ein Anwesenheitsrecht.
Info
Nicht alle Gesellschafter müssen anwesend sein
Fehlt im Gesellschaftervertrag eine Regelung zur Beschlussfähigkeit, ist die Gesellschafterversammlung, unabhängig von ihrer Besetzung, immer beschlussfähig, wenn ordnungsgemäß geladen wurde. In diesem Fall ist es nicht schlimm, wenn ein Gesellschafter nicht zur Gesellschafterversammlung kommt. In der Regel gibt der Gesellschaftsvertrag aber eine erforderliche Mindestbesetzung vor. Scheitert die Beschlussfähigkeit am anwesenden (Mindest-)Stammkapital, ist die Gesellschafterversammlung nicht beschlussfähig.
Der Ablauf einer Gesellschafterversammlung
Nachdem die Formalia bei der Einladung und Tagesordnung eingehalten wurden, muss als Nächstes der ordnungsgemäße Ablauf der Gesellschafterversammlung sichergestellt werden.
Bestimmung eines Versammlungsleiters
Gerade größere Gesellschafterversammlungen profitieren von der Bestimmung eines Versammlungsleiters, der den ordnungsgemäßen Ablauf sicherstellt.
Das GmbHG sieht zwar nicht zwangsweise die Bestimmung eines Versammlungsleiters vor, verbietet es aber auch nicht. Die Gesellschafter können mit einfacher Mehrheit in der Gesellschafterversammlung einen Versammlungsleiter bestimmen oder z. B. schon vorab im Gesellschaftsvertrag festhalten, dass bei jeder Versammlung ein Versammlungsleiter gewählt werden muss oder der (Fremd-)Geschäftsführer die Leitung der Versammlung übernimmt.
Als Versammlungsleiter können z. B. bestimmt werden:
- der Geschäftsführer
- ein Mitglied des Beirates
- der Rechtsanwalt oder die Rechtsanwältin der GmbH
Ist der Versammlungsleiter im Gesellschaftsvertrag bestimmt, kann davon nur durch Beschluss der Gesellschafter mit satzungsändernder Mehrheit abgewichen werden. Bei Abwesenheit ist ein Stellvertreter durch Gesellschafterbeschluss zu bestimmen.
Der Versammlungsleiter stellt zu Beginn die Einhaltung der Formalia fest und hat die Aufgabe, Beratung und Beschlussfassung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten (TOP) sicherzustellen. Er sorgt dafür, dass …
- die TOP ausreichend erörtert werden
- jeder Gesellschafter gehört wird und ordnungsgemäß abstimmt wird
- das Ergebnis korrekt und eindeutig festgestellt wird
Protokollführer und Versammlungsleiter sind nicht zwangsweise ein und dieselbe Person, können es aber sein. Während der Protokollant für die Niederschrift zuständig ist, obliegt es dem Versammlungsleiter insbesondere bei Gesellschafterbeschlüssen darauf zu achten, dass die Formulierung im Versammlungsprotokoll dem korrekten Sinngehalt des gefassten Beschlusses entspricht. Probleme können vermieden werden, indem der Beschlusstext schon mit der Einladung bzw. Verkündung der Tagesordnung bekannt gegeben wird und dann über dessen Wortlaut abgestimmt wird. Dennoch sollte der Beschlusstext vor und nach jeder Beschlussfassung vom Protokollführer verlesen und nochmals bestätigt werden. Der vom Versammlungsleiter so festgestellte Beschlussinhalt ist verbindlich und kann anschließend nur noch mit einer Anfechtungsklage beseitigt werden.
Übersicht: Vorbereitung der Versammlungsleitung
- Organisatorische Vorbereitung: Konferenzraum, Sitzordnung, Ausstattungen (schriftliche Unterlagen, technische Ausstattung, Bewirtung)
- Ablauf-Vorbereitung: Verfahrensfragen (Abstimmungsverfahren, Reihenfolge TOP), Pausenregelung, geplantes Ende der Versammlung, Art der Wortmeldung, Dauer der Redebeiträge
- Fachliche Vorbereitung: Formulierung der Beschlussgegenstände, Vorbereitung und Verteilen von Unterlagen und Hilfsunterlagen (Jahresabschluss, Verträge, Korrespondenz usw.)
Natürlich hängen gerade organisatorische Themen von der Größe des Unternehmens und dem Gesellschafterkreis ab.
