Definition
Was ist Prozessoptimierung?
Bei einer Prozessoptimierung werden die Vorgänge in einem Unternehmen analysiert, dokumentiert und bei Bedarf überarbeitet. Es geht um eine kontinuierliche Anpassung. Sie kann sich auf das gesamte Unternehmen beziehen oder auf einzelne Bereiche wie die Produktion, die Buchhaltung, den Vertrieb, das Marketing, den Kundenservice usw. So kann es auch eine Prozessoptimierung für das Lager, den Vertrieb, den Verkauf oder andere Abteilungen geben.
Die Definition gibt an, dass Prozessoptimierung kein einmaliger Prozess ist, sondern vielmehr eine kontinuierliche Maßnahme für wirtschaftliche, produktive oder geschäftliche Abläufe.
Größere Unternehmen nehmen zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse und der Organisation eine Unternehmensberatung in Anspruch. Für Freiberufler ist eine externe Beratung oft nicht nötig, sie können diese Verbesserungen auch selbst durchführen.
Das zeichnet einen Prozess aus
Ein Prozess besteht aus einer Reihe von Aufgaben – also einer sogenannten Prozesskette. Die Tätigkeiten werden in einer festgelegten Reihenfolge durchgeführt, um ein Ziel zu erreichen. Ein solches Ziel kann das Bewerben von Produkten oder Dienstleistungen sein. Jeder Arbeitsschritt nimmt eine bestimmte Bearbeitungs- und Übergangszeit in Anspruch und kostet Geld sowie Energie.
Wie funktioniert Prozessoptimierung?
Bei der Prozessverbesserung gehen Sie systematisch und in mehreren Phasen vor. Sie beginnt bereits bei der Gründung des Unternehmens und wird kontinuierlich angewendet, denn Optimierungsbedarf besteht ständig. Wichtig ist: Die Strategien funktionieren nur dann, wenn alle an einem Strang ziehen und für ein gemeinsames Ziel arbeiten.
Prozessoptimierung – die Vorgehensweise:
1. Prozesse analysieren
Im ersten Schritt machen Sie eine Prozessanalyse. Diese ist die Grundlage jeder Prozessoptimierung. Zu diesem Zweck werden Mitarbeiter befragt, vorhandene Abläufe dokumentiert oder beobachtet. Stellen Sie sich folgende Fragen, um das Optimierungspotenzial zu ermitteln:
- Welche Prozesse gibt es?
- Wie sind die Verantwortlichkeiten?
- Wie sind die aktuellen Prozesse gestaltet?
- Welche Arbeitsschritte im Prozess sind ineffizient oder überflüssig?
- Welche Schwachstellen gibt es in den Abläufen?
- Was läuft gut und was weniger gut?
- Welche Prozesse kann man optimieren?
2. Probleme untersuchen
Nun betrachten Sie die analysierten Probleme und Fehler. Als Werkzeuge nehmen Sie verschiedene Ansätze zu Hilfe, z. B. das Ishikawa-Diagramm. Beantworten Sie sich folgende Fragen:
- Welche Ursachen haben die Probleme?
- Was ist die Fehlerquelle?
- Wo genau taucht der Fehler auf?
3. Lösungen entwickeln
In dieser Phase der Prozessoptimierung entwickeln Sie geeignete Maßnahmen zur Verbesserung. Optimierungsmaßnahmen reichen vom Entfernen oder Automatisieren einzelner Prozessschritte über Fortbildungen bis hin zum Einsatz von Software. Fragen Sie sich:
- Was kann ich konkret tun, um das Problem zu beheben?
- Wie hoch sind die Erfolgsaussichten bei der Behebung?
- Wie kann ich den einzelnen Arbeitsablauf optimieren?
- Wie kann ich ein erkanntes Verbesserungspotenzial besser ausschöpfen?
- Welche Prozesse könnte ich digitalisieren?
Info
Methoden zur Prozessoptimierung
Es gibt zahlreiche Methoden zur Prozessoptimierung, die Antworten auf diese Fragen liefern. Besonders bekannt sind zum Beispiel Anwendungen wie Kaizen, KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) oder 5S/5A.
4. Prozesse optimieren
Die Verbesserungsmaßnahmen werden schrittweise umgesetzt. Diese Phase dauert je nach Maßnahme unterschiedlich lang. Deshalb ist die Umsetzung der Prozessoptimierung meist ein kontinuierlicher Workflow.
