Info
Freistellung im Überblick
- Eine Freistellung entbindet Arbeitnehmer von der Arbeitspflicht und Arbeitgeber von der Pflicht, eine Beschäftigung zu gewährleisten.
- Die Freistellung erfolgt meistens einvernehmlich, selten einseitig.
- Je nach Grund ist die Freistellung bezahlt oder unbezahlt.
- Freistellungen können widerruflich oder unwiderruflich ausgesprochen werden.
- Die Regeln für eine Freistellung bestimmt das Arbeitsrecht, aber auch Tarifverträge sowie Arbeitsverträge zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern.
Definition
Definition: Was ist eine Freistellung?
Bei einer Freistellung – auch Suspendierung genannt – ist bei einem laufenden Arbeitsvertrag zeitweise oder dauerhaft die Arbeitspflicht seitens des Arbeitnehmers und der Beschäftigungsanspruch seitens des Arbeitgebers aufgehoben.
Welche Arten der Freistellung gibt es?
Es gibt verschiedene Formen der Freistellung:
- Einseitige Freistellung
- Einvernehmliche Freistellung
- Bezahlte Freistellung
- Unbezahlte Freistellung
- Widerrufliche Freistellung
- Unwiderrufliche Freistellung
Info
Freistellungsvereinbarung aufsetzen
Wenn Sie einen Angestellten von der Arbeit suspendieren möchten oder er seinerseits um eine Freistellung bittet, gilt es, einiges zu beachten, damit die Freistellung rechtlich Bestand hat. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Absprachen immer in einer Freistellungsvereinbarungschriftlich festgehalten werden. Diese sollte mindestens den Zeitraum, die Regelung zur Vergütung und den Grund für die Freistellung enthalten.
Bezahlte vs. unbezahlte Freistellung
Eine Freistellung erfolgt entweder bezahlt oder unbezahlt. Ausschlaggebend sind die Gründe für die Freistellung sowie von welcher Seite diese erfolgt.
- Freistellung auf ausdrücklichen Wunsch des Arbeitnehmers: Gründe hierfür können eine private Notsituation sein oder eine Erkrankung innerhalb der Familie. Eine Freistellung findet hier ohne Lohnfortzahlung statt, es sei denn, Ihr Arbeitnehmer hat einen Rechtsanspruch auf bezahlte Freistellung.
- Freistellung durch den Arbeitgeber: Die Freistellung durch den Arbeitgeber geht in der Regel mit einer Fortzahlung des Lohns einher.
Einseitige Freistellung durch den Arbeitgeber
Für Arbeitgeber ist es selbst bei einer bezahlten Freistellung schwierig, rechtskonforme Gründe für eine Freistellung zu formulieren und einen Arbeitnehmer, ohne dessen Einverständnis von der Arbeit freizustellen. Deshalb sollte eine Freistellung am besten einvernehmlich erfolgen und die damit verbundenen Vereinbarungen sollten schriftlich aufgesetzt werden.
Eine einseitige Freistellung ist außerdem nur dann möglich, wenn das Interesse an der Suspendierungdurch den Arbeitgeber das Interesse an Beschäftigung durch den Arbeitnehmer überwiegt. Das ist bei folgenden Bedingungen der Fall:
- Es gibt aufgrund von Auftragsmangel oder technischen Betriebsstörungen keine Einsatzmöglichkeit für den oder die Angestellte.
- Das Vertrauensverhältnis zwischen beiden Seiten ist beispielsweise durch einen dringenden Verdacht auf strafbare Handlungen gestört.
- Der Arbeitgeber schätzt den Arbeitnehmer als arbeitsunfähig ein.
- Von dem Arbeitnehmer geht beispielsweise aufgrund einer ansteckenden Krankheit eine Gefahr für Kollegen oder Kunden aus.
In der Regel wird eine einseitige Freistellung von den Arbeitsgerichten auch anerkannt, wenn folgende Freistellungsgründe vorliegen:
- Das Arbeitsverhältnis wurde gekündigt und die Freistellung gilt nur noch für die Zeit der Kündigungsfrist.
- Die Kündigungsfrist ist nicht länger als drei Monate.
- Der Arbeitnehmer hat einen Urlaubsanspruch oder Anspruch auf Freizeitausgleich, der ungefähr der Kündigungsfrist entspricht.
