Zusammenfassung
Die ABC-Analyse im Überblick
- Die ABC-Analyse ist ein Verfahren, um verschiedene Untersuchungsgegenstände wie Kunden, Materialien oder Produkte in die Klassen A, B und C einzuteilen und so eine Klassifizierung vorzunehmen.
- Idee und Zweck der ABC-Analyse sind, die untersuchten Objekte zu priorisieren und so weitere Maßnahmenableiten zu können.
- Die Analyse lässt sich hinsichtlich untersuchter Objekte und Kennzahlen frei gestalten undsomit vielseitig anwenden.
Definition
Was ist die ABC-Analyse?
Die ABC-Analyse ist laut Definition eine Methode, um bestimmte Objekte, beispielsweise das Zeitmanagement, zu analysieren und in die Klassen A, B und C (daher die Bezeichnung ABC-Analyse) einzuteilen und somit eine Klassifizierung vorzunehmen. Bei den Kenngrößen ist A die höchste und C die niedrigste Klasse. Die relevanten Objekte können je nach Fokus der ABC-Analyse beispielsweise Kunden eines Unternehmens, vertriebene Güter, Produkte, Personal und mehr sein.
Prioritäten und Prozente: Bedeutung der ABC-Analyse
Durch die ABC-Analyse ist es möglich, Objekte nach ihrer Wichtigkeit fürs eigene Unternehmen zu ordnen, zu priorisieren und daraus mögliche Handlungsstrategien zu gewinnen. Anschließend können Sie für jede der Klassen individuell passende Maßnahmen festlegen. Die ABC-Analyse basiert auf dem sogenannten Paretoprinzip (benannt nach seinem Erfinder Vilfredo Pareto), das besagt: 80 Prozent der Gesamtergebnisse werden über 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht. Die übrigen 20 Prozent der Ergebnisse benötigen dagegen 80 Prozent des Aufwandes und damit deutlich mehr Anstrengung.
Sinn und Zweck der ABC-Analyse sind leicht erklärt: In der Regel geht es darum, ein Unternehmen wirtschaftlicher zu machen und weiter in die Zukunft planen zu können. Je nach Anwendungsgebiet lassen sich außerdem Optimierungspotenziale absehen, Prozesse anpassen, Risiken abschätzen und Maßnahmen zur Rationalisierung ableiten. Durch die Einteilung in A, B und C können Sie mit der Methode für jede Klasse Erklärungen für bedarfsgerechte Optimierungsschritte finden.
Wofür können Sie eine ABC-Analyse verwenden?
Das klassische Beispiel ist die ABC-Kundenanalyse: Wenn Sie Ihre Kunden nach erwirtschaftetem Umsatz in Klassen einteilen, erkennen Sie schnell, wer Ihnen am meisten Geld bringt. Auf dieser Basis können Sie Ihre Kundschaft in ABC-Kunden einteilen und beispielsweise entscheiden, zukünftig mehr in Ihre A-Kundinnen und -Kunden zu investieren – sei es in Form von besserem Service, aufwändigeren Abgabematerialien oder speziellen Aktionen. So vermeiden Sie, Kapital in Kontakte zu stecken, von denen Ihr Business nicht profitiert. Sie können die ABC-Analyse aber beispielsweise auch für eine bessere Planung der Beschaffung bestimmter Güter verwenden.
Info
Unterschied zwischen ABC-Analyse und XYZ-Analyse
Obwohl gewissermaßen miteinander verwandt (bei beiden teilen Sie bestimmte Objekte in drei Klassen ein) sind ABC- und XYZ-Analyse nicht zu verwechseln: Die XYZ-Analyse findet ausschließlich Anwendung in der Materialwirtschaft und bezieht sich auf den Verbrauch von beziehungsweise auf den Bedarf an Materialien. In die X-Klasse fallen dabei Materialien, die Sie ständig benötigen, d.h., regelmäßig verbraucht werden. Materialien der Y-Klasse unterliegen dagegen einem gewissen Trend und Z-Klasse-Materialien sind absolut unberechenbar. Verbräuche sind jederzeit möglich, sie können aber auch ausbleiben. Bei der ABC-Analyse können Sie die Kriterien, nach denen Sie die untersuchten Objekte in Klassen einteilen, dagegen komplett frei wählen. Somit ist die ABC-Analyse als Organisationsuntersuchung vielseitiger und auf mehr Bereiche anwendbar. Sie können aber auch beide Auswertungsverfahren kombinieren und Ihre Beschaffungsstrategie mit einer ABCXYZ-Analyse noch detaillierter und fundierter gestalten.
