Zusammenfassung
Was Sie über den Kassenbericht wissen sollten
- Ein Kassenbericht erfasst alle Bareinnahmen und Barausgaben eines Geschäftstages.
- Die rechtliche Grundlage basiert auf dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Abgabenordnung (AO).
- Ein Kassenbericht ist Grundlage für das Kassenbuch, ersetzt dieses aber nicht.
- Bei offenen Ladenkassen kann der Kassenbericht das Kassenbuch unter bestimmten Bedingungen ersetzen.
- Es gibt strenge Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.
- Eine korrekte Kassenführung schützt vor Problemen bei der Kassennachschau.
Definition
Was ist ein Kassenbericht?
Ein Kassenbericht dokumentiert alle Bargeldgeschäfte eines Geschäftstages und ermittelt die sogenannte Tageslosung. Diese gibt die Einnahmen des Tages an. Die rechtliche Grundlage für den Kassenbericht ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Abgabenordnung (AO) geregelt. Er ist ein wesentlicher Bestandteil des Kassenbuchs und unterliegt strengen Aufbewahrungspflichten. Bei offenen Ladenkassen, die ohne technische Unterstützung auskommen, kann der Kassenbericht das Kassenbuch ersetzen, sofern die Dokumentation lückenlos erfolgt.
Unterschied zwischen Kassenbuch und Kassenbericht
Ein Kassenbericht unterscheidet sich in wesentlichen Punkten vom Kassenbuch. Während der Kassenbericht die Tageslosung ermittelt und ausschließlich Bargeldbewegungen dokumentiert, deckt das Kassenbuch eine größere Bandbreite an Geschäftsvorfällen ab. Es beinhaltet auch Buchungen, die nicht in bar durchgeführt wurden, wie Überweisungen oder Lastschriften. Der Kassenbericht ist also ein Teil des Kassenbuches, er ersetzt es aber nicht.
Besonders bei Bargeldgeschäften ist die exakte und regelmäßige Erstellung eines Kassenberichts unverzichtbar.
Bei offenen Ladenkassen – schlichten Bargeldkassen ohne technische Unterstützung – kann der Kassenbericht unter bestimmten Bedingungen das Kassenbuch ersetzen. Voraussetzung hierfür ist, dass sämtliche Transaktionen, einschließlich des Wechselgeldbestandes, vollständig und täglich dokumentiert werden.
Info
Rechtliche Vorgaben für den Kassenbericht
Die Erstellung eines Kassenberichts ist durch das Steuerrecht geregelt. Laut UStG und AO müssen Unternehmer alle Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich aufzeichnen. Dies gilt nicht nur für technische Registrierkassen, sondern auch für offene Ladenkassen. Verstöße gegen diese Vorschriften können nicht nur finanzielle Strafen nach sich ziehen, sondern auch bei Betriebsprüfungen zu Schätzungen durch das Finanzamt führen. Es ist daher entscheidend, dass Kassenberichte gewissenhaft erstellt und die entsprechenden Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
Wer muss Kassenberichte erstellen?
Ob und in welchem Umfang ein Kassenbericht erstellt werden muss, hängt von der Art des Unternehmens, der Rechtsform und der Art der Geschäfte ab. Die wichtigsten Kriterien sind:
- Unternehmer und Gewerbetreibende: Unternehmen, die Bargeldgeschäfte tätigen, sind verpflichtet, Kassenberichte zu führen. Dies gilt unabhängig von der Größe des Betriebs, solange Bargeldeinnahmen oder -ausgaben stattfinden. Unternehmen ohne Bargeldtransaktionen, wie reine Online-Shops, sind von dieser Pflicht ausgenommen.
- Freiberufler: Freiberuflich Tätige sind grundsätzlich nicht buchführungspflichtig und müssen daher auch keine Kassenberichte erstellen. Wenn jedoch viele Bargeldgeschäfte abgewickelt werden, kann die freiwillige Führung eines Kassenbuchs sinnvoll sein.
- Gesellschaften wie GmbH und AG: Kapitalgesellschaften wie die GmbH oder AG sind verpflichtet, Kassenberichte zu führen. Ausnahmen gelten für Personengesellschaften wie die GbR, sofern keine Bilanzierungspflicht besteht.
