Definition
Definition: Was bedeutet Ablauforganisation?
Eine Ablauforganisation beschreibt alle Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Dazu gehören gleichermaßen Arbeitsprozesse und Informationsprozesse. Wann, wie, wo, womit und in welcher Reihenfolge erfolgen die einzelnen Arbeitsschritte? Darauf gibt eine detaillierte Ablauforganisation Antworten. Ziel ist es, für eine geordnete und zielgerichtete Umsetzung zu sorgen. Geläufig sind auch die Begriffe „Prozessmanagement“ oder „Workflow-Management“, die die gleiche Bedeutung haben.
Die Ablauforganisation ist nicht mit der Aufbauorganisation gleichzusetzen. Bei der Aufbauorganisation werden Abteilungen und Stellen gebildet sowie Aufgaben und Kompetenzen verteilt.
Im Rahmen der Ablauforganisation werden die Arbeitsprozesse innerhalb der Abteilungen und Aufgaben gestaltet. Das passiert anhand von Aufgaben, die die Ablauforganisation ausmachen.
Aufgaben der Ablauforganisation
Die optimale Abstimmung aller Arbeitsschritte, -prozesse und Teilaufgaben ist, einfach erklärt, die Aufgabe der Ablauforganisation. Mit ihr wird festgelegt, welche Schritte im Arbeitsprozess einzeln, parallel oder nacheinander ablaufen. Im Vorfeld wird der Arbeitsprozess beschrieben, der als Vorlage für die Festlegung der verschiedenen Schritte dient.
Dabei berücksichtigt die Ablauforganisation die Dimensionen Zeit, Raum, Personen, Maschinen und Sachmittel. Die Ablauforganisation ist außerdem eine Ergänzung zur Aufbauorganisation.
Ablauforganisation und Aufbauorganisation: Beispiele und Unterschiede
Ablauf- und Aufbauorganisation werden oft miteinander verwechselt. Tatsächlich sind sie eng miteinander verbunden und stehen in einer Wechselbeziehung. Einige Kriterien machen es leicht, sie zu unterscheiden:
- Die Aufbauorganisation ist statisch. Sie organisiert und strukturiert Ihr Unternehmen. Arbeitsplätze schaffen, Abteilungen bilden, Aufgabenverteilung und Kompetenzen festlegen sind Teil der Aufbauorganisation. Sie bildet und beschreibt also statisch die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens.
- Die Ablauforganisation ist dynamisch. Sie gestaltet die Arbeitsprozesse und ordnet die Inhalte zeitlich und räumlich.
Beispiele für einen Arbeitsablauf
Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Ablauforganisation erstellen möchten, haben Sie dazu verschiedene Möglichkeiten. Je nach Branche, Dienstleistung oder Produkt gilt es, die passende zu wählen oder auch eine Kombination aus mehreren. Die Ablauforganisation orientiert sich an vier Aufgaben:
Arbeitsinhalt
Die Arbeitsschritte werden so angeordnet, dass der Ablauf sinnvoll und möglichst effizient ist.
Fallbeispiel: Eine Holzmöbelfabrik stellt Stühle her, wobei der Ablauf in einer bestimmten Reihenfolge vorgesehen ist. Das Holz wird bearbeitet und in die richtige Form gebracht, die einzelnen Teile werden zusammengefügt und am Ende wird der Stuhl gepolstert.
Eine andere Reihenfolge ist nicht möglich, weil das Verleimen erst nach der Holzverarbeitung durchgeführt werden kann. In der Holzverarbeitung selbst gibt es ebenfalls einzelne Arbeitsschritte, wie das Sägen, Drechseln oder Schleifen.
Die Details der Ablauforganisation obliegen jedem Unternehmen selbst. Sinnvoll ist es, die Abläufe so sinnvoll wie möglich zu optimieren.
Arbeitsraum
Der räumliche Arbeitsablauf bezieht sich auf den Ort der Arbeit. Dieser ist der Art der Arbeit anzupassen.
In der Holzmöbelwerkstatt muss demnach ausreichend Platz für Werkzeuge und Maschinen vorhanden sein. Säge, Feile oder Drechselbank befinden sich idealerweise an einem Ort.
