Zusammenfassung
Arbeitsmittel im Überblick
- Arbeitsmittel umfassen Gegenstände wie Werkzeuge, Laptops oder Fachbücher.
- Der Arbeitgeber ist für die Bereitstellung und Instandhaltung verantwortlich.
- Steuerliche Abzüge sind möglich, wenn Arbeitsmittel ausschließlich beruflich genutzt werden.
- Sozialversicherungsrechtliche Regelungen orientieren sich am Steuerrecht.
- Privatnutzung von Arbeitsmitteln kann zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen.
Definition
Was sind Arbeitsmittel?
Arbeitsmittel sind alle Gegenstände, die ein Arbeitnehmer zur Erfüllung seiner beruflichen Aufgaben benötigt. Hierzu zählen beispielsweise Werkzeuge, elektronische Geräte, Berufskleidung oder Fahrzeuge. Arbeitsmittel können sowohl vom Arbeitgeber gestellt als auch vom Arbeitnehmer auf eigene Kosten angeschafft werden. Steuerlich und sozialversicherungsrechtlich werden Arbeitsmittel je nach Art der Nutzung – privat oder beruflich – unterschiedlich bewertet.
Gesetzliche Grundlagen und Vorschriften: Arbeitsrechtliche Einordnung von Arbeitsmitteln
Arbeitsmittel sind im Besitz des Arbeitgebers, doch der Arbeitnehmer nutzt sie im Rahmen seiner Tätigkeit. Daraus ergeben sich rechtliche Pflichten und Einschränkungen, insbesondere in Bezug auf den Besitz, die Nutzung und die Rückgabe.
Besitzverhältnisse und Rückgabepflichten
Ein Arbeitnehmer, dem Arbeitsmittel vom Arbeitgeber gestellt werden, ist Besitzdiener (§ 855 BGB). Das bedeutet:
- Die Arbeitsmittel gehören dem Arbeitgeber.
- Der Arbeitnehmer darf sie nicht eigenmächtig behalten oder einem Dritten überlassen.
- Ein Verstoß kann eine außerordentliche Kündigung rechtfertigen.
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitnehmer die Arbeitsmittel zurückgeben. Dies gilt auch dann, wenn er gegen eine fristlose Kündigung klagt. Eine Ausnahme besteht nur, wenn ihm ein Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlassen wurde.
Pflege, Instandhaltung und Haftung
Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung für die Instandhaltung der Arbeitsmittel. Arbeitnehmer müssen diese pfleglich behandeln und bestimmungsgemäß nutzen.
Bei fahrlässiger Beschädigung kann der Arbeitgeber Ersatz verlangen. Muss der Arbeitnehmer eine dringende Reparatur übernehmen, hat er Anspruch auf Kostenerstattung.
Wichtige Regelung: Wenn Arbeitsmittel auch privat genutzt werden, muss der geldwerte Vorteil in der Regel als Arbeitslohn versteuert werden.
Typische Arbeitsmittel:
- Smartphones
- Laptops
- Aktentasche
- Schreibtisch
- Fachliteratur
- Berufskleidung
Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Arbeitsmitteln
Solange der Arbeitgeber die Arbeitsmittel bereitstellt, bleibt die Lohnsteuer unverändert. Nutzt der Arbeitnehmer die Arbeitsmittel jedoch kostenlos oder vergünstigt für private Zwecke, muss er diesen Vorteil als Arbeitslohn versteuern.
Übernimmt der Arbeitnehmer selbst Aufwendungen für Arbeitsmittel, kann er diese als Werbungskosten geltend machen. Dies gilt ebenso für Betriebs- und Unterhaltskosten. Die Beitragszahlung zur Sozialversicherung richtet sich nach der lohnsteuerlichen Behandlung: Steuerfreie Arbeitsmittel sind auch sozialversicherungsfrei, während lohnsteuerpflichtige Vorteile grundsätzlich auch beitragspflichtig sind.
Ausstattung im Homeoffice: Pflichten des Arbeitgebers
Ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz ist essenziell für konzentriertes und gesundes Arbeiten. Während digitale Nomaden oft flexibel arbeiten, erfordert die dauerhafte Homeoffice-Nutzung eine professionelle Ausstattung, die der Arbeitgeber in der Regel stellen muss, wenn sie nicht selbstverständlich vorausgesetzt werden kann.
Steht kein Arbeitsplatz für Mitarbeiter im Unternehmen zur Verfügung, kann das Unternehmen verpflichtet sein, entweder den genutzten Raum anzumieten oder eine Kostenpauschale für Miete, Strom, Heizung und Unterhalt zu zahlen. Die konkrete Ausstattung des Homeoffice ist Verhandlungssache und sollte schriftlich festgehalten werden.