In diesen Fällen greift das Bundesurlaubsgesetz. Dieses besagt, dass das Ausbezahlen von Resturlaub Nachrang gegenüber der Urlaubsgewährung hat. Das bedeutet, der Urlaub muss genommen werden. Arbeitgeber können Arbeitnehmer deshalb freistellen und ihnen sozusagen den Urlaub aufzwingen.
Dadurch schützen sich Arbeitgeber auch selbst, da der Urlaub und die Freizeitansprüche nur noch während der Kündigungsfrist erfüllt werden können. Selbstverständlich muss es sich dabei um eine bezahlte Freistellung handeln.
Info
Worauf sollten Arbeitgeber bei einer einseitigen Freistellungserklärung achten?
Damit der Resturlaubsanspruch auch tatsächlich von der Freistellung gedeckt ist, sollte es sich um eine unwiderrufliche Freistellung handeln und darauf hingewiesen werden, dass diese „unter Anrechnung etwaiger Resturlaubs- und Freizeitausgleichsansprüche“ erfolgt.
Eine widerrufliche Freistellung inklusive Anrechnung des Urlaubs ergibt wenig Sinn, da Arbeitgeber jederzeit die Freistellung widerrufen können und den Arbeitnehmer zurückberufen können.
Welche arbeitsrechtlichen Folgen hat eine unberechtigte einseitige Freistellung?
Bei einer unberechtigten einseitigen Freistellung entsteht aufgrund des Anspruchs auf Beschäftigung ein Schadensersatzanspruch für Arbeitnehmer. Dieser ist aber in der Regel nur theoretischer Natur, da bei einer bezahlten Freistellung kein Vermögensschaden entsteht.
Im Grunde gibt es also kaum Folgen. Allerdings hängt das von Entscheidungen des Arbeitsgerichts ab. So ist es beispielsweise möglich, dass ein Anspruch auf Schmerzensgeld entsteht, wenn beispielsweise entschieden wird, dass die Freistellung unter rufschädigenden Umständen vorgenommen wurde.
Was tun bei einer unberechtigten Freistellung?
Eine unberechtigte einseitige Freistellung kann ein Klageverfahren nach sich ziehen. Arbeitnehmer sollten sich von Anwälten beraten lassen, welche Möglichkeiten sie haben.
In der Regel landet der Fall vor dem Arbeitsgericht. Die Klage sollte von einem Anwalt für Arbeitsrecht eingereicht werden, damit sie nicht an formellen Fehlern scheitert.
Widerrufliche vs. unwiderrufliche Freistellung
In der Freistellungsvereinbarung müssen Sie verdeutlichen, ob diese widerruflich oder unwiderruflich erfolgen soll. Das sollten Sie wissen:
- Widerrufliche Freistellung: Sie können von Ihrem Arbeitnehmer jederzeit die Wiederaufnahme der Arbeit verlangen.
- Unwiderrufliche Freistellung: Innerhalb des Freistellungszeitraums können Sie den Arbeitnehmer nicht zurück zur Arbeit berufen.
Wie verhält es sich mit Urlaubsanspruch und Freistellung?
Kniffelig sind folgende Überlegungen: Verfällt der Anspruch auf Urlaub durch die Freistellung bzw. werden noch offene Urlaubstage auf die Freistellung angerechnet und sind damit abgegolten?
Es kommt darauf an:
- Damit Urlaubstage auf die Freistellung angerechnet werden können, müssen Arbeitgeber dies dem betroffenen Angestellten mitteilen, das heißt, am besten schriftlich festhalten.
- Erfolgt nach einer Kündigung die Freistellung bis zum Ablauf der Kündigungsfrist, wird in dieser Zeit in der Regel auch der übrige Urlaubsanspruch abgegolten.
- Ohne Anrechnung der Urlaubstage bleibt der Urlaubsanspruch bestehen. Während der Freistellung erwerben Arbeitnehmer sogar weiterhin Urlaubsanspruch. Deshalb ist es für Arbeitgeber wichtig, den Urlaub in der Freistellungsvereinbarung zu regeln.
Info
Ausnahmen bestätigen die Regel
Bei einer widerruflichen Freistellung ist die Anrechnung von Urlaubstagen in aller Regel unzulässig. Schließlich kann der Arbeitgeber die Freistellung jederzeit zurückziehen und den Arbeitnehmer zur Arbeit zurückrufen. Er kann also nicht verreisen oder anderweitige Pläne verfolgen, was dem Sinn des Erholungsurlaubs widerspricht.