So funktioniert’s: ein Beispiel für die ABC-Analyse
Ein großer Vorteil der ABC-Analyse ist, dass Sie diese im Prinzip sehr einfach umsetzen können. Sie benötigen zur Berechnung weder allzu tiefgehende mathematische noch betriebswirtschaftliche Kenntnisse. Gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Legen Sie das Kriterium für Ihre ABC-Analyse fest!
Bevor Sie mit der Analyse starten, sollten Sie sich überlegen, was Sie mit welcher Absicht auswerten möchten. Suchen Sie passende Daten zusammen und definieren Sie die Maßstäbe für die ABC-Analyse genau. Angenommen, Sie möchten Kundinnen und Kunden, die Ihnen besonders viel Umsatz bringen, einen noch besseren Support bieten und Ihr Unternehmen hat 5 Kunden mit den folgenden Werten, können Sie daran eine Priorisierung vornehmen:
| Erwirtschafteter Umsatz | |
|---|---|
| Kunde 1 | 20.000 € |
| Kunde 2 | 60.000 € |
| Kunde 3 | 15.000 € |
| Kunde 4 | 100.000 € |
| Kunde 5 | 5.000 € |
2. Definieren Sie die Grenzen für die einzelnen Klassen!
Anschließend legen Sie Grenzen für die Klassen A, B und C fest. Wo Sie diese ziehen, ist stark abhängig vom Ziel der ABC-Analyse und den aus den Ergebnissen abgeleiteten Maßnahmen – eine häufige Einteilung ist beispielsweise in 80, 15 und 5 Prozent. Möchten Sie zum Beispiel Ihren A-Kunden zukünftig für den Support einen gesonderten Ansprechpartner zur Verfügung stellen, ist das nur im Rahmen Ihrer budgetären und personellen Mittel möglich. Der Einfachheit halber greifen wir auf das Pareto-Prinzip zurück und definieren die Klassengrenzen in der Kundensegmentierung folgendermaßen:
- Klasse A = Kunden, die (zusammen) 75-80 Prozent Ihres Umsatzes ausmachen
- Klasse B = Kunden, die (zusammen) 15-20 Prozent Ihres Umsatzes ausmachen
- Klasse C = Kunden, die (zusammen) 5-10 Prozent Ihres Umsatzes ausmachen
3. Berechnen Sie den Wertanteil der einzelnen Kunden!
Addieren Sie nun alle Umsätze, um den Gesamtumsatz zu erhalten. In unserem Beispiel beträgt dieser Gesamtwert dann 200.000 Euro. Im nächsten Schritt der ABC-Analyse berechnen Sie den Anteil der einzelnen Kunden am Gesamtumsatz (multiplizieren Sie dazu den jeweiligen Einzelumsatz mit 100 und teilen Sie diesen Wert durch den Gesamtumsatz). Durch die Berechnung kommen Sie in unserem Beispiel zu folgendem Ergebnis für Ihre ABC-Analyse:
| Eingebrachter Umsatz | Anteil am Gesamtumsatz | |
|---|---|---|
| Kunde 1 | 20.000 € | 10 % |
| Kunde 2 | 60.000 € | 30 % |
| Kunde 3 | 15.000 € | 7,5 % |
| Kunde 4 | 100.000 € | 50 % |
| Kunde 5 | 5.000 € | 2,5 % |
4. Sortieren und kumulieren Sie die Werte!
Ordnen Sie die Kunden anschließend absteigend nach Ihrem Gesamtwert. Kumulieren Sie die Anteile anschließend. Im konkreten Fall der ABC-Analyse ist damit gemeint, die verschiedenen Wertanteile nacheinander (beziehungsweise in der Reihenfolge vom höchsten zum niedrigsten Wertanteil) miteinander zu summieren.
| Eingebrachter Umsatz | Anteil am Gesamtumsatz | Kumulierter Wertanteil | |
|---|---|---|---|
| Kunde 4 | 100.000 € | 50 % | 50 % |
| Kunde 2 | 60.000 € | 30 % | (50+30=) 80 % |
| Kunde 1 | 20.000 € | 10 % | (80+10=) 90 % |
| Kunde 3 | 15.000 € | 7,5 % | (90+7,5=) 97,5 % |
| Kunde 5 | 5.000 € | 2,5 % | (97,5 +2,5=) 100 % |
5. Ordnen Sie die Objekte den Klassen zu!
Der kumulierte Wert ist ausschlaggebend für die Klassifizierung der untersuchten Objekte, also in diesem Fall der Kunden. Sie erkennen, dass Kunde 4 und Kunde 2 gemeinsam 80 Prozent Ihres Umsatzes ausmachen. Sie fallen damit in Klasse A, denn hier haben wir die Grenze auf 80 Prozent Umsatzanteil festgelegt. Auch ohne Kumulation ist schnell erkannt, dass Kunde 5 in Klasse C fällt: Sein Anteil liegt unter den definierten 5 Prozent. Die Kunden 1 und 3 machen damit Klasse B der ABC-Analyse aus.
