Das Ausgleichsverfahren

Fallen Mitarbeiter krankheitsbedingt aus, ist der Arbeitgeber dennoch zur Lohnfortzahlung verpflichtet. Dies kann jedoch schnell zur finanziellen Belastung werden – insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Denn es fehlt eine Arbeitskraft, die dennoch weiterhin vergütet werden muss – eine doppelte Belastung für den Betrieb. Aus diesem Grund gibt es das sogenannte Ausgleichsverfahren. Was es damit genau auf sich hat, welche Unternehmen sich daran beteiligen und viele weitere nützliche Informationen rund um das Thema können Sie hier nachlesen.

Zuletzt aktualisiert am 20.02.2025
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Zusammenfassung

Ausgleichsverfahren im Überblick

  • Das Ausgleichsverfahren ermöglicht es Arbeitgebern, die Kosten für Entgeltfortzahlungen sowie Mutterschaftskosten erstattet zu bekommen.
  • Das Aufwendungsausgleichsgesetz regelt dabei die finanzielle Verteilung der Erstattungen auf die Gesamtheit der Arbeitgeber – das sogenannte Umlageverfahren.
  • Man unterscheidet zwischen zwei verschiedenen Umlageverfahren.
  • Das Umlageverfahren U1 richtet sich an Arbeitgeber mit weniger als 30 Mitarbeitern und ist verpflichtend.
  • Das Umlageverfahren U2 richtet sich an alle Arbeitgeber unabhängig von der Unternehmensgröße und ist ebenfalls verpflichtend.

Definition

Was ist das Ausgleichsverfahren?

Erkrankt einer Ihrer Mitarbeiter, so sind Sie trotz der Arbeitsunfähigkeit und dem damit verbundenen Arbeitsausfall diesem zur Lohnfortzahlung verpflichtet. Sechs Wochen lang müssen Sie Lohn oder Gehalt weiterbezahlen. Da das jedoch vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen finanziell sehr belastend sein kann, ist die sogenannte Entgeltfortzahlungsversicherung (auch Arbeitgeberversicherung genannt) für diese Pflicht. 

Das ist im Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) geregelt: Es legt fest, unter welchen Voraussetzungen Arbeitgeber die Kosten für Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall beziehungsweise bei Mutterschaft erstattet bekommen. Dabei handelt es sich um das sogenannte Ausgleichsverfahren. Zudem regelt das Aufwendungsausgleichsgesetz die finanzielle Verteilung der Erstattungen auf die Gesamtheit der Arbeitgeber – das sogenannte Umlageverfahren. 

Erstattungsfähig sind folgende Aufwendungen:

Welche Umlageverfahren gibt es?

In Deutschland gibt es zwei wesentliche Entgeltfortzahlungsversicherungen: die Umlageverfahren U1 und U2, die durch das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) geregelt sind. Diese Ausgleichsverfahren zielen darauf ab, kleinere und mittelständische Unternehmen finanziell zu entlasten, wenn Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen. 

Die Teilnahme am Umlageverfahren sichert grundsätzlich die Finanzierung der Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitnehmer. Arbeitgeber, die an diesen Verfahren teilnehmen, leisten monatliche Beiträge an die Krankenkassen ihrer Mitarbeiter und erhalten je nach Umlageverfahren unterschiedliche Erstattungen der aufgewendeten Kosten. Zu den beiden Umlageverfahren gehören:

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<b>Umlagepflicht U1</b>
Umlagepflicht U1Umlageverfahren U2
  • Das Umlageverfahren U1 dient dazu, Arbeitgebern einen Teil der finanziellen Last der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ihrer Mitarbeiter zu erstatten.
  • Arbeitgeber, die regelmäßig weniger als 30 Mitarbeiter beschäftigen, sind zur Teilnahme an diesem Verfahren verpflichtet.
  • Die Umlagesätze variieren je nach Krankenkasse zwischen 0,9 % und 4,9 %, wobei die Erstattungssätze zwischen 50 % und 80 % der aufgewendeten Kosten betragen können.
  • Die genauen Sätze sind individuell bei der jeweiligen Krankenkasse zu erfragen.
  1. Das Umlageverfahren U2 sichert den Arbeitgebern die Erstattung der Kosten für Mutterschaftsleistungen zu 100 %.
  2. Jeder Arbeitgeber ist zur Teilnahme verpflichtet, unabhängig von der Unternehmensgröße.
  3. Der Beitragssatz für das U2-Verfahren liegt zwischen 0,20 bis 0,69 % .
  4. Durch dieses Verfahren werden die Arbeitgeber vollständig von den finanziellen Lasten befreit, die durch Mutterschutz entstehen.

Info

Offizielle Krankschreibungen müssen vorliegen

Die Krankenkasse kommt erst ab dem Tag für die entstandenen Aufwendungen auf, ab dem eine offizielle Krankschreibung für den Angestellten vorliegt. Räumen Sie Ihren Mitarbeitern ein oder zwei Karenztage ein, bevor Sie eine Bescheinigung zur Arbeitsunfähigkeit verlangen, so sind diese vom Ausgleichsverfahren ausgeschlossen.

Bei diesem Aufwendungsausgleichsprinzip geht es ebenfalls um die finanzielle Entlastung für Betriebe. Konkret betrifft die Umlage 2 (U2) das Mutterschaftsgeld. Unterschied zur U1 ist jedoch, dass die Teilnahme dazu für jeden Arbeitgeber Pflicht ist – egal wie groß der Betrieb ist. Zudem sind die Höhe der Beiträge sowie die Höhe der Erstattung bei diesem Ausgleichsverfahren anders geregelt.

So ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, für jeden Mitarbeiter (ja, auch für die Männer!) einen monatlichen Umlagebetrag an die jeweilige Krankenkasse zu entrichten. Wie hoch dieser genau ist, hängt von den unterschiedlichen Krankenkassen ab. Jedoch werden die entstandenen Arbeitgeberaufwendungen zu 100 % von der Krankenkasse erstattet.