Eingetragener Kaufmann

Die Eintragung ins Handelsregister ist nicht für alle Kaufleute verpflichtend. Ob eine Eintragung ins Handelsregister notwendig ist, hängt von verschiedenen Faktoren wie der Betriebsgröße und der Art des Unternehmens ab. Grundsätzlich werden Gewerbetreibende unterschieden, die sich eintragen müssen und die es freiwillig machen können.

• Ist-Kaufmann: Jeder, der ein Handelsgewerbe betreibt, ist gemäß § 1 Abs. 1 HGB ein Kaufmann. Die Kaufmannseigenschaft entsteht also durch das Betreiben eines Handelsgewerbes. Für einen Ist-Kaufmann gemäß § 1 Abs. 1 HGB ist die Handelsregistereintragung zwar verpflichtend, aber nur deklaratorisch. Das bedeutet: Die Kaufmannseigenschaft hängt nicht von der Eintragung in das Handelsregister ab. Grundsätzlich ist diese für alle Gewerbetreibende verpflichtend. Eine Ausnahme liegt vor, wenn die Gewerbetätigkeit keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert. Ein wichtiger Anhaltspunkt ist der Jahresumsatz von über 800.000 Euro oder der Jahresgewinn von über 80.000 Euro. Da es allerdings keine eindeutigen Grenzwerte gibt, werden zusätzlich weitere Kriterien herangezogen. Dazu zählen beispielsweise die Höhe des Anlage- und Umlaufvermögens, die Anzahl der Mitarbeiter, die Art und Vielfalt erbrachter Dienstleistungen oder die Menge der Produkte. Treffen diese Punkte nicht zu und entscheidet sich ein Unternehmer gegen die Eintragung, behält er die grundsätzliche Kaufmannseigenschaft dennoch bei.
• Kann-Kaufmann: Ihr Gewerbe erfordert keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb und Kriterien wie der Jahresumsatz von über 800.000 Euro werden nicht erfüllt? Dann haben Sie die Möglichkeit, sich freiwillig als Kaufmann eintragen zu lassen. Folglich sind Sie ein Kann-Kaufmann. Die Eintragung ins Handelsregister entfaltet daher konstitutive Wirkung, das heißt, die Kaufmannseigenschaft entsteht mit Eintragung. Darüber hinaus müssen Kleingewerbetreibende nicht zwingend ins Handelsregister. Für sie gilt das Privatrecht nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Das ist der wesentliche Unterschied zwischen einem Einzelunternehmer und einem Kaufmann. Sie werden auch als nicht eingetragene Einzelunternehmen bezeichnet.

Das Handelsregister ist in zwei Bereiche gegliedert. Abteilung B (HRB)  ist für Gesellschaften relevant. Kaufleute dagegen sind verpflichtet, sich in Abteilung A des Registers (HRA) eintragen zu lassen.

In diesem Register werden wesentliche Unternehmensinformationen gespeichert. Zu diesen zählen u. a. die Rechtsform, der Firmensitz, die Geschäftsanschrift, der Inhaber,  Des Weiteren sind im Handelsregister sonstige Rechtsverhältnisse wie beispielsweise Eröffnungen oder Aufhebungen von Insolvenzverfahren verzeichnet.

Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind nicht dazu verpflichtet, sich im Handelsregister einzutragen. 
Mit der Eintragung erhalten der Kaufmanne eine Handelsregisternummer, die unter anderem auf der Firmenwebsite angeführt werden muss. Diese Nummer erleichtert auch Geschäftspartnern, sich relevante Informationen über das Unternehmen zu verschaffen.

So wie alle Rechtsformen hat auch der eingetragene Kaufmann gewisse Vor- und Nachteile. Im Folgenden bekommen Sie einen Überblick über die bedeutendsten Punkte.

Kaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind, genießen diverse Vorzüge, die beispielsweise einfache Gewerbetreibende oder Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) nicht haben. Allerdings gibt es für sie auch gewisse Pflichten.

Wenn Sie als eingetragener Kaufmann oder eingetragene Kauffrau firmieren, sind Sie dazu verpflichtet, Ihr Unternehmen ohne Geschäftspartner oder Gesellschafter – als Einzelkaufmann – zu führen. Dies bedeutet, dass sämtliche Einkünfte aus dem Geschäftsbetrieb direkt Ihnen als Inhaber zukommen.

