Definition
Definition: Was bedeutet Ablauforganisation?
Eine Ablauforganisation beschreibt alle Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Dazu gehören gleichermaßen Arbeitsprozesse und Informationsprozesse. Wann, wie, wo, womit und in welcher Reihenfolge erfolgen die einzelnen Arbeitsschritte? Darauf gibt eine detaillierte Ablauforganisation Antworten. Ziel ist es, für eine geordnete und zielgerichtete Umsetzung zu sorgen. Geläufig sind auch die Begriffe „Prozessmanagement“ oder „Workflow-Management“, die die gleiche Bedeutung haben.
Aufgaben der Ablauforganisation
Die optimale Abstimmung aller Arbeitsschritte, -prozesse und Teilaufgaben ist, einfach erklärt, die Aufgabe der Ablauforganisation. Mit ihr wird festgelegt, welche Schritte im Arbeitsprozess einzeln, parallel oder nacheinander ablaufen. Dabei berücksichtigt sie die Dimensionen Zeit, Raum, Personen, Maschinen und Sachmittel. Die Ablauforganisation ist außerdem eine Ergänzung zur Aufbauorganisation.
Ablauforganisation und Aufbauorganisation: Unterschiede und Differenzierung
Ablauf- und Aufbauorganisation werden oft miteinander verwechselt. Tatsächlich sind sie eng miteinander verbunden und stehen in einer Wechselbeziehung. Einige Kriterien machen es leicht, sie zu unterscheiden:
- Die Aufbauorganisation ist statisch. Sie organisiert und strukturiert Ihr Unternehmen. Arbeitsplätze schaffen, Abteilungen bilden, Aufgabenverteilung und Kompetenzen festlegen sind Teil der Aufbauorganisation. Sie bildet und beschreibt also statisch die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens.
- Die Ablauforganisation ist dynamisch. Sie gestaltet die Arbeitsprozesse und ordnet die Inhalte zeitlich und räumlich.
Welche Arten der Ablauforganisation gibt es?
Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Ablauforganisation erstellen möchten, haben Sie dazu verschiedene Möglichkeiten. Je nach Branche, Dienstleistung oder Produkt gilt es, die passende zu wählen oder auch eine Kombination aus mehreren.
Diese drei Arten der Ablauforganisation gibt es:
- zeitorientiert
- raumorientiert
- funktionsorientiert
Zeitorientierte Ablauforganisation
Bei der zeitorientierten Ablauforganisation legen Sie Beginn und Ende eines (Produktions-)Prozesses fest und bestimmen die jeweilige Dauer der einzelnen Schritte. Das Ziel ist ein zeitlich optimaler Ablauf, bei dem Sie die personellen, materiellen und technischen Gegebenheiten berücksichtigen. Diese Art der Organisation kann die Herstellung eines Produkts beschreiben, aber auch das effiziente Vorgehen bei einem Projekt.
Raumorientierte Ablauforganisation
Bei der raumorientierten Ablauforganisation stehen die kürzesten Wege im Vordergrund. Das betrifft z.B. Arbeits- und Produktionsschritte, Arbeitsobjekte, Materialien, Transport und auch den Informationsfluss. Eine Rolle spielen außerdem die Raumanordnung und die Gestaltung der Arbeitsplätze. Kurze Wege reduzieren die Durchlaufzeiten und sorgen für mehr Effizienz.
Funktionsorientierte Ablauforganisation
Bei der funktionsorientierten Ablauforganisation unterteilen Sie Arbeitsabläufe in einzelne Arbeitsschritte und legen die Reihenfolge fest. Das kann unterschiedlich detailliert sein. Produktionsverfahren und mechanische Arbeiten beispielsweise können oft sehr detailliert in viele Einzelschritte untergliedert werden. Geistige Tätigkeiten in der Regel etwas weniger. Die funktionsorientierte Ablauforganisation eignet sich auch sehr gut zur Reorganisation und Verbesserung bestehender Strukturen.
Konzepte der Ablauforganisation
Hinter einer Ablauforganisation stehen drei Konzepte, die als Grundlage dienen. Sie können einzeln oder kombiniert eingesetzt werden.
1. Arbeitsorganisation
Die Ablauforganisation als Arbeitsorganisation differenziert den Ablauf und den Aufbau der Arbeit. Hauptaufgaben unterteilen Sie in Unter- bzw. Teilaufgaben. Einzelne Arbeitsstufen sind dabei die kleinste Einheit. Die Arbeitsorganisation bildet die Grundlage für Arbeitsteilung und die Bildung von Abteilungen innerhalb eines Unternehmens. Ein logischer und sinnvoller Aufbau sowie Ablauf von Arbeitsschritten ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für wirtschaftliches Handeln. Eine gelungene Arbeitsorganisation wirkt sich positiv auf Ihre Mitarbeiter aus, da jeder seine Fähigkeiten einbringen kann und sich mit seiner Tätigkeit als Teil des Ganzen identifiziert.
2. Ablaufplan
Der Ablaufplan ist eine Weiterentwicklung der Arbeitsorganisation. Verschiedene Aspekte spielen eine Rolle: Die Qualifikation und Fähigkeiten eines Mitarbeiters sollten möglichst genau mit den übertragenen Aufgaben übereinstimmen. Die Reihenfolge von Arbeitsschritten, die zeitliche und räumliche Organisation sowie Bedingungen für Anfang, Ablauf und Transport fließen in die Planung ein. Kurze Wege sowie der sinnvolle Einsatz von Rohstoffen und Ressourcen sind weitere Faktoren. Nicht zuletzt sorgt ein transparenter Informationsfluss für Akzeptanz und Gelingen.
