Zusammenfassung
Buchführungspflicht im Überblick
- Die Buchführungspflicht hängt von gesetzlichen Regelungen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der steuerlichen Abgabenordnung (AO) ab.
- Handelsrechtlich ist jeder Kaufmann zur Buchhaltung verpflichtet.
- Steuerrechtliche Buchführungspflichten richten sich nach Umsatz- und Gewinngrenzen.
- Es gibt Ausnahmen, z. B. für kleine Unternehmen und Freiberufler.
- Bei Verstößen drohen Sanktionen wie Geldbußen oder Gewinnschätzungen.
Definition
Was ist die Buchführungspflicht?
Die Buchführungspflicht ist die gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, alle Geschäftsvorfälle systematisch zu erfassen und zu dokumentieren. Sie dient der Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sowohl für unternehmerische Zwecke als auch für Steuerbehörden. Die Pflicht ergibt sich aus handels- und steuerrechtlichen Vorschriften und umfasst die Erstellung von Jahresabschlüssen, die Aufbewahrung von Belegen und die Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.
Buchführungspflicht nach Handelsrecht
Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen. Die Buchführung dient dazu, Handelsgeschäfte nachzuweisen und einen Überblick über das Vermögen zu schaffen. Dafür ist eine ordnungsgemäße Buchführung notwendig. Unternehmen, die nicht sicher sind, ob sie nach Handelsrecht als Kaufmann gelten, können dies in §§ 1 ff. HGB prüfen.
Buchführungspflicht nach §140 AO
Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtung, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.
Kaufmannstypen und ihre Pflichten
Die Buchführungspflicht hängt vom Kaufmannsstatus des Unternehmens ab:
| Kaufmannstyp | Pflichten |
|---|---|
| Ist-Kaufleute |
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| Kann-Kaufleute |
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| Land- und Forstwirt |
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| Formkaufleute | |
| Handelsregistereintragung |
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Praktische Abgrenzungsprobleme
In der Praxis treten oft Schwierigkeiten auf, z. B.:
- Ist ein Einzelunternehmen tatsächlich ein Handelsgewerbe?
- Wann liegt ein kaufmännischer Geschäftsbetrieb vor?
- Sind Personengesellschaften Kaufleute oder lediglich vermögensverwaltend tätig?
Selbst bei Erfüllung aller gesetzlichen Kriterien kann eine Prüfung der Buchführungspflicht notwendig sein. Dies betrifft z. B.:
- Verwaltung und Verkauf von großem Grundbesitz.
- Handel mit Wertpapieren.
- Land- und Forstwirte mit hohen Zukäufen oder branchenfremden Tätigkeiten.
Kriterien für den kaufmännischen Geschäftsbetrieb
Die Beurteilung basiert auf Merkmalen wie:
- Höhe des Anlagevermögens.
- Zahl und Art der Mitarbeiter.
- Umfang des Kontokorrentverkehrs.
- Branche und Umsatzerlöse.
- Komplexität der Produkte oder Dienstleistungen.
Ein großer Mitarbeiterstamm und hohe Umsätze sprechen für einen kaufmännischen Betrieb.
Befreiungsmöglichkeiten
Unter bestimmten Bedingungen können Unternehmen von der Buchführungspflicht befreit werden. Nach § 241a HGB gilt dies, wenn in zwei aufeinanderfolgenden Jahren:
- der Umsatz unter 800.000 EUR liegt, und
- der Jahresüberschuss weniger als 80.000 EUR beträgt.
Auch Unternehmensgründer können sich befreien lassen, wenn diese Schwellenwerte im ersten Geschäftsjahr nicht überschritten werden.
Erweiterung des Umsatzbegriffs
Die Neudefinition der Umsatzerlöse in § 277 Abs. 1 HGB, gültig ab Geschäftsjahren nach dem 31.12.2015, kann dazu führen, dass zusätzliche Erlöse – etwa aus branchenfremden Geschäften – den Schwellenwert überschreiten, obwohl die Geschäftstätigkeit unverändert bleibt.
Steuerrechtliche Buchführungspflicht
Unternehmen, die nach den handelsrechtlichen Vorschriften des § 238 HGB zur Buchführung verpflichtet sind, unterliegen gemäß § 140 AO automatisch auch der steuerrechtlichen Buchführungspflicht. Diese Pflicht kann auch auf Grundlage ausländischer Buchführungsvorschriften oder anderer deutscher Gesetze, etwa der Gewerbeordnung oder branchenspezifischer Verordnungen, entstehen.
