Definition
Was ist eine Umfirmierung?
Unter einer Umfirmierung versteht man einen Namenswechsel bei einem Unternehmen. Um welche Rechtsform oder welche Art von Unternehmen es sich dabei handelt, spielt keine Rolle. Es kann ein Einzelunternehmen oder ein Kleinunternehmen sein, aber auch ein Konzern, der international agiert.
Neben dem Namenswechsel ist es auch möglich, weitere Faktoren im Bereich des Marketings zu ändern. So können Sie im Rahmen einer Umfirmierung auch die Zielgruppe verändern, die gesamte Branche wechseln und das eigene Image überarbeiten.
Verwaltungstechnisch sind die Unterschiede dabei unerheblich. Es macht nicht einmal einen Unterschied, ob Sie den gesamten Namen der Firma ändern oder nur einen Buchstaben. Alles abseits der Namensänderung ist für die Umfirmierung bei der Verwaltung unwichtig, da es sich dabei um firmeninterne Aspekte handelt, die Sie nicht offiziell irgendwo vermerken müssen. Die Zielgruppe müssen Sie schließlich bei keinem Amt oder in keinem Register angeben.
Aus dem Englischen ist innerhalb der letzten Jahre der Begriff „Rebranding“ in den deutschsprachigen Raum herübergeschwappt. Wo liegt der Unterschied? Ein Rebranding beinhaltet alle erwähnten zusätzlichen Änderungen, aber nicht zwingend eine Namensänderung. Die Umfirmierung hat aber immer die Namensänderung dabei und alles Weitere ist optional. Viel wichtiger sind aber die Unterschiede zwischen der Umfirmierung und der Umwandlung.
So funktioniert eine Umfirmierung
Mit einer Umfirmierung kann sich ein Unternehmen unter Umständen neu aufstellen. Sie können Altlasten hinter sich lassen und einen Neuanfang ermöglichen – ein Weg aus der Krise sozusagen. Allerdings ist die Umfirmierung nicht so einfach, wie einige Unternehmer denken, und sie birgt auch gewisse Risiken. Welche das sind, erfahren Sie in diesem Artikel.
Die Unterschiede zwischen der Umfirmierung und der Umwandlung
Die Begriffe der Umfirmierung und der Umwandlung verwenden einige als Synonyme, allerdings gibt es zwischen diesen beiden Verfahren erhebliche Unterschiede. Sie sind also prinzipiell voneinander zu unterscheiden.
Umfirmierung
Was die Umfirmierung ist, wissen wir bereits. Es ist der Namenswechsel eines Unternehmens, bei dem es nicht darauf ankommt, wie explizit die Namensänderung ist. Außerdem sind alle weiteren Anpassungen optional.
Umwandlung
Bei einer Umwandlung hingegen handelt es sich um eine Änderung der Rechtsform eines Unternehmens oder der Geschäftsform nach dem Umwandlungsgesetz. Ändern Sie beispielsweise eine AG in eine GmbH, dann handelt es sich um eine Umwandlung.
Eine Umwandlung kann mit einer Umfirmierung einhergehen, wenn Sie nicht nur die Geschäftsform ändern, sondern auch den Firmennamen. Ein Muss ist das aber nicht. Beide Verfahren können Sie deshalb völlig unabhängig voneinander behandeln.
Je nach Umwandlung kann es sein, dass Sie eine Umfirmierung im Grunde automatisch vornehmen müssen. Bei Kapitalgesellschaften beispielsweise muss die Rechtsform mit im Namen stehen. Ändern Sie eine AG also in eine GmbH, müssen Sie aus dem Namenszusatz der Rechtsform „AG“ den Namenszusatz der Rechtsform „GmbH“ machen.
Dafür ist in dem Fall aber keine zusätzliche Umfirmierung notwendig, da die Namensanpassung im Rahmen der Umwandlung geschieht. Wollen Sie den Namen bei der Umwandlung aber komplett ändern, müssen Sie dafür auch eine Umfirmierung durchführen.
Info
Ändert sich die Steuernummer bei einer Umfirmierung?
Bei einer Umfirmierung gibt es keine neue Steuernummer, da die Namensänderung kaum rechtliche Auswirkungen hat. Eine neue Steuernummer gibt es bei einem Rechtsformwechsel, also bei einer Umwandlung.