5. Prozesse neu evaluieren
Im letzten Schritt einer Prozessoptimierung analysieren Sie die verbesserten Systeme und Betriebsabläufe erneut. So können Sie feststellen, ob die umgesetzten Maßnahmen die gewünschten Ergebnisse geliefert und zu verbesserten Prozessleistungen geführt haben. Bei Bedarf können Sie die Maßnahmen weiter optimieren, bis Sie die Erfolgskennzahlen Ihrer Wahl erreicht haben.
Achtung
Prüfung der Geschäftsabläufe steht im Vordergrund
Bei der Prozessoptimierung werden keine neuen Prozesse definiert und eingeführt. Der Fokus liegt ausschließlich auf der Analyse aller bestehenden Geschäftsabläufe und deren Verbesserung.
Bedeutung: Warum ist Prozessoptimierung wichtig?
Eine Prozessoptimierung bietet für alle unternehmerisch tätigen Personen, vom Kleinunternehmer bis hin zum Freiberufler, einen Mehrwert. Die Bedeutung der Optimierungsmöglichkeiten wird deutlich, wenn klar wird, was Sie mit der Prozessoptimierung erreichen können:
- Höhere Produktivität: Der manuelle Arbeitsaufwand lässt sich durch das Verwenden von Software, Tools, Maschinen usw. reduzieren.
- Höhere Qualität: Standardisierte Arbeitsprozesse machen Produkte qualitativ höherwertiger.
- Höhere Kundenzufriedenheit: Straffere Prozesse im Service führen dazu, dass Kunden effizienter geholfen wird.
- Kürzere Durchlaufzeiten: Dank einer strukturierten Terminvergabe wie z.B. beim Frisör werden mehr Kunden bedient.
- Geringerer Zeitaufwand: Eine Buchhaltungslösung, die mit der Software eines Steuerberaters kompatibel ist, sorgt für Zeiteinsparungen. Alle Daten werden digital und vollständig übermittelt.
- Geringere Kosten: Die Digitalisierung von Aufgaben im Zuge der Prozessoptimierung, z.B. im Marketing und Vertrieb, führt zu Kosteneinsparungen und zu geringerem Ressourceneinsatz.
- Effektivere Kommunikation: Software-Lösungen – wie Zoom, Trello, Slack usw. ermöglichen die Online-Zusammenarbeit kleiner Teams und reduzieren komplizierte Absprachen.
- Weniger Arbeitsunfälle: Prozesse zur Wartung von Maschinen reduzieren die Anzahl an Unfällen.
Beispiele von Prozessoptimierungen
Wie eine Prozessoptimierung in der Praxis aussehen kann, machen folgende Beispiele deutlich.
1. Fotograf: Wartungsplan für Ausrüstung reduziert Kosten
Freiberufliche Fotografen können durch eine organisierte Wartung ihrer kostspieligen Ausrüstung viel Geld sparen. Hier hilft ein strukturierter Plan, der das Reinigen des Fotostudios, die Pflege der Arbeitsgeräte (Stative, Objektive, Kameras usw.) und das Kontrollieren und Warten von Leuchtmitteln festlegt. Eine gepflegte und funktionierende Ausstattung wirkt sich positiv auf die Qualität der Fotos aus.
2. Onlineshop-Betreiber: Marketing-Automatisierung führt zu mehr Kunden
Viele manuelle Tätigkeiten lassen sich automatisieren. Statt alle Kundendaten in eine Tabellendokumentation einzutippen, kann eine Customer-Relationship-Management-Software (CRM) viel Arbeit abnehmen. Mit einer CRM-Software können Freiberufler ihre E-Mail-Marketing-Kampagnen planen und automatisiert versenden. Dank vieler Vorlagen sehen die Kampagnen hochprofessionell aus. Insgesamt reduzieren die Kampagnen den Aufwand und führen zu mehr Neukunden.
3. Freiberufler: Digitale Steuererklärung erhöht die Datensicherheit
Das Ausfüllen der Umsatzsteuervoranmeldung sowie der Umsatzsteuer- und Einkommenssteuererklärung ist ohne Software umständlich: Zuerst müssen Sie sich im ELSTER-Portal anmelden und alle Daten für das Quartal oder Geschäftsjahr aus Ihrer Buchhaltung in das Formular abtippen. Dabei können Sie Ihre Steuerdaten in einem einzigen Arbeitsschritt abgeben – durch eine Steuersoftware mit ELSTER-Schnittstelle. Auf diese Weise ist das Senden Ihrer Steuerdaten nicht nur abgesichert, sondern es treten auch keine Fehler mehr auf, da das Programm die Formulare automatisch mit den korrekten Daten füllt.