Darüber hinaus greift die Buchführungspflicht nach § 141 AO für Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte, wenn bestimmte Schwellenwerte überschritten werden. Für Selbstständige und Freiberufler im Sinne des § 18 EStG gilt diese Regelung hingegen nicht.
Grenzwerte für die steuerrechtliche Buchführungspflicht
Die steuerrechtliche Buchführungspflicht ist erfüllt, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen zutrifft:
- Umsatz: Mehr als 800.000 EUR pro Jahr (einschließlich steuerfreier Umsätze, jedoch ohne bestimmte Umsätze nach § 4 Nr. 8-10 UStG).
- Gewinn: Mehr als 80.000 EUR pro Jahr.
Unterschiede zwischen Handels- und Steuerrecht
Ein Einzelkaufmann kann handelsrechtlich von der Buchführungspflicht befreit sein (§ 241a HGB), aber dennoch steuerrechtlich buchführungspflichtig werden, wenn z. B. der handelsrechtliche Jahresüberschuss unter, der steuerliche Gewinn jedoch über den Grenzen liegt.
Zu beachten:
- Umsatzgrenzen basieren auf steuerbaren Umsätzen des Vorjahres, einschließlich nicht steuerbarer Auslandsumsätze.
- Der steuerrechtliche Gewinn wird um Sonderabschreibungen (z. B. § 7g EStG) oder erhöhte Absetzungen korrigiert.
Betriebsbezogene Buchführungsgrenzen
Die Buchführungsgrenzen gelten immer pro Betrieb. Werden mehrere Betriebe geführt, wie z. B. eine Metzgerei und ein Gasthaus, sind Gewinne und Umsätze separat zu beurteilen.
Mitteilung durch das Finanzamt
Wird eine Buchführungspflicht festgestellt, informiert das Finanzamt den Steuerpflichtigen vor Beginn des folgenden Wirtschaftsjahres. In Ausnahmefällen kann der Zeitraum zur Umstellung verkürzt werden.
Info
Weiterführung der Einnahme-Überschuss-Rechnung
Falls das Finanzamt die Mitteilung versäumt, darf die Einnahme-Überschuss-Rechnung zunächst weitergeführt werden. Ein Antrag auf Befreiung von der Buchführungspflicht ist möglich, wenn die Grenzen nur einmalig überschritten wurden (§ 148 AO).
Reaktion auf Aufforderung zur Buchführung
Fordert das Finanzamt zur Buchführung auf, ist dieser Aufforderung nachzukommen. Andernfalls kann der Gewinn geschätzt werden.
Hinweis: Die steuerrechtliche Buchführungspflicht bezieht sich nicht automatisch auf die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten (§ 20 UStG).
Beginn und Ende der Buchführungspflicht
Die Buchführungspflicht nach Handels- und Steuerrecht beginnt in folgenden Fällen:
- Ist-Kaufmann: Mit Aufnahme der gewerblichen Tätigkeit.
- Kann-Kaufmann: Mit Eintragung ins Handelsregister.
- Größenkriterien nach § 241a HGB: Bei Überschreiten der Umsatz- oder Gewinngrenzen.
- Vorgründungsgesellschaft: Sobald ein Handelsgewerbe betrieben wird.
- Vorgesellschaft: Mit dem ersten buchführungspflichtigen Geschäftsvorfall.
Erzielt ein Einzelunternehmer sowohl gewerbliche als auch freiberufliche Einkünfte, müssen die Betriebsausgaben den jeweiligen Einkunftsarten zugeordnet werden. Übersteigt der gewerbliche Gewinn 80.000 EUR, wird nach Aufforderung des Finanzamts eine Buchführungspflicht fällig.
Tipp
Größenkriterien bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Ein Einzelkaufmann, der seinen Gewinn mit der Einnahme-Überschuss-Rechnung ermittelt, kann die resultierenden Umsätze und Jahresüberschüsse nutzen, um die Schwellenwerte nach § 241a HGB zu überprüfen. Es ist nicht notwendig, hierfür einen handelsrechtlichen Jahresabschluss zu erstellen, auch wenn diese Gewinnermittlungsarten zu unterschiedlichen Ergebnissen führen können.
Die Buchführungspflicht endet unter diesen Bedingungen:
- Ende der Kaufmannseigenschaft: Zum Beispiel bei Aufgabe des Handelsgewerbes.
- Löschung aus dem Handelsregister: Gilt insbesondere für Kann-Kaufleute.
- Unterschreiten der Schwellenwerte: Umsätze unter 800.000 EUR und Jahresüberschüsse unter 80.000 EUR an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen.
- Abwicklung einer Gesellschaft: Nach Veräußerung aller Vermögensgegenstände.