Des Weiteren sind Transportwege so kurz wie möglich zu halten. Befinden sich Werkstatt und Polsterei an unterschiedlichen Standorten, ist der Transport zur Weiterverarbeitung sehr umständlich.
Arbeitszeit
Der zeitliche Ablauf ist über drei Schritte definiert:
- Zeitfolge der einzelnen Teilaufgaben
- Zeitdauer der einzelnen Teilaufgaben
- Termin zur Fertigstellung
Nehmen wir an, dass die Holzbearbeitung doppelt so lange dauert , wie das Zusammensetzen des Stuhls und die Polsterung.
Für eine effizientere Arbeitsweise hinsichtlich Arbeitszeit ergibt es Sinn, die Arbeitskraft bei der Holzbearbeitung zu verdoppeln. So würden mehr Stühle in derselben Zeit fertig, weil die Zusammensetzung und Polsterei noch Kapazitäten für die doppelte Menge frei haben.
Arbeitszuordnung
Die Arbeitszuordnung zielt darauf ab, Aufgaben und Teilaufgabengezielt auf sinnvolle Weise an einzelne Personen oder Gruppen zu verteilen.
In der Holzwerkstatt gibt es dafür zwei Möglichkeiten:
- Der Auftrag für 10 Stühle kann an die gesamte Gruppe vergeben werden.
- Der Auftrag für 10 Stühle kann anhand der einzelnen Teilaufgaben vergeben werden und jede Person bekommt einen eigenen Auftrag zugewiesen.
Bei der Gruppenzuteilung fertigt die Werkstatt 10 Stühle, wobei ein Arbeitnehmer einen gesamten Stuhl herstellt und somit jeden einzelnen Arbeitsinhalt bzw. Arbeitsschritt übernimmt.
Bei der Einzelzuteilung bekommt jeder Arbeitnehmer eine separate Aufgabe, die einen Arbeitsschritt beinhaltet. So z. B. das Polstern, Leimen oder Schleifen.
Welche Aufteilung am besten ist, hängt vom jeweiligen Unternehmen, von den Produkten bzw. Dienstleistungen und den Erfahrungen des Arbeitsteams ab.
Arten der Ablauforganisation
- zeitorientiert
- raumorientiert
- funktionsorientiert
Zeitorientierte Ablauforganisation
Bei der zeitorientierten Ablauforganisation legen Sie Beginn und Ende eines (Produktions-)Prozesses fest und bestimmen die jeweilige Dauer der einzelnen Schritte. Das Ziel ist ein zeitlich optimaler Ablauf, bei dem Sie die personellen, materiellen und technischen Gegebenheiten berücksichtigen. Diese Art der Organisation kann die Herstellung eines Produkts beschreiben, aber auch das effiziente Vorgehen bei einem Projekt.
Raumorientierte Ablauforganisation
Bei der raumorientierten Ablauforganisation stehen die kürzesten Wege im Vordergrund. Das betrifft z.B. Arbeits- und Produktionsschritte, Arbeitsobjekte, Materialien, Transport und auch den Informationsfluss. Eine Rolle spielen außerdem die Raumanordnung und die Gestaltung der Arbeitsplätze. Kurze Wege reduzieren die Durchlaufzeiten und sorgen für mehr Effizienz.
Funktionsorientierte Ablauforganisation
Bei der funktionsorientierten Ablauforganisation unterteilen Sie Arbeitsabläufe in einzelne Arbeitsschritte und legen die Reihenfolge fest. Das kann unterschiedlich detailliert sein. Produktionsverfahren und mechanische Arbeiten beispielsweise können oft sehr detailliert in viele Einzelschritte untergliedert werden. Geistige Tätigkeiten in der Regel etwas weniger. Die funktionsorientierte Ablauforganisation eignet sich auch sehr gut zur Reorganisation und Verbesserung bestehender Strukturen.
Konzepte der Ablauforganisation
Hinter einer Ablauforganisation stehen drei Konzepte, die als Grundlage dienen. Sie können einzeln oder kombiniert eingesetzt werden.