Methoden zur Prozessoptimierung
Die Methoden zur Prozessoptimierung sind vielfältig: Sie reichen von klassischen Kreativitätstechniken zur Ideenfindung über analytische Methoden, Lean-Management-Methoden bis hin zu Prozessen wie Kaizen oder der Six-Sigma-Methode. Alle Methoden sind auf die gleichen Ziele ausgerichtet, die durch die Prozessoptimierung definiert sind. Das beste Ergebnis kann mit einer Kombination der Methoden erzielt werden.
Viele Vorgehensweisen und Verbesserungsmöglichkeiten sind auch für Solo-Selbstständige geeignet, die ihr Business analysieren und optimieren möchten.
1. Kreativitätstechniken
- Brainstorming ist eine Technik, um Ideen zu sammeln, z. B. um Verbesserungsvorschläge oder Inspirationen finden.
- Die 635-Methode hilft beim Brainstorming im Team, wobei sechs Teammitglieder je drei Ideen notieren, die dann um drei weitere ergänzt werden.
- Mindmaps sind ideal, um den Ablauf Ihrer Prozesse grafisch festzuhalten, da komplexe Strukturen so leichter abgebildet werden können. Sie können auch aus dem Brainstorming hervorgehen.
2. Analytische Methoden
| Methode | Ziel | Beschreibung |
|---|---|---|
| Ishikawa-Diagramm | Fehler und Ursachen finden | Mit dieser Methode können Sie den Ursachen von Problemen auf den Grund gehen. Im Diagramm lassen sich Abhängigkeiten verschiedener Aspekte abbilden. |
| Morphologischer Kasten | Probleme lösen und Lösungen suchen | Mit dieser Methode lassen sich mögliche Lösungen für spezifische Probleme objektiv sammeln und auswerten. Das Problem wird dabei in Parameter aufgeteilt und in Ausprägungen untergliedert, wodurch sich Verbindungen erkennen lassen. |
| Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) | Fehler vermeiden | Diese Methode sucht nach potenziellen Fehlerquellen und definiert diese möglichst früh. Dann wird definiert, welche Fehler auftreten könnten. Die Fehler werden priorisiert: jene mit den schwersten Folgen sollten auf jeden Fall vermieden werden. |
3. Lean Management Methoden
Beim Lean Management geht es darum, Ressourcen und Zeit so effizient wie möglich zu nutzen. Diese Methode ist darauf ausgerichtet, Prozesse zu verschlanken und somit Verschwendungen und Kosten zu reduzieren. Dazu gehören eine Vielzahl an weiteren Prozessvarianten, durch die eventuelle Ressourcenverschwendungen festgestellt werden können. Es geht unter anderem um kürzere Wartezeiten und reduzierte Arbeitsschritte. Das Ziel: Ein besserer Workflow zwischen den einzelnen Abteilungen.
5S-Methode:
Ein konkretes Beispiel hierfür ist die 5S Methode, bei der die Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz im Vordergrund steht. Die fünf „S“ stehen für
- Sortieren (das Vorbereiten einer Aufgabe)
- Systematisieren (das Herstellen einer sichtbaren Ordnung)
- Säubern (das Herstellen einer sichtbaren Ordnung)
- Standardisieren (Prozesse werden zu einem Standard gemacht)
- Selbstdisziplin (die stetige Sicherung und Verbesserung)
Hieraus ergibt sich ein Kreislauf für einen funktionstüchtigen und effektiven Prozess.
Tipp
5S-Methode für kleine Unternehmen
Die 5S-Methode eignet sich für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern. Arbeiter in der Fertigungshalle räumen zum Beispiel ihr Werkzeug auf, wenn sie es nicht benötigen. Sie halten ihren Arbeitsplatz sauber und tragen ihre sichere Arbeitskleidung. So verschwenden sie keine Zeit mehr beim Suchen von gewissen Werkzeugen und sorgen dafür, dass diese möglichst lange funktionsfähig bleiben.
4. Sonstige Methoden zur Prozessoptimierung
Kaizen:
Laut Definition ist „Kaizen“ ein konsequentes Innovationsmanagement und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP). Hierbei handelt es sich um eine Arbeitsphilosophie aus Japan. Im Mittelpunkt steht die Umsetzung vieler kleiner Schritte, die das ganze Unternehmen betreffen, z.B. die Verbesserung der Mitarbeitermotivation. Die Schritte werden umgesetzt, bis das gewünschte Ziel erreicht ist. Im Fokus steht die Ordnung.