Eine steuerrechtliche Buchführungspflicht gemäß § 141 AO beginnt mit dem Wirtschaftsjahr, für das das Finanzamt zur Buchführung auffordert, und endet mit Ablauf des Folgejahres, nachdem die Schwellenwerte wieder unterschritten wurden.
Tipp
Wechsel zur Einnahme-Überschuss-Rechnung
Das Finanzamt informiert nicht über das Unterschreiten der Buchführungsgrenzen. Möchten Sie wieder zur Einnahme-Überschussrechnung wechseln, sollten Sie das Finanzamt proaktiv darüber informieren.
Verantwortung für die Buchführung
Die Verantwortung für die Einhaltung der Buchführungspflicht liegt bei:
- Einzelunternehmen: Dem Unternehmer selbst.
- GbR oder OHG: Allen Gesellschaftern.
- KG oder GmbH & Co. KG: Dem Komplementär.
- Sonderbetriebsvermögen einer Personengesellschaft: Der Personengesellschaft.
- Atypische stille Gesellschaft: Dem Geschäftsinhaber.
- GmbH oder UG: Den Geschäftsführern.
- AG und Genossenschaft: Den Vorstandsmitgliedern.
Tipp
Bilanzierungswahlrechte im Sonderbetriebsvermögen
Auch wenn die Buchführungspflicht bei der Personengesellschaft liegt, bleiben Bilanzierungswahlrechte, z. B. die Bildung von 6b-Rücklagen, beim Eigentümer des Sonderbetriebsvermögens. Dieser kann Änderungen an der Sonderbilanz vornehmen, falls er nicht an deren Erstellung beteiligt war.
Überwachung von Erfüllungsgehilfen
Gesellschafter und Geschäftsführer müssen die Buchführung nicht selbst vornehmen. Sie können dafür Mitarbeiter oder externe Dienstleister wie Steuerberater einsetzen. Die Verantwortung für die Einhaltung der Pflichten bleibt jedoch beim Unternehmer, der seine Erfüllungsgehilfen überwachen muss. Versäumnisse können haftungsrechtliche Folgen für den Geschäftsführer haben, insbesondere bei Verstößen wie der Nichtabführung von Umsatz- oder Lohnsteuer.
Gegenstand der Buchführungspflicht
Wenn die Buchführungspflicht besteht, sind umfangreiche handels- und steuerrechtliche Vorschriften einzuhalten. Die Anforderungen ergeben sich insbesondere aus §§ 238 ff. HGB und § 141 Abs. 1 Satz 2 AO.
Grundlegende Anforderungen nach HGB
Nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs müssen Unternehmen:
- Alle Geschäftsvorfälle laufend und systematisch erfassen. Ein bestimmtes Buchführungssystem ist dabei nicht vorgeschrieben.
- Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) beachten.
- Belege ordnungsgemäß sammeln und aufbewahren.
- Jährlich eine Inventur durchführen und alle Vermögensgegenstände in einem Inventar erfassen.
- Einen Jahresabschluss erstellen, bestehend aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung.
- Buchführungsunterlagen mindestens 10 Jahre lang (Buchungsunterlagen: 8 Jahre) aufbewahren.
- Aufzeichnungen so führen, dass ein sachverständiger Dritter die Buchführung innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen kann, z. B. ein Steuerberater oder Betriebsprüfer.
Sonderregelungen im Steuerrecht
Handelsrechtliche Buchführungsvorschriften gelten nach§ 141 Abs. 1 Satz 2 AO auch steuerrechtlich, es sei denn, spezielle Steuervorschriften sehen Abweichungen vor. Ein Beispiel ist § 142 AO, der für Landwirte die Führung eines Anbauverzeichnisses vorschreibt.
Zusätzlich fordert § 146 Abs. 2 AO, dass Bücher und Aufzeichnungen in Deutschland geführt und aufbewahrt werden. Ausnahmen gelten nur für ausländische Betriebsstätten oder Organgesellschaften, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Buchführung im Ausland
Nach § 146 Abs. 2a AO können Unternehmen beantragen, elektronische Bücher im Ausland zu führen. Voraussetzungen dafür sind:
- Meldung des Datenverarbeitungsstandorts und der Kontaktdaten eines beauftragten Dritten beim Finanzamt.
- Einhaltung aller steuerlichen Pflichten.
- Uneingeschränkter Datenzugriff nach § 147 AO.
- Keine Beeinträchtigung der Besteuerung.
Tipp
Verlagerung bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen, die der Außenprüfung unterliegen, müssen diese Vorschriften beachten. Eine nicht genehmigte Verlagerung ins Ausland kann zu einem Verzögerungsgeld von 2.500 bis 25.000 EUR führen (§ 146 Abs. 2c AO).