So nehmen Sie eine Umfirmierung vor
Der Aufwand und die Abläufe einer Umfirmierung hängen stark davon ab, um welche Art von Unternehmen es sich handelt. Einzelunternehmen und Freiberufler müssen beispielsweise nichts weiter tun. Für sie gelten keine offiziellen Vorgaben, wo sie eine Namensänderung bekannt geben müssen. Im Grunde müssen sie sich nur darum kümmern, die Namensänderung dort publik zu machen, wo sie bereits unter dem alten Namen bekannt sind – also zum Beispiel in Verzeichnissen, in die sie sich eingetragen haben.
Größere Unternehmen hingegen müssen bereits im Vorfeld aktiv werden. Bereiten Sie die Umfirmierung gut vor, damit sie reibungslos vonstattengeht. So müssen Sie zum Beispiel Kunden informieren und eine neue Marketingstrategie vorbereiten, bevor Sie die Namensänderung durchziehen.
Erinnern Sie sich noch an Raider? Das ist ein Schokoriegel. Heute heißt er Twix. Damals gab es die große Marketingkampagne „Aus Raider wird Twix – sonst ändert sich nix.“ Das Unternehmen hat also bereits im Vorfeld mit der Namensänderung gearbeitet. Das ist zwar keine Firma, sondern ein Produkt, zeigt aber, wie wichtig die Vorarbeit ist. Weisen Sie möglichst genau und direkt darauf hin, dass es eine Namensänderung gab, damit die Leute weiterhin wissen, mit welchem Unternehmen sie es zu tun haben.
Sind die Kunden nicht informiert, ist die Gefahr groß, dass diese sich abwenden. Vor allem, wenn es sich um eine vollständige Namensänderung handelt. Etwas komplett Unvertrautes ist für Kunden meistens erst einmal ein rotes Tuch und sie suchen sich eine Alternative, die sie zumindest vom Namen her schon länger kennen.
Beim Gewerbeamt ist ebenfalls eine Ummeldung notwendig. Auch im Handelsregister müssen Sie den Namen des Unternehmens ändern.
Bei Mitgliedschaften in Verbänden oder Organisationen müssen Sie den Namen ebenfalls dort ändern. Berücksichtigen Sie auch Einträge im Telefonbuch, Branchenregister, Verzeichnisse oder andere Kontaktsammlungen.
Der neue Name muss also überall auftauchen, wo Sie den alten Namen nicht mehr verwenden.
Info
Gibt es bei der Umfirmierung eine Übergangsfrist?
Der neue Name tritt mit dem Eintrag ins Handelsregister in Kraft. Es gibt also keine Übergangsfrist, was Sie bei der Rechnungsstellung beachten sollten. Kommt nach der Umfirmierung eine Rechnung an die alte Firma, muss eine Rechnungskorrektur erfolgen. Alte Verträge und Vertragsunterlagen sind dennoch gültig.
Die Umfirmierung bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
Die GmbH ist auf mehrere Weisen ein Sonderfall bei der Umfirmierung.
Bei der GmbH – und auch der kleineren Variante, der Unternehmergesellschaft (UG) – muss eine Gesellschafterversammlung die Umfirmierung beschließen. Für die Namensänderung müssen Sie auch den Gesellschaftervertrag anpassen, wofür eine notarielle Beglaubigung notwendig ist.
Bei einem Wechsel von der GmbH zur UG oder einem umgekehrten Wechsel, handelt es sich nicht um eine Umwandlung. Dabei findet nämlich keine Rechtsformänderung statt. Die UG ist bereits eine Sonderform der GmbH. Die beiden sind dementsprechend auf gewisse Weise gleichgestellt. Statt einer Umwandlung handelt es sich also nur um eine Umfirmierung. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn eine UG das für eine GmbH notwendige Stammkapital von 25.000,00 Euro erreicht. In dem Fall gilt der Wechsel zwischen UG und GmbH als eine freiwillige Umfirmierung.
Die Gründe für eine Umfirmierung
Eine Umfirmierung sollte im besten Fall nicht einfach aus einer Laune heraus vorgenommen werden. Ein Namenswechsel beinhaltet nämlich immer das Risiko, Marktanteile zu verlieren. Es gibt aber durchaus gute Gründe für eine Umfirmierung. Das können Gründe sein, die eher kleine Änderungen am Firmennamen notwendig machen oder auch jene, bei denen die Änderung des kompletten Namens nötig ist. Die folgenden Gründe sind die häufigsten für eine Umfirmierung:
Fehler und Veränderungen
- Fehler bei der Namenswahl: Es gibt Namen, die sich gut bei Kunden einprägen. Dann gibt es aber auch Namen, die zu lang oder zu kompliziert zum Merken sind. Im besten Fall können Sie vielleicht noch mit einer Marke etwas retten. Eine Umfirmierung ist jedoch immer sinnvoll, wenn Sie feststellen, dass der Firmenname andere überfordert. Das ist beispielsweise der Fall, wenn er schwierig zu schreiben ist und Medien ihn deshalb ständig falsch wiedergeben.