Elektronische Gesellschafterversammlungen
Das GmbH-Gesetz geht im Grundsatz von der Gesellschafterversammlung in Person aus. Gerade Gesellschaften mit älteren Gesellschaftsverträgen hatten keine Regelungen zu alternativen Möglichkeiten im Vertrag geregelt. Die Corona-Pandemie hat somit viele Gesellschaften unvorbereitet getroffen.
Der Gesetzgeber musste demnach nachjustieren und hat im Rahmen der Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie in § 48 Abs. 1 Satz 2 GmbHG für Gesellschaften ohne entsprechende Satzungsregelungen vorgesehen, dass eine Gesellschafterversammlung „auch fernmündlich oder mittels Videokommunikation“ – also virtuell – abgehalten werden kann, sofern alle Gesellschafter sich damit in Textform einverstanden erklären.
Nichtsdestotrotz sollten Sie in der Satzung genauere Regelungen fassen und eine grundsätzliche Ermächtigung schaffen, sodass die Gesellschafterversammlung auch in einem Videomeeting stattfinden kann – egal, ob hybrid oder komplett digital.
Richtig abstimmen in der Gesellschafterversammlung
Grundsätzlich gilt für Abstimmungen in einer Gesellschafterversammlung die einfache Mehrheit für Gesellschafterbeschlüsse. Diese Regelung ist aber nicht zwingend. Im Gesellschaftsvertrag können Sie davon abweichen und andere Mehrheitserfordernisse festlegen. Häufig wird in der Praxis gerade bei kleineren Gesellschaften mit überschaubarem Gesellschafterkreis auch Einstimmigkeit festgelegt.
Achtung
Qualifizierte Mehrheit beachten
Bestimmte Beschlussgegenstände sind für die Gesellschaft von so besonderer Bedeutung, dass entweder das Gesetz oder – wo dieses unvollständig ist – die Rechtsprechung eine sog. qualifizierte Mehrheit vorsieht. Diese liegt über der einfachen Mehrheit. Dabei wird nochmals unterschieden zwischen einer einfach qualifizierten Mehrheit (= Quorum bezieht sich auf die abgegebenen Stimmen) und einer absolut qualifizierten Mehrheit (= Quorum bezieht sich auf die Gesamtzahl der Stimmrechte).
Der wichtigste Fall ist dabei die Änderung des Gesellschaftsvertrages, welcher einer Mehrheit von „drei Vierteilen“ der abgegebenen Stimmen bedarf (§ 53 Abs. 2 S. 1 GmbHG). Diese satzungsändernde Mehrheit wird auch herangezogen für u. a.:
- Abberufung eines Geschäftsführers
- Kapitalerhöhungen bzw. -herabsetzungen
- Ausschluss eines Gesellschafters
- Formwechsel, Umwandlung oder Verschmelzung der GmbH
- Auflösung der GmbH
- Fortsetzungsbeschluss
Regeln für die Abstimmungen in der Gesellschafterversammlung
- Jeder EUR eines Geschäftsanteils gewährt 1 Stimme (soweit der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht).
- Hält ein Gesellschafter mehrere Geschäftsanteile, muss er dennoch einheitlich abstimmen. Eine unterschiedliche Stimmabgabe ist unzulässig.
- Die Stimmabgabe in der Gesellschafterversammlung kann in jeder erdenklichen Form als „Ja“, „Nein“ oder „Enthaltung“ erfolgen. Üblich sind Handzeichen oder Stimmzettel, aber auch geheime schriftliche Abstimmungen. Soweit keine zwingende Form vorgeschrieben ist, liegt die Wahl der Methode in der Hand des Versammlungsleiters.
- Als Stimme gilt nur die abgegebene Stimme, nicht aber Enthaltungen. Letztere haben keinen Einfluss auf das Abstimmungsergebnis.
- Das Stimmrecht eines Geschäftsanteils kann im Rahmen der Vollmacht auch durch einen Vertreter, insbesondere durch einen anderen Gesellschafter, ausgeübt werden. Regelmäßig ist es nach dem Gesellschaftsvertrag auch zulässig, dass ein Gesellschafter sich durch einen Angehörigen der rechts- oder steuerberatenden Berufe vertreten lässt.
Niederschrift in der Gesellschafterversammlung: Gesellschafterbeschlüsse richtig protokollieren
Eine ausdrückliche Feststellung des Beschlussergebnisses ist nicht vorgesehen. Der Gesellschafterbeschluss ist mit dem Abstimmungsergebnis wirksam.