1. Arbeitsorganisation
Die Ablauforganisation als Arbeitsorganisation differenziert den Ablauf und den Aufbau der Arbeit. Hauptaufgaben unterteilen Sie in Unter- bzw. Teilaufgaben. Einzelne Arbeitsstufen sind dabei die kleinste Einheit. Die Arbeitsorganisation bildet die Grundlage für Arbeitsteilung und die Bildung von Abteilungen innerhalb eines Unternehmens. Ein logischer und sinnvoller Aufbau sowie Ablauf von Arbeitsschritten ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für wirtschaftliches Handeln. Eine gelungene Arbeitsorganisation wirkt sich positiv auf Ihre Mitarbeiter aus, da jeder seine Fähigkeiten einbringen kann und sich mit seiner Tätigkeit als Teil des Ganzen identifiziert.
2. Ablaufplan
Der Ablaufplan ist eine Weiterentwicklung der Arbeitsorganisation. Verschiedene Aspekte spielen eine Rolle: Die Qualifikation und Fähigkeiten eines Mitarbeiters sollten möglichst genau mit den übertragenen Aufgaben übereinstimmen. Die Reihenfolge von Arbeitsschritten, die zeitliche und räumliche Organisation sowie Bedingungen für Anfang, Ablauf und Transport fließen in die Planung ein. Kurze Wege sowie der sinnvolle Einsatz von Rohstoffen und Ressourcen sind weitere Faktoren. Nicht zuletzt sorgt ein transparenter Informationsfluss für Akzeptanz und Gelingen.
3. Prozessorganisation
Die prozessorientierte Ablauforganisation verknüpft und organisiert Arbeitsschritte stellenübergreifend. Dabei betrachten Sie die Organisation und Prozesse als Ganzheit. Die Prozessorganisation gliedert sich in drei Phasen:
- Prozessanalyse: den Ist-Zustand bestimmen
- Organisation: Arbeitsprozesse und -schritte auf einzelne Stellen übertragenen
- Team- und stellenübergreifende Koordination der Teilprozesse
Durch den dynamischen Prozess sind bei der prozessorientierten Ablauforganisation nachträgliche Verbesserungen jederzeit möglich. Bestehende Strukturen lassen sich ebenfalls reorganisieren.
Vorteile und Ziele der Ablauforganisation
Warum sollte man eine Ablauforganisation entwickeln und einsetzen? Immerhin ist es ein zeitaufwendiger und komplexer Prozess. Doch dieser Aufwand lohnt sich und zahlt sich langfristig aus.
Das können Sie mit einer durchdachten Ablauforganisation erreichen:
- Optimierte Prozesse und Arbeitsplätze steigern Produktivität und Effizienz
- Standardisierungen und Modellierungen reduzieren die Komplexität
- Reduktion von Durchlauf-, Warte-, Leer- und Verteilzeiten → höhere Termintreue
- Kosten sparen
- Optimierte Kapazitätsauslastung
- Verbesserte Qualität bei Auftragsbearbeitung, Produkten und Arbeitsbedingungen
- Weniger Fehler bei der Produktion und bei Entscheidungen durch klare Strukturen
Welche Ziele verfolgt die Ablauforganisation?
Vorrangiges Ziel der Ablauforganisation ist die Steigerung der Wirtschaftlichkeit. Die optimale Kapazitätsauslastung sorgt dafür, dass alle Abteilungen und alle Mitarbeiter Hand in Hand arbeiten und ein guter Workflow entsteht. Das funktioniert nur, wenn vor allem die zeitlichen Abläufe perfekt aufeinander abgestimmt sind.
Die Reduzierung der Verteil-, Warte-, Leer- und Durchlaufzeiten auf ein Minimum entsteht, wenn der Lagerbestand perfekt auf die Arbeitseffizienz abgestimmt ist. Das bedeutet, dass immer genau so viel Material zur Verfügung steht, wie benötigt wird.
Das Dilemma der Ablauforganisation
Die optimale Kapazitätsauslastung und die Reduzierung der Durchlaufzeiten stehen in einem Konflikt zueinander – auch das Dilemma der Ablauforganisation genannt.
Damit die Kapazitätsauslastung optimiert werden kann, müssen die Lagerbestände immer groß genug sein, um keinen Leerlauf entstehen zu lassen. Ein Leerlauf stoppt Kapazitätsauslastung, weil ohne Material nicht gearbeitet werden kann.