- Land- und Forstwirtschaft: In der Land- und Forstwirtschaft gilt die Pflicht zur Erstellung von Kassenberichten, sobald der Gewinn 60.000 Euro oder der Umsatz 600.000 Euro überschreitet.
Pflichtangaben bei der Erstellung eines Kassenberichts
Ein Kassenbericht muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um den steuerrechtlichen Anforderungen zu genügen. Dazu gehören:
- Datum und eine fortlaufende Nummerierung
- Kasseneinnahmen und -ausgaben mit Nettobeträgen, Vorsteueranteilen und dem Kassenbestand des Vortages
- Tageslosung und sonstige Bargeldbewegungen, wie private Entnahmen
- Unterschrift des Erstellers
Die Aufbewahrungsfrist für Kassenberichte beträgt mindestens 10 Jahre. Auch alle Belege, die die Eintragungen im Kassenbericht nachvollziehbar machen, wie Kassenzettel, Notizzettel oder Eigenbelege für Privatentnahmen, sind aufzubewahren. Dies dient nicht nur der eigenen Dokumentationssicherheit, sondern ist auch bei einer möglichen Kassennachschau des Finanzamts unerlässlich.
Info
Der Kassenbericht sollte täglich erstellt werden
Obwohl das Gesetz gewisse Spielräume bei der Erstellung von Kassenberichten lässt, empfiehlt es sich, diese täglich und unmittelbar nach Kassenschluss zu erstellen. Dadurch wird nicht nur sichergestellt, dass alle Transaktionen vollständig erfasst werden, sondern auch das Risiko von Fehlern und Unregelmäßigkeiten minimiert. Unregelmäßigkeiten können im schlimmsten Fall den Verdacht auf Manipulation erwecken und finanzielle Sanktionen nach sich ziehen.
Wie wird ein Kassenbericht ausgefüllt?
Das Ausfüllen des Kassenberichts erfolgt in drei Schritten:
- Schritt 1: Zählprotokoll anlegen
- Schritt 2: Kassenstand berechnen
- Schritt 3: Tageslosung ermitteln
Die einzelnen Schritte werden im Folgenden erläutert.
1. Zählprotokoll erstellen
Das Zählprotokoll ist die Grundlage für den Kassenbericht und dokumentiert den Kassenbestand nach Kassenschluss. Es listet Münzen und Scheine getrennt auf und weist für jeden Betrag die entsprechende Stückzahl aus. Beispielsweise könnte ein Zählprotokoll folgendermaßen aussehen:
| Scheine | Stück | Betrag |
|---|---|---|
| 50 Euro | 2 | 100,00 Euro |
| 20 Euro | 3 | 60,00 Euro |
Das Zählprotokoll muss mit Datum und Unterschrift versehen und mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
2. Kassenstand berechnen
Anhand des Zählprotokolls wird der Kassenstand auf den Cent genau berechnet.
3. Tageslosung berechnen
Die Tageslosung ist das Ergebnis des Tages. Sie wird anhand des folgenden Schemas ermittelt:
| Kassenbestand laut Zählprotokoll | |
|---|---|
| - | Einlagen vom Tagesbeginn |
| + | Privatentnahmen |
| - | Kassenbestand am Tagesbeginn |
| = | Tageslosung |
Ein Beispiel: Bei einem Kassenbestand von 310,88 Euro, Einlagen von 150 Euro und einem Kassenanfangssaldo von 100 Euro ergibt sich bei 50 Euro Privatentnahme eine Tageslosung von 110,88 Euro.
Die Kassen-Nachschau und wie Sie sich vorbereiten
Die Kassen-Nachschau, eingeführt 2018, ist eine unangekündigte Prüfung der Kassenführung durch das Finanzamt. Fehler wie ungenaue Aufzeichnungen oder nicht nummerierte Kassenbons können zu erheblichen Problemen führen. Um vorbereitet zu sein, sollten Sie:
- Täglich Berichte erstellen
- Den Kasseninhalt exakt zählen
- Die Tageslosung mithilfe der retrograden Methode berechnen
- Alle Belege korrekt abheften
Mit einer gründlichen und regelmäßigen Kassenführung können Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch unangekündigten Prüfungen gelassen entgegensehen.