Ein dauerhaft genutzter Homeoffice-Arbeitsplatz unterliegt den Arbeitsschutzbestimmungen. Je nach Tätigkeit gelten Vorgaben zur Raumgröße, Beleuchtung, Möblierung und technischer Ausstattung. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Einhaltung dieser Vorschriften zu überwachen und regelmäßig zu prüfen.
Eine Umfrage zeigt, dass nur wenige Unternehmen ein zusätzliches Budget für ergonomische Möbel bereitstellen. Doch ein rückenschonender Stuhl, ein höhenverstellbarer Tisch sowie ein leistungsfähiges Notebook mit entsprechender Software sind essenziell für eine produktive und gesunde Arbeit im Homeoffice.
Arbeitsplatz und Arbeitsmittel im Coworking Space
Coworking Spaces bieten eine flexible Arbeitsumgebung für Mitarbeiter, die Arbeit und Privatleben trennen möchten. Allerdings steigt der Abstimmungsaufwand, wenn Teammitglieder an verschiedenen Orten arbeiten oder sich einen gemeinsamen Coworking Space unter Kollegen teilen. Wer viel telefoniert, regelmäßig Dokumente transportieren muss oder flexible Arbeitszeiten benötigt, wird dort möglicherweise nicht optimal arbeiten können – in diesem Fall kann das Homeoffice die bessere Alternative sein.
Kostenübernahme des Coworking Spaces durch den Arbeitgeber
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für einen Coworking Space, kann dies als steuerfreie Betriebsausgabe gelten, wenn die Anmietung direkt durch das Unternehmen erfolgt. Zahlt der Arbeitgeber den Coworking Space nicht direkt, sondern zunächst der Mitarbeiter selbst und erhält eine Erstattung, kann dies als steuerpflichtiger Arbeitslohn gewertet werden. Daher sollten auch im Falle von Coworking klare, schriftliche Regelungen zur Kostenübernahme im Arbeitsvertrag getroffen werden.
Mix von Homeoffice und Präsenz-Meeting
Wir empfehlen, von Anfang an festzulegen, dass Ihr Team sich auch „live“ trifft, und zwar regelmäßig und zu festgelegten Zwecken, um sich und die gemeinsamen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren und zu einer Firmenmannschaft zusammenzuwachsen, auch wenn ein Coworking Space oder das Homeoffice der Arbeitsplatz der Wahl für alle ist.
Es lohnt sich, diese Vereinbarungen professionell aufzusetzen und jedes Detail zu beachten: Werden gleichlautende Homeoffice Regelungen für alle Mitarbeitenden getroffen, ist nach einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Düsseldorf (10.09.2014 – 12 Sa 505/14) die Beendigung der Homeoffice-Beschäftigung nämlich nicht mehr ohne weiteres möglich.
Sie sollten sich daher rechtlich beraten lassen und dafür sorgen, dass Ihre Vereinbarungen so flexibel sind, wie Sie selbst – wenn Ihr Business wächst, möchten Sie ganz nach Bedarf ins Coworking oder ins Homeoffice wechseln können, ohne dass Mitarbeitende sich rechtlich gegen die Aufgabe eines gewohnten Platzes auf dem heimischen Sofa wehren können.
Als die Person mit der unternehmerischen und finanziellen Verantwortung sollten Sie sich solche Optionen grundsätzlich offenhalten: Denn nur wenn Ihre Firma blüht und gedeiht, gibt es schließlich langfristig überhaupt Arbeitsplätze, über deren Location man sich Gedanken machen kann.
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung
- Arbeitsrecht: Es gibt keine eigenständige gesetzliche Grundlage für die Behandlung von Arbeitsmitteln. Die rechtlichen Regelungen ergeben sich aus dem allgemeinen Schuldrecht und dem Sachrecht.
- Lohnsteuer: Nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG zählen Aufwendungen für Arbeitsmittel zu den Werbungskosten, wenn sie nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden. Das Aufteilungs- und Abzugsverbot nach § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG untersagt den Abzug von Kosten, wenn das Arbeitsmittel auch der privaten Lebensführung dient.
- Sozialversicherung: Die sozialversicherungsrechtliche Einordnung orientiert sich an der lohnsteuerlichen Behandlung. § 14 Abs. 1 SGB IV definiert den Begriff des Arbeitsentgelts. § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV klärt den Unterschied zwischen lohnsteuerfreien und beitragspflichtigen Entgeltbestandteilen.