In bestimmten Fällen aber müssen Sie Beschlüsse notariell beurkunden lassen. Das sind vorwiegend Beschlüsse, die eine Änderung des Gesellschaftsvertrags zur Folge haben, z. B. Kapitalerhöhungen bzw. -herabsetzungen oder Umwandlungsbeschlüsse zur Umwandlung der GmbH in andere Rechtsformen.
Bei einer Ein-Personen-GmbH kann der alleinige Gesellschafter natürlich jederzeit ohne Einhaltung von Form oder Fristvorgaben Gesellschafterbeschlüsse fassen. § 48 Abs. 3 GmbHG regelt dennoch, dass er unverzüglich nach der Beschlussfassung eine Niederschrift aufzunehmen und zu unterschreiben hat. Das macht Beschlüsse in einer Ein-Personen-Gesellschaft besser greifbar. Eine Protokollierung dient zu Beweiszwecken.
Tipp
Händigen Sie das Protokoll schnellstmöglich aus
Um schnellstmöglich Rechtssicherheit zu schaffen, wäre es ideal, das Protokoll bereits am Ende der Versammlung fertigstellen und von den Anwesenden unterzeichnen zu lassen. So vermeiden Sie unnötige nachträgliche Diskussionen über den Versammlungsinhalt.
Heutzutage wird das Protokoll selten noch von Hand geschrieben. Vielmehr wird es auf dem Laptop getippt und selten noch ausgedruckt. Häufiger wird der digitale Versand per E-Mail sein, es sei denn, eine andere Art ist im Gesellschaftsvertrag vorgeschrieben.
Auf jeden Fall ist es eine gute Idee, das Protokoll bereits vor Eröffnung der Versammlung weitestgehend vorzubereiten, um es mit wenig Aufwand zum Ende der Versammlung fertigstellen zu können.
Protokoll führen und unterzeichnen
Die Person, die das Protokoll führt (Versammlungsleiter, Geschäftsführer, Gesellschafter oder sonstige beauftragte Person), hat es auch zu unterzeichnen. Zusätzlich kann der Versammlungsleiter unterzeichnen.
Unterschreiben die Gesellschafter, so gilt dies als Zustimmung zum protokollierten Inhalt. Geschieht das nicht, erteilen sie ihre Zustimmung, wenn Sie nach Zugang des Protokolls nicht innerhalb einer angemessenen Frist (1 Monat) widersprechen.
Protokoll aushändigen und aufbewahren
Zur Aushändigung und Aufbewahrung des Protokolls der Gesellschafterversammlung müssen Sie Folgendes beachten:
- Jeder Gesellschafter hat das Recht auf Einsicht in das Protokoll (§ 51a GmbHG).
- Aus Beweisgründen sollte das Protokoll jedem Gesellschafter ausgehändigt werden.
- Die Gesellschafter haben aber keinen gesetzlichen Anspruch auf Abschriften des Protokolls der Gesellschafterversammlung.
Unabhängig von der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) und der Veröffentlichung bestimmter Beschlüsse im Handelsregister empfiehlt sich eine lückenlose Dokumentation aller Gesellschafterbeschlüsse über die gesamte Lebenszeit des Unternehmens.
Info
Was tun bei fehlerhaften Protokollen?
Grundsätzlich sollte hier unterschieden werden zwischen fehlerhaften Beschlüssen oder sonstigen Aussagen im Versammlungsprotokoll.
Fehlerhaft protokollierte Aussagen oder Redebeiträge müssen nicht hingenommen werden. Diese kann der Gesellschafter beim Geschäftsführer oder Versammlungsleiter klarstellen und Berichtigung verlangen.
Aufbewahrung der Protokolle
Früher wurden die Protokolle in einem sog. Protokollbuch bei der Gesellschaft und in Kopie bei einem Berater der Gesellschaft (in der Regel Rechtsanwalt oder Rechtsanwältin) aufbewahrt. Heutzutage gibt es elektronische Möglichkeiten der Aufbewahrung. Dennoch empfiehlt sich auch hier dem Rechtsanwalt die Beschlüsse zuzusenden.
Sind Bild- und Tonaufzeichnungen während der Gesellschafterversammlung zulässig?
Für Gesellschafterversammlungen gelten in Bezug auf Bild- und Tonaufnahmen keine Sonderregelungen. Hier gilt – wie auch sonst – das Prinzip, dass Personen mit der Aufzeichnung einverstanden sein müssen.
