Prokurist: Das Wichtigste zu Aufgaben, Pflichten und Haftung

Prokuristen sind wichtige Entscheidungsträger auf der Leitungsebene eines Unternehmens. Sie können zum Beispiel auf die Macht- und Besitzverhältnisse im Unternehmen Einfluss nehmen, die Größe des Unternehmens mitbestimmen und Geschäftserfolge herbeiführen. Auch bei Themen wie Personal- und Finanzpolitik spielen Prokuristen eine oft tragende Rolle.

Die Bezeichnung Prokurist leitet sich ab von der Prokura – einer besonderen Art von Vollmacht. Diese erlaubt dem Prokuristen, im Namen des Unternehmens zum Beispiel Verträge abzuschließen und Geschäfte zu tätigen. Um seine Funktion zu verdeutlichen, fügt der Prokurist seiner Unterschrift in der Regel ein „pp“ oder „ppa“ (Abkürzung im Lateinischen für „per procura autoritate“ oder „aufgrund erteilter Prokura“) hinzu. Diese Kenntlichmachung ist in § 51 des Handelsgesetzbuches (HGB) vorgeschrieben.

Ob Handelsgewerbe, Dienstleistungssektor oder Industrie: Prokuristen finden sich in nahezu jeder Branche und vielen Unternehmen. Große Firmen beschäftigen oft sogar mehrere Prokuristen, da es weder gesetzliche Beschränkungen noch sonstige Regeln oder Vorschriften für die Anzahl der Prokuristen gibt. Die Anzahl hängt immer von den konkreten Bedürfnissen des Unternehmens ab. Die Befugnisse des Prokuristen können dabei auch auf bestimmtePersonen oder Abteilungen innerhalb des Unternehmensbeschränkt sein. Daher unterscheiden sich die Aufgaben eines Prokuristen von Unternehmen zu Unternehmen. Grob lässt sich jedoch sagen, dass ein Prokurist stets Folgendes tun kann:

• Verträge unterzeichnen und abschließen
• Geschäftsstrategien entwickeln und mitgestalten
• Mitarbeiter einstellen, befördern oder kündigen
• Rechnungen bezahlen und Buchhaltungsunterlagen prüfen
• Beziehungen zu Kunden und Lieferanten pflegen
• Marketing- und Vertriebsmaßnahmen planen und umsetzen
• Verhandlungen führen, zum Beispiel mit Geschäftspartnern
• Sich um rechtliche Angelegenheiten und Streitigkeiten kümmern
• Geschäftsberichte erstellen und -präsentationen halten
• Compliance- und Regulierungsvorschriften kontrollieren
• Neue Fertigungsmethoden einführen und überwachen
• Lizenzen und Genehmigungen beantragen
• Waren und Dienstleistungen einkaufen und beschaffen
• Geschäftsreisen und -veranstaltungen organisieren

Obwohl ein Prokurist eine große Bedeutung für Unternehmen und vielseitige Aufgaben hat, ist er alles andere als übermächtig. Letzten Endes ist ein Prokurist auch nur ein Angestellter und hat nicht dieselben Rechte wie ein Geschäftsführer oder gar Geschäftsinhaber. So können Prokuristen zwar die Unternehmensstrategie durch ihre Handlungen mit beeinflussen. Sie sind jedoch nicht befugt, Entscheidungen zu treffen, welche die strategische Ausrichtung oder die grundlegenden Geschäftspraktiken des Unternehmens betreffen. Auch schließt die Vollmacht nicht automatisch die Befugnis zur Änderung der Unternehmenssatzung oder zur Ernennung oder Abberufung von Geschäftsführern und Vorstandsmitgliedern ein.