Gründe für eine Freistellung
Es gibt viele mögliche Gründe für eine Freistellung von der Arbeit. Diese können entweder auf Arbeitnehmer- oder Arbeitgeberseite liegen.
Freistellungsgründe aus Arbeitnehmersicht
- Urlaub: Urlaub ist tatsächlich der wichtigste Grund für eine bezahlte Freistellung. Dazu zählt sowohl der gesetzlich geregelte Anspruch auf Erholungsurlaub als auch der Bildungsurlaub. Außer in Sachsen und Bayern gibt es in allen Bundesländern einen Anspruch auf bezahlten Bildungsurlaub. Die Anzahl an Tagen pro Jahr unterscheidet sich je nach Bundesland.
- Weiterbildung: Neben Bildungsurlaub können Arbeitnehmer eine unbezahlte Freistellung für Weiterbildungen beantragen, wenn beispielsweise der Bildungsurlaub für eine Fortbildung zeitlich nicht ausreicht oder man in Bayern oder Sachsen beschäftigt ist.
- Freistellung nach § 3 Pflegezeitgesetz: Wer einen pflegebedürftigen nahen Angehörigen zu Hause pflegt, hat einen gesetzlichen Anspruch auf unbezahlte Freistellung. Das gilt auch für kurzzeitig erkrankte Kinder. Auf bezahlte Freistellung haben Angehörige bei der Pflege allerdings keinen Anspruch.
- Tätigkeit im Betriebsrat: Wer im Betriebsrat tätig ist, hat einen Anspruch auf bezahlte Freistellung. Müssen Betriebsratstätigkeiten erledigt werden, darf der Arbeitnehmer seine eigentliche Tätigkeit für diese Zeit ruhen lassen. Genauso muss er sie wieder aufnehmen, sobald die Aufgaben als Betriebsrat abgeschlossen sind. Man nennt dies auch Teilfreistellung.
- Elternzeit: Für die Kinderbetreuung haben Eltern bis zu 36 Monate das Recht auf unbezahlte Freistellung. Anstelle des Gehalts zahlt der Staat in dieser Zeit Elterngeld.
- Sonstige Gründe: Eine längere berufliche Auszeit, eine Weltreise, ein Sabbatical als Freizeitausgleich. Wünscht ein Arbeitnehmer eine Freistellung aus diesen oder ähnlichen persönlichen Gründen, kann er sich mit dem Arbeitgeber auf eine unbezahlte Freistellung für einen festgelegten Zeitraum einigen. Einen gesetzlichen Anspruch gibt es jedoch nicht. Auch kann in einem Aufhebungsvertrag eine Freistellung vereinbart sein.
Bezahlte Freistellung kraft Gesetzes
Oben genannte Freistellungsgründe sind zum Teil gesetzlich vorgeschrieben, das heißt, als Arbeitgeber müssen Sie eine Freistellung gewähren. Es bedarf jedoch immer einer Freistellungserklärung. In einigen Fällen ist das nicht erforderlich, die Arbeitspflicht entfällt automatisch und der Gehaltsanspruch bleibt bestehen.
Die wichtigsten Gründe für eine bezahlte Freistellung von Arbeitnehmern – kraft Gesetzes – sind:
- krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit: für maximal 6 Wochen, bei längerer Krankheit muss der Arbeitnehmer Krankengeld bei der Krankenkasse beantragen
- Beschäftigungsverbot und Freistellung für Schwangere: auch in der Zeit direkt nach der Entbindung (Mutterschutz); nicht zu verwechseln mit Elternzeit
- notwendige Arztbesuche: sofern ein Termin außerhalb der Arbeitszeit nicht möglich ist
- kurzzeitige Verhinderung: bedingt durch persönliche Gründe, ohne eigenes Verschulden (BGB § 616)
- Annahmeverzug des Arbeitgebers: Arbeitnehmer bietet seine Arbeitsleistung an, aber Arbeitgeber bietet keine Arbeit an
Auch bei folgenden Gründen haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Freistellungsanspruch:
- Kinderbetreuung
- Pflege von Angehörigen
- Medizinische Vorsorge oder Rehabilitation
- Altersteilzeit
- Termine bei der Arbeitsagentur
Freistellungsgründe aus Arbeitgebersicht
Aus Arbeitnehmersicht erfolgt eine Freistellung meistens ohne Kündigung. Das Arbeitsverhältnis ruht und der Arbeitnehmer nimmt seine Tätigkeit nach einer gewissen Zeit wieder auf.