Info
Arbeitsplatz muss groß genug sein
Egal, ob im Firmenbüro oder im Coworking Space: Gemäß Arbeitsstättenverordnung muss einem Angestellten eine Arbeitsfläche von mindestens 8 Quadratmetern in einer Räumlichkeit zur Verfügung stehen. Pro zusätzlichen Mitarbeiter und Arbeitsplatz sieht die Verordnung mindestens weitere 6 qm vor. Bei Großraumbüros liegt der Richtwert für einen Arbeitsplatz sogar bei 12 bis 15 Quadratmetern.
Kurzübersicht zur steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung von Arbeitsmitteln
| Arbeitsmittel / Nutzung | Sozialversicherung | Lohnsteuer |
|---|---|---|
|
Auszahlung von Werkzeuggeld (sofern lohnsteuerfrei) | frei | frei |
| Privatnutzung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte (sofern lohnsteuerfrei) | frei | frei |
| Privatnutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte | frei | frei |
|
Arbeitsmittel, unentgeltliche berufliche Nutzung (sofern lohnsteuerfrei) | frei | frei |
Arbeitsrechtliche Regelungen zu Arbeitsmitteln
Besitzverhältnisse und Arbeitnehmer als Besitzdiener
Ein Arbeitnehmer, dem der Arbeitgeber Arbeitsmittel zur Verfügung stellt, ist nach § 855 BGB Besitzdiener. Das bedeutet:
- Er übt die tatsächliche Gewalt über die Arbeitsmittel für den Arbeitgeber aus.
- Entzieht er dem Arbeitgeber den Besitz, handelt er rechtswidrig und begeht verbotene Eigenmacht.
- Dies kann eine außerordentliche Kündigung rechtfertigen.
Gegenüber betriebsfremden Dritten kann der Arbeitnehmer das Besitzrecht des Arbeitgebers verteidigen (Besitzwehr gemäß § 860 BGB). Wird das Arbeitsmittel jedoch von einem anderen Arbeitnehmer des gleichen Betriebs genutzt, um eine dienstliche Aufgabe zu erfüllen, entfällt dieses Recht.
Rückgabepflicht von Arbeitsmitteln
Der Arbeitnehmer muss Arbeitsmittel jederzeit auf Verlangen des Arbeitgebers zurückgeben. Dies gilt insbesondere bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
- Dienstwagen: Wurde dem Arbeitnehmer ein Dienstwagen ausschließlich beruflich zur Verfügung gestellt, muss er ihn sofort zurückgeben, auch wenn er gegen eine fristlose Kündigung klagt.
- Ist ihm der Pkw auch zur privaten Nutzung überlassen, darf er ihn bis zur endgültigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses behalten.
Verweigert der Arbeitnehmer die Rückgabe, kann der Arbeitgeber:
- Auf Herausgabe klagen,
- Eine Auskunftserteilung sowie eine eidesstattliche Versicherung über den Verbleib der Arbeitsmittel verlangen.
Kommt es zur verspäteten Rückgabe, kann der Arbeitgeber Schadensersatz oder eine Nutzungsentschädigung geltend machen. Ein Zurückbehaltungsrecht an den Arbeitsmitteln hat der Arbeitnehmer nicht, selbst wenn ihm noch Lohn oder andere Forderungen zustehen.
Instandhaltung und Instandsetzung von Arbeitsmitteln
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitsmittel in einem einwandfreien Zustand zu halten.
- Er muss sicherstellen, dass keine Gefahren von den Arbeitsmitteln ausgehen.
- Werden defekte Arbeitsmittel nicht instand gesetzt, kann er zum Schadensersatz verpflichtet sein.
Der Arbeitnehmer muss:
- Die Arbeitsmittel ordnungsgemäß nutzen und pfleglich behandeln.
- Keine eigenmächtigen Reparaturen durchführen, es sei denn, es liegt ein dringender Notfall vor.
Übernimmt der Arbeitnehmer notwendige Reparaturen oder Wartungen, die eigentlich der Arbeitgeber zu verantworten hat, kann er Ersatz der entstandenen Kosten verlangen.
Lohnsteuerliche Behandlung von Arbeitsmitteln
Die steuerliche Einordnung von Arbeitsmitteln hängt von ihrer Nutzung ab. Entscheidend ist, ob sie ausschließlich beruflich oder auch privat genutzt werden und ob sie vom Arbeitgeber gestellt oder vom Arbeitnehmer selbst finanziert werden.