Folgendes ist Prokuristen untersagt:

• Bilanzen und Jahresabschlüsse unterzeichnen
• Eide im Namen der Geschäftsführung leisten
• selbst Prokura für andere vergeben
• Anträge zur Anmeldung im Handelsregister stellen
• Gesellschafter kündigen oder neu aufnehmen
• das Unternehmen verkaufen oder auflösen

Ein Prokurist ist außerdem dazu verpflichtet, keine Entscheidungen zu treffen, diestrafrechtliche oder finanzielle Konsequenzen für das Unternehmen haben. Verletzt beispielsweise ein abgeschlossener Vertrag das Gesetz oder verursacht Schäden, haftet der verantwortliche Prokuristpersönlich dafür. Schwere Verstöße können außerdem die Kündigung zur Folge haben. In diesem Sinne ist ein Prokurist bei Rechtsgeschäften im Rahmen seiner Befugnissegenauso haftbar wie ein Geschäftsführer oder -inhaber.

In der Prokura ist der Handlungsspielraum des Prokuristensehr genau festgelegt. Während er bestimmte Aufgaben, wie beispielsweise Handelsregistereintragungen, per se nicht durchführen kann, werden ihm für andere Aufgaben deutliche Grenzen gesetzt. Diese gelten allerdings nur im Innenverhältnis mit dem Unternehmen. Im Außenverhältnis mit anderen Akteuren sind diese Einschränkungen unwirksam.

Beispiel: Ein Prokurist ist befugt, Ressourcen im Wert von 100.000 Euro einzukaufen. Stattdessen gibt er jedoch 120.000 Euro aus. Gegenüber dem Verkaufspartner ist das Unternehmen des Prokuristen trotz der entsprechenden internen Beschränkung zur Zahlung verpflichtet. Das Unternehmen kann in so einem Fall allerdings Schadensersatz vom Prokuristen verlangen.

Prokurist ist kein Beruf, den Sie im Sinne einer Ausbildung oder eines Studiums erlernen können. Zwar ist es möglich, sich gezielt auf entsprechende Stellenausschreibungen zu bewerben. Viele Unternehmen besetzen die Position jedoch intern, da Prokuristen im besten Fall das uneingeschränkte Vertrauen der Geschäftsführung genießen. Darüber hinaus sollten Sie für den Job des Prokuristenfolgende Voraussetzungen erfüllen:

• Berufliche Qualifikation, zum Beispiel Ausbildung als Kaufmann
• Mehrjährige Berufserfahrung, bestenfalls mit Führungsverantwortung
• Volle Geschäftsfähigkeit, also unter anderem Volljährigkeit

Je nach Rechtsform des Unternehmens haben außerdem Mitarbeitende in bestimmten Positionen keine Aussicht auf den Job des Prokuristen. So dürfen Sie nicht Prokurist werden, wenn Sie zum Beispiel Geschäftsführer einer GmbH, Vorstandsmitglied einer AG oder Komplementär einer KG sind.

Möchten Sie nicht selbst Prokurist werden, sondern einen Prokuristen für Ihr Unternehmen finden? Dann haben wir hier 5 hilfreiche Tipps für Sie:

1. Prüfen Sie die Kosten und den Nutzen, bevor Sie eine Prokura erteilen – gegebenenfalls mit rechtlicher Beratung.
2. Achten Sie bei der Personenauswahl sowohl auf Fachkenntnisse als auch auf menschliche Eigenschaften wie Vertrauenswürdigkeit.
3. Definieren Sie Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse sehr präzise in einem schriftlichen Vertrag oder einer Vollmacht.
4. Überwachen Sie die Tätigkeiten des Prokuristen und führen Sie gegebenenfalls interne Prüfungen durch, um mögliche Risiken oder Verstöße frühzeitig zu erkennen.
5. Informieren Sie den Prokuristen sowohl über seine Aufgabenbereiche und Handlungsspielräume als auch über seine Haftung und Verantwortung bei Schäden sehr genau.

Beachten Sie: Die Erteilung einer Prokura kann grundsätzlich jederzeit erfolgen – genauso wie ihr Widerruf. Bedenken Sie dabei: Wenn Sie einem Prokuristen seine Vollmacht entziehen, müssen Sie dies dem Handelsregister melden und die entsprechende Eintragung streichen lassen.