Info
Visualisierung der ABC-Analyse via Lorenzkurve
Die Lorenzkurve ist ein Instrument der Statistik. Ihre Darstellung zeigt an, inwiefern bestimmte Anteile einer Gesamtmenge ungleich verteilt sind – zum Beispiel Einkommen in der Bevölkerung. Sie können die Lorenzkurve nutzen, um das Ergebnis Ihrer ABC-Analyse zum Schluss grafisch darzustellen und die Verteilung der ausgewerteten Objekte innerhalb Ihres Unternehmens auf einen Blick erkennen.
Praktische Einteilung: Einsatzbereiche der ABC-Analyse
Sie können die ABC-Analyse auf eine Vielzahl an Kategorien, Unternehmenskennzahlen und Objektarten anwenden. Sie können zum Beispiel:
- Logistik und Lagermanagement verbessern, indem Sie eine Kategorisierung der Warenein- und -ausgänge von ABC-Gütern vornehmen und Produkte gemäß ihrer Umschlaghäufigkeit im Lager positionieren.
- Ermitteln, welche Lieferanten welche Lieferdauer benötigen und so Ihr Bestellmanagement optimieren.
- Verbrauch und Bedarf in Sachen Materialwirtschaft analysieren – wie schon erwähnt besonders in Verbindung mit einer XYZ-Analyse.
- Das Kundenmanagement nicht nur auf Grundlage von Umsätzen, sondern auch von Faktoren wie Zufriedenheit gestalten.
- Mithilfe der ABC-Analyse Aufgaben oder Termine nach Ihrem Aufwand und Ihrer Dringlichkeit ordnen und so Ihre Zeiteinteilung verbessern.
- Auch ganze Projekte hinsichtlich Zeit-, Ressourcen- und Kostenaufwand auswerten und so Ihr Projektmanagement auf ein neues Level bringen.
- Ermitteln, welche Produktgruppen und Leistungen wirklich relevant für Ihren Umsatz sind und was es sich in welchem Umfang zu bewerben lohnt.
- Mitarbeitende in ihrem Betrieb im Rahmen des Personalmanagements hinsichtlich Leistung und Kosten bewerten und fundiert über Gehaltserhöhungen entscheiden.
Vor- und Nachteile der ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist ein praktisches, unkompliziertes und vielfältig einsetzbares Tool, um schnelle Übersichten zu bekommen. Allerdings hat auch die ABC-Analyse Vor- und Nachteile. Bedenken Sie zum Beispiel, dass die ABC-Analyse immer nur ein begrenztes und sehr vereinfachtes Bild einer Situation zeichnet. Bestimmte qualitative Aspekte bezieht die Auswertung nicht mit ein, z.B. Kaufhäufigkeiten oder Zahlungsverhalten von Kunden. Auch ist die ABC-Analyse nur sinnvoll, wenn eine gewisse Menge an Objekten vorliegt und sich die betrachteten Kenngrößen genügend unterscheiden. Faustregel: ab ca. 100-150 Untersuchungsobjekten. Eine ABC-Analyse von nur wenigen Kundinnen und Kunden, die alle nahezu denselben Anteil an Ihrem Gesamtumsatz haben, ist nicht wirklich zielführend.
Die Nachteile der ABC-Analyse auf einen Blick:
- Nur wenn die Einteilung in ABC auf ausreichend diversen Kennzeichen oder -zahlen beruht, liefert die Analyse brauchbare Ergebnisse.
- Da die Kennzahlen oft schwer zu erfassen sind, stützt sich die ABC-Analyse eher auf Annahmen als auf exakte Informationen.
- Die ABC-Analyse beschränkt sich auf den Status qQuo – zu möglichen Entwicklungen in der Zukunft liefert die Analyse keine Auskunft.
- Auch Aspekte wie die Qualität oder unternehmenspolitische Überlegungen finden keine Berücksichtigung.
- Die Analyse selbst führt zu keinen Handlungsempfehlungen, weshalb Sie Ihr weiteres Vorgehen eigenständig ableiten müssen.
Die Vorteile der ABC-Analyse auf einen Blick:
- Der Aufwand hält sich in Grenzen und die übersichtliche Trennung ist ausreichend, um mehrwertige Erkenntnisse zu gewinnen.
- Sie können die ABC-Analyse von Personal, über Produkte bis zu Kunden in den unterschiedlichsten Bereichen einsetzen.
- In vergleichsweise kurzer Zeit und ohne zusätzlichen Aufwand erhalten Sie Ergebnisse, die sich vielseitig nutzen lassen.
- Die ABC-Analyse beziehungsweise ihre Ergebnisse sind eine hervorragende Grundlage zum Erhöhen der Wirtschaftlichkeit.