- Markenrecht: Es kann vorkommen, dass ein Unternehmen jahrelang unter einem Namen agiert und dann feststellt, dass dieser Name in ähnlicher Form bereits existiert. Das kann schnell zu Verwechslungen führen und auch einen Streit um Markenrechte nach sich ziehen. Um Gerichtsverhandlungen und damit verbundenen Kosten aus dem Weg zu gehen, ist eine Umfirmierung ein sinnvoller Schritt. Hieße ein Unternehmen zum Beispiel „Dasney“, wäre Disney vermutlich schnell mit seinen Anwälten zur Stelle.
- Veränderte Wahrnehmung: Es ist wichtig, dass der Name eines Unternehmens positive Gefühle weckt und nicht in irgendeiner Art und Weise negativ behangen ist. Das kann zum Beispiel durch Änderungen des Zeitgeists passieren. So hat sich das Unternehmen „Uncle Ben’s“ im Jahr 2021 in „Ben’s Original“ umbenannt, weil der ursprüngliche Name aufgrund von rassistischen Assoziationen nicht mehr zeitgemäß war.
- Ansprache der Zielgruppe: Ähnliches kann auch passieren, wenn die gewünschte Zielgruppe sich durch den Namen nicht mehr angesprochen fühlt. Das kommt zwar selten vor, da die Zielgruppe im Normalfall mit dem Unternehmen wächst und treu bleibt, aber Trends spielen dabei hin und wieder eine große Rolle.
Neue Wege gehen
- Neuausrichtung: Wollen Sie einfach das komplette Unternehmen neu ausrichten, in eine andere Branche wechseln, andere Märkte erschließen oder eine völlig neue Zielgruppe ansprechen? Dann ist eine Namensänderung meistens unumgänglich, um frisch anzufangen.
- Expansion: Wächst ein Unternehmen, kann es passieren, dass ein Name nicht mehr auf allen Märkten gleichermaßen passt. Namen mit regionalem Bezug sind beispielsweise gut, wenn das Unternehmen nur in dieser Region aktiv ist. Wächst es allerdings zu einem internationalen Unternehmen heran, kann der regionale Bezug unpassend oder verwirrend wirken.
- Holding: Alternativ ist es manchmal auch möglich, statt einer Umfirmierung auf die Gründung einer Holding zurückzugreifen. Dann können Sie neue Unternehmen mit eigenen Namen gründen, die Sie unter dem Hauptunternehmen ansiedeln. Für eine Expansion oder eine Neuausrichtung könnte das beispielsweise sinnvoll sein, wenn Sie gleichzeitig auch den ursprünglichen Weg weitergehen möchten.
Vor- und Nachteile einer Umfirmierung
Unterschätzen Sie nicht die Risiken einer Umfirmierung. Das Unternehmen kann an Reputation und Reichweite verlieren, und der Verlust an bisherigen Kunden kann immens sein.
Die Kosten sind ebenfalls unter Umständen recht hoch. Die formalen Änderungen belaufen sich auf einen Preis um die 500,00 Euro, sind aber vom Einzelfall abhängig. Dazu kommen noch weitere Arbeiten und Aufgaben, denn Sie müssen die Namensänderung überall bekannt machen, wo zuvor der alte Name aufgetaucht ist. Eine größere Marketingkampagne kann jedoch ins Geld gehen. Zudem müssen Sie die komplette Corporate Identity neu erstellen.
Bei entsprechender Größe ist es zumindest ratsam, den alten Namen nicht komplett „wegzuwerfen“. Internet-Domains sollten Sie beispielsweise behalten und direkt auf die neue Domain weiterleiten. So können Kunden, die nach dem alten Namen suchen, direkt auch auf den neuen stoßen.
