Zusammenfassung
Lastenheft im Überblick
- Ein Lastenheft ist ein wichtiges Werkzeug im Projektmanagement, um Projektziele und Anforderungen vor Projektstart als Ausgangssituation für den Auftragnehmer zu definieren.
- Gut formuliert und aufgebaut sorgt es für Transparenz und beugt Missverständnissen und mangelnder Funktionalität vor.
- Der Inhalt eines Lastenhefts ist nach DIN 69901-5 genormt und beschreibt Punkte wie Ist- und Soll-Zustand, Funktionalität, Rahmenbedingungen und Lieferumfang.
- Zusammen mit dem Pflichtenheft dient ein Lastenheft als Vertragsgrundlage großer Projekte.
- Es kommt häufig bei technischen Projekten, etwa im Bau, bei ERP-Systemen und in der IT zum Einsatz.
Definition
Was ist ein Lastenheft?
Ein Lastenheft wird per Definition im Rahmen des Projektmanagements genutzt und vom Auftraggeber erstellt. Das Dokument enthält je nach Projektauftrag und Branche die für den Auftraggeber wichtigsten Informationen – so etwa:
- Projektvorgaben
- Leistungen
- Liefervorgaben und Anforderungen,
Es kann außerdem als Basis für Ausschreibungen, Angebote und Verträge dienen. Das Lastenheft wird auch als Anforderungsspezifikation, Anforderungskatalog, Anforderungsdokument, User Specification oder Customer Specification bezeichnet.
Der Zweck eines Lastenhefts für Unternehmen
Zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer kann es gerade bei der Erteilung größerer Aufträge schnell und häufig zu Missverständnissen kommen, z. B. wenn die Kommunikation der Anforderungen und Wünsche nicht klar ist. In einem solchen Fall kann es sein, dass eine in Auftrag gegebene Software nicht dem entspricht, was man sich erhofft hat. Ein Lastenheft bietet beiden Parteien viele Vorteile:
- Durch die detaillierte Beschreibung klarer Ziele und Anforderungen kann der Auftragnehmer ein adäquates Angebot unterbreiten.
- Eindeutige Formulierungen schaffen auf beiden Seiten Sicherheit.
- Die Gefahr, dass aneinander Auftraggeber und Auftragnehmer vorbeireden und ein Projekt dadurch zur Kostenexplosion oder Dauerbaustelle wird, wird minimiert.
- Termine, Fristen, Prozesse und Zeitpläne können effizient geplant werden.
- Die Realisierbarkeit der Wünsche und Projektergebnisse kann vom Auftragnehmer umgehend geprüft werden.
- Ein direktes Feedback sowie Änderungsvorschläge seitens des Auftragnehmers zu einzelnen Punkten und Unterpunkten sind möglich.
- Korrekturen und Nachbesserungen werden bei der Abnahme vermieden.
Einsatzbereiche von Lastenheften
Das Lastenheft wird vom Projektmanagement des Auftraggeber-Unternehmens erstellt. Es wird in bestimmten, meist technisch orientierten Branchen und Einsatzbereichen verwendet.
Dazu gehören etwa:
Achtung
Vertragsgrundlage Lastenheft
Missverständnisse, Fehlplanungen, aber auch mangelnde Funktionalität des Endprodukts können dank eines Lastenheftes wirksam vermieden werden. Deswegen ist es eine wichtige Grundlage für Verträge. So sind Sie rechtlich abgesichert, falls der Auftragnehmer nicht die vereinbarten Leistungen erbringt.
Info
Was ist der Unterschied zwischen einem Lasten- und einem Pflichtenheft?
Das Lastenheft hat das Pflichtenheft als Pendant. In ihm unterbreitet der Auftragnehmer seine Lösungsvorschläge, um die Vorgaben des Auftraggebers umzusetzen. Genau wie das Lastenheft dient auch das Pflichtenheft als Vertragsgrundlage. Ein einfaches Pflichtenheft enthält zumindest den Liefertermin und den Preis. Doch für größere Projekte, etwa Softwarelösungen oder Bauprojekte, ist eine ausführliche Variante mit der kompletten Projektplanung und Zeitplan von großer Bedeutung.
Inhalt: Diese Informationen gehören ins Lastenheft
Ein Lastenheft ist in seinem Inhalt mehr oder weniger standardisiert. In einer Einleitung sollten Gründe und Motivationen für das Projekt sowie ein knappes Gesamtbild formuliert werden. Im weiteren Teil folgen verschiedene Unterpunkte bzw. Kapitel.
Zielsetzung
In erster Linie geht es in diesem Teil des Lastenhefts um den Anlass und den Nutzen des Projekts. Die Ausgangssituation wird benannt und es wird konkret beschrieben, welchen Mehrwertvon dem Projekt erwartet wird und welche Funktionalität für das Endprodukt vorgesehen ist. Eine genaue Definition der zu erwartenden Leistung, auch mit Abgrenzung zu anderen Projekten oder Abteilungen, ist hier wichtig. Alle beteiligten Stakeholder (Projektbeteiligte) werden ebenfalls aufgeführt.
Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen
Beim Schreiben eines Lastenhefts müssen alle funktionalen Anforderungen erfasst werden. Besonders bei einem Lastenheft für Software muss die Funktionalität mit allen Details zu Anwendungsfällen, unterstützenden Geschäftsprozessen sowie Spezifikationen als Grundlage für die Systementwicklung formuliert werden. Die Systemsicherheit ist ein weiterer wichtiger Teil. Eine Skizze der Systemarchitektur ist ebenfalls sinnvoll. Bei technischen Projekten ist die Funktionsweise zu beschreiben.