Ausschließlich berufliche Nutzung
Arbeitsmittel sind steuerlich absetzbar, wenn sie nahezu ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden. Eine private Nutzung bis zu 10 % ist steuerlich unschädlich.
- Geräte oder Gegenstände, die eindeutig für die berufliche Tätigkeit bestimmt sind, gelten als Arbeitsmittel.
- Bei Wirtschaftsgütern mit möglicher privater Nutzung ist die Abgrenzung schwieriger, und eine steuerliche Anerkennung kann problematisch sein.
Arbeitsmittel als Arbeitslohn
Unentgeltliche berufliche Nutzung
Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Arbeitsmittel ausschließlich zur Nutzung am Arbeitsplatz, gilt dies nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Das Gleiche gilt, wenn der Arbeitnehmer Arbeitsmittel selbst kauft und der Arbeitgeber die Kosten erstattet.
Steuerfrei sind insbesondere:
- Erstattungen für Werkzeuggeld
- Aufwendungen für typische Berufskleidung
Nutzung außerhalb des Betriebs
Übereignet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Arbeitsmittel zur freien Verfügung (z. B. als Geschenk), kann dies einen geldwerten Vorteil darstellen und steuerpflichtig sein.
- Eine steuerpflichtige Lohnversteuerung erfolgt, wenn keine betriebliche Zweckbindung vorliegt.
- Wird ein Arbeitsmittel privat in der Wohnung aufbewahrt, muss der Arbeitnehmer den beruflichen Nutzungsanteil nachweisen, insbesondere bei Multimediageräten wie Tablets oder Musikinstrumenten.
Private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte
Die private Nutzung von betrieblichen IT- und Telekommunikationsgeräten ist steuerfrei, unabhängig vom beruflichen Anteil. Dies gilt auch für Software, wenn sie im Betrieb verwendet wird.
Nicht steuerfrei sind hingegen:
- Computerspiele, da sie keinen betrieblichen Bezug haben
- IT-Dienstleistungen außerhalb der Installation oder Inbetriebnahme durch den IT-Service des Arbeitgebers
Der Arbeitnehmer kann selbst getragene berufliche Kosten als Werbungskosten absetzen. Beispiele für begünstigte Geräte und Zubehör:
| Steuerfreie Geräte | Begünstigtes Zubehör | Begünstigte Software |
|---|---|---|
| Computer, Laptops, Tablets | Monitore, Drucker, Scanner | Betriebssysteme |
| Smartphones | Netzwerkgeräte (Router, Modem, Switches) | Browser und Virenschutzprogramme |
| ISDN-, SIM-, UMTS- und LTE-Karten | Software mit Volumenlizenzvereinbarung (z. B. Home-Use-Programme) | |
| Ladegeräte und Transporttaschen |
Nicht begünstigte Geräte: Nicht steuerfrei sind elektronische Geräte, die keinen primären betrieblichen Zweck haben, darunter:
- Smart-TVs und Spielkonsolen
- MP3-Player und Spielautomaten
- E-Book-Reader
- Digitalkameras und Videokameras
- Navigationsgeräte im Pkw
Arbeitsmittel als Werbungskosten
Checkliste Werbungskosten
- Nachweise über Fahrtkosten, Kilometernachweise
- Beiträge zu Berufsverbänden (Gewerkschaften)
- Belege / Quittungen für Arbeitsmittel
- Belege / Quittungen für typische Berufskleidung
- Anwendungen für ein Arbeitszimmer
- Reisekosten (Bescheinigung Arbeitgeber, Erstattungen)
- Aufwendungen für berufliche Fortbildung, z. B. zum Meister oder Fachwirt, Studienkosten bei vorhandener Erstausbildung
- Bewerbungskosten
- Umzugskosten bei beruflicher Veranlassung
- Doppelte Haushaltsführung (Mietvertrag Zweitwohnung und Zahlungsnachweise)
- Steuerberatungskosten, z.B. Beitrag von Lohnsteuerhilfevereinen
Ausschließlich berufliche Nutzung
Übernimmt der Arbeitnehmer selbst Kosten für Arbeitsmittel, kann er diese als Werbungskosten absetzen. Voraussetzung ist, dass die Arbeitsmittel ausschließlich für die Berufsausübung genutzt werden. Dazu zählen beispielsweise:
- Typische Berufskleidung
- Fachbücher und Fachzeitschriften
- Werkzeuge
Auch Arbeitnehmer, die überwiegend im Büro arbeiten, können Aufwendungen für Computer, Drucker oder Büromaterial steuerlich geltend machen.