Arbeitgeber hingegen sprechen eine Freistellung häufig nach einer Kündigung aus. Das schließt betriebsbedingte, verhaltens- und personenbedingte Kündigungen, aber auch eine Insolvenz mit ein. Es handelt sich in diesem Fall um eine bezahlte Freistellung bis zum Ende der Kündigungsfrist. Meistens wird der übrige Urlaubsanspruch in dieser Zeit mit angerechnet.
Freistellung für Stellensuche
Falls Sie einen Angestellten nach Kündigung nicht gänzlich freistellen, müssen Sie ihm trotzdem bezahlte Freistellung für die Stellensuche und Vorstellungsgespräche gewähren. Auch Resturlaubstage können Sie nicht verwehren, da der tatsächliche Urlaubsanspruch Vorrang gegenüber der Ausbezahlung von Resturlaub hat.
Achtung
Zustimmung von Arbeitnehmern erforderlich
Als Arbeitgeber benötigen Sie auch bei einer Freistellung nach Kündigung die Zustimmung des Arbeitnehmers. Andernfalls handelt es sich um eine einseitige Freistellung, für die es hohe gesetzliche Hürden gibt. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn das Vertrauensverhältnis unwiderruflich zerstört ist oder es wegen Auftragsmangels keine Einsatzmöglichkeit für den Beschäftigten gibt.
Besondere Regelungen im Arbeitsvertrag beachten
Die Bedingungen und Gründe für eine vorübergehende oder dauerhafte Freistellung können vielfältig sein. Dabei ist neben allgemeinen Regeln und Gesetzesvorgaben auch immer der einzelne Arbeitsvertrag zu beachten. Außerdem können Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen besondere Regelungen enthalten – sowohl zugunsten von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern.
Info
Freistellung wirkt sich auf Sozialversicherung aus
Arbeitnehmer sollten wissen, dass sich eine unbezahlte Freistellung auf die Sozialversicherung auswirkt. Hier ist die Länge der Freistellung maßgeblich. Dauert die unbezahlte Freistellung zum Beispiel länger als vier Wochen, muss eine Abmeldung von der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung erfolgen. Der Arbeitnehmer muss sich dann selbst versichern. Erst, wenn die unbezahlte Freistellung aufgehoben wird oder der Mitarbeiter wieder arbeitet, kann er wieder bei der Sozialversicherung durch den Arbeitgeber angemeldet werden.
Können sich die Arbeitsvertragsparteien einvernehmlich auf eine Freistellung einigen?
Da beide Parteien jederzeit basierend auf dem Arbeitsvertrag Vereinbarungen treffen können, ist es auch möglich, sich einvernehmlich auf eine Freistellung zu einigen – auch bei einem befristeten Arbeitsvertrag. Das ist zumindest dann möglich, wenn die Freistellung für die Restzeit eines bestehenden Arbeitsverhältnisses gilt.
Wann sind arbeitsvertragliche Freistellungsklauseln wirksam?
Eine allgemeine Freistellungsklausel im Arbeitsvertrag ist rechtlich unzulässig.
Es ist aber möglich, eine Freistellungsklausel anhand der Angabe der zulässigen Begründungen für eine einseitige Freistellung im Arbeitsvertrag zu formulieren.
Diese Begründungen für eine einseitige Freistellung dürfen dabei berücksichtigt werden:
- Mangel an Einsatzmöglichkeiten
- Störung des Vertrauensverhältnisses, insbesondere wegen Verdachts strafbarer Handlungen
- Vermeidung der Gefährdung Dritter
- Kündigung des Arbeitsverhältnisses
Die Klausel sollte aus Transparenzgründen außerdem den Hinweis enthalten, dass die Freistellung nur unter Fortzahlung des Lohns möglich ist.
Dürfen Arbeitnehmer während der Freistellung eine andere Arbeit ausüben?
Sofern Nebentätigkeiten nicht vertraglich untersagt sind, dürfen Arbeitnehmer während einer Freistellung anderen Tätigkeiten nachgehen.
Ausnahmen bestehen, wenn die Nebentätigkeitin eine Beurlaubung fällt, während der vertraglich gesehen keine der Erholung widersprechenden Tätigkeiten vollzogen werden dürfen.