3. Prozessorganisation
Die prozessorientierte Ablauforganisation verknüpft und organisiert Arbeitsschritte stellenübergreifend. Dabei betrachten Sie die Organisation und Prozesse als Ganzheit. Die Prozessorganisation gliedert sich in drei Phasen:
- Prozessanalyse: den Ist-Zustand bestimmen
- Organisation: Arbeitsprozesse und -schritte auf einzelne Stellen übertragenen
- Team- und stellenübergreifende Koordination der Teilprozesse
Durch den dynamischen Prozess sind bei der prozessorientierten Ablauforganisation nachträgliche Verbesserungen jederzeit möglich. Bestehende Strukturen lassen sich ebenfalls reorganisieren.
Vorteile und Ziele der Ablauforganisation
Warum sollte man eine Ablauforganisation entwickeln und einsetzen? Immerhin ist es ein zeitaufwendiger und komplexer Prozess. Doch dieser Aufwand lohnt sich und zahlt sich langfristig aus.
Das können Sie mit einer durchdachten Ablauforganisation erreichen:
- Optimierte Prozesse und Arbeitsplätze steigern Produktivität und Effizienz
- Standardisierungen und Modellierungen reduzieren die Komplexität
- Reduktion von Durchlauf-, Warte-, Leer- und Verteilzeiten → höhere Termintreue
- Kosten sparen
- Optimierte Kapazitätsauslastung
- Verbesserte Qualität bei Auftragsbearbeitung, Produkten und Arbeitsbedingungen
- Weniger Fehler bei der Produktion und bei Entscheidungen durch klare Strukturen
Anleitung: So erstellen Sie eine Ablauforganisation
Die Entwicklung einer Ablauforganisation durchläuft drei Schritte:
- Systemanalyse: Ist-Zustand analysieren; vorhandene Schwachstellen erkennen und Anforderungen an das neue System festlegen
- Systemgestaltung: Entwicklung der neuen Ablauforganisation auf Basis der erkannten Schwachstellen und definierten Anforderungen
- Systemeinführung: praktische Umsetzung des neuen Systems; ggf. Schulung von Mitarbeitern sowie kleinere Anpassungen vornehmen
Checkliste: Einflussfaktoren
Interne und externe Einflussfaktoren müssen für die Ablauforganisation berücksichtigt werden. Das können sein:
Interne Einflussfaktoren:
- Mitarbeiterqualifikationen
- Unternehmenskultur, Hierarchien und Verhaltensregeln
- Art und Organisation der Produktion bzw. Dienstleistung
- Informationsmanagement und abteilungsübergreifende Kommunikation
- Menge und Art der zur Verfügung stehenden Sach- und Vermögenswerte
Externe Einflussfaktoren:
- Kundenbedürfnisse
- Verhalten von Wettbewerbern
- Marktsituation
- rechtliche, wirtschaftliche und soziale Bedingungen
- Umweltfaktoren
- Trends und technologische Fortschritte
- externe Lieferketten
Tipp
Legen Sie den Fokus auf das Wesentliche
Hier wird es schnell sehr komplex. Konzentrieren Sie sich deshalb zunächst auf die wichtigsten, insbesondere die internen Einflussfaktoren.
Darstellung einer Ablauforganisation
Diagramme sind wichtige Hilfsmittel, um Ablauforganisationen anschaulich und verständlich darzustellen. Dazu gibt es beispielsweise Projektmanagement-Software, mit der sogar Vorab-Simulationen möglich sind. Beispiele zur Darstellung einer Ablauforganisation:
Flussdiagramm
Flussdiagramme gehören schon lange zu den beliebtesten Varianten, eine Ablauforganisation darzustellen. Sie zeigen anschaulich, in welcher Reihenfolge was und von wem gemacht wird und wie sich der Gesamtverlauf gestaltet. Es sind vertikale und horizontale Diagramme möglich und selbst sehr komplexe Strukturen lassen sich gut abbilden.
Balken- und Säulendiagramm
Diese Darstellungsweise eignet sich besonders gut für die Zeitplanung und um die Dauer einzelner Arbeitsschritte darzustellen. In der Produktion kann das der Maschineneinsatz, die Raumbelegung oder der Einsatz von Arbeitskräften sein. Im Personalmanagement bekommt man einen Überblick über An- und Abwesenheit von Mitarbeitern, z. B. bei Urlaub oder Krankheit. Weitere Einsatzgebiete sind Inventur, Verwaltung, Marketing und Vertriebsmaßnahmen.
Netzplantechnik
Die Netzplantechnik kommt häufig im Projektmanagement zum Einsatz. Insbesondere große, umfangreiche Projekte lassen sich mit der Netzplantechnik organisatorisch verwalten und veranschaulichen. Die Netzplantechnik erfasst alle erforderlichen Vorgänge und Arbeitsschritte inkl. Zeitplan und Zuordnung zu verantwortlichen Mitarbeitern.
Arbeitsablaufkarte
Arbeitsablaufkarten eignen sich, um alle notwendigen Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge inkl. Zeitrahmen aufzulisten. Das funktioniert am besten mit Tabellen. Arbeitsablaufkarten sind übersichtlich sowie leicht verständlich und Mitarbeiter können nach deren Verrichtung Arbeitsschritte einfach abhaken.