Was grundsätzlich als Risiko bei der Umfirmierung gilt, können Sie in bestimmten Fällen in einen Vorteil verwandeln. Hat ein Unternehmen ein schlechtes Image, kann eine Umfirmierung dabei helfen, ein neues Image aufzubauen. Dann sind Verlust der Reputation und Reichweite vielleicht gar nicht mehr so schlimm, denn diese bauen Sie dann mit neuem Ansatz neu auf.
Checkliste für eine Umfirmierung
Möchten Sie eine Umfirmierung vornehmen, können Sie sich an der folgenden Checkliste orientieren. So sehen Sie Schritt für Schritt, was Sie bei der Umfirmierung beachten und umsetzen müssen.
Zu Beginn sollten Sie erst einmal Marktforschung betreiben. Der Fokus liegt dabei auf folgenden Punkten:
- Zielgruppenanalyse
- Alleinstellungsmerkmal
- Kokurrenzanalyse
Sobald klar ist, in welche Richtung es gehen soll, müssen Sie einen neuen Firmennamen finden. Dabei sind folgende Aspekte wichtig:
- Kein markenrechtlich geschützter Name oder Name, der in ähnlicher Form bereits existiert.
- Bezug zum Tätigkeitsfeld
- Zielgruppe ansprechen
- simpel, leicht zu merken und zu schreiben
- einprägsam
Sobald der neue Name gefunden ist, müssen Sie die Mitarbeiter über alle Aspekte, die mit der Umfirmierung einhergehen, informieren:
- neuer Name
- Zeitpunkt der Namensänderung
- nötige Hintergrundinformationen
- Sicherheit vermitteln und erläutern, dass das Arbeitsverhältnis bestehen bleibt (bestehende Arbeitsverträge behalten bei einer Umfirmierung ihre Gültigkeit)
Gleiches gilt für die Kunden. Hier können Sie auch direkt neue Angebote für die weitere Zusammenarbeit machen. Diesen Schritt können Sie vereinfachen, wenn Sie für die Umfirmierung ein Informationsschreiben-Muster heranziehen und für Ihr Unternehmen anpassen.
Die Umfirmierung sollte mit einer Marketingkampagne einhergehen, die Sie vorbereiten müssen. Im Marketing sollten folgende Ziele im Mittelpunkt stehen:
- Bekanntheit des neuen Namens
- Alleinstellungsmerkmal des Unternehmens (und des Namens)
- Kundengewinn
- Social-Media-Strategien
Ebenfalls dazu gehören neue Werbematerialien und Verbrauchsmaterialien, welche den neuen Namen und das neue Logo enthalten – z. B. Visitenkarten, Briefpapier, Stempel etc.
Optional können Sie auch ein neues Firmenimage ausarbeiten. Ob das notwendig ist, hängt vom Grund der Umfirmierung ab.
Sind alle Vorbereitungen abgeschlossen, wird es ernst.
Kapitalgesellschaften müssen jetzt eine Gesellschafterversammlung einberufen. Dort geht es um folgende Punkte:
- mehrheitlicher Beschluss zur Namensänderung
- Gesellschaftervertrag ändern
- notarielle Beglaubigung einholen
Für fast alle Unternehmen stehen an dieser Stelle die Änderung im Handelsregister und die Gewerbeummeldung an. Anschließend kommen die optionalen Änderungen, falls das Unternehmen in Verzeichnissen steht oder andere Einträge vorhanden sind.
Mit dem Beginn der Marketingkampagne ist die Umfirmierung dann vollzogen.
Nachbereitung der Umfirmierung
Es kann durchaus sinnvoll sein, auch eine Nachbereitung der Umfirmierung durchzuführen. Dadurch können Sie durch die Namensänderung entstandene Verluste eventuell wieder auffangen.
Dabei steht zuerst eine Übersicht über den Stand des Unternehmens an. Diese bezieht sich auf folgende Faktoren:
- Entwicklung bei den Kunden
- Image
- Wurde das Alleinstellungsmerkmal vermittelt?
Daraus lassen sich neue Maßnahmen ableiten, falls auffällt, dass noch Nachholbedarf herrscht.
Hier sind ein paar Maßnahmen, die möglich wären:
- Zielgruppen intensiver ansprechen
- versuchen, verlorene Stammkunden durch eine Rückgewinnungsaktion zurückzuholen
- neue Imagekampagne
- neue Marketingkampagne
Eine Umfirmierung kann mit viel Aufwand verbunden sein und die Risiken sind groß. Sie sollte also gut überlegt sein.