Wenn Sie als eingetragener Kaufmann oder eingetragene Kauffrau Ihr Geschäft eigenständig führen, übernehmen Sie auch die volle Verantwortung. Das heißt, Sie werden persönlich für alle geschäftlichen Angelegenheiten zur Rechenschaft gezogen, haben jedoch auch die Freiheit, alle geschäftlichen Entscheidungen eigenständig und eigenverantwortlich zu treffen.

Folglich bedeutet das, dass ein eingetragener Kaufmann sein Unternehmen selbstständig in allen geschäftlichen und rechtlichen Belangen vertritt. Als eingetragener Kaufmann haben Sie somit keine Vertretung wie eine Kapitalgesellschaft. Sie haben jedoch die Möglichkeit, durch Erteilung von Vollmachten wie Prokura, Handlungsvollmacht oder Generalvollmacht, anderen Personen Vertretungsbefugnisse zu übertragen, um Unternehmensangelegenheiten zu delegieren.

Für die Rechtsform eines eingetragenen Kaufmanns ist kein Mindestkapital erforderlich. Dies unterscheidet sie von Kapitalgesellschaften, die ein bestimmtes Stammkapital (GmbH und UG) bzw. Grundkapital (AG) benötigen.
Eine bedeutende Funktion der Handelsregistereintragung ist deren Beitrag zum Ansehen im Geschäftsleben, was vor allem bei Banken die Kreditvergabe erleichtern kann.

Dennoch sollten Sie bedenken, dass Sie als eingetragener Kaufmann strikt den Vorschriften und Gesetzen des Handelsgesetzbuchs unterliegen und persönlich für alle Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens haften.

Darüber hinaus sind Sie zur doppelten Buchführung sowie zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet.

Möchten oder müssen Sie sich als Kaufmann eintragen lassen? Dann befolgen Sie diese Schritte, um sich an den korrekten Ablauf zu halten.

1. Gewerbeanmeldung: Die Beantragung der Anmeldung beim Gewerbeamt kann persönlich oder online erfolgen. Die Registrierung im Gewerberegister ist Voraussetzung für die weiteren Schritte.
2. Eintragung ins Handelsregister: Die Eintragung ins – inzwischen ausschließlich elektronisch geführte – Handelsregister muss immer mit der Begleitung eines Notars erfolgen. Zunächst erhalten Sie eine Checkliste mit den benötigten Dokumenten. Der Notar ist dafür zuständig, diese Unterlagen zu beglaubigen und an das zuständige Registergericht weiterzuleiten. Für die sog. Erstanmeldung beim Handelsregister entsteht eine Gebühr in Höhe von 70 Euro zuzüglich der Notargebühr. Die Gesamtkosten belaufen sich auf circa 170 Euro.
3. Anmeldung beim Finanzamt: Innerhalb eines Monats nach Gewerbeanmeldung sind Sie dazu verpflichtet, Ihrem Finanzamt die Betriebseröffnung mitzuteilen. Haben Sie einen Steuerberater, unterstützt er Sie beim Ausfüllen des elektronischen Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Hier geben Sie neben der Art Ihrer Tätigkeit Informationen wie das erwartete Jahreseinkommen an.
4. Anmeldung bei der IHK: Je nach Betrieb wird zudem eine Anmeldung bei der IHK (Industrie- und Handelskammer) oder bei der HWK (Handwerkskammer) notwendig. In der Regel berät Sie ebenfalls Ihr Steuerberater zu diesen Fragen.

Sobald Sie die erforderlichen Schritte zur Eintragung ins Handelsregister vollzogen haben und eingetragen sind, können Sie als e.K. offiziell am Geschäftsleben teilnehmen. Dabei ist allerdings zu beachten, dass Sie ihre Stellung als e.K. nach außen kundtun müssen. So sind Sie verpflichtet, auf Geschäftsbriefen, Angeboten, Bestellscheinen, Empfangsbestätigungen, Preislisten, Rechnungen und Quittungen grundsätzlich im Anschluss an Ihre Firmenbezeichnung durch den Rechtsformzusatz e.K. (auch e.Kfm. oder e.Kfr.) auf Ihre Rechtsform hinzuweisen. Daneben sind auf diesen Dokumenten zwingend der Sitz Ihrer Firma, das Registergericht und die Handelsregisternummer sowie gemäß § 14 Abs. 1 UStG wahlweise die Ihnen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-IdNr. anzugeben.