Zudem gibt es eine Reihe nicht funktionaler Anforderungen, die im Lastenheft bei technischen Projekten definiert werden:
- Zuverlässigkeit
- Effizienz
- Wartbarkeit
- Übertragbarkeit
- Benutzbarkeit
- Änderbarkeit
Rahmenbedingungen
Ein nicht unerheblicher Teil des Lastenhefts sind die Rahmenbedingungen des Projekts. Dazu gehören Punkte wie Normen, Materialien, Richtlinien etc. Diese variieren je nach Branche und Projekt.
Vertragliche Konditionen
Die vertraglichen Konditionen umfassen eine Vielzahl an Punkten, die sich je nach Projekt unterscheiden. In einem Lastenheft für Maschinen oder IT-Projekte kann zum Beispiel die Frage, ob nach Projektende Support bei Problemen seitens des Auftragnehmers erbracht wird, beantwortet werden. Des Weiteren gehören dazu:
- Gewährleistung
- Risikomanagement
- Teilleistungen
- Anforderungen an den Auftragnehmer wie bestimmte Zertifikate, Referenzen etc.
- Qualitätsanforderungen an das Endprodukt
- Anforderungen im Bereich Dokumentation, Monitoring und weitere das Projektmanagement des Auftragnehmers betreffende Punkte
Lieferumfang und Abnahmekriterien
Schließlich gilt es, alle Dienstleistungen und Gegenstände im Lastenheft aufzulisten, die der Auftragnehmer zu erfüllen hat. In den Abnahmekriterien wird festgesetzt, was genau umgesetzt werden muss, damit das Gesamtprojekt oder Endprodukt alle Anforderungen erfüllt. Inhalt und Vorgehen bei der Abnahmeprüfung könnte Sie an dieser Stelle festlegen.
Info
DIN-Norm für das Lastenheft
Das Lastenheft ist im Projektmanagement mit einer DIN-Norm definiert: Die DIN 69901-5 beschreibt es unter den Begriffen der Projektentwicklung als „vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages“.
Lastenheft: Aufbau und Mustergliederung
Die Vorgehensweise bei der Erstellung des Lastenheftes ist vom Verein Deutscher Ingenieure (VDI) vorgegeben und in 2519 Blatt 1 nachzulesen. Da sich jedes Projekt jedoch unterscheidet und ein Lastenheft sowohl für kleine als auch für große Projekte erstellt werden kann, existiert keine verpflichtende Form. Für den Aufbau ist jedoch eine Mustergliederung sehr hilfreich.
Mustergliederung für ein Lastenheft
Je nach Zweck und Branche kann und soll die Gliederung des Lastenhefts um viele Unterpunkte erweitert werden. Bauprojekte haben zum Beispiel andere Anforderungen als Software-Projekte, für die zum Beispiel die Sicherheitsarchitektur und Support-Fragen im Lastenheft aufgeführt werden sollten. Die folgende Gliederungsweise hat sich jedoch branchenübergreifend etabliert und folgt aufeinander aufbauenden Gesichtspunkten:
- Einleitung/Einführung
- Beschreibung des Ist-Zustands
- Beschreibung des Soll-Zustands
- Abgrenzungen zu anderen Produkten und Projekten
- Schnittstellen mit anderen Produkten und Projekten
- Rahmenbedingungen
- Produkteinsatz
- Terminplan
- Kostenrahmen
- Lieferumfang
- Abnahmekriterien
- Kontaktpersonen/Projektleiter und Mitarbeiter
- Glossar
- Anhänge und Verweise
Das Ausarbeiten eines Lastenheftes ist eine zeitaufwendige Angelegenheit. Es ist jedoch von großer Bedeutung, sich dieser Aufgabe mit Akribie zu widmen, damit das geplante Projekt zum Erfolg führt. Mit einer für Ihre Branche erstellten Vorlage erhalten Sie eine gute Hilfestellung.
Tipps zum Erstellen eines Lastenhefts
- Achten Sie bei der Ausformulierung der Anforderungen und Unterpunkte auf eine eindeutige Sprache. Vermeiden Sie abschwächende Wörter wie „bald“, „demnächst“, „ein bisschen“, „eventuell“, „nach Möglichkeit“ und ähnliche. Eine sachliche, klare Ausdrucksweise macht es dem Auftragnehmer einfacher, sich an Ziele zu halten.
- Planen Sie für die Gliederung, Erstellung und Ausformulierung des Lastenhefts genügend Zeit ein und lassen Sie das Lastenbuch auch beteiligte Kollegen gegenlesen und auf Schlüssigkeit überprüfen.
- Seien Sie nicht zu streng: Geben Sie dem Auftragnehmer die Möglichkeit, Lösungen zu finden, auf die Sie nicht kommen.
- Tabellen und Stichpunkte lassen sich einfacher lesen und verinnerlichen, als lange, technische Texte.
- In einem Glossar können Sie wichtige Begriffe genau eingrenzen.
- Das Wort „muss“ weist auf eine Verbindlichkeit hin.
- Use Cases, also konkrete Anwendungsfälle, sind anschauliche Beispiele, die zum Verständnis der Anforderungen im Lastenheft beitragen.