Abzugsfähige Werbungskosten
Arbeitsmittel, die nach dem 31.12.2017 angeschafft wurden, unterliegen folgenden Regelungen:
- Nettoanschaffungskosten bis 800 EUR: Sofortiger voller Abzug als Werbungskosten im Jahr der Anschaffung.
- Nettoanschaffungskosten über 800 EUR: Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer.
Erfolgt der Kauf eines nicht sofort abzugsfähigen Arbeitsmittels innerhalb eines Kalenderjahres, darf nur der anteilige Jahresbetrag abgesetzt werden. Auch eine außergewöhnliche technische Abnutzung (z. B. schneller Wertverlust eines Computers) kann steuerlich berücksichtigt werden, selbst wenn der Marktwert nicht vollständig verloren geht.
Gemischt genutzte Wirtschaftsgüter
Wird ein Arbeitsmittel sowohl beruflich als auch privat genutzt, ist ein voller Werbungskostenabzug ausgeschlossen.
- Eine trennbare Nutzung kann anteilig abgesetzt werden.
- Eine Schätzung der beruflichen Nutzung ist steuerlich nicht zulässig.
- Ist die berufliche Nutzung nicht klar nachweisbar oder nur geringfügig, zählen die Kosten zur privaten Lebensführung.
Umwidmung privater Gegenstände für berufliche Zwecke
Nutzt ein Arbeitnehmer einen zuvor privat angeschafften Gegenstand später beruflich, kann er die Anschaffungskosten nachträglich, als Werbungskosten geltend machen.
- Die Abschreibung erfolgt auf Basis der ursprünglichen Anschaffungskosten abzüglich des fiktiven Wertverlusts aus der vorherigen privaten Nutzung.
- Dasselbe gilt für geschenkte Gegenstände, die später beruflich eingesetzt werden.
Veräußerung eines Arbeitsmittels
Wird ein zuvor als Arbeitsmittel genutztes Wirtschaftsgut in einem späteren Jahr verkauft, ist der Verkaufserlös steuerlich nicht als Arbeitslohn zu behandeln.
- Der Verkauf mindert nicht rückwirkend die Werbungskosten.
- Ein Veräußerungsgewinn kann jedoch unter Umständen als privates Veräußerungsgeschäft steuerpflichtig sein.
Sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Arbeitsmitteln
Arbeitsmittel können Auswirkungen auf die Sozialversicherungspflicht haben. Ob sie beitragspflichtiges Arbeitsentgelt darstellen oder nicht, hängt von der Art der Bereitstellung und Nutzung ab.
Beitragsrechtliche Bewertung
Die sozialversicherungsrechtliche Einordnung von Arbeitsmitteln folgt der steuerlichen Behandlung:
- Unentgeltlich überlassene Arbeitsmittel (z. B. Werkzeug oder Fachbücher), die ausschließlich beruflich genutzt werden, sind lohnsteuerfrei und gelten nicht als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.
- Übernimmt der Arbeitnehmer die Kosten für Arbeitsmittel und erhält dafür eine Erstattung vom Arbeitgeber, bleibt diese steuer- und beitragsfrei.
- Werden Arbeitsmittel jedoch zur freien Verfügung überlassen, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, der auch sozialversicherungspflichtig ist.
Info
Kauf und Instandhaltung von Arbeitsmitteln durch den Arbeitnehmer
Erwirbt oder unterhält der Arbeitnehmer Arbeitsmittel auf eigene Kosten – etwa für Berufskleidung, Fachbücher oder Werkzeuge – reduziert dies nicht das beitragspflichtige Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung.
Unfallversicherung und Arbeitsmittel
Umfang der versicherten Tätigkeit
In der gesetzlichen Unfallversicherung sind auch Tätigkeiten rund um Arbeitsmittel versichert, sofern diese im betrieblichen Interesse erfolgen. Dazu gehören:
- Verwahren, Befördern, Instandhalten und Erneuern von Arbeitsmitteln
- Wegeunfälle, die im Zusammenhang mit diesen Tätigkeiten stehen
Unfallversicherungsrechtliche Definition von Arbeitsmitteln
Als Arbeitsmittel gilt jeder Gegenstand, der zur beruflichen Tätigkeit genutzt wird – unabhängig davon, ob er vom Arbeitgeber gestellt oder im Eigentum des Arbeitnehmers ist.
Nicht als Arbeitsmittel zählt normale Alltagskleidung, auch wenn sie bei der Arbeit getragen wird. Eine Ausnahme besteht, wenn durch die Tätigkeit verschmutzte Arbeitskleidung gereinigt wird – diese Instandhaltung fällt unter den Unfallversicherungsschutz.