Es ist ratsam, diese Umstände im Arbeitsvertrag genau zu regeln. Besteht beispielsweise eine Klausel, die besagt, dass der Angestellte erst nachfragen muss, ob eine Nebentätigkeit erlaubt ist, greift diese auch während der Freistellung.
Was sollte man bei Vereinbarungen über eine Freistellung in puncto Vergütung beachten?
Da es sich in der Regel um eine bezahlte Freistellung handelt, wird der Lohn wie gewohnt weitergezahlt.
Allerdings gibt es bestimmte Situationen, in denen die Lage nicht ganz so klar ist. In Freistellungsvereinbarungen werden häufig Wortlaute verwendet wie „unter Fortzahlung der Vergütung“ oder, dass das „Arbeitsverhältnis weiterhin ordnungsgemäß abgerechnet“ wird.
Diese Einschübe beinhalten allerdings keine Angaben über den Umfang der Vergütungspflicht. Deshalb sind sie eher unklar und sollten im Einzelfall genauer formuliert werden beziehungsweise auf die Situationen eingehen, die für Unklarheiten sorgen können.
Beispielsweise ist nicht immer abschließend geklärt, wie mit der Vergütung verfahren wird, wenn ein Arbeitnehmer bei Freistellunglängerfristig krank ist. Für gewöhnlich übernimmt nach sechs Wochen die Krankenkasse die Lohnfortzahlung - sowohl bei widerruflicher als auch bei unwiderruflicher Freistellung während einer Krankheit. Allerdings wird während der Freistellung die Arbeitstätigkeit ohnehin nicht ausgeführt. Deshalb könnte der Eindruck erweckt werden, dass die Bestimmungen zu den Arbeitspflichten in diesem Fall keine große Rolle mehr spielen.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in einem Fall aus dem Jahr 2008 entschieden, dass kein Vergütungsanspruch über die normale Zeit besteht. Das bedeutet, Arbeitnehmer werden auch während der Freistellung nach sechs Wochen Krankheit von der Krankenkasse bezahlt.
Bei Nebentätigkeiten dürfen Arbeitgeber den entsprechenden Verdienst auf die verrichtete Vergütung anrechnen. Allerdings wird hier arbeitsgerichtlich von Fall zu Fall einzeln entschieden, ob das korrekt ist.
Die Lohnfortzahlung muss in jedem Fall weiterhin erfolgen, wenn in der Formulierung der Freistellung eine „unbedingte und von gesetzlichen Grundlagen der Entgeltfortzahlungspflicht unabhängige Zahlungspflicht“ beschlossen wurde.
Freistellungen Musterschreiben
Für die Freistellung gibt es keine genauen formellen Vorgaben. Im Grunde muss diese nicht einmal schriftlich erfolgen. Eine mündliche Freistellung ist aber für beide Seiten nicht empfehlenswert, da der Nachweis über die Vereinbarungen fehlt.
Deshalb sollte die Freistellung immer schriftlich erfolgen. Dafür haben wir im Folgenden Muster für Sie erstellt, die Sie einfach kopieren und anpassen können.
Freistellung nach einer Kündigung – Vorlage
Freistellung von der Arbeit
Sehr geehrte:r Herr/Frau Mustermann,
in unserem Schreiben vom TT.MM.JJJJ haben wir das Arbeitsverhältnis zum TT.MM.JJJJ gekündigt. Darauf beziehend stellen wir Sie in der Zeit vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ unwiderruflich und unter Anrechnung auf verbleibende Urlaubstage / Ansprüche auf Freizeitausgleich wegen Überstunden frei.
Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie sich auch während der Freistellung an das geltende vertragliche Wettbewerbsverbot zu halten haben.
Mit freundlichen Grüßen
___________________________
(Unterschrift Arbeitgeber)
Bestätigung des Erhalts der Freistellung
___________________________
(Unterschrift Arbeitnehmer)
Antrag auf Freistellung – Muster
Antrag auf Freistellung von der Arbeit
Sehr geehrte:r Herr/Frau Mustermann,
hiermit beantrage ich, dass Sie mich gemäß § 2 Abs. 1 PflegeZG in der Zeit vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ von der Arbeit freistellen.
Mit freundlichen Grüßen
___________________________
(Unterschrift Arbeitnehmer)