Deshalb ist es wichtig, bei der Ablauforganisation immer darauf zu achten, dass alles in einem Gleichgewicht miteinander fungiert.
Das Dilemma der Ablaufplanung beschreibt die Unvereinbarkeit zwischen Durchlauf- bzw. Leerzeitoptimierung und Optimierung der Kapazitätsauslastung. In der Praxis ist ein Durchlauf der Roh- und Hilfsstoffe oft nicht möglich.
Anleitung: So erstellen Sie eine Ablauforganisation
Die Entwicklung einer Ablauforganisation durchläuft drei Schritte:
- Systemanalyse: Ist-Zustand analysieren; vorhandene Schwachstellen erkennen und Anforderungen an das neue System festlegen
- Systemgestaltung: Entwicklung der neuen Ablauforganisation auf Basis der erkannten Schwachstellen und definierten Anforderungen
- Systemeinführung: praktische Umsetzung des neuen Systems; ggf. Schulung von Mitarbeitern sowie kleinere Anpassungen vornehmen
Checkliste: Einflussfaktoren
Interne und externe Einflussfaktoren müssen für die Ablauforganisation berücksichtigt werden. Das können sein:
Interne Einflussfaktoren:
- Mitarbeiterqualifikationen
- Unternehmenskultur, Hierarchien und Verhaltensregeln
- Art und Organisation der Produktion bzw. Dienstleistung
- Informationsmanagement und abteilungsübergreifende Kommunikation
- Menge und Art der zur Verfügung stehenden Sach- und Vermögenswerte
Externe Einflussfaktoren:
- Kundenbedürfnisse
- Verhalten von Wettbewerbern
- Marktsituation
- rechtliche, wirtschaftliche und soziale Bedingungen
- Umweltfaktoren
- Trends und technologische Fortschritte
- externe Lieferketten
Tipp
Legen Sie den Fokus auf das Wesentliche
Hier wird es schnell sehr komplex. Konzentrieren Sie sich deshalb zunächst auf die wichtigsten, insbesondere die internen Einflussfaktoren.
Darstellung einer Ablauforganisation
Diagramme sind wichtige Hilfsmittel, um Ablauforganisationen anschaulich und verständlich darzustellen. Dazu gibt es beispielsweise Projektmanagement-Software, mit der sogar Vorab-Simulationen möglich sind. Beispiele zur Darstellung einer Ablauforganisation:
Flussdiagramm
Flussdiagramme gehören schon lange zu den beliebtesten Varianten, eine Ablauforganisation darzustellen. Sie zeigen anschaulich, in welcher Reihenfolge was und von wem gemacht wird und wie sich der Gesamtverlauf gestaltet. Es sind vertikale und horizontale Diagramme möglich und selbst sehr komplexe Strukturen lassen sich gut abbilden.
Balken- und Säulendiagramm
Diese Darstellungsweise eignet sich besonders gut für die Zeitplanung und um die Dauer einzelner Arbeitsschritte darzustellen. In der Produktion kann das der Maschineneinsatz, die Raumbelegung oder der Einsatz von Arbeitskräften sein. Im Personalmanagement bekommt man einen Überblick über An- und Abwesenheit von Mitarbeitern, z. B. bei Urlaub oder Krankheit. Weitere Einsatzgebiete sind Inventur, Verwaltung, Marketing und Vertriebsmaßnahmen.
Netzplantechnik
Die Netzplantechnik kommt häufig im Projektmanagement zum Einsatz. Insbesondere große, umfangreiche Projekte lassen sich mit der Netzplantechnik organisatorisch verwalten und veranschaulichen. Die Netzplantechnik erfasst alle erforderlichen Vorgänge und Arbeitsschritte inkl. Zeitplan und Zuordnung zu verantwortlichen Mitarbeitern.
Arbeitsablaufkarte
Arbeitsablaufkarten eignen sich, um alle notwendigen Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge inkl. Zeitrahmen aufzulisten. Das funktioniert am besten mit Tabellen. Arbeitsablaufkarten sind übersichtlich sowie leicht verständlich und Mitarbeiter können nach deren Verrichtung Arbeitsschritte einfach abhaken.