Konsequenzen bei Verletzung der Buchführungspflicht
Eine Verletzung der Buchführungspflicht hat weitreichende Folgen:
- Zwangsmaßnahmen des Finanzamts: Dazu gehören die Androhung und Festsetzung von Zwangs- oder Verzögerungsgeld.
- Ordnungswidrigkeiten: Vorsätzliche oder fahrlässige Verstöße können nach § 379 AO mit Geldbußen bis zu 5.000 EUR geahndet werden.
- Steuergefährdung: Leichtfertige Steuerverkürzung (§ 378 AO) wird noch strenger geahndet.
Schätzungen des Gewinns
Weist die Buchführung Mängel auf, kann das Finanzamt den Umsatz und Gewinn schätzen.
- Teilmängel: Hinzuschätzungen zum Gewinn.
- Komplette Unbrauchbarkeit: Vollständige Schätzung des Gewinns.
Weitere Folgen
- Strafrechtliche Konsequenzen: Beispielsweise bei Eröffnung eines Insolvenzverfahrens.
- Nichtigkeit des Jahresabschlusses bei groben Mängeln.
- Sanktionen für Auslandsgeschäfte: Bei Verletzung der Aufzeichnungspflichten nach § 90 Abs. 3 AO können Gewinnzuschläge und Strafzahlungen fällig werden.
Tipp
Verzögerungsgeld vermeiden
Teilt ein Steuerpflichtiger Änderungen nicht rechtzeitig mit oder verstößt gegen Vorgaben zur Buchführung, kann ein Verzögerungsgeld verhängt werden. Die Festsetzung erfordert jedoch eine ausreichende Begründung seitens der Finanzbehörden. Besonderheit: Selbst, wenn ein Unternehmen den Aufforderungen des Finanzamtsprüfers nachträglich nachkommt, bleibt es bei Festsetzung des Verzögerungsgelds.
Nicht buchführungspflichtige Unternehmen
Bestimmte Unternehmen sind von der Buchführungspflicht ausgenommen. Dazu zählen Steuerpflichtige, die Einkünfte aus selbstständiger Arbeit gemäß § 18 EStG erzielen. Auch Partnerschaftsgesellschaften unterliegen nicht der Buchführungspflicht, da sie kein Handelsgewerbe betreiben.
Tipp
Freiwillige Buchführung
Auch ohne gesetzliche Verpflichtung kann es sinnvoll sein, freiwillig eine Buchführung zu führen. Dies kann:
- Die Kreditwürdigkeit bei Banken verbessern.
- Die Möglichkeit eröffnen, eine steuerbegünstigte Gewinnrücklage nach § 34a EStG zu bilden.
- Mögliche Risiken durch Bildung einer gewinnmindernden Rückstellung abbilden.
Das Fehlen der Buchführungspflicht entbindet jedoch nicht von der Einhaltung zahlreicher Aufzeichnungspflichten, die für alle Unternehmen gelten.
Wichtige Aufzeichnungspflichten
- Betriebseinnahmen und Entnahmen: Aufzeichnungen nach § 22 UStG, einschließlich besonderer umsatzsteuerlicher Pflichten, z. B. bei Ausfuhrlieferungen (§ 6 UStG) und innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG).
- Betriebsausgaben: Dokumentation erforderlich (§ 90 AO).
- Spezielle Aufzeichnungen: Beschränkt abzugsfähige Ausgaben, wie Bewirtungskosten (§ 4 Abs. 7 EStG).
- Anlagevermögen: Verzeichnis für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter (§ 4 Abs. 3 Satz 4 EStG).
- Wareneingang und Warenausgang: Gewerbetreibende müssen diese nach §§ 143, 144 AO dokumentieren.
Beispiele weiterer Pflichten:
- Aufzeichnungen über Geschäftsbeziehungen zu nahestehenden Personen im Ausland (§ 90 Abs. 3 AO).
- Lohnkontenführung je Arbeitnehmer (§ 41 Abs. 1 EStG).
- Verzeichnisse für übertragene stille Reserven (§ 6c Abs. 2 EStG).
Info
Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG müssen keine Bücher geführt werden, jedoch sind Kassenberichte bei Barumsätzen erforderlich.
- Eine offene Ladenkasse genügt, sofern die Bareinnahmen durch nachvollziehbare Tageslosungen dokumentiert sind.
- Für Unternehmen mit hohem Barumsatz, z. B. im Gastronomiebereich, ist ein Kassenbuch empfehlenswert, um ordnungsgemäße Aufzeichnungen zu gewährleisten.