Während man bei sonstigen privaten Veranstaltungen Personen, die nicht mit der Aufzeichnung einverstanden sind, einfach nicht hereinlassen kann, entfällt diese Option bei Gesellschafterversammlungen aufgrund des Anwesenheitsrechts der Gesellschafter.
Tipp
Protokollieren Sie die Zustimmung aller Gesellschafter
Wenn alle Gesellschafter mit der Aufzeichnung per Smartphone einverstanden sind, können Sie selbstverständlich Aufzeichnungen machen und die Wortbeiträge später verwenden. Lassen Sie sich die Zustimmung am besten schriftlich geben und dies auch ins Protokoll aufnehmen.
Gründe für die Aufzeichnung
Machen Sie den Gesellschaftern vor der Gesellschafterversammlung plausibel, warum Sie Aufzeichnungen machen wollen. Für die Aufzeichnung sprechen folgende Gründe:
- mehr Rechtssicherheit durch exakte Aufzeichnungen
- Vereinfachung der Protokollführung
Im GmbH-Gesetz gibt es keine Regelung zur Protokollierung der Gesellschafterversammlung. Lediglich in der Ein-Personen-GmbH müssen Beschlüsse des Allein-Gesellschafters (=Entschlüsse) niedergeschrieben und unterschrieben werden (§ 48 Abs. 3 GmbHG). Aus Beweisgründen empfiehlt es sich jedoch, Gesellschafterversammlungen immer im Protokoll festzuhalten. Zur Vereinfachung kann zwar ein sog. Beschluss-Protokoll geführt werden, in dem lediglich die Beschlüsse festgehalten werden. Hier werden aber Verfahrens- und Diskussionsinhalte unterschlagen, die im historischen Verlauf der GmbH später einmal Bedeutung erhalten können.
Insbesondere wenn Meinungsverschiedenheiten bestehen oder Konflikte absehbar werden, sollten Sie immer ein ausführlicheres Protokoll führen lassen.
Konsequenzen von fehlerhaften Gesellschafterbeschlüssen
Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass der Gesellschafterbeschluss bei besonders schweren Mängeln nichtig und bei leichteren Mängeln anfechtbar ist. Eine Klage gegen Gesellschafterbeschlüsse (sog. Beschlussmängelklage) ist im GmbH-Gesetz aber nicht ausdrücklich geregelt. Dennoch müssen fehlerhafte Beschlüsse Konsequenzen haben und gerichtlich überprüft werden können.
Konsequenzen bei Nichtigkeit des Gesellschafterbeschlusses
Ein nichtiger Gesellschafterbeschluss wird nicht wirksam. Die Gesellschaft wird so behandelt, als ob kein Beschluss gefasst worden ist. Die Nichtigkeit von Gesellschafterbeschlüssen kann von den Gesellschaftern mit einer sog. Feststellungsklage gerichtlich geltend gemacht werden. Aufgrund des schweren Mangels ist dabei im Regelfall keine Klagefrist einzuhalten.
Beruht die Nichtigkeit auf einem Einberufungsmangel, so kann der betroffene Gesellschafter die Nichtigkeit beseitigen, indem er den nichtigen Beschluss nachträglich genehmigt.
Praxis-Tipp: Im Falle einer Vollversammlung können die Gesellschafter auch vorsorglich geschlossen auf die Form und Frist der Einberufung verzichten, um eventuellen Fehlern bei der Einberufung vorzubeugen.
Möglich ist eine Heilung nichtiger Gesellschafterbeschlüsse in analoger Anwendung der aktienrechtlichen Vorschrift des § 242 AktG. Wurde ein nichtiger Beschluss in das Handelsregister eingetragen, tritt nach Ablauf von drei Jahren Heilung ein, sofern keine Klage dagegen erhoben wird. Entsprechend ist die Heilung auch nur bei Beschlüssen möglich, die in das Handelsregister eingetragen werden müssen.
Konsequenzen bei Anfechtbarkeit des Gesellschafterbeschlusses
Meistens werden fehlerhafte Gesellschafterbeschlüsse aber nicht nichtig, sondern lediglich anfechtbar. Diese Beschlüsse sind dann vorläufig wirksam. Um deren Wirksamkeit zu beseitigen, muss eine sog. Anfechtungsklage erhoben werden, welche zusätzlich an eine Anfechtungsfrist von einem Monat gebunden ist.