Tipp
Kaizen für Freiberufler
Kaizen beschreibt eine Denk- und Vorgehensweise, bei der kleine, schrittweise Änderungen im Laufe der Zeit eine große Wirkung erzielen. Die Kaizen-Methode eignet sich für Freiberufler, denn die Methode beschreibt ein positives Mindset zur Selbstständigkeit. Die philosophischen Regeln des Kaizen können zu einem höheren Unternehmenserfolg führen. Die Regeln lauten unter anderem „Den Ist-Zustand hinterfragen“, „Probleme nicht entschuldigen“, „Nicht die perfekte Lösung suchen“, „Fehler sofort korrigieren“ oder „Die Ursache suchen“.
REFA:
Hierbei handelt es sich um einen Verein, der sich auf Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung spezialisiert. Im Fokus steht Prozessoptimierung in der Industrie, vielmehr die Entwicklung von standardisierten Lösungen für Probleme, die sich auch auf unternehmensinterne Prozesse in der Industrie anwenden lassen.
REFA bietet Schulungen an, in denen diese Methoden (Datenerfassung, Arbeitsgestaltung, Analyse, …) vermittelt werden. Diese Techniken sind komplex, aber unerlässlich zur Prozessoptimierung. Unternehmen profitieren hiervon besonders, wenn ihre Mitarbeiter REFA-geschult sind, da sich neue und optimierte Prozesse leichter einführen lassen.
Total Quality Management (TQM):
Das TQM ist eine datenbasierte und kundenorientierte Methode zur Prozessoptimierung, die in den Tätigkeitsbereich der Führungsebene fällt. Das Ziel ist es, Prozesse effizienter zu machen, sodass Sie Ihren Kunden die bestmögliche Qualität anbieten können. Dabei werden Prozesse aus allen Unternehmensbereichen mit einbezogen, darunter auch die Mitarbeiter.
Total Quality Management (TQM):
Das TQM ist eine datenbasierte und kundenorientierte Methode zu Prozessoptimierung. Das Ziel ist es, Prozesse effizienter zu machen, sodass Sie Ihren Kunden die bestmögliche Qualität anbieten können. Dabei werden Prozesse aus allen Unternehmensbereichen mit einbezogen.
Tipp
TQM als Kundenzufriedenheitsgarantie
Die TQM-Methode eignet sich besonders gut für Unternehmen, die ihren Erfolg durch die Zufriedenheit ihrer Kunden definieren.
Six-Sigma-Methode:
Bei dieser Methode für das Qualitätsmanagement werden analytische und statistische Prozesse mit dem Ziel angewendet, mögliche Abweichungen bei gleichwertigen Endprodukten zu vermeiden. Ihre Anwendung findet sie vor allem in der Autoindustrie. Dabei sind zwei Kernprozesse besonders relevant: DMAIC und DMADV. DMAIC steht für „Define, Measure, Analyse, Improve, Control“ und wird eingesetzt, um eine konstante Leistung bei bereits bestehenden Produkten zu gewährleisten. Für neue Produkte wird der DMADV-Prozess eingesetzt. Dieser steht für „Define, Measure, Analyse, Design, Verify“.
Tipp
Six Sigma für größere Prozessoptimierung in der Produktion
Interessant ist Six Sigma vor allem für größere Produktionsunternehmen, die bei der Fertigung Ressourcen sparen möchten und deshalb enorm viele Prozesse haben. Es geht primär darum, die Produktionsprozesse schrittweise und nachhaltig zu optimieren.
Business Process Reengineering (BPR):
Bei der BPR-Methode findet die Prozessoptimierung nicht, wie bei anderen Methoden, in vielen kleinen Schritten statt. Stattdessen wird eine grundlegende Neugestaltung bestehender Strukturen vorgenommen. Diese Methode geht mit einem deutlichen Aufwand einher, kann aber in Einzelfällen durchaus sinnvoll sein. Es werden unter anderem die Kernkompetenzen des Unternehmens definiert und alte Techniken modernisiert.
Tipp
BPR für veraltete Strukturen
Die BPR-Methode ist besonders relevant für Unternehmen, die nach veralteten Strukturen arbeiten und ihre Prozesse an die heutigen Standards anpassen möchten